Ví Dụ Về Chức Năng Của Nhà Quản Trị - Hỏi Đáp

CÁC CHỨC NĂNG, kỹ NĂNG và VAI TRÒ của NHÀ QUẢN TRỊ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây  (380.64 KB, 25 trang )

MỤC LỤCMỤC LỤC............................................................................................................1LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1A. TỔNG QUAN VỂ QUẢN TRỊ HỌC............................................................31.LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ..............................................42.ĐỊNH NGHĨA QUẢN QUẢN TRỊ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ.........51.1.Định nghĩa về quản trị...................................................................................................51.2. Tầm quan trọng của quản trị........................................................................................8B. ĐỊNH NGHĨA NHÀ QUẢN TRỊ, CÁC CHỨC NĂNG, KỸ NĂNG VÀVAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ....................................................................121. Định nghĩa nhà quản trị.................................................................................................122.Cấp bậc quản trị trong một tổ chức................................................................................133.Các chức năng của nhà quản trị.....................................................................................154.Kỹ năng của nhà quản trị...............................................................................................175.Vai trò của nhà quản trị..................................................................................................215.1.Nhóm vai trò quan hệ với con người:.........................................................................215.2.Nhóm vai trò thông tin:...............................................................................................225.3.Nhóm vai trò quyết định.............................................................................................23LỜI NÓI ĐẦUVì sao quản trị là hoạt động cần thiết đối với mọi tổ chức? Không phảimọi tổ chức đều tin rằng họ cần đến quản trị. Trong thực tiễn, một số người chỉtrích nền quản trị hiện đại và họ cho rằng người ta sẽ làm việc với nhau tốt hơnvà với một sự thoả mãn cá nhân nhiều hơn, nếu không có những nhà quản trị.Họ viện dẫn ra những hoạt động theo nhóm lý tưởng như là một sự nỗ lực đồngđội. Tuy nhiên họ không nhận ra là trong hình thức sơ đẳng nhất của trò chơiđồng đội, các cá nhân tham gia trò chơi đều có những mục đích rõ ràng củanhóm cũng như những mục đích riêng, họ được giao phó một vị trí, họ chấpnhận các qui tắc/luật lệ của trò chơi và thừa nhận một người nào đó khởi xướng

trò chơi và tuân thủ các hướng dẫn của người đó. Điều này có thể nói lên rằngquản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức.Thật vậy, quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi conngười kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.Hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp vớinhau thành tập thể, nếu mỗi cá nhân tự mình làm việc và sống một mình khôngliên hệ với ai thì không cần đến hoạt động quản trị. Không có các hoạt độngquản trị, mọi người trong tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào, côngviệc sẽ diễn ra một cách lộn xộn. Giống như hai người cùng điều khiển mộtkhúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướngkhác nhau. Những hoạt động quản trị sẽ giúp cho hai người cùng khiêng khúc gỗđi về một hướng.Một hình ảnh khác có thể giúp chúng ta khẳng định sự cần thiết của quảntrị qua câu nói của C. Mác trong bộ Tư Bản: Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điềukhiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy, người nhạctrưởngMục tiêu nghiên cứu:- Khái quát chung lịch sử hình thành cũng như một số lý thuyết về quảntrị học.- Định nghĩa về nhà quản trị, các chức năng, vai trò cũng như kỹ năng của1nhà quản trị.Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trịPhương pháp nghiên cứu:- Thu thập thông tin dữ liệu- Tổng hợp thông tin- Phân tích và nhận xét, đánh giá những thông tin thu thập được.2A. TỔNG QUAN VỂ QUẢN TRỊ HỌCHoạt động quản trị đã có từ rất xa xưa do yêu cầu của lao động tập thểcùng với sự xuất hiện của các Bộ lạc, các tập thể người. Quản trị ra đời cũng vớisự xuất hiện của sự hợp tác và phân công lao động. Đó là một yêu cầu tất yếukhách quan. Lao động tập thể đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, sự điều khiển, sựchỉ dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung.Theo C.Mác:  Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng mộtdàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy, người nhạc trưởng.Ai cũng biết cai trị là một nghệ thuật từ thời cổ gắn liền với các nhànước phong kiến cổ đại wor Ai Cập, Hy Lập, Trung Hoa  những công trình cổnhư Kim tự thấp Ai Cập, Vạn lý trường thành . thể hiện nghệ thuật điều khiển,chỉ huy, tổ chức của những nhà quản trị giỏi đến mức nào. Có thể nói, sản xuấtxã hội và nhân loại không thể tồn tại và phát triển nếu không có quản trị. Quảntrị ngày nay đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: Gia đình, đoànthể, đội bóng, đoàn văn công, nhà thờ, chùa chiền, tổ sản xuất, hợp tác xã, xínghiệp... Tất cả mọi lĩnh vực đều cần đến quản trị. Một nhà kinh tế Thụy Điểnnói rằng: Ngày nay, thậm chí trong mỗi bước đi hay bấm công tắc đèn đều cóliên quan đến quản trị.Tuy nhiên, khoa học quản trị hay Quản trị học chỉ mới xuất hiện nhữngnăm gần đây và người ta coi quản trị học là một trong những ngành khoa họcmới mẻ nhất của nhân loại.Năm 1911 ở Mỹ, Frederick W.Taylor cho ra cuốn  Những nguyên tắcquản trị khoa học (The Principles scientific Managerment). Sau đó ít lâu vàonăm 1916 ở Pháp Henri Fayol, người được coi là sáng lập gia của khoa họcquản trị hiện đại đã cho xuất bản một tác phẩm lừng danh Quản trị tổng quátvà Quàn trị công nghiệp (Adminstration Industrielle Generale). Trong nhữngnăm 1918  1923 ở nước Nga, những nguyên tắc quản trị xã hội chủ nghĩa đượcV.I.Lesnie nêu lên trên một loạt các bài báo và các bài phát biểu của người.Những tác phẩm xuất sắc này cùng với những công trình nghiên cứu nổitiếng khác đã đặt cơ sở lý luận cho khoa học quản trị hiện đại.3Khi nói đến sản xuất không chỉ nói đến việc sản xuất ra các sản phẩm gì,mà điều quan trọng hơn là nói đến việc sản xuất ra các sản phẩm đó như thếnào? Năng suất, chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh ra sao. Điều nàycó liên quan trực tiếp đến mục đích quản trị.Nhiệm vụ của quản trị là sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất dối tượng laođộng, tư liệu lao động và sức lao động để giảm chi phí đầu vào và nâng cao hiệuquả sản xuất đầu ra, thể hiện ở số lượng sản phẩm nhiều, chất lượng sản phẩmtốt, giá thành sản phẩm hạ. Nói cách khác, sở dĩ cần có quản trị là để đạt hiệuquả tối đa. Quản trị đảm bảo được điều đó chính là nhờ ở chỗ có mục tiêu rõràng, kế hoạch chu đáo, tổ chức hợp lý, phối hợp chặt chẽ nên sử dụng sức laođộng , máy móc thiết bị và nguyên vật liệu một các có hiệu quả nhất1. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊThực tế cho thấy rằng một trong những cách học tốt nhất là nghiền ngẫmcác bài học của quá khứ, song cũng không ít người cho rằng lịch sử không liênquan gì đến các vấn đề mà các nhà quản trị đang phải đối phó ngày nay. Thực racác nhà quản trị vẫn dùng những kinh nghiệm và lý thuyết quản trị đã hình thànhtrong lịch sử vào nghề nghiệp của mình. Lý thuyết quản trị là một hệ thốngnhững tư tưởng, quan niệm: đúc kết, giải thích về các hoạt động quản trị đượcthực hành trong thế giới thực tại. Lý thuyết quản trị cũng dựa vào thực tế vàđược nghiên cứu có hệ thống qua các thời đại, nhất là từ thế kỷ 19. Kết quả làchúng ta có được một di sản về quản trị đồ sộ và phong phú mà các nhà quản trịngày nay đang thừa hưởngCó thể nói rằng quản trị cùng tuổi với văn minh nhân loại. Năm ngàn nămtrước công nguyên người Sumerian (vùng Iraq hiện nay) đã hoàn thiện một hệthống phức tạp những quy trình thương mại với hệ thống cân đong. Người AiCập thành lập nhà nước 8000 năm trước công nguyên và những kim tự tháp làdấu tích về trình độ kế hoạch, tổ chức và kiểm soát một công trình phức tạp.Người Trung Hoa cũng có những định chế chính quyền chặt chẽ, thể hiện mộttrình độ tổ chức cao. Ở Châu Âu, kỹ thuật và phương pháp quản trị bắt đầu đượcáp dụng trong kinh doanh từ thế kỷ 16, khi hoạt động thương mại đã phát triển4mạnh. Trước đó, lý thuyết quản trị chưa phát triển trong kinh doanh vì công việcsản xuất kinh doanh chỉ giới hạn trong phạm vi gia đình.Đến thế kỷ 18, cuộc cách mạng công nghiệp đã chuyển sản xuất từ phạmvi gia đình sang nhà máy. Quy mô và độ phức tạp gia tăng, việc nghiên cứu quảntrị bắt đầu trở nên cấp bách, song cũng chỉ tập trung vào kỹ thuật sản xuất hơnnội dung của hoạt động quản trị.Đến thế kỷ 19, những mối quan tâm của những người trực tiếp quản trịcác cơ sở sản xuất kinh doanh và của cả những nhà khoa học đến các hoạt độngquản trị mới thật sự sôi nổi. Tuy vẫn tập trung nhiều vào khía cạnh kỹ thuật củasản xuất nhưng đồng thời cũng có chú ý đến khía cạnh lao động trong quản trị,như Robert Owen đã tìm cách cải thiện điều kiện làm việc và điều kiện sống củacông nhân. Xét về phương diện quản trị, việc làm của Owen đã đặt nền móngcho các công trình nghiên cứu quản trị nhất là các nghiên cứu về mối quan hệgiữa điều kiện lao động với kết quả của doanh nghiệp. Từ cuối thế kỷ 19, nhữngnỗ lực nghiên cứu và đưa ra những lý thuyết quản trị đã được tiến hành rộngkhắp. Và chính Frederick W. Taylor ở đầu thế kỷ 20 với tư tưởng quản trị khoahọc của mình đã là người đặt nền móng cho quản trị hiện đại và từ đó đến naycác lý thuyết quản trị đã được phát triển nhanh chóng, góp phần tích cực cho sựphát triển kỳ diệu của xã hội loài người trong thế kỷ 202. ĐỊNH NGHĨA QUẢN QUẢN TRỊ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦAQUẢN TRỊ1 .1 . Định nghĩa về quản trịThuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thểnói là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn.Mary Parker Follett cho rằng quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thôngqua người khác. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được cácmục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thựchiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình. Koontz vàODonnell định nghĩa: Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con ngườiquan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và5trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môitrường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoànthành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định. Một định nghĩa giải thích tươngđối rõ nét về quản trị được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau:Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạtđộng của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác củatổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Từ tiến trình trong định nghĩa này nóilên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải đượcthực hiện theo một trình tự nhất định. Khái niệm trên cũng chỉ ra rằng tất cảnhững nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mụctiêu mong đợi. Những hoạt động này hay còn được gọi là các chức năng quản trịbao gồm:- Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mụctiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu;- Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồnlực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổchức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu;- Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với cácthuộc cấp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lậpmôi trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệuquả hơn;- Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đangđi đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệchlạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết.Định nghĩa của Stoner và Robbins cũng chỉ ra rằng nhà quản trị sử dụngtất cả những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất vàthông tin cũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu. Trong những nguồnlực trên, nguồn lực con người là quan trọng nhất và cũng khó khăn nhất để quảnlý. Yếu tố con người có thể nói là có ảnh hưởng quyết định đối với việc đạt đượcmục tiêu của tổ chức hay không. Tuy nhiên, những nguồn lực khác cũng không6kém phần quan trọng.Ví dụ như một nhà quản trị muốn tăng doanh số bán thì không chỉ cần cóchính sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp đối với nhân viên bán hàng mà còn phảităng chi tiêu cho các chương trình quảng cáo, khuyến mãi. Một định nghĩa khácnêu lên rằng Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đốitượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã địnhtrước.Khái niệm này chỉ ra rằng một hệ thống quản trị bao gồm hai phân hệ:- Chủ thể quản trị hay phân hệ quản trị- Đối tượng quản trị hay phân hệ bị quản trịGiữa hai phân hệ này bao giờ cũng có mối liên hệ với nhau bằng các dòngthông tin. Thông tin thuận hay còn gọi là thông tin chỉ huy là thông tin từ chủthể quản trị truyền xuống đối tượng quản trị. Thông tin phản hồi là thông tinđược truyền từ đối tượng quản trị trở lên chủ thể quản trị. M thể quản trị truyềnđạt thông tin đi mà không nhận được thông tin ngược th t khả năng quản trị.Nghiên cứu từ thực tiễn quản trị chỉ ra rằng việc truyền đạt thông tin trong nộibộ tổ chức thường bị lệch lạc hoặc mất mát khi thông tin đi qua nhiều cấp quảntrị trung gian hay còn gọi là các bộ lọc thông tin. Kết quả là hiệu lực quản trị sẽkém đi. Để kết thúc phần giới thiệu về khái niệm quản trị có lẻ cần thiết phải cócâu trả lời cho một câu hỏi thường được nêu ra là có sự khác biệt nào giữa quảnlý và quản trị không?. Một số người và trong một số trường hợp này thì dùng từquản trị ví dụ như quản trị doanh nghiệp hay công ty, ngành đào tạo quản trịkinh doanh; Và những người khác đối với trường hợp khác thì sử dụng từ quảnlý chẳng hạn như quản lý nhà nước, quản lý các nghiệp đoàn. Tuy hai thuật ngữnày được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dungkhác nhau, nhưng về bản chất a quản trị ả rị. Chính vì lý do đó mà hằm mục đíchcung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng. Các cơ qu nhằm cung cấp dịchvụ công cho công chúng. Hai là, mỗi tổ chức phải là tập hợp gồm nhiều thànhviên. Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều được xây một thực thể có mục đíchriêng biệt, ột khi chủ ì nó sẽ mấ củ và qu n lý là không có sự khác biệt. Điều này7hoàn toàn tương tự trong việc sử dụng thuật ngữ tiếng Anh khi nói về quản trịcũng có hai từ là management và administration1. 2. Tầm quan trọng của quản trị.Nhìn ngược dòng thời gian, chúng ta có thể thấy ngay từ xa xưa đã cónhững nỗ lực có tổ chức dưới sự trông coi của những người chịu trách nhiệmhoạch định, tổ chức điều khiển và kiểm soát để chúng ta có được những côngtrình vĩ đại lưu lại đến ngày nay như Vạn Lý Trường Thành ở Trung Quốc hoặcKim Tự Tháp ở Ai Cập... Vạn Lý Trường Thành, công trình được xây 4 dựngtrước công nguyên, dài hàng ngàn cây số xuyên qua đồng bằng và núi đồi mộtkhối bề cao 10 mét, bề rộng 5 mét, công trình duy nhất trên hành tinh chúng tacó thể nhìn thấy từ trên tàu vũ trụ bằng mắt thường. Ta sẽ cảm thấy công trìnhđó vĩ đại đến nhường nào, và càng vĩ đại hơn nếu chúng ta biết rằng đã có hơnmột triệu người làm việc tại đây suốt hai chục năm trời ròng rã. Ai sẽ chỉ chomỗi người phu làm gì?. Ai là người cung cấp sao cho đầy đủ nguyên liệu tại nơixây dựng? Chỉ có sự quản trị mới trả lời được câu hỏi như vậy. Đó là sự dự kiếncông việc phải làm, tổ chức nhân sự, nguyên vật liệu để làm, điều khiển mọingười phu và áp đặt sự kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo công việc được thực hiệnnhư đúng dự định. Những hoạt động như thế là những hoạt động quan trọng dùrằng người ta có thể gọi nó bằng những tên khác.Quản trị càng có vai trò đáng kể cùng với sự bộc phát của cuộc cách mạngcông nghiệp (Industrial Revolution), mở màn ở nước Anh vào thế kỷ 18, trànqua Đại Tây Dương, xâm nhập Hoa Kỳ vào cuối cuộc nội chiến của nước này(giữa thế kỷ 19). Tác động của cuộc cách mạng này là sức máy thay cho sứcngười, sản xuất dây chuyền đại trà thay vì sản xuất một cách manh mun trướcđó, và nhất là giao thông liên lạc hữu hiệu giữa các vùng sản xuất khác nhaugiúp tăng cường khả năng trao đổi hàng hóa và phân công sản xuất ở tầm vĩ môTừ thập niên 1960 đến nay, vai trò quản trị ngày càng có xu hướng xã hộihóa, chú trọng đến chất lượng, không chỉ là chất lượng sản phẩm, mà là chấtlượng của cuộc sống mọi người trong thời đại ngày nay. Đây là giai đoạn quảntrị chất lượng sinh hoạt (quality-of-life management), nó đề cập đến mọi vấn đề8như tiện nghi vật chất, an toàn sinh hoạt, phát triển y tế giáo dục, môi trường,điều phối việc sử dụng nhân sự  mà các nhà quản trị kinh doanh lẫn phi kinhdoanh hiện nay cần am tường và góp sức thực hiện.Những kết luận về nguyên nhân dẫn đến sự phá sản của các doanh nghiệpcó thể minh chứng cho vai trò có tính chất quyết định của quản trị đối với sự tồntại và phát triển của tổ chức. Thật vậy, khi nói đến nguyên nhân sự phá sản củacác doanh nghiệp thì có thể có nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân hàng đầuthường vẫn là quản trị kém hiệu quả, hay nhà quản trị thiếu khả năng. Trongcùng hoàn cảnh như nhau, nhưng người nào biết tổ chức các hoạt động quản trịtốt hơn, khoa học hơn, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn. Đặc biệtquan trọng không phải chỉ là việc đạt kết quả mà còn là vấn đề ít tốn kém thìgiờ, tiền bạc, nguyên vật liệu và nhiều loại phí tổn khác. Chúng ta có thể hìnhdung cụ thể khái niệm hiệu quả trong quản trị khi biết rằng các nhà quản trị luônphấn đấu để đạt được mục tiêu của mình với nguồn lực nhỏ nhất, hoặc hoànthành chúng nhiều tới mức có thể được với những nguồn lực sẵn có.Vì sao quản trị là hoạt động cần thiết đối với mọi tổ chức? Không phảimọi tổ chức đều tin rằng họ cần đến quản trị. Trong thực tiễn, một số người chỉtrích nền quản trị hiện đại và họ cho rằng người ta sẽ làm việc với nhau tốt hơnvới một số sự thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, nếu không có những nhà quản trị. Họviện dẫn ra những hoạt động theo nhóm lý tưởng như là một sự nỗ lực đồngđội. Tuy nhiên họ không nhận ra là trong hình thức sơ đẳng nhất của trò chơiđồng đội, các cá nhân tham gia trò chơi đều có những mục đích rõ ràng củanhóm cũng như những mục đích riêng, họ được giao phó một vị trí, họ chấpnhận các qui tắc/luật lệ của trò chơi và thừa nhận một người nào đó khởi xướngtrò chơi và tuân thủ các hướng dẫn của người đó. Điều này có thể nói lên rằngquản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức.Thật vậy, quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi conngười kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.Hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp vớinhau thành tập thể, nếu mỗi cá nhân tự mình làm việc và sống một m ạt động9quản trị. Không có các hoạt động quản trị, mọi người trong tập thể sẽ không biếtphải làm gì, làm lúc nào, công việc sẽ diễn ra một cách lộn xộn. Giống như haingười cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗingười lại bước về một hướng khác nhau. Những hoạt động quản trị sẽ giúp chohai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng. Một hình ảnh khác có thể giúpchúng ta khẳng định sự cần thiết của quản trị qua câu nói của C. Mác trong bộTư Bản: Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thìcần phải có người chỉ huy, người nhạc trưởng.Quản trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất,trong đó các cá nhân làm việc theo nhóm có thể đạt được một hiệu suất caonhất nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức.Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc,nếu biết quản trị thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn, chi phí sẽ ít hơn. Trongnền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, phải luôn tìm cách hạn chế chi phí vàgia tăng hiệu năng. Hoạt động quản trị là cần thiết để đạt được hai mục tiêu trên,chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì chừng đó hoạt động quản trị mớiđược quan tâm đúng mức. Khái niệm hiệu quả thể hiện khi chúng ta so sánhnhững kết quả đạt được với những chi phí đã bỏ ra. Hiệu quả cao khi kết quả đạtđược nhiều hơn so với chi phí và ngược lại, hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơnso với kết quả đạt được. Không biết cách quản trị cũng có thể đạt được kết quảcần có nhưng có thể chi phí quá cao, không chấp nhận được.Trong thực tế, hoạt động quản trị có hiệu quả khi: Giảm thiểu chi phí ở đầu vào mà vẫn giữ nguyên sản lượng ở đầu ra Hoặc giữ nguyên các yếu tố đầu vào trong khi sản lượng đầu ra nhiềuhơn Hoặc vừa giảm được chi phí đầu vào vừa tăng được sản lượng đầu ra.Hiệu quả tỉ lệ thuận với kết quả đạt được nhưng lại tỉ lệ nghịch với chi phíbỏ ra. Càng ít tốn kém các nguồn lực thì hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao.Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con ngườinhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường biến đổi.Trọng tâm10của quá trình nầy là sử dụng có hiệu quả nguồn lực có giới hạn. Hoạt động quảntrị là để cùng làm việc với nhau vì mục tiêu chung, và các nhà quản trị làm việcđó trong một khung cảnh bị chi phối bởi các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài củatổ chức. Thí dụ, một người quản lý công việc bán hàng trong khi đang cố gắngquản trị các nhân viên của mình vẫn phải quan tâm đến các yếu tố bên trong nhưtình trạng máy móc, tình hình sản xuất, công việc quảng cáo của công ty, cũngnhư những ảnh hưởng bên ngoài như các điều kiện kinh tế, thị trường, tình trạngkỹ thuật, công nghệ có ảnh hưởng tới sản phẩm, những điều chỉnh trong chínhsách của nhà nước, các mối quan tâm và áp lực của xã hội... Tương tự, một ôngchủ tịch công ty trong khi cố gắng để quản lý tốt công ty của mình phải tính đếnvô số những ảnh hưởng bên trong lẫn bên ngoài công ty khi đưa ra quyết địnhhoặc những hành động cụ thể.Mục tiêu của hoạt động quản trị có thể là các mục tiêu kinh tế, giáo dục,y tế hay xã hội, tuỳ thuộc vào tập thể mà trong đó hoạt động quản trị diễn ra, cóthể đó là một cơ sở sản xuất, cơ sở kinh doanh, cơ quan công quyền, một trườnghọc...Về cơ bản, mục tiêu quản trị trong các cơ sở kinh doanh và phi kinhdoanh là giống nhau. Các cấp quản lý trong các cơ sở đó đều có cùng một loạimục tiêu nhưng mục đích của họ có thể khác nhau. Mục đích có thể khó xácđịnh và khó hoàn thành hơn với tình huống này so với tình huống khác, nhưngmục tiêu quản trị vẫn như nhau.11B. ĐỊNH NGHĨA NHÀ QUẢN TRỊ, CÁC CHỨC NĂNG, KỸ NĂNG VÀVAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ.1. Định nghĩa nhà quản trị.Khái niệm Nhà quản lýđược dùng dưới nhiều tên gọi khác nhau. Trướcđây, hay sử dụng các tên: thầy cai, thầy đội, đốc công... Ngày nay, là sếp, thủtrưởng, lãnh đạoNgười đảm nhiệm và người đánh giá Nhà quản lý cũng chưa hiểu rõ kháiniệm nhà quản lý, chưa hiểu rõ vai trò của nhà quản lý đối với doanh nghiệp vàkhông nắm rõ nghĩa vụ, quyền lợi và công việc quản lý. Trong khi đó, vai tròcủa nhà quản lý hết sức then chốt đối với việc thành bại của doanh nghiệp.Sự nhập nhằng, không chính xác trong việc vận dụng khái niệm nhà quảnlý có ảnh hưởng đến hiệu quả trong hoạt động tại không ít doanh nghiệp. Bởivậy, hiểu rõ khái niệm Nhà quản lý là rất quan trọng. Nhà quản lý là ai và bảnchất công việc của họ là gì?Trong khuôn khổ bài tiểu luận này, em xin sử dụng định nghĩa sau để cóthể hiểu cơ bản nhất nhà quản trị là gì:Nhà quản trị: là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thốngquản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm soát hoạtđộng của những người dưới quyền. Nhà quản trị là người ra quyết định và tổchức thực hiện quyết định.122. Cấp bậc quản trị trong một tổ chức.Tuỳ theo tổ chức mà cấp bậc quản trị có thể phân chia theo các cách khácnhau, nhưng để thuận lợi cho việc nghiên cứu, từ ba cấp quản trị các nhà khoahọc phân chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành ba cấp quản trị. Nhà quản trị cấp cơ sở:Bao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậccủa nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là thường xuyên hướngdẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành và họ cũng tham gia trực tiếpthực hiện các công việc cụ thể như những người dưới quyền họ. Các chức danhcủa họ thường là tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca. Nhà quản trị cấp trung gian:Bao gồm những nhà quản trị ở cấp chỉ huy trung gian, họ là cấp trên củacác nhà quản trị cấp cơ sở và là cấp dưới của các nhà quản trị cấp cao. Họ cónhiệm vụ thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, họ vừa quản trị cácquản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác. Các chức danh củahọ thường là trưởng phòng, trưởng banCác nhà quản lý cấp trung là cốt cán trong các tổ chức, bộ phận bởi họ làcầu nối liên kết giữa việc quản lý cấp cao với toàn bộ phần còn lại của công ty.13Họ như  keo hồ kết dính trung gian giữa các cấp cao hơn và thấp hơn cũng nhưngang bằng cho những bộ phận khác.Bởi những nhà quản lý cấp trung thường truyền đạt được chiến lược cùngtoàn cảnh hoạt động chung đến cấp tạo cho nó có được ý nghĩa và đủ khả năngứng dụng được cho những người lao động hàng ngày. Và khi đó, chính nhữngngười quản lý cấp trung lại là những người hết sức lưu tâm tới nhu cầu củanhững người lao động, có những quan sát của riêng họ về hoạt động giữa giaotiếp khách hàng với nơi bán hàng, cũng như chuyển những thông tin đó lên chonhững người quản lý cấp cao. Thêm vào đó, họ trở thành một tấm đệm giữanhững người quản lý cấp cao với những người lao động cấp thấp hơn. Nhà quản trị cấp cao:Bao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc tối cao trong tổ chức, chịu tráchnhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Công việc của họ là xây dựng chiếnlược hành động và phát triển tổ chức, đề ra các mục tiêu dài hạn và các giải pháplớn để thực hiện Các chức danh của họ thường là chủ tịch, tổng giám đốc,giám đốc, hiệu trưởng Trong hầu hết các tổ chức, nhà quản trị cấp cao lànhóm nhỏ so với các cấp quản trị khác.Nội dung quản trị chủ yếu ở cấp cao nhất là:-Hoạch định các mục tiêu, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, cảmnhận những vấn đề khó khăn lớn và những nguyên nhân của chúng để tìm biệnpháp giải quyết.-Xác định kết quả cuối cùng mong muốn, phê duyệt những đường lối, cácchính sách lớn trong doanh nghiệp.-Phê duyệt cơ cấu tổ chức, các kế hoạch chương trình hành động lớnnhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.-Xác định các nguồn nhân sự cần thiết và cung cấp kinh phí hoạt độngtheo yêu cầu công việc.-Lựa chọn các quản trị viên chấp hành, giao trách nhiệm, ủy quyền.-Phối hợp mọi hoạt động của ban tham mưu và chức năng điều hành.-Phê duyệt chương trình kế hoạch nhân sự bao gồm: tuyển dụng, mức14lương, thăng cấp, đề bạt, kỷ luật.-Dự liệu các biện pháp kiểm soát như báo cáo, kiểm tra, đánh giá hiệu quảcủa tổ chức.-Chịu trách nhiệm hoàn toàn về những ảnh hưởng tốt xấu của các quyếtđịnh.Ngoài ra có có một số cách phân cấp nhà quản trị như sau:Theo tính chủ thể và khách thể: phân loại toàn bộ các nhà quản trị thànhhai loại là nhà quản trị điều hành ( chủ thể ) và nhà quản trị thực thi nhiệm vụ( khách thể)- Nhà quản trị điều hành ( chủ thể) đóng vai trò đặc biệt quan trọng trongviệc phối hợp nhiệm vụ, hành động của mọi bộ phận, cá nhân trong doanhnghiệp- Nhà quản trị thực thi nhiệm vụ ( khách thể ) là đội ngũ nhân viên quản trịlàm việc ở các vị trí khác nhau tỏng hệ thống quản trị. Họ phải tìm mọi cách đểnâng cao năng suất lao động cá nhân khi thực hiện nhiệm vụ cụ thể của mình.Theo tính chất chuyên môn hóa công viêc: phân loại các nhà quản trịthành hai loại : nhà quản trị chuyên môn hóa và nhà quản trị đa năng.- Nhà quản trị chuyên môn hóa: là nhà quản trj chỉ thực hiện các công việcgiống nhau ở trình độ nhất định. Tính chất giống nhau của công việc càng caothì nhà quản trị có tính chuyên môn hóa càng cao.- Nhà quản trị đăng: là nhà quản trị thực hiện các công việc không giốngnhau ở các trình độ khác nhau. Tính chất không giống nhau của công việc càngcao thì nhà quản trị mang tính đa năng cũng càng cao.3. Các chức năng của nhà quản trị.Chức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhàquản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện. Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị đượchiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công vàchuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiếnhành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Hiệnnay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà15khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạchđịnh, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.- Chức năng hoạch định:Là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị. Hoạt động này bao gồmviệc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lượctổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch đểphối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra các biện pháp để thựchiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức.- Đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức.- Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được.- Đề ra chương trình hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thờigian nhất định.- Đưa ra các kế hoạch khai thác cơ hội và hạn chế bất trắc của môi trường.- Chức năng tổ chức:Chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phảilàm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập,quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệthống quyền hành trong tổ chức.- Chức năng tạo dựng một môi trường nội bộ thuận lợi để hoàn thành mụctiêu.- Xác lập một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cánhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức.- Chức năng điều khiển:Là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp conngười, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thểnhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức.- Chức năng kiểm soát:Để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cầntheo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõitoàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức. Hoạt động kiểm16soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kếtquả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếucó sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu.Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấpbậc trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian chocác chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhàquản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, tronglúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quảntrị cấp thấp chỉ dành 39%HOẠCHTỔĐIỀUKIỂMĐỊNHCHỨCKHIỂNSOÁTCẤP THẤP15.00%24.00%51.00%10.00%CẤP TRUNG18.00%33.00%36.00%13.00%CẤP CAO28.00%36.00%22.00%14.00%BẢNG 1. CẤP BẬC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VÀ CHỨC NĂNG QUẢN TRỊTừ số liệu trong bảng trên cho thấy, trong cùng một tổ chức, nhà quản trịcấp cao dùng nhiều thời gian để hoạch định, phối hợp hơn đối với hai chức năngđiều khiển - kiểm soát và ngược lại với nhà quản trị cấp thấp4. Kỹ năng của nhà quản trị.Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải cónhững kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị. TheoRobert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:- Kỹ năng kỹ thuật (kỹ năng chuyên môn): là kỹ năng vận dụng những17kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việccụ thể. Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quảntrị, hay những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thểnào đó. Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, việc xâydựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing Kỹnăng này nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rènluyện.Bao hàm sự hiểu biết và thành thạo về một loại hình hoạt động đặc biệt,nhất là loại hình hoạt động có liên quan đến các phương pháp, các chu trình, cácthủ tục hay các kỹ thuật. Chúng ta có thể mường tượng tương đối dễ dàng nhữngkỹ năng kỹ thuật của nhà phẫu thuật, nhạc sỹ, nhân viên kế toán hay kỹ sư khimỗi người trong số họ thực hiện những chức năng riêng biệt của họ. Trong số bakỹ năng được mô tả, kỹ năng kỹ thuật là cái quen thuộc nhất bởi vì nó cụ thểnhất và vì thế, trong thời đại chuyên môn hoá ngày nay, kỹ năng này là kỹ năngmà số người đòi hỏi đông nhất. Hầu hết các chương trình hướng nghiệp và đàotạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ năng chuyên mônnày.- Kỹ năng nhân sự (kỹ năng nhận thức): là kỹ năng cùng làm việc, độngviên, điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúcđẩy hoàn thành công việc chung. Nhà quản trị phải thực hiện công việc củamình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý nghĩa hết sức quantrọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Kỹ năng nhân sự của nhàquản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân tài, sử dụng đúngkhả năng, liên kết những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cốnghiến tốt nhất của nhân viên.Kỹ năng này bao gồm khả năng bao quát doanh nghiệp như một tổng thể.Khả năng này bao gồm việc thừa nhận các bộ phận khác nhau của tổ chức phụthuộc lẫn nhau như thế nào và những thay đổi trong một bộ phận bất kỳ ảnhhưởng đến tất cả những bộ phận khác ra sao. Khả năng này cũng mở rộng đếnviệc hình dung được mối quan hệ giữa một cá thể với tất cả các ngành công18nghiệp, với cả cộng đồng và các lực lượng chính trị, xã hội và kinh tế trên cảnước với tư cách là một tổng thể.Thừa nhận những mối quan hệ này và nhận thức được những yếu tố nổibật trong bất kỳ tình huống nào, người quản lý khi đó sẽ có thể hành động theocách nào đó để nâng cao phúc lợi tổng thể của toàn bộ tổ chức. Vì thế sự thànhcông của bất cứ quyết định nào đều phụ thuộc vào kỹ năng nhận thức của nhữngngười đưa ra quyết định và những người chuyển quyết định thành hành động.Không chỉ có việc phối hợp một cách có hiệu quả các bộ phận khác nhau củadoanh nghiệp mà toàn bộ đường hướng và sắc thái, toàn bộ tính chất phản ứngcủa tổ chức và quyết định bản sắc của công ty đều phụ thuộc vào kỹ năngnhận thức của người quản lý.- Kỹ năng tư duy (kỹ năng bao quát): là khả năng nhìn thấy bức tranhtổng thể, những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộphận trong tổ chức gắn bó với nhau. Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy luônnhìn thấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy.Chẳng hạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị không chỉ xem xétvấn đề đó một cách độc lập mà còn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó vớinhững vấn đề khác. Kỹ năng tư duy là kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quảntrị cấp cao. Các chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của nhà quản trịcấp cao thường phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ. Các nhà quản trị phảicó đầy đủ cả ba kỹ năng chung nói trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi loại kỹnăng sẽ thay đổi theo từng cấp bậc quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng kỹthuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị lên cao dần trong hệ thống cấpbậc. Ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ năng tư duy hơn. Kỹnăng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp vì nhà quản trị nào cũngphải làm việc với con người.Trên đây là các kỹ năng chung bắt buộc cho các nhà quản trị. Tuy nhiên,khi thực hiện các công việc cụ thể, những kỹ năng chung này sẽ được biểu hiệnthành những kỹ năng cụ thể. Chẳng hạn kỹ năng tư duy biểu hiện thành các kỹnăng như kỹ năng thiết lập tầm nhìn, thiết lập mục tiêu, thiết kế cơ cấu tổ chức,19tổng hợp, khái quát hóa. Kỹ năng nhân sự biểu hiện thành các kỹ năng như kỹnăng truyền đạt, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giải quyết mâu thuẫn nội bộ, kỹnăng động viên, khuyến khích nhân viên. Chính vì thể nếu phân tích sâu hơncó thể liệt kê thêm một số kỹ năng như sau:Xử lý thông tin và năng lực tư duyTiếp nhận và xử lý thông tin một cách hiệu quả để có thể đưa ra nhữngquyết định chính xác. Có bốn thành phần chính.Đầu tiên là kỹ năng phân tích vấn đề và ra quyết định. Nó bao gồm nhậndạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân và xử lý các thông tin để đưa ra giải phápchính xác trong thời gian ngắn nhất.Thứ hai là kỹ năng phân tích tài chính và định lượng. Các nhà quản lýphải có thể làm việc với các con số tài chính và có khả năng phân tích các con sốnày để phục vụ quá trình quản lý.Thứ ba là nhà quản lý phải có khả năng phát triển và sáng tạo các phươngpháp giải quyết vấn đề mới cho chính mình và doanh nghiệp. Sáng tạo là phẩmchất quan trọng, nhưng nó không tự nhiên đến mà là kết quả của một quá trìnhhọc hỏi, quan sát và tư duy liên tục.Thứ tư là khả năng xử lý các chi tiết. Thông tin rất nhiều và đa dạng, đểxử lý hiệu quả nhà quản lý phải biết chọn lọc các thông tin quan trọng, giữ đượccác khuynh hướng chính nhưng không mất đi các chi tiết cần thiết, cân đối giữatoàn cục và thành tố.Kỹ năng truyền thông:Gửi và nhận thông tin rõ ràng, chính xác, đầy đủ và hiệu quả là yêu cầucủa kỹ năng này. Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về thông báo, nói, nghe vàviết. Nhà quản lý phải có khả năng thông báo cho các cộng sự các sự kiện, quyếtđịnh, thay đổi một cách hiệu quả. Kỹ năng nói, thuyết phục và trình bày hiệnnay được coi là kỹ năng truyền thông quan trọng bậc nhất của một nhà quản lý.Có ý tưởng nhưng không thuyết phục được người khác tin và làm theo thì chắcchắn sẽ thất bại. Mô hình các nhà quản lý "lẳng lặng mà làm" không còn chỗđứng trong kinh doanh quốc tế. Cần ghi nhớ "im lặng là vàng nhưng lời nói20đúng lúc là kim cương".Hiện nay vai trò của tiếng Anh là không thể phủ nhận. Các nhà quản lýquốc tế phải là người sử dụng thành thạo tiếng Anh trong giao tiếp truyền thông.Một điểm yếu mà nhiều nhà quản lý hay mắc phải là không biết lắng nghe. Nghevà chấp nhận sự khác biệt là yếu tố quan trọng của phát triển. Nói khó, nghekhó, nhưng viết còn khó hơn nữa. Viết cho đúng, thể hiện rõ ý tưởng và thuyếtphục được người đọc là kỹ năng cần luyện tập thường xuyên. Bên cạnh việctruyền thông trong nội bộ doanh nghiệp, các nhà quản lý còn cần luyện tập cáckỹ năng truyền thông công cộng như diễn thuyết, trả lời phỏng vấn, viết báo.5. Vai trò của nhà quản trị.Để thực hiện các nhiệm vụ của mình, trong thực tiễn hoạt động, các nhàquản trị phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, phải ứng xử theo nhữngcách khác nhau: với cấp trên, cấp dưới, khách hàng, nhà cung ứng, cổ đông,chính quyền và xã hội...Nhằm làm sáng tỏ những cách thức ứng xử khác nhau của các nhà quảntrị, Henry Mintzberg đã nghiên cứu những hoạt động bình thường của các nhàquản trị và cho rằng mọi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau vàchia chúng thành 3 nhóm, trong đó có một số chồng lấn lên nhau.5.1. Nhóm vai trò quan hệ với con người:21+ Vai trò đại diện, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Có nghĩa, bất cứ mộttổ chức nào cũng đều phải có người đại diện cho tổ chức đó nhằm thực hiện cácgiao dịch, đối thoại với các cá nhân và tổ chức bên ngoài. Ngay cả từng bộ phậntrong tổ chức cũng phải có người đứng đầu bộ phận đó để lĩnh hội các ý kiến,chính sách, kế hoạch của cấp trên. Ví dụ, khi đang đứng ở cửa chào khách,người chủ doanh nghiệp đang đóng vai trò đại diện cho doanh nghiệp đó. Vai trònày cho thấy hình ảnh của tổ chức mà họ đang quản trị.+ Vai trò lãnh đạo. Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải chỉ đạo và điềuphối những hoạt động của những người dưới quyền, bố trí nhân sự, đôn đốcngười khác làm việc, đồng thời phải kiểm tra, đảm bảo chắc chắn rằng mọi việcdiễn ra theo đúng dự kiến. Vai trò lãnh đạo phản ảnh sự ảnh hưởng, phối hợp vàkiểm tra của nhà quản trị đối với cấp dưới của mình.+ Vai trò liên lạc. Thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với ngườikhác cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò này buộc nhà quản trị phải candự vào những mối liên hệ giữa các cá nhân ở trong hay ngoài tổ chức nhằm gópphần hoàn thành công việc được giao của tổ chức. Vai trò liên lạc thường chiếmkhá nhiều thời gian của nhà quản trị5.2. Nhóm vai trò thông tin:+ Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức. Vai trò nàyđòi hỏi nhà quản trị phải biết cách xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, phảithường xuyên xem xét, phân tích môi trường nhằm xác định những cơ hội cũngnhư những mối đe dọa đối với tổ chức. Vai trò này được thực hiện thông quaviệc nghe báo cáo, đọc sách báo, văn bản hoặc qua trao đổi tiếp xúc với mọingười... Những mối quan hệ giao tiếp chính thức và không chính thức được xâydựng trong vai trò liên lạc thường có ích cho vai trò này.+ Vai trò phổ biến thông tin. Sau khi quyết định một vấn đề nào đó, nhàquản trị cần phổ biến quyết định đến các bộ phận, các thành viên có liên quantrong tổ chức, thậm chí phổ biến đến cho những người đồng cấp hay cấp trêncủa mình làm cho mọi người cùng được chia sẻ thông tin để góp phần hoànthành mục tiêu chung của tổ chức.22+ Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài. Nhà quản trị thay mặt cho tổchức của mình cung cấp các thông tin cho bên ngoài để giải thích, bảo vệ haytranh thủ một sự đồng tình, ủng hộ nào đó.5.3. Nhóm vai trò quyết địnhĐể làm rõ các công việc của các nhà quản trị, cũng như các cách ứng xửkhác nhau của họ đối với mọi người và mọi tổ chức khác, Henry Mentzberg đãđưa ra 10 loại vai trò khác nhau như sau mà nhà quản trị phải thực hiện và chiachúng thành 03 nhóm lớn:Nhóm vai trò quan hệ với con người (gồm 03 vai trò) :Vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức : Cónghĩa là bất cứ một tổ chức nào cũng đều phải có người đại diện cho tổ chức đónhằm thực hiện các giao dịch, đối thoại với các cá nhân và tổ chức bên ngoài.Ngay cả từng bộ phận trong tổ chức cũng phải có người đứng đầu bộ phận đó đểlĩnh hội các ý kiến, chính sách, kế hoạch của cấp trên.Vai trò lãnh đạo:Vai trò này phản ảnh sự phối hợp và kiểm tra của nhàquản trị đối với cấp dưới của mình.Vai trò liên lạc: Thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với người kháccả bên trong và bên ngoài tổ chứcNhóm vai trò thông tin (gồm 03 vai trò) :Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức: Nhà quản trịphải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường xung quanh tổ chức nhằm xácđịnh môi trường tạo ra những cơ hội gì cho tổ chức, cũng như những mối đe dọanào đối với tổ chức. Vai trò này được thực hiện thông qua việc đọc sách báo,văn bản hoặc qua trao đổi tiếp xúc với mọi ngườiVai trò phổ biến thông tin: Có những thông tin cần tuyệt đối giữ bí mật,nhưng cũng có những thông tin mà các nhà quản trị cần phổ biến đến cho các bộphận, các thành viên có liên quan trong tổ chức, thậm chí phổ biến đến chonhững người đồng cấp hay cấp trên của mình nhằm làm cho mọi người cùngđược chia sẻ thông tin để góp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài: Tức nhà quản trị thay mặt cho tổ23chức của mình cung cấp các thông tin cho bên ngoài nhằm để giải thích, bảo vệhay tranh thủ một sự đồng tình, ủng hộ nào đó.Nhóm vai trò quyết định (gồm 04 vai trò) :Vai trò doanh nhân : Đây là vai trò phản ảnh việc nhà quản trị tìm mọicách cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động của tổ chức ngày càng có hiệuquả. Chẳng hạn điều chỉnh kỹ thuật mà tổ chức đang áp dụng hay áp dụng mộtkỹ thuật mới nào đóVai trò giải quyết xáo trộn: Bất cứ một tổ chức nào cũng có những trườnghợp xung đột xảy ra trong nội bộ dẫn tới xáo trộn tổ chức như sự đình công củacông nhân sản xuất, sự mâu thuẫn và mất đoàn kết giữa các thành viên, bộphận. Nhà quản trị phải kịp thời đối phó, giải quyết những xáo trộn đó để đưatổ chức sớm trở lại sự ổn địnhVai trò phân phối các nguồn lực: Nếu các nguồn lực dồi dào (tiền bạc, thờigian, quyền hành, máy móc, nguyên vật liệu, con người ) thì nhà quản trị sẽtiến hành phân phối một cách dễ dàng; Nhưng ngày nay, khi các nguồn lực ngàycàng cạn kiệt đòi hỏi nhà quản trị phải phân bổ các nguồn lực đó cho các thànhviên, từng bộ phận sao cho hợp lý nhằm đảm bảo cho các thành viên, bộ phậnhoạt động một cách ổn định và hiệu quả.Vai trò thương thuyết : Tức phản ảnh việc thương thuyết, đàm phán thaymặt cho tổ chức trong các giao dịch với các cá nhân, tổ chức bên ngoài. Ví dụđàm phán ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tếthể ảnh hưởng đến tổchức và đảm nhiệm các vai trò ra quyết định.24