Workflow Là Gì? 7 Bước để Xây Dựng Workflow Hiệu Quả - Tanca

Workflow là gì?

Chúng ta có thể phân tách nghĩa của Workflow ra làm 2 phần: “work” trong tiếng Anh nghĩa là công việc, làm việc. Còn “flow” là sự chảy qua, sự chảy tràn,... Flow đi chung với Work, hiểu nôm na đó là luồng công việc, hay còn gọi là quy trình công việc.

Khái niệm Workflow là gì có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt - hai kỹ sư cơ khí vào đầu thế kỷ 20, những người đã tìm cách cải thiện hiệu quả nền công nghiệp. Công việc của họ dẫn đến các nghiên cứu về thời gian và chuyển động, đo lường thời nhân viên phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một loạt các nhiệm vụ để tìm cách loại bỏ chuyển động dư thừa hay lãng phí. Do đó xác định một quy trình mà nhân viên nên tuân theo để thực hiện công việc của họ hiệu quả nhất có thể.

Một Workflow bao gồm một mô hình hoạt động kinh doanh được phối hợp và lặp lại, được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống thành các quy trình biến đổi vật liệu, cung cấp dịch vụ hoặc xử lý thông tin. Nói một cách đơn giản nhất, Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc.

Workflow rất hữu ích để đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách mọi lúc. Ví dụ, bạn có thể muốn xác định Workflow cho nhân viên mới để đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới có được thông tin, chính sách và tài nguyên họ cần để thực hiện công việc.

Đến đây chắc chắn bạn đã nắm được “Workflow là gì” rồi phải không nào? Bây giờ chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về lợi ích và cách thức xây dựng Workflow hiệu quả trong doanh nghiệp.

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

Lợi ích của Workflow

1. Giúp cải thiện hoạt động kinh doanh

Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người phù hợp, theo đúng thứ tự và trong một khung thời gian xác định.

Một Workflow có thể được thiết kế cho một người hoặc cho một nhóm người có vai trò và được phân công phụ thuộc vào nhau để hoàn thành dự án.

Ví dụ: Sau đây là một Workflow đơn giản mô tả quy trình phê duyệt nội dung trong hướng dẫn cài đặt phần mềm:

1) Một nhà kỹ thuật ghi lại các hướng dẫn cài đặt dựa trên thông tin được thu thập từ các chuyên gia về chủ đề.

2) Tài liệu được gửi đến các chuyên gia đối tượng để xem xét.

3) Người viết kết hợp những thay đổi dựa trên những đánh giá.

4) Tài liệu được gửi để xem xét cuối cùng.

5) Tài liệu được phê duyệt hoặc từ chối.

6) Nếu bị từ chối, người viết sẽ sửa đổi bản nháp và gửi lại.

7) Nếu được chấp nhận, tài liệu sẽ được cho xuất bản.

Chính việc trực quan hóa các quy trình này đã giúp cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.

2. Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Các công ty khởi nghiệp thường nhỏ và có ít quy trình cũng như ít hoạt động hơn so với các doanh nghiệp trưởng thành hơn. Sử dụng sơ đồ Workflow và cập nhật chúng khi công ty phát triển có thể giúp bạn dễ dàng phát hiện các khoản dư thừa tốt hơn là chỉ đơn giản quan sát và cố gắng theo dõi Workflow bằng mắt.

Việc triển khai quản lý Workflow vào các hoạt động hàng ngày của bạn cho phép bạn xem toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối. Và nó trở nên dễ dàng hơn cho bạn để kết hợp các thay đổi cải thiện quy trình làm việc và loại bỏ các bước, vài trò cũng như các hoạt động khác không cần thiết.

Xem thêm: 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp cần loại bỏ

3. Giảm chi phí hoạt động

Một sơ đồ Workflow có thể giúp bạn xác định các thực tiễn tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc.

Điều này có thể giảm chi phí khi lợi nhuận của bạn tăng lên vì bạn vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu cũng như các mục tiêu tương tự với ít tài nguyên hơn.

4. Nhanh chóng phản hồi các vấn đề

Vào những năm 90, phần mềm quản lý công việc Workflow được tạo ra để thay thế các sơ đồ quy trình làm việc trên giấy. Các sơ đồ dựa trên điện tử có thể được lưu trên máy tính và được cập nhật với một vài cú nhấp chuột.

Đến năm 2005, các hệ thống quản lý quy trình làm việc dựa trên phần mềm đã trở nên mạnh mẽ hơn với việc bổ sung các công cụ mô hình hóa và quy trình nghiệp vụ (BPMN).

Việc chuyển Workflow và mô hình hóa các tác vụ kinh doanh vào các hệ thống dựa trên phần mềm giúp người quản lý dễ dàng thay đổi sơ đồ hơn và phản ứng với các thay đổi chỉ bằng vài cú click chuột.

5. Tự động hóa các quy trình

Workflow quy trình kinh doanh giúp bạn thấy hoạt động của mình được tự động hóa.

Ví dụ: Quy trình chăm sóc khách hàng có thể được kích hoạt một số hành động nhất định, chẳng hạn như email và các ưu đãi đặc biệt, sẽ khuyến khích khách hàng mua lại. Loại tự động hóa này có thể giải phóng nhân viên bán hàng để tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới và để các nhân viên chăm sóc khách hàng giải quyết vấn đề mà khách hàng có thể gặp phải.

Workflow có thể giúp bạn xem nơi tự động hóa các tác vụ đơn giản như gửi các mục công việc từ một nhân viên tới người tiếp theo trong một quy trình yêu cầu nhiều người hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể theo một thứ tự cụ thể. Tự động hóa giúp dễ dàng phân tích hoạt động kinh doanh, xem xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lập kế hoạch mở rộng.

Làm thế nào để xác định Workflow?

Vì mỗi doanh nghiệp là khác nhau, sẽ rất khó để phân tích chi tiết từng bước, nhưng thực tế, bạn sẽ trả lời các câu hỏi sau để xác định Workflow:

- Doanh nghiệp bạn đang làm gì? Những quy trình cốt lõi tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp của bạn? Việc tạo doanh thu bắt đầu và kết thúc như thế nào? Đối với một số doanh nghiệp, quy trình bán hàng là ưu tiên hàng đầu, đối với những doanh nghiệp khác, sản xuất hoặc mua hàng là bước đầu tiên.

- Chúng ta làm điều đó như thế nào? Để hoàn thành công việc, các bước được thực hiện là gì? Hãy ghi lại mọi nhiệm vụ tạo ra kết quả cuối cùng trong mỗi lĩnh vực bạn đã xác định trong bước đầu tiên.

- Tại sao chúng ta làm điều đó? Kiểm tra từng bước nhỏ hơn. Nếu không có câu trả lời cho câu hỏi tại sao, thì có lẽ bạn đang làm một việc gì đó hoàn toàn lãng phí thời gian và tài nguyên.

- Những bộ phận nào làm gì? Workflow luôn luôn chuyển từ người này sang người khác và từ bộ phận này sang bộ phận khác. Ví dụ, khi bán hàng, đại diện bán hàng của bạn nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng. Bây giờ, nhân viên kho của bạn phải vẽ và đóng gói đơn đặt hàng. Nhân viên quản lý tài khoản sẽ theo dõi thanh toán,...

- Mỗi người làm gì? Để hoàn thành một nhiệm vụ, những bước nào được yêu cầu từ mỗi nhân viên tạo thành một phần của quy trình làm việc? Tại sao họ làm điều đó, và những lợi ích là gì?

7 bước để xây dựng workflow hiệu quả

Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu ban đầu của bạn

Để xây dựng và cải thiện một workflow, đầu tiên bạn cần hiểu phương pháp hoạt động của quy trình công việc này hiện tại như thế nào. Đây là một workflow được quản lý bằng bản thảo giấy hay được quản lý bằng kỹ thuật số và chủ đề email. Các tác vụ được thực hiện bởi ai và được phê duyệt thông qua ai?

Các nguồn dữ liệu tạo nên một quy trình công việc không chỉ giới hạn ở các biểu mẫu và quy trình vận hành mà còn bao gồm những người tham gia vào quá trình hiện tại. Trước khi tạo workflow cho một công việc cụ thể, hãy thảo luận với những người tham gia quy trình để tìm ra các vấn đề họ gặp phải khi sử dụng phương pháp hiện tại.

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần được hoàn thành

Một workflow đơn giản thường có cấu trúc là một chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau. Trong khi một workflow phức tạp sẽ có cấu trúc như một dạng biểu đồ với nhiều chuỗi nhiệm vụ song song hoặc liên kết với nhau.

Vì vậy, bạn phải biết rõ về các nhiệm vụ, cấu trúc nhiệm vụ và những dữ liệu hay biểu mẫu nào sẽ được trao đổi trước khi bạn thiết kế một workflow.

Bước 3: Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Một khi bạn đã hiểu rõ về cấu trúc và bản chất của nhiệm vụ, hãy xem xét những người nào sẽ tham gia vào quy trình làm việc. Một số nhiệm vụ có thể tự động chuyển sang bước tiếp theo, trong khi những nhiệm vụ khác có thể phải được ai đó phê duyệt hoặc xem xét trước khi tiến hành bước tiếp theo.

Lưu ý liệt kê tất cả các bên liên quan, trách nhiệm cụ thể của họ và những thông tin mà họ yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng. Dựa vào đó, bạn xác định vai trò cụ thể của từng người và thiết lập trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.

Bước 4: Tạo sơ đồ quy trình làm việc

Khi đã hoàn thành các bước trên, bạn có thể bắt đầu phác thảo sơ đồ quy trình công việc của mình. Bằng cách tạo sơ đồ quy trình công việc, bạn có thể biểu diễn quy trình công việc một cách trực quan dễ hiểu.

Nếu bạn không thành thạo với việc mô hình hóa quy trình làm việc, hãy chọn một công cụ quản lý quy trình công việc đơn giản cho phép bạn tạo quy trình công việc bằng cách sử dụng các công cụ kéo và thả. Chọn một công cụ thân thiện với người dùng, đủ linh hoạt để vẽ một quy trình công việc là phiên bản kỹ thuật số của quy trình làm việc trên giấy bất kể quy trình đó phức tạp đến đâu.

Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạo

Nhưng đó chỉ là đánh giá chủ quan của bạn. Bạn chỉ thực sự biết được một workflow có vận hành tốt hay không nhờ vào quá trình kiểm tra workflow.

Bạn sẽ cần đến sự hợp tác của những người có vai trò trong quy trình làm việc này và chạy một chương trình thử nghiệm. Điều này sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề còn tồn tại, những bước nào là cần thiết và những bước nào cần loại bỏ. Thu thập phản hồi của mọi người và sửa đổi, cải thiện quy trình sao cho hiệu quả nhất.

Bước 6: Huấn luyện nhóm của bạn về quy trình làm việc mới

Workflow của bạn có thể hoạt động rất trôi chảy, nhưng như vậy cũng chưa đủ. Thường mọi người đã quen với workflow cũ và rất ngại phải thay đổi theo một phương pháp mới.

Một chương trình đào tạo tốt sẽ loại bỏ sự do dự của mọi người và giúp họ tự tin sử dụng workflow mới. Chia sẻ quy trình tạo ra workflow và các sơ đồ workflow của bạn sẽ giúp các học viên có được một bức tranh trực quan tốt hơn về quy trình công việc và hiểu rõ về vai trò của mình trong workflow đó.

Bước 7: Triển khai quy trình làm việc mới

Khi bạn đã hoàn thành giai đoạn thử nghiệm và đào tạo, workflow của bạn đã sẵn sàng để được triển khai. Lưu ý, tốt hơn hết là áp dụng quy trình làm việc cho một nhóm nhỏ và kiểm tra xem nó hoạt động như thế nào trong một khoảng thời gian xác định. Tùy thuộc vào kết quả, bạn có thể tiếp tục áp dụng workflow và chia sẻ nó với toàn bộ tổ chức của mình hoặc rút lại workflow để điều chỉnh.

Tạm kết

Một Workflow tinh gọn sẽ sử dụng ít tài nguyên lực lượng lao động, thời gian và công sức nhất có thể để tạo ra kết quả mong muốn. Điều đó có nghĩa là bạn không mất một ounce chất lượng hoặc định hướng dịch vụ. Ngược lại, nó cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn và khách hàng của bạn.

Các bước tạo ra một workflow quả là điều không đơn giản. Hơn nữa, công nghệ kỹ thuật số phát triển từng ngày buộc bạn phải cập nhật và quản lý một quy trình công việc theo cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất để không bị bỏ lại phía sau cuộc đua về công nghệ.

Hy vọng bài viết đã giúp các bạn nắm bắt được workflow là gì? Và cách xây dựng một workflow hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Tính năng Giao việc Tanca

>>> Xem thêm:

Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Kaizen là gì? Vai trò của Kaizen trong quản trị doanh nghiệp

Review 10 phần mềm quản lý công việc cho đội nhóm và cá nhânmiễn phí, hiệu quả nhất