Ứng Dụng Văn Phòng điện Tử CPC-eOffice Tại Tổng Công Ty Điện Lực ...

Phần 1. Xây dựng hệ thống VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ CPC-EOFFICE

Công nghệ thông tin và truyền thông đóng vai trò ngày càng quan trọng trong cuộc sống hằng ngày của con người, làm biến đổi sâu sắc cách thức làm việc, giải trí và thay đổi các nguyên tắc điều hành doanh nghiệp. Được sự chỉ đạo của EVNCPC, Công ty Viễn thông và công nghệ thông tin Điện lực miền Trung (CPC IT&T) xây dựng hệ thống “Văn phòng điện tử” nhằm giúp Tổng công ty điều hành thống nhất xuyên suốt từ Tổng Công ty đến các đơn vị trực thuộc.

Hạ tầng kỹ thuật và giải pháp ứng dụng văn phòng điện tử

Với lợi thế về hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin sẵn có, việc xây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Tổng Công ty Điện lực miền Trung (CPC-eOffice) là cần thiết nhằm đem lại hiệu quả to lớn trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Văn phòng điện tử sẽ giúp thực hiện chuyển fax, hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và hiệu quả như số hoá các trang hồ sơ, tài liệu thành các file văn bản; tiết kiệm chi phí photocopy, cấp phát hồ sơ, tài liệu đến các bộ phận; giúp cho lãnh đạo đơn vị và các bộ phận giám sát việc giao nhiệm vụ, thực hiện và báo cáo tiến độ công việc của các bộ phận và toàn thể các thành viên trong đơn vị; lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và khoa học…

Chương trình phát triển hệ thống với qui mô triển khai đến tất cả các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Trung bao gồm Cơ quan Tổng công ty, các Công ty Điện lực trực thuộc và các Điện lực, các đơn vị hậu cần.

Giao diện website CPC-eOffice

Để phù hợp với cơ sở hạ tầng tại Tổng công ty, CPC IT&T xây dựng hệ thống theo các giải pháp sau:

- Giải pháp truyền nhận trực tiếp công văn giữa các đơn vị với nhau.

- Giải pháp trao đổi thông tin trực tuyến (Chat) giữa các thành viên trong đơn vị và trao đổi trực tuyến với các thành viên trong đơn vị khác.

- Giải pháp đưa ứng dụng CPC-eOffice không những trên máy tính (PC) mà cả trên các thiết bị di động khác như iPad, Smartphone…

- Giải pháp nhắn tin từ CPC-eOffice sang điện thoại di động và sang email.

Hơn 120 đơn vị sử dụng chương trình CPC-eOffice

Hiệu quả ứng dụng chương trình

Với sự chỉ đạo sâu sát của Tổng công ty, đến nay chương trình CPC-eOffice đã đưa vào ứng dụng trên tất cả các đơn vị trực thuộc với hơn 120 đơn vị (Cơ quan Tổng công ty, các Công ty Điện lực, các đơn vị hậu cần và các Điện lực). Chương trình đã mang lại một số hiệu quả nhất định.

Chương trình đã giúp quản lý số lượng lớn công văn đến và đi, cũng như quản lý việc phân công, điều hành và theo dõi nội dung công việc thực hiện, ý kiến chỉ đạo điều hành của lãnh đạo đến từng CBCNV, gửi/nhận công văn và trao đổi công việc giữa các đơn vị với nhau có thể thông qua mạng Internet để xử lý các văn bản và điều hành công việc; Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin; cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời; xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và luân chuyển công văn trực tiếp từ đơn vị này đến đơn vị khác trong toàn Tổng Công ty; CPC-eOffice cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet; Xây dựng một văn phòng điện tử tiến đến văn phòng không giấy, giúp cho đơn vị tiết kiệm chi phí về vật chất (văn phòng phẩm, máy móc photocopy…) cũng như thời gian xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời; Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin trực tuyến theo thời gian thực (eOffice-Chat) giúp CBCNV trong toàn Tổng Công ty có thể trao đổi thông tin với nhau qua máy tính hoặc có thể nhắn tin qua điện thoại di động, qua email; Cung cấp các tiện ích văn phòng như tra cứu danh bạ, lịch làm việc, hệ thống lưu trữ mẫu biểu tài liệu, giúp người sử dụng dễ dàng hơn trong công việc hằng ngày.

Giao diện CPC-eOffice Chat

Bước đột phá trong công tác văn phòng

Mặc dù còn nhiều điểm chưa thật hoàn thiện nhưng những kết quả bước đầu của chương trình CPC-eOffice đã dần khẳng định những mục tiêu mà Tổng công ty hướng đến đó là: Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin; Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, CBCNV trong đơn vị, góp phần thực hiện cải cách hành chính; tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt các ý kiến chỉ đạo đến CBCNV nhanh chóng, dễ dàng hơn.

CPC IT&T rất mong sự hợp tác và đóng góp ý kiến từ các đơn vị trong toàn Tổng Công ty về hệ thống để ngày càng hoàn thiện, đạt hiệu quả cao trong công tác văn phòng.

Nguyễn Minh Nhật– CPC IT&T