Ứng Dụng Mô Hình 5S Trong Bệnh Viện - KNA Cert

Nhiều bệnh viện tại Việt Nam triển khai mô hình 5S đã thay đổi bộ mặt của nhiều bệnh viện và nâng cao chất lượng khám chữa bệnh phục vụ người dân. Ngoài ra 5S còn giúp giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động, hoàn thiện môi trường làm việc.

5s và kaizen đòn bảy tăng năng suất lao động

GIỚI THIỆU VỀ MÔ HÌNH 5S

Mô hình 5S được phát triển dựa trên các nguyên lý hệ thống của công ty sản xuất chế tạo xe oto công ty toyota. Sau thành công của mô hình này trong hệ thống toàn nhà máy sản xuất. Nhà sáng lập Toyota đã thiết lập cách thức ứng dụng mô hình tuyệt vời nhà vào trong kinh doanh.

Phương pháp 5s trong quản trị chất lượng được mô tả là 1 kỹ thuật gồm 5 bước để thiết lập và duy trì chất lượng của môi trường làm việc trong một tổ chức. Việc thực hiện 5S sẽ giúp nơi làm việc được tổ chức tốt, giúp cho các nhân viên phân biệt được các điều kiện bình thường và không bình thường để từ đó giúp làm giảm sai sót và chi phí, và để duy trì môi trường làm việc an toàn.

Ý NGHĨA CỦA 5S

	Tiếng Nhật	Tiếng Anh	Tiếng Việt	Nội dung
S1	Seiri	Sort	Sàng lọc	Xác định và loại bỏ những thứ không cần thiết/không sử dụng, giảm bớt sự bề bộn
S2	Seiton	Set in order	Sắp xếp	Tổ chức các vật cần sử dụng vào đúng vị trí và thuận tiện cho việc sử dụng
S3	Seiso	Shine	Sạch sẽ	Đạt được và duy trì sự sạch sẽ
S4	Seiketsu	Standardize	Săn sóc	Thiết lập 3S đầu tiên thành tiêu chuẩn thực hiện nơi làm việc
S5	Shitsuke	Sustain	Sẵn sàng	Huấn luyện và duy trì đúng theo các nguyên tắc từ S1-S4

Việc triển khai phương pháp 5s trong doanh nghiệp đơn giản là các hoạt động thông qua việc làm giảm các sự lãng phí và các hoạt động không cần thiết, các hoạt động không mang lại lợi ích. Nó cũng giúp ích trong việc cải thiện chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc và mức độ an toàn. Vì vậy, 5S là hoạt động chính trong Kaizen và hướng tới Quản lí chất lượng toàn diện – TQM.

Mô hình 5S được đưa vào bộ tiêu chí đánh giá chất lương bệnh viện

Bệnh viện là nơi cung cấp các dịch vụ y tế khám chữa bệnh nên cần phải có một quy trình làm việc hiệu quả nhanh chóng giúp bệnh nhân nhanh chóng khám và chữa trị kịp thời để bảo vệ sức khỏe. Tổng thời gian từ lúc bệnh nhân bước vào bệnh viện đến khi hoàn tất quá trình khám bệnh, việc đưa ra các quyết định điều trị và các cận lâm sàng phù hợp… đã trở thành thước đo chính cho sự cải tiến trong dịch vụ y tế. Từ đó việc áp dụng 5S đã được áp dụng và thành công tại nhiều bệnh viện trên thế giới giúp ích rất lớn trong việc thay đổi bộ mặt và hoạt động khám chữa bệnh.

Một nghiên cứu được thực hiện tại một số bệnh viện trên thế giới đã chỉ ra rằng, việc áp dụng 5S làm tăng diện tích lưu trữ thêm 10%, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20%.

Khi triển khai kế hoạch thực hiện 5S trong bệnh viện, nhân viên y tế góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, chi phí khám, điều trị  của bệnh nhân hợp lý hơn, thời gian điều trị có thể ngắn hơn, mang lại sự hài lòng cho bệnh nhân. Đồng thời tiết kiệm được sức lực cho nhân viên y tế. Giúp họ sau giờ làm việc vẫn còn sức khỏe tốt, tinh thần sảng khoái để tham gia các hoạt động giải trí, chăm sóc gia

TRIỂN KHẢI MÔ HÌNH 5S CHO CÁC BỆNH VIỆN TẠI VIỆT NAM

Việc áp dụng mô hình 5S hiện nay được các bệnh viện tại Việt Nam áp dụng rộng rãi. Nhìn nhận được được hiệu quả to lớn của hệ thống này vào hoạt động thăm khám điều trị bệnh nhân mà các bệnh viện lớn nhỏ trong cả nước đã áp dụng và đạt được nhiều hiệu quả rõ rệt.

Bệnh viện Phụ Sản Hà Nội là một ví dụ về phương pháp 5S hiệu quả

Ngay từ năm 2017 bệnh viện đã cho áp dụng mô hình 5S vào toàn bộ bệnh viện. Sau 4 năm mô hình này đã trở thành mô hình không thể thiếu giúp tạo ra không gian sạch sẽ, gọn gàng thoáng mát. Giúp hoạt động thăm khám hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn do thiếu tập trung và tránh lãng phí vật tư y tế. Nhờ mô hình 5S được áp dụng rộng khắm toàn bệnh viện đã tạo ra cảm giác thoải mái và an tâm cho bệnh nhân đến thăm khám từ đó làm tăng cao sự hài lòng và giảm thiểu sự khiếu nại ở mức thấp nhất.

“5S” giờ đây đã trở thành một thói quen và ý thức của nhân viên bệnh viện; ngăn chặn, hạn chế những nhầm lẫn, sai sót do thiếu tập trung như trước đây; tránh lãng phí vật tư y tế; kiểm soát sự cố tốt hơn, đảm bảo an toàn người bệnh, tăng sự hài lòng người bệnh và nhân viên dễ thích nghi, hài lòng nơi làm việc của mình.

Mô hình 5S tại Bệnh viện phát huy hiệu quả.

Một bệnh viện khác áp dụng hiệu quả mô hình 5S là Bệnh viện Đa Khoa Hà Đông.

Áp dụng ngay từ năm 2018. Cho đến nay việc áp dụng thực hành 5S và xây dựng môi trường bệnh viện Xanh – Sạch – Đẹp đã giúp thay đổi bộ mặt của toàn bộ bệnh viện.

Theo chia sẻ của Bác sĩ nội trú Nguyễn Thu Hằng - Trưởng phòng Quản lý chất lượng thì để thực hiện mô hình 5S, tùy theo đặc thù của mỗi khoa, phòng  tự xây dựng Bảng phân công thực hiện 5S sao phù hợp và quy định  mỗi ngày nhân viên y tế luôn dành từ 5 đến 15 phút trước hoặc sau giờ làm việc để lau chùi, sắp xếp vị trí làm việc, tài liệu, trang thiết bị ngăn nắp, hợp lý...

Nhờ mô hình 5S và kế hoạch thực hiện 5S trong bệnh viện hiệu quả thì những thứ không cần thiết và lãng phí được loại bỏ tại nơi làm việc. Những vật dụng cần thiết đã đựo xắp xếp một cách ngăn nắp và gọn, đặt ở những vị trí thuận tiện cho nhân viên sử dụng. Chính việc xắp xếp gọn gàng và ngăn nắp đã giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm,  giảm sai sót trong chuyên môn, đảm bảo an toàn cho người bệnh. Hiện tại gần  98% buồng bệnh, hành lang, phòng làm việc đều được trang bị cây xanh tạo không khí trong lành, mát mẻ, đẹp mắt và giúp cho tinh thần người bệnh thoải mái, có thêm nghị lực chống chọi với bênh tật.

Thực hành “5S” đã trở thành “thói quen” của nhân viên y tế toàn bệnh viện do đó đã ngăn chặn, hạn chế những nhầm lẫn, sai sót do thiếu tập trung như trước đây; Tránh lãng phí về thời gian, về nguồn lực, về nguyên vật liệu. Để duy trì việc thực hiện 5S tại Bệnh viện, phòng Quản lý chất lượng đã xây dựng bảng kiểm và duy trì đánh giá định kỳ hàng tháng.

Bệnh viện đa khoa Nông nghiệp áp dụng mô hình 5S

Cũng áp dụng từ năm 2017 - Bệnh viện đa khoa Nông nghiệp đã chọn lự khoa thí điểm là Khoa Cấp Cứu để áp dụng mô hình 5S trong việc cải tiến chất lượng khám chữa bệnh cho bệnh nhân. Dựa trên “Nguyên tắc 5S trong y tế”, khoa tiến hành xem xét và đánh giá thực trạng hoạt động hàng ngày của nhân viên y tế trong quá trình chăm sóc điều trị người bệnh; xây dựng đề án cải tiến môi trường làm việc và phát động chương trình tiến hành tổng vệ sinh, sàng lọc những vật dụng, vật tư y tế không cần thiết; lập danh mục đề xuất vật tư, thiết bị phục vụ theo kế hoạch; sau đó sắp xếp, bố trí lại các y cụ, vật tư y tế gọn gàng, sạch sẽ, khoa học, dễ dàng sử dụng và có đánh giá định kỳ việc thực hiện “5S” của nhân viên y tế của khoa.

Đến tháng 11, khoa Cấp cứu đã có thể áp dụng mô hình “5S” một cách tối ưu và mang lại nhiều hiệu quả trong công việc thường ngày. Từ kết quả mô hình “5S” của khoa Cấp cứu, bệnh viện tiếp tục nhân rộng mô hình “5S” đến Trung tâm chăm sóc sức khỏe chất lượng cao và Y học gia đình (từ tháng 1/2018) và tiến tới nhân rộng ra các khoa, phòng tại bệnh viện theo kiểu mẫu của khoa Cấp cứu.

Việc xây dựng và triển khai thực hiện mô hình quản lý chất lượng “5S – Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng” đã giúp hạn chế, ngăn chặn những sai sót, sự cố trong quá trình chăm sóc điều trị, tăng sự tin tưởng của người bệnh đối với dịch vụ chăm sóc y tế tại bệnh viện.

Chương trình đào tạo mô hình 5s cho nhiều doanh nghiệp của KNA Cert

CÁC BƯỚC HOẠT ĐỘNG MÔ HÌNH 5S TẠI BỆNH VIỆN

Dựa theo 5 chữ S của mô hình 5S này mà Quy trình triển khai áp dụng 5S sẽ theo các bước thực hiện tại bệnh viện thường sẽ là.

1: Bắt đầu bằng việc SÀNG LỌC

• Khu vực làm việc đã được đánh dấu rõ ràng. bước này là bước đầu tiên trong việc Cách lập kế hoạch 5S chuẩn.
• Mọi vật không có giá trị sử dụng phải được loại bỏ.

2: Bước thứ hai là SẮP XẾP

Theo bước này kế hoạch thực hiện 5S trong bệnh viện giống với việc lập kế hoạch thực hiện 5S tại công ty. Các dụng cụ, tài liệu, vpp, thiết bị thăm khám sẽ được sắp xếp một cách hợp lý và khoa học nhằm thuận tiện trong khâu tìm kiếm và sử dụng.

• Đúng qui định: thí dụ, thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, thuốc có điều kiện bảo quản đặc biệt.
• Ngăn nắp: thuốc sắp xếp gọn theo nhóm (tiêm, uống, đặt, dùng ngoài), đồ đạc để đúng chỗ, đúng nơi.
• Trật tự: tên thuốc mỗi nhóm theo thứ tự ABC.v.v...
• Tiện lợi: chính xác, dễ nhớ, dễ thấy, dễ lấy.
• Mỹ quan: sạch, đẹp, thông thoáng.
• Có biện pháp chống nhầm lẫn thuốc.

3: Tiếp theo là SẠCH SẼ:

• Các vật dụng, trang thiết bị sau khi được sắp xếp sẽ được giữ gìn mọi thứ luôn sạch sẽ, gọn gàng đúng qui định.

4: Kế đến là SĂN SÓC:

• Trang thiết bị khi được sử dụng hợp lý sẽ phát huy hiệu quả và cần phải được duy trì thường xuyên và có ý thức 3S trên.
• Tổ chức việc thi đua và đánh giá kết quả thực hiện giữa các đơn vị để giữ vững và làm tăng sự quan tâm của nhiều người về 5S.

5: Và cuối cùng là SẴN SÀNG:

• Thực hiện 5S tại nơi làm việc tốt, thường xuyên, có kỷ luật và tự giác 4S trên.

Một khi được áp dụng hết các bước 5S này và duy trì thường xuyên sẽ tạo nên thói quen và ý thức của nhân viên trong toàn bệnh viện và cơ sở y tế. Tạo nên môi trường mới chuyên nghiệp hơn và thoải mái hơn cho người bệnh.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG 5S

Một khi bệnh viện và các cơ sở y tế áp dụng thành công 5S sẽ nhận được nhiều lợi ích to lớn không chỉ cho nhân viên y tế mà còn cho cả bệnh nhân đến thăm khám điều trị. Cụ thể một số lợi ích như sau:

Cho bệnh nhân khám chữa bệnh:

Việc cơ sở y tế, bệnh viện sạch sẽ gọn gàng sẽ giúp cho bệnh nhân ít xảy ra sai sót trong việc thăm khám lâm sàng, giúp người bệnh đến khám giảm thời gian tìm kiếm phòng khoa thăm khám và hiệu quả hơn. Từ đó giúp cắt giảm chi phí điều trị y tế và mang lại cảm giác thoải mái khỏe mạnh cho người bệnh và nhân viên y tế.

Cho nhân viên y tế

Việc bệnh viện áp dụng 5S sẽ giúp ích trực tiếp cho cán bộ nhân viên y tế tại các khoa, phòng ban được nhiều trong công việc thăm khám chữa bệnh cho bệnh nhân. Cụ thể như:

• Tạo được môi trường làm việc hiệu quả cho cán bộ nhân viên y tế. Kích thích sự sáng tạo và cải tiến cho tổ chức tại nơi làm việc.
• Giúp nhân viên y tế có tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn, luôn hướng tới sự đổi mới trong công việc và ý thức giữ môi trường làm việc sạch sẽ.

• Giúp nhân viên y tế giao tiếp và làm việc với mọi người dễ dàng hơn.

mô hình 5s giúp không gian phòng điều trị sạch sẽ gọn gàng hơn 

Cho đơn vị y tế, bệnh viện

Khi áp dụng 5S mô hình chung sẽ tạo ra lợi ích lớn cho toàn bộ hệ thống bệnh viện và các đơn vị y tế. Cụ thể bao gồm những lợi ích như:

Lợi ích 1: Không sai sót giúp chất lượng cao hơn

Việc sai sót trong khám chữa bệnh nói riêng và y khoa nói chung là khá nghiêm trọng. Một số sai sót đáng nói có thể kể đến như đưa thuốc, chích thuốc nhầm, phẫu thuạt sai chỗ, trao nhầm con vv. Việc có một hệ thống 5s hoàn chinh sẽ giúp ngăn chặn được những lỗi sai không mong muốn này. Một môi trường khám chữa bệnh sạch sẽ gọn gàng sẽ giúp nhân viên giảm thời gian đi tìm kiếm vật dụng thất lạc. Từ đó làm cho tiến độ thăm khám chữa bệnh cho bệnh nhân được nhanh chóng hơn .

Lợi ích 2: Không lãng phí giúp chi phí thấp hơn

Một cơ sở y tế, bệnh viện sẽ luôn tiền ẩn nhièu lãng phí trong cả quy trình và trang thiết bị. Một khi áp dụng thành công 5S sẽ giúp kiểm soát ngăn ngừa và giảm thiểu tối đa các loại lãng phí có thể gây ra cho bệnh viện như:

• Lãng phí gây ra do thao tác sai các vật tư, dụng cụ y tế
• Lưu trữ vật tư quá nhiều kho trung tâm gây thất thoát khó kiểm soát.
• Mất thời gian do việc tìm kiếm và chờ đợi các thuốc hoặc thiết bị khó tìm

Lợi ích 3: giảm tối đa tình trạng khiếu nại của dịch vụ y tế

Việc hệ thống 5S phát huy tác dụng toàn đơn vị y tế và các bệnh viện sẽ giúp hoạt động tổng thể của các đơn vị này được diễn ra suôn sẻ và từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng khiếu nại của người nhà bệnh bênh về dịch vụ y tế của bệnh viện.

Lợi ích 3: Giảm tình trạng chờ đợi của bệnh nhân

Thực tế nhiều cơ sở y tế không áp dụng 5S sẽ khiến cho hoạt động xắp xếp thăm khám bệnh nhân bị rối và tình trạng bệnh nhân bị chờ đợi khá nhiều… Thật là khó khăn khi bắt người bệnh phải chờ đợi do các vấn đề như: sự di chuyển lãng phí và quá nhiều sai sót và các khiếm khuyết cả về hành chính và lâm sàng. Khi các vấn đề này được loại trừ, các quy trình trở nên đáng tin cậy hơn và người bệnh được đối xử tốt hơn như họ mong muốn.

Lợi ích 4: Không có những tình trạng bất thường giúp cho các quy trình luôn ở trạng thái sẵn sàng

Do hệ thống 5S phát huy được tác dụng nên công việc bảo dưỡng hàng ngày trong bệnh viện giúp nhân viên y tế kịp thời phát hiện các sự cố trước khi chúng gây ra sai sót và trì hoãn trên lâm sàng. Bằng cách này, khu vực làm việc và trang thiết bị được chuẩn bị tốt hơn để sử dụng. Khu vực làm việc và trang thiết bị được bảo dưỡng tốt và sạch sẽ có nghĩa là các sự cố làm gián đoạn quy trình xảy ra ít hơn và việc chẩn đoán và sửa chữa khi sự cố xảy ra cũng dễ dàng hơn.

Lợi ích 5: Nâng cao tinh thần nhân viên sẽ hạn chế nhân viên nghỉ việc

Việc thực hiện 5S có thể giúp cải thiện đáng kể tinh thần nhân viên. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các nhân viên y tế hài lòng hơn với môi trường làm việc của họ sẽ ít có khả năng tìm kiếm việc làm ở nơi khác. Xét về chi phí, trung bình (tại Hoa Kỳ), mất hơn $80.000 để thay thế một y tá, điều này mang lại lợi ích về tài chính rất đáng kể cho đơn vị.

KHÓA ĐÀO TẠO THỰC HÀNH 5S

Doanh Nghiệp của bạn đang mong muốn áp dụng hiệu quả và thành công mô hình 5S vào doanh nghiệp nhà máy và đang tìm kiếm một công ty tư vấn 5S thì KNA là lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Với dịch vụ mà KNA mang lại cho doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng.

• Thông tin liên hệ đào tạo 5S-KAIZEN: Công ty TNHH Chứng Nhận KNA
• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Văn Phòng: Tầng 2, tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM.
• Tell: 093.2211.786 – 02438.268.222
• Email: salesmanager@knacert.com  Website: www.knacert.com.vn