Văn Thư Là Gì? - Luật Hoàng Phi

Mục lục bài viết

• Khái niệm văn thư?
• Những kỹ năng cần có của một nhân viên văn thư

Nhắc đến cụm từ văn thư, chắc hẳn đối với nhiều người không nắm rõ thông tin thường cho rằng chỉ là một công việc văn phòng đơn giản, không có gì vất vả, chỉ ngồi làm việc với đống giấy tờ, sổ sách.

Song không phải vậy, người làm công tác văn thư bên cạnh công tác chuyên môn cũng đòi hỏi phải biết thêm nhiều kỹ năng khác. Vậy kỹ năng đó là gì? Thắc mắc của Khách hàng sẽ được chúng tôi giải đáp thông qua bài viết: Văn thư là gì?

Khái niệm văn thư?

Văn thư là bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Trong các các cơ quan nhà nước hay tại các doanh nghiệp lớn thì bộ phận văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Tại các doanh nghiệp nhân viên văn thư sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Tại các doanh nghiệp nhỏ hơn, thì thường không có bộ phận văn thư, mà thường bộ phận kế toán sẽ kèm theo luôn mảng văn thư hành chính, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Những kỹ năng cần có của một nhân viên văn thư

Dù đã giải thích rõ văn thư là gì, tuy nhiên với nhiều người khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường có suy nghĩ rằng đây chỉ là một công việc văn phòng bàn giấy đơn giản, không có gì khó khăn vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.

Song thực tế không phải như vậy, nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc như:

– Kỹ năng chuyên môn: Chuyên môn thể hiện qua việc được học tập, đào tạo đúng với ngành nghề yêu cầu để:

+ Hiểu rõ được các công việc phải làm, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.

+ Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.

+ Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

+ Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.

– Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

+ Nhân viên văn thư cần có kỹ năng tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.

+ Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.

+ Nhanh nhạy, tinh tế cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.

+ Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.

+ Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

– Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

+ Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.

+ Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.

+ Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.

– Kỹ năng tin học văn phòng

+ Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.

Lưu ý: Văn thư Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp mà nhân viên văn thư còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty.

Trên đây là một số chia sẻ của chúng tôi về Văn thư là gì? Khách hàng tham khảo thông tin bài viết, có vấn đề gì chưa hiểu rõ vui lòng phản hồi trực tiếp để nhân viên hỗ trợ nhanh nhất.