Truyền Thông Cho Sự Kiện Là Gì? Ý Nghĩa Của Truyền Thông Sự Kiện

Nội dung bài viết

• Truyền thông cho sự kiện là gì?
• Ý nghĩa của truyền thông cho sự kiện
  • Truyền thông trước sự kiện
  • Truyền thông sau sự kiện
• Những nguyên tắc thành công của truyền thông cho sự kiện
• Các bước truyền thông cho sự kiện
  • Trước sự kiện
  • Trong sự kiện
  • Sau sự kiện
• Các phương tiện để truyền thông cho sự kiện
  • Ấn phẩm quảng cáo
  • Phương tiện truyền thông đại chúng
  • Quảng bá sự kiện
  • Truyền thông bằng công nghệ số

Điều quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện là gì? Đó là lợi ích mà sự kiện đó mang lại. Nó được đánh giá dựa trên yếu tố truyền thông cho sự kiện đó mang lại. Dựa trên lượng khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của bạn. Dựa trên khách hàng tiềm năng mà sự kiện đó mang lại.

Vậy làm sao để nhiều người biết đến bạn và dịch vụ của bạn? Đó là truyền thông cho sự kiện mang lại. Nó quảng bá hình ảnh thương hiệu các sản phẩm dịch vụ mà bạn mong muốn khách hàng biết đến. Vậy truyền thông cho sự kiện có khó thực hiện hay không? Làm thế nào để truyền thông cho sự kiện hiệu quả 1000 câu hỏi được đặt ra. Hãy cùng CAT Event giải đáp qua bài viết này nhé!!

Truyền thông cho sự kiện là gì?

Trong quá trình tổ chức sự kiện, để gây ấn tượng với khách tham dự, bạn cần có một kịch bản hấp dẫn, một địa điểm tổ chức lý tưởng và một ekip chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đã bao giờ bạn tự hỏi, làm cách nào để không chỉ khách tham dự, mà toàn bộ công chúng – những người không tham gia sự kiện đều thấy ấn tượng từ trước khi sự kiện diễn ra và cả sau khi đã kết thúc? Một chiến dịch truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng CAT Event tìm hiểu truyền thông cho sự kiện là gì? Tại sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện? Các loại hình sự kiện nào cần được truyền thông và phương tiện truyền thông sự kiện nào đem lại hiệu quả tốt nhất?

Truyền thông cho sự kiện là một hạng mục gần như bắt buộc cho tất cả các sự kiện tổ chức, kể cả sự kiện nội bộ cũng cần truyền thông nội bộ.

Truyền thông sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích cho nhà tổ chức:

• Đem đến thông tin chính xác cho các đối tượng nhận truyền thông
• Kích thích sự tò mò và mong muốn tham gia
• Thu hút người tham dự (đối với các sự kiện bán vé hoặc tuyên truyền)
• Quảng bá thương hiệu
• Truyền tải thông điệp cho cả những người không tham dự

Ý nghĩa của truyền thông cho sự kiện

Truyền thông trước sự kiện

Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham dự sự kiện đó.

Truyền thông sau sự kiện

Hầu hết các doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ dừng lại ở việc quảng bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ, dẫn đến việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong muốn. Thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích to lớn như sau:

Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiệnTruyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâmTruyền thông sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mớiMột sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác

Những nguyên tắc thành công của truyền thông cho sự kiện

1. Hiểu rõ đối tượng được truyền thông và mục tiêu truyền thông
2. Thống nhất nội dung truyền thông (đặc biệt chú trọng về thương hiệu)
3. Ý tưởng đột phá (chiến dịch truyền thông)
4. Kế hoạch cụ thể rõ ràng
5. Thiết lập nhiều khả năng truyền thông (xử lý rủi ro truyền thông nếu có sự cố hoặc đẩy mạnh hiệu quả nếu truyền thông thành công hơn mong đợi)

Các bước truyền thông cho sự kiện

Trước sự kiện

• Xác định mục tiêu sự kiện, lựa chọn kênh truyền thông sử dụng (có thể chọn nhiều kênh cùng lúc), chuẩn bị kế hoạch cụ thể, tạo các “điểm nhấn” truyền thông (ưu đãi đặt vé sớm, đếm lùi ngày diễn ra, KOL…)

• Tạo Fanpage cho sự kiện: Tạo trang sự kiện, cập nhật các thông tin về giới thiệu chung về sự kiện, kế hoạch lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ… nhằm mang đến đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết nhất đến công chúng.
• Thường xuyên đăng tải nội dung lên fanpage sự kiện: Khi bạn tạo trang fanpage để truyền thông cho sự kiện, một điều cần lưu ý bạn không thể bỏ bê fanpage mà không có hoạt động gì.
• Gửi Email đến đối tượng khách hàng tiềm năng: Hình thức email tuy cũ nhưng vẫn mang lại hiệu quả để tiếp cận với khách hàng tiềm năng. Nếu bạn biết cách đặt những nội dung thú vị và thu hút từ những dòng đầu tiên. Điều cần lưu ý trước tiên, bạn cần thu thập data chất lượng.
• Lan tỏa sự kiện qua các kênh báo chí: Kênh báo chí được đánh giá là “bên thứ 3” đáng tin cậy đối với công chúng trong bất kỳ sự kiện nào. Thương hiệu nào cũng mong muốn được xuất hiện trên báo chí, các kênh truyền thông đại chúng.

Trong sự kiện

• Trực tiếp sự kiện (truyền hình trực tiếp, livestream, mạng xã hội…), sử dụng công cụ hỗ trợ (hashtag, game trong sự kiện, hoạt động tương tác…)
• Tương tác với người xem bằng các câu hỏi và vote: Hãy tạo poll vote giúp mọi người dù có mặt tại sự kiện hay không cũng sẽ được tham gia vào một phần của sự kiện góp phần tạo sự lan tỏa. Hình thức này thích hợp cho những sự kiện là trận đấu hoặc có phần thi đấu…

Sau sự kiện

Tương tác bằng nhiều hình thức để nhắc lại (báo chí, mạng xã hội, người nổi tiếng, hoạt động bùng nổ thành công). Nếu là sự kiện mang tính chu kỳ thì sẽ thêm vài ẩn số để thu hút sự tham gia cho sự kiện sau.

Các phương tiện để truyền thông cho sự kiện

Ấn phẩm quảng cáo

Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm: poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, tờ gấp…

Phương tiện truyền thông đại chúng

Cách truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện đại chúng bao gồm truyền hình, radio, báo giấy… Trong đó, truyền hình là phương tiện ít được các doanh nghiệp lựa chọn bởi chi phí vô cùng tốn kém; radio có chi phí thấp hơn nhưng lại hạn chế về phương diện truyền thông hình ảnh; còn báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về mặt hình ảnh và chữ viết, tuy nhiên cần lưu ý về thời điểm phát hành, số lượng phát hành và quan trọng nhất là đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.

Quảng bá sự kiện

Chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay các cuộc thi bên lề sự kiện là những hoạt động activation tiêu biểu, thường xuyên được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện, đặc biệt là các sự kiện như khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới…

Truyền thông bằng công nghệ số

53% dân số Việt Nam đang sử dụng internet (theo số liệu 2017) và 72% dân số Việt Nam đang sử dụng điện thoại thông minh có kết nối internet (theo số liệu 2016) là những bằng chứng không thể chối cãi khi việc sử dụng các phương tiện công nghệ số trong truyền thông sự kiện đang ngày càng lên ngôi.

Gửi email marketing thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website có lưu lượng truy cập lớn hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức phổ biến nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương tiện digital marketing khác như SMS marketing, truyền thông trên mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn hoặc xây dựng riêng một website/landingpage để thường xuyên cập nhật tin tức nóng hổi nhất về sự kiện đó.

Để hiểu rõ hơn về truyền thông cho sự kiện, vui lòng liên hệ với CAT Event sẽ được nhận những thông tin tư vấn hữu ích nhất. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện chúng tôi tin chắc sẽ giải đáp mọi thắc mắc về truyền thông cho sự kiện. Để bạn được hiểu rõ và có kế hoạch đúng nhất cho sự kiện của mình.