Tự Học Tin Học Văn Phòng Cơ Bản Cho Người Mới Bắt đầu - EduLife

Tự học tin học văn phòng cơ bản như thế nào hiệu quả? Tài liệu ôn thi gồm những gì? Tất cả sẽ có trong bài viết này. Các bạn hãy cùng Edulife tìm hiểu để nâng cao khả năng, trình độ của mình nhé!

Khái niệm tin học văn phòng

Tin học văn phòng là một tập hợp các kỹ năng sử dụng các công cụ, phần mềm máy tính để hỗ trợ xử lý các công việc văn phòng một cách hiệu quả. Nó bao gồm các kỹ năng: Word, Excel, PowerPoint.

Tin học cơ bản mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng, kể cả họ có sử dụng trong môi trường văn phòng hay không. Vai trò của tin học văn phòng như sau:

• Nâng cao hiệu quả công việc: tự động hóa, xử lý thông tin nhanh, kết nối cộng tác hiệu quả.
• Tăng tính chuyên nghiệp: tạo ấn tượng tốt, thực hiện công việc chính xác, nâng cao khả năng cạnh tranh.
• Mở rộng cơ hội nghề nghiệp: đáp ứng yêu cầu công việc, nâng cao giá trị bản thân, tạo thu nhập.
• Phát triển tư duy và kỹ năng: tư duy logic, sáng tạo, học tập hiệu quả.
• Đáp ứng nhu cầu thời đại: thích nghi công nghệ, học tập suốt đời, kết nối rộng rãi.

Xem ngay:

• Chứng chỉ tin học cơ bản
• Bằng A tin học

Các kỹ năng tự học tin học văn phòng cơ bản

Các kỹ năng tự học tin học văn phòng cơ bản mà các bạn cần nắm vững bao gồm: Thành thạo sử dụng Word, Excel, Powerpoint.

Kỹ năng sử dụng Word để soạn thảo văn bản, xử lý, chỉnh sửa các văn bản, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Word hỗ trợ tốt trong việc học tập, viết bài nghiên cứu, tiểu luận, làm báo cáo, hợp đồng,…

Kỹ năng tin học văn phòng Excel để tạo lập bảng biểu, tính toán bằng các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sắn có, nhanh chóng, tiện lợi. Excel được ứng dụng trong việc xây dựng biểu đồ, tính toán, báo cáo thu chi, hàng hóa…

Powerpoint đây là kỹ năng để thiết kế, trình chiếu, thuyết trình các nội dung trên máy chiếu, tạo sự chuyên nghiệp, thu hút…

Để đạt được chứng chỉ tin học, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức và tài liệu học tập. Việc này sẽ giúp quá trình ôn luyện trở nên dễ dàng hơn, đồng thời định hướng rõ ràng lộ trình học tập và thi cử.

10 thủ thuật sử dụng tin văn phòng cơ bản phổ biến

Dưới đây là 10 thủ thuật Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) cực kỳ hữu ích, giúp bạn xử lý công việc nhanh gấp đôi và trông chuyên nghiệp hơn hẳn trong mắt đồng nghiệp:

1. Sử dụng phím Alt + “=” để tính tổng cực nhanh: Trong Excel, thay vì gõ hàm =SUM(), bạn chỉ cần chọn ô dưới cột dữ liệu và nhấn tổ hợp phím này, Excel sẽ tự động điền hàm tính tổng cho bạn.
2. Ngắt trang ngay lập tức bằng Ctrl + Enter: Trong Word, hãy bỏ thói quen nhấn Enter liên tục để sang trang mới. Sử dụng tổ hợp này giúp trang mới luôn bắt đầu cố định, không bị xô lệch khi bạn chỉnh sửa nội dung ở trang trước.
3. Sử dụng Flash Fill (Ctrl + E) để tách/gộp dữ liệu: Trong Excel, khi bạn muốn tách tên từ cột “Họ và tên”, hãy gõ mẫu 1-2 dòng đầu rồi nhấn Ctrl + E, máy sẽ tự động nhận diện quy luật và điền toàn bộ phần còn lại.
4. Sao chép định dạng nhanh bằng Ctrl + Shift + C/V: Thay vì dùng chuột click vào biểu tượng chổi (Format Painter), bạn dùng tổ hợp này để copy định dạng từ một đoạn văn bản mẫu và dán vào đoạn khác cực kỳ chuyên nghiệp.
5. Mở lịch sử Clipboard bằng Windows + V: Thay vì chỉ dán được nội dung vừa copy gần nhất, tổ hợp phím này giúp bạn chọn lại bất kỳ nội dung nào trong số 20-25 mục đã copy trước đó.
6. Sử dụng hiệu ứng Morph để tạo chuyển động mượt mà: Trong PowerPoint, chỉ cần nhân bản Slide và di chuyển vật thể sang vị trí mới, sau đó chọn hiệu ứng Morph trong thẻ Transitions để tạo chuyển động như phim hoạt hình.
7. Cố định hàng/cột tiêu đề (Freeze Panes): Trong Excel, vào thẻ View -> Freeze Panes để giữ tiêu đề luôn hiển thị khi cuộn xuống xem các bảng dữ liệu dài hàng nghìn dòng.
8. Chọn văn bản theo khối dọc bằng phím Alt: Trong Word, giữ phím Alt và kéo chuột để bôi đen văn bản theo cột dọc. Thủ thuật này cực kỳ hữu ích khi bạn muốn xóa hàng loạt các ký tự đầu dòng hoặc danh sách liệt kê.
9. Sử dụng công cụ Align để căn chỉnh vật thể: Trong PowerPoint, hãy chọn nhiều hình ảnh/ô vuông rồi dùng Shape Format -> Align để căn chúng thẳng hàng tuyệt đối, thay vì dùng mắt thường để kéo tay.
10. Chuyển đổi file sang PDF trực tiếp: Trong tất cả các phần mềm Office, thay vì dùng phần mềm đổi đuôi, bạn chỉ cần vào File -> Save As và chọn định dạng .pdf để đảm bảo văn bản không bị lỗi font hay nhảy định dạng khi gửi cho người khác.

Tự học tin học văn phòng cơ bản

Để tự học máy tính văn phòng cho người mới bắt đầu, bạn cần học từ những kỹ năng cơ bản dưới đây. Việc học này giúp bạn tiếp cận đến những kỹ năng, kiến thức khác dễ dàng hơn.

Đánh văn bản bằng 10 ngón tay

Việc tập đánh văn bản bằng 10 ngón tay sẽ ảnh hưởng tới tốc độ hiệu quả công việc của một nhân viên. Do đó, trước hết để tự học tự học tin học căn bản chúng ta nên luyện tập đánh văn bản bằng 10 ngón tay.

Sử dụng thành thạo các phím tắt trên bàn phím

Đối với dân văn phòng, cần nắm chắc các phím tắt trên bàn phím. Đây là cách để chúng ta copy, sao lưu dữ liệu một cách nhanh chóng.

• Ctrl + C: Sao chép đối tượng đã chọn
• Ctrl + X: Cắt (Cut) đối tượng đã chọn
• Ctrl + V: Dán (Paste) đối tượng đã chọn
• Ctrl + Z: Quay lại thời điểm trước đó (Undo)
• Ctrl + A: Chọn tất cả.
• Ctrl + một phím di chuyển (trái/phải/lên/xuống): Chọn nhiều tập tin/thư mục rời rạc.
• Ctrl + Shift + một phím di chuyển (trái/phải/lên/xuống): Chọn nhiều tập tin/thư mục liên tục.
• Ctrl + Shift + dùng chuột kéo đi: Tạo shortcut cho tập tin/thư mục đã chọn.
• Ctrl + phím di chuyển sang phải: Đưa trỏ chuột tới cuối từ đang đứng sau nó.
• Ctrl + phím di chuyển sang trái: Đưa trỏ chuột lên ký tự đầu tiên của từ trước nó.
• Ctrl + phím di chuyển xuống: Đưa trỏ chuột đến đầu đoạn văn tiếp theo.
• Ctrl + phím di chuyển lên: Đưa con trỏ chuột đến đầu đoạn văn trước đó.

Sử dụng email thành thạo

Việc sử dụng mail không chỉ việc viết và đính kèm tệp và gửi đi; mà nó còn có yêu cầu về quy cách trình bày để trở nên chuyên nghiệp hơn.

Các bạn cần tìm hiểu cách cài đặt chữ ký, tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty, chế độ tự động trả lời email, đánh dấu ưu tiên email quan trọng. Kỹ năng này giúp bạn không bị bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng đối với công việc.

Sử dụng các phần mềm máy tính một cách thông thạo

Nắm chắc kiến thức 3 phần mềm quan trọng trong việc tự học tin học văn phòng đó là: Word, Excel, Powerpoint.

• Nhập được văn bản thuần thục.
• Tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động.
• Sử dụng chức năng Tab trong word.
• Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp.
• Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word.
• Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất.
• Sử dụng các hàm trong excel để thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết.
• Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần.
• Tạo trang trình chiếu để thuyết trình.
• Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide.

Sử dụng thành thạo công cụ diệt virus

Ngoài việc thành thạo các kỹ năng tin học như trên thì các thí sinh cần nắm được các phần mềm diệt virus. Đôi khi máy tính của chúng ta bị các virus tấn công, các bạn cần biết cách cài đặt xử lý nó để không bị hư hỏng và không ảnh hưởng đến công việc.

5 kỹ năng cơ bản dùng Google Docs

So với Microsoft Word, Google Docs có những thế mạnh riêng về làm việc nhóm và lưu trữ đám mây. Dưới đây là 5 kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng để bạn làm chủ công cụ này:

1. Chia sẻ và phân quyền cộng tác: Thay vì gửi file qua lại, bạn chỉ cần nhấn nút Share ở góc phải. Bạn có thể mời người khác chỉnh sửa chung theo 3 mức độ: Viewer (Chỉ xem), Commenter (Chỉ nhận xét) và Editor (Toàn quyền chỉnh sửa).
2. Sử dụng chế độ Đề xuất: Thay vì sửa trực tiếp vào văn bản của người khác, bạn hãy chuyển từ chế độ Editing sang Suggesting. Mọi thay đổi của bạn sẽ hiện dưới dạng lời nhắc, người chủ sở hữu có thể chọn “Đồng ý” hoặc “Từ chối” những sửa đổi đó.
3. Xem lại lịch sử phiên bản: Nếu lỡ tay xóa nhầm hoặc muốn quay lại bản thảo của 2 ngày trước, bạn vào File > Version history > See version history. Google Docs lưu lại mọi thay đổi theo thời gian, giúp bạn khôi phục lại bất kỳ thời điểm nào.
4. Gõ văn bản bằng giọng nói: Đây là tính năng cực mạnh của Google Docs. Bạn vào Tools > Voice typing, chọn ngôn ngữ Tiếng Việt và bắt đầu nói. Máy sẽ tự động chuyển lời nói thành văn bản với độ chính xác rất cao, giúp tiết kiệm thời gian đánh máy.
5. Gắn thẻ và thảo luận trực tiếp (@ mention): Bạn có thể gõ ký hiệu @ kèm tên email của đồng nghiệp ngay trong văn bản hoặc trong phần nhận xét (Comment). Google Docs sẽ gửi thông báo đến email của người đó, giúp việc trao đổi công việc diễn ra ngay tại vị trí cần sửa.

5 kỹ năng cơ bản dùng Google Sheet

Tiếp nối Google Docs, Google Sheets là công cụ bảng tính trực tuyến cực kỳ mạnh mẽ. Dưới đây là 5 kỹ năng cơ bản giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả và chuyên nghiệp:

1. Cộng tác và trò chuyện thời gian thực: Đây là điểm mạnh nhất của Google Sheets. Bạn và đồng nghiệp có thể cùng nhập liệu trên một bảng tính tại cùng một thời điểm. Bạn sẽ thấy con trỏ chuột của từng người với các màu sắc khác nhau, giúp tránh việc nhập đè dữ liệu và trao đổi công việc ngay tức thì qua ô Nhận xét (Comment).
2. Sử dụng bộ lọc (Filter) và Chế độ xem bộ lọc (Filter Views): Trong khi bộ lọc thông thường sẽ làm thay đổi góc nhìn của tất cả mọi người đang mở file, thì Filter Views cho phép bạn lọc dữ liệu theo ý mình mà không ảnh hưởng đến người khác. Bạn vào Dữ liệu (Data) > Chế độ xem bộ lọc (Filter views) > Tạo chế độ xem bộ lọc mới.
3. Làm sạch dữ liệu tự động (Data Cleanup): Google Sheets tích hợp các công cụ thông minh giúp bạn xử lý dữ liệu lỗi. Bạn có thể vào Dữ liệu (Data) > Dọn dẹp dữ liệu (Data cleanup) để tự động xóa các dòng trùng lặp (Remove duplicates) hoặc loại bỏ các khoảng trắng thừa (Trim whitespace) trong các ô dữ liệu.
4. Sử dụng hàm đặc thù GOOGLEFINANCE: Một kỹ năng độc đáo mà Excel truyền thống không có là khả năng cập nhật dữ liệu tài chính trực tiếp. Bạn có thể dùng hàm =GOOGLEFINANCE(“CURRENCY:USDVND”) để lấy tỷ giá USD/VND mới nhất hoặc theo dõi giá chứng khoán theo thời gian thực ngay trên bảng tính.
5. Bảo vệ trang tính và dải ô (Protect Sheets/Ranges): Khi chia sẻ file cho nhiều người, bạn có thể khóa các ô chứa công thức để tránh người khác lỡ tay xóa mất. Hãy bôi đen vùng cần bảo vệ, chuột phải chọn Xem thêm hành động đối với ô > Bảo vệ dải ô. Bạn có thể thiết lập quyền chỉ mình bạn được sửa hoặc hiện cảnh báo khi có người cố tình thay đổi.

5 kỹ năng cơ bản dùng Google Slides

Để hoàn thiện bộ kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và làm việc trên nền tảng đám mây của Google, dưới đây là 5 kỹ năng cơ bản giúp bạn tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng và chuyên nghiệp trên Google Slides:

1. Sử dụng kho giao diện (Themes) và Slide Master: Thay vì chỉnh sửa thủ công từng Slide, bạn có thể chọn các mẫu có sẵn trong phần Theme. Để chuyên nghiệp hơn, hãy vào Slide > Edit theme. Tại đây, bạn chỉ cần chỉnh font chữ hoặc chèn Logo một lần duy nhất, toàn bộ các Slide trong bài sẽ tự động cập nhật đồng bộ.
2. Chèn Video từ YouTube và tùy chỉnh phát đoạn: Bạn có thể chèn trực tiếp Video bằng cách vào Insert > Video. Điểm đặc biệt của Google Slides là bạn có thể cài đặt cho Video tự động phát khi chuyển slide và chọn thời gian bắt đầu/kết thúc (ví dụ chỉ phát từ giây thứ 30 đến phút thứ 1) mà không cần cắt video gốc.
3. Làm việc nhóm và giao việc qua Nhận xét: Bạn có thể mời đồng nghiệp cùng thiết kế Slide bằng nút Share. Nếu muốn nhờ ai đó chỉnh sửa một hình ảnh cụ thể, hãy chuột phải vào hình ảnh đó, chọn Comment, gõ @ + địa chỉ email của họ. Google sẽ gửi thông báo để họ vào xử lý đúng vị trí bạn yêu cầu.
4. Sử dụng tính năng hỏi đáp trực tiếp (Q&A): Khi đang trình chiếu, bạn có thể bật tính năng Presenter view > Audience Tools. Một đường link ngắn sẽ hiện lên trên đầu Slide của khán giả. Họ có thể truy cập vào đó để đặt câu hỏi. Các câu hỏi này sẽ hiện lên màn hình của bạn, giúp buổi thuyết trình trở nên tương tác và sinh động hơn.
5. Liên kết dữ liệu từ Google Sheets (Linked Tables/Charts): Nếu bạn có biểu đồ hoặc bảng dữ liệu trong Google Sheets, hãy copy và dán vào Google Slides rồi chọn “Link to spreadsheet”. Khi số liệu trong file Sheets thay đổi, bạn chỉ cần nhấn nút Update trên Slide là dữ liệu sẽ tự động cập nhật mới nhất mà không cần phải vẽ lại biểu đồ.

Bộ giáo trình tự học tin học văn phòng

Sau đây chúng tôi giới thiệu tới các bạn tự học tin học văn phòng nguồn tài liệu uy tín. Các bạn có thể tải về máy để ôn thi nhé!

• Tự học tin học căn bản 20 bài tập excel
• Bài giảng tin học cơ bản
• Tài liệu tự học Microsoft Office Word, Soạn Thảo Văn Bản

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo các nguồn tài liệu khác trên mạng, các kênh youtube hoặc lựa chọn cho mình những khóa học online, các trung tâm luyện thi để nâng cao khả năng của mình.

Trên đây là những thông tin hướng dẫn cũng như tài liệu tự học tin học văn phòng. Các bạn có thể tham khảo nhé.

Chúc các bạn thành công!

4.4/5 - (21 bình chọn)