VỀ VIỆC THỰC HIỆN THỂ THỨC VĂN BẢN.

  VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN          CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

               TỐI CAO                                    Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

                  -*-                                         ************************

          VĂN PHÒNG                             Hà nội, ngày  12  tháng 6 năm 1993

        Số:  40 /TB-VP        

THÔNG BÁO

VỀ VIỆC THỰC HIỆN THỂ THỨC VĂN BẢN.

*****

Thời gian qua, nhìn chung khi ban hành văn bản các đơn vị trực thuộc Viện tối cao thực hiện tương đối đúng và đầy đủ các qui định của Nhà nước, của ngành về thể thức văn bản. Tuy nhiên, vì thiếu kiẻm tra chặt chẽ và đặc biệt là thiếu sự quan tâm của người dự thảo hoặc người ký ban hành văn bản, nên dẫn tới các qui định của Nhà nước, của ngành về thể thức văn bản thực hiện chưa đúng, chưa đầy đủ. Cụ thể:

1- Về ký hiệu văn bản: Một số văn bản tuy đã có ghi ký hiệu nhưng chưa đúng và không nhất quán. Cùng một đơn vị soạn thảo ban hành văn bản nhưng có văn bản ghi ký hiệu đơn vị bằng số, có văn bản ghi nhóm chữ viết tắt.

Ví dụ:

- Vụ kiểm sát việc tuân theo pháp luật khi ghi ký hiệu đơn vị trong văn bản, có văn bản ghi "KSC", "VI", (VI-KSVB".

Vụ kiểm sát xét xử và chấp hành án dân sự (Vụ 5) khi ghi ký hiệu đơn vị trong văn bản, có văn bản ghi "TB-DS", "V5-CV", "KL-V5", "V5/KN".

Theo Điều 5, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 29-8-1963 của Hội đồng Chính phủ, và điểm 5 văn bản số 34/VP ngày 13-3-1989 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao hướng dẫn về thể thức văn kiện công vụ, được tạo thành bởi chữ viết tắt của m ỗi loại văn bản và tên của đơn vị làm ra văn bản đó. Ví dụ: Văn phòng ban hành công văn ghi ký hiệu: số 16/VP; Vụ kiểm sát điều tra án kinh tế ban hành công văn ghi ký hiệu số 182/KSĐT-KT.

2- Về tên loại và trích yếu văn bản: Qua tiếp nhận đăng ký chuyển, giao công văn đi của các đơn vị trực thuộc Viện tối cao, chúng tôi thấy tình trạng công văn không trích yếu hoặc trích yếu không phản ánh đúng nội dung chủ yếu của văn bản. Trong khi đó có văn bản ghi thừa trích yếu (vừa ghi trích yếu cùng tên loại vừa ghi trích yếu nội dung).

Những thiếu sót trên đây đã gây khó khăn cho nơi nhận giải quyết văn bản, cho việc đăng ký vào sổ công văn đi - đến; sắp xếp lập hồ sơ, làm mục lục tài liệu v.v....

3- Về thể thức đề ký văn bản thực hiện không thống nhất, nhất quán. Cùng một đơn vị khi ban hành văn bản cùng thể loại, cùng một người ký nhưng thể thức đề ký khác nhau: có văn bản đề chức danh người ký trước; tên đơn vị chủ quản sau và ngược lại; có văn bản đề ký là "thừa lệnh" ký chức danh quản lý, có văn bản ký chức danh pháp lý (Kiểm sát viên). Thậm chí có đơn vị Kiểm sát viên ký ban hàn văn bản về quản lý hành chính tư pháp.

4- Việc xác định tính chất, mức độ mật, khẩn khi ban hành văn bản cũng như thực hiện các chế độ, qui định trong quản lý công văn tài liệu mật hiện hành; chế độ lưu giữ, quản lý... chưa được thực hiện nghiêm chỉnh, chặt chẽ theo đúng qui định về chế độ lưu giữ, quản lý tài liệu mật của Nhà nước, của ngành.

Theo qui định của Nhà nước, của ngành: Việc đóng dấu chỉ mức độ "mật, "khẩn" do thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền ký văn bản quyết định.

Để thực hiện nghiêm  chỉnh các qui định của Nhà nước, của ngành, Văn phòng xin thông báo những thiếu sót nêu trên, để các đồng chí rút kinh nghiệm và thực hiện đúng các qui định của Nhà nước, của ngành về thể thức văn bản./.

 

                                                                                      VĂN PHÒNG

                                                              VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

                                                                            KT. CHÁNH VĂN PHÒNG

                                                                                   PHÓ VĂN PHÒNG

                                                                             Đã ký:Phạm Đức Hạnh