Trình Tự Thủ Tục Xin Cấp Lại Học Bạ Trung Học Phổ Thông Bị Mất

Trong quá trình học tập rèn luyện khi hết một cấp học như tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học thì đều có các văn bằng chứng chỉ để đánh giá và là kết quả cho cả quá trình học tập. Chính vì vậy, mà văn bằng chứng chỉ có ý nghĩa rất quan trong đối với những ai đang có nó. Hiện nay, trong rất nhiều trường hợp vì nhiều lý do khác nhau làm cho văn bằng, chứng chỉ bị mất như bị hư hỏng, thiên tai, hỏa hoạn, thất lạc, rơi…Khi bị mất các văn bằng chứng chỉ bản gốc chắc chắn ai cũng lo lắng băn khoăn liệu có thể cấp lại được không? cấp lại tại cơ quan nào? cấp lại mất thời gian bao lâu….Để tìm cách giải quyết và có văn bằng, chứng chỉ bị mất thì người bị mất văn bằng, chứng chỉ cần phải tiến hành tìm kiếm hoặc làm thủ tục để xin cấp lại. Theo quy định pháp luật hiện hành thì sẽ không tiến hành cấp lại bản gốc văn bằng, chứng chỉ bị mất nhưng sẽ thực hiện để cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Nhiều người nghĩ rằng việc cấp bản sao thì không có giá trị pháp lý như bản gốc nên thực hiện bản gốc tuy nhiên theo pháp luật hiện hành việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị pháp lý và giá trị sử dụng tương đương với bản gốc bị mất.

Mục lục bài viết

• 1 1. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
• 2 2. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
• 3 3. Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Khi thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc thì cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc ban đầu để cấp bản sao. Trong trường hợp khi mà các mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ tại thời điểm lúc cấp bản sao đã có sự thay đổi, thì cơ quan đang quản lý sổ gốc sẽ sử dụng mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ hiện hành để thực hiện việc cấp cho người học. Trong các nội dung ghi trên các bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc thì phải chính xác so với sổ gốc đã cấp ban đầu.

 Quy định về giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Theo quy định hiện hành thì bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc đều có giá trị sử dụng để thay cho bản chính trong  hầu hết các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định cụ thể khác. Trong trường hợp có các căn cứ về việc cấp và sử dụng bản sao giả mạo, không hợp pháp, trái với quy định pháp luật thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ phải yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình được bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh làm rõ về các nội dung của bản sao văn bằng, chứng chỉ đã xuất trình.

2. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

a. Thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Các cơ quan, tổ chức đang thực hiện trách nhiệm quản lý các sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ thì có thẩm quyền và trách nhiệm để thực hiện cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Khi thực hiện cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc thì cũng được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.Thẩm quyền cấp được quy định cụ thể như sau:

-) Bằng tốt nghiệp trung học cơ sở thì sẽ do trưởng phòng giáo dục và đào tạo cấp;

-) Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thì sẽ do giám đốc sở giáo dục và đào tạo cấp;

-) Bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm thì sẽ do người đứng đầu cơ sở đào tạo giáo viên hoặc người đứng đầu cơ sở giáo dục đại học có ngành đào tạo giáo viên cấp;

-) Văn bằng giáo dục đại học do giám đốc đại học, hiệu trưởng trường đại học, giám đốc học viện, viện trưởng viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo và cấp văn bằng ở trình độ tương ứng cấp;

-) Giám đốc đại học cấp văn bằng giáo dục đại học cho người học của các đơn vị đào tạo, nghiên cứu trực thuộc (trừ các trường đại học thành viên).

-) Giám đốc sở giáo dục và đao tạo, thủ trưởng cơ sở giáo dục cấp chứng chỉ cho người học theo quy định.

Các cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định pháp luật.

b. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Những người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cụ thể gồm các đối tượng như sau:

– Thứ nhất là người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

– Thứ hai là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

– Thứ ba là cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết.

3. Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

a. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gồm:

-) Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp;

-) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

-) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 30 của Quy chế này thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

-) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại điểm a, b, c khoản này kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

b. Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được quy định như sau:

Bước 1: Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

Bước 2: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;

Bước 3: Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

 c. Sổ cấp bản sao và quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 29 của Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT lập ra khi thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc trong đó ghi đầy đủ những nội dung của bản sao mà cơ quan đó đã cấp. Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

Cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 29 của Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT mỗi lần cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc đều phải ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc; phải lập số vào sổ cấp bản sao, đảm bảo mỗi số vào sổ cấp bản sao được ghi duy nhất trên một bản sao văn bằng, chứng chỉ cấp cho người học. Số vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp bản sao của từng loại văn bằng, chứng chỉ và năm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

Tóm tắt câu hỏi:

Mình bị mất học bạ cấp ba và cần học bạ gấp để nộp xét tuyển đại học, mình thấy luật sư có tư vấn cho các bạn là trường vẫn còn giữ bản sao học bạ, nhưng khi mình về trường hỏi thì được biết là không có. Vậy mình phải làm sao? Em xin cám ơn!

Luật sư tư vấn:

Trường hợp bạn làm mất sổ học bạ gốc và cần gấp để xét tuyển đại học có thể căn cứ Điều 27, Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT như sau:

“Điều 27. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

2. Trường hợp mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ tại thời điểm cấp bản sao đã thay đổi, cơ quan đang quản lý sổ gốc sử dụng mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ hiện hành để cấp cho người học.

3. Các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc.”

Căn cứ, khoản 2, Điều 19 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT  như sau: 

“2. Việc lập sổ gốc cấp văn bằng, cấp phát và quản lý đối với bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thực hiện như sau:

a) Sau khi lập sổ gốc cấp văn bằng theo quy định tại khoản 1 Điều này, phòng giáo dục và đào tạo, sở giáo dục và đào tạo giao văn bằng đã được ghi đầy đủ nội dung và ký, đóng dấu cho các trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm giáo dục nghề nghiệp – giáo dục thường xuyên (gọi chung là nhà trường) để phát văn bằng cho người được cấp văn bằng;

b) Nhà trường ghi các thông tin của văn bằng vào Sổ đăng bộ và phát văn bằng cho người được cấp văn bằng; người được cấp văn bằng ký nhận văn bằng trong cột ghi chú của Sổ đăng bộ;

c) Giám đốc sở giáo dục và đào tạo quy định cụ thể trình tự, thủ tục giao, nhận văn bằng giữa phòng giáo dục và đào tạo, sở giáo dục và đào tạo với nhà trường; quy định cụ thể trách nhiệm quản lý và phát văn bằng của nhà trường; quy định cụ thể việc lưu trữ văn bằng chưa phát cho người học.“

Giám đốc sở giáo dục sẽ quy định cụ thể Phòng giáo dục và đào tạo hoặc Sở giáo dục và đào tạo hoặc nhà trường là nơi lưu giữ văn bằng, chứng chỉ trung học phổ thông.

Luật sư tư vấn pháp luật thủ tục cấp học bạ trung học phổ thông:1900.6568

Như vậy, bạn cần gửi đơn yêu cầu lên cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc. Dựa theo nội dung đơn yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính hợp pháp để cấp bản sao cho bạn. Bản sao có xác nhận có giá trị tương đương với bản chính và bạn có thể sử dụng bản sao này để xét tuyển đại học. 

Căn cứ theo Điều 31, Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, về trình tự thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ:

– Bạn đến cơ quan có thẩm quyền lưu trữ hồ sơ gốc, xuất trình bản sao có chứng thực hoặc bản chính Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, nếu là người đại diện hoặc người thân thì phải có giấy tờ chứng minh kèm theo

– Cơ quan có thẩm quyền căn cứ sổ gốc cấp bản sao cho người yêu cầu. Nếu không còn sổ gốc hoặc sổ gốc không có thông tin thì trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu. 

– Nộp lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ.