Xin Giấy Khai Sinh Bản Sao ở đâu? Thủ Tục, Hồ Sơ Cần Những Gì?

Trong giai đoạn hiện nay, ta nhận thấy rằng, giấy khai sinh có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng, giấy khai sinh cũng chính là hộ tịch gốc của công dân. Trong nhiều trường hợp cụ thể khi giấy khai sinh bị mất, hư, hỏng thì việc làm giấy khai sinh bản sao là vô cùng cần thiết đối với các chủ thể. Khi các cá nhân đi làm các thủ tục hành chính thì đa phần đều cần đến giấy khai sinh có bản sao để có thể nộp kèm hồ sơ. Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về vấn đề xin giấy khai sinh bản sao ở đâu? Thủ tục, hồ sơ cần những gì?

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

Căn cứ pháp lý:

– Luật hộ tịch 2014.

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ.

Mục lục bài viết

• 1 1. Tìm hiểu về bản sao giấy khai sinh hợp lệ:
• 2 2. Xin giấy khai sinh bản sao ở đâu?
• 3 3. Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

1. Tìm hiểu về bản sao giấy khai sinh hợp lệ:

Ta hiểu về bản sao giấy khai sinh như sau:

Bản sao giấy khai sinh theo quy định pháp luật được hiểu chính bản copy từ bản chính hoặc bản đánh máy khi đã có nội dung đầy đủ, chính xác nội dung từ của bản gốc giấy khai sinh. Như vậy, ta nhận thấy, bản sao giấy khai sinh trên thực tế sẽ tồn tại hai loại cụ thể đó là:

– Bản sao giấy khai sinh được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp từ sổ gốc, loại bản sao giấy khai sinh cấp từ sổ gốc này trong thực tế sẽ có thể phân biệt với bản chính thông qua cụm từ bản sao thông thường được viết dưới cụm từ “Giấy khai sinh” có chữ bản sao được ghi ở dưới.

– Bản sao giấy khai sinh được photo nhưng bản sao giấy khai sinh này đã được chứng thực tại văn phòng công chứng, hay bản sao giấy khai sinh đã được chứng thực tại ủy ban nhân dân xã phường hay phường nơi người khai sinh được cấp giấy khai sinh.

Thực tế, hai loại bản sao giấy khai sinh hợp lệ trong những trường hợp sau:

– Đối với loại bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc đây là loại giấy tờ được cấp theo thủ tục Luật hộ tịch. Căn cứ theo quy định cụ thể tại khoản 1, Điều 3, Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ đưa ra quy định giá trị pháp lý của loại giấy tờ bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc như sau:

+ Bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch dân sự trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

+ Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao từ bản gốc là cơ quan đăng ký hộ tịch đã gấp bản chính cho giấy khai sinh của các chủ thể.

– Đối với bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính có giá trị thay cho bản chính để nhằm mục đích đối chiếu chứng thực trong các giao dịch:

Thủ tục chứng thực bản sao giấy khai sinh đầu tiên sẽ cần phải mang bản chính và bản sao đã được photo đến văn phòng công chứng hoặc cũng có thể phòng tư pháp trực thuộc ủy ban nhân dân xã hay phường. Chủ thể là người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành kiểm tra đối với thông tin trên hai văn bản.

Trong trường hợp nếu thấy khớp thì chủ thể là người thực hiện chứng thực sẽ đóng dấu và công chứng viên hoặc chủ tịch ủy ban nhân dân xã phường sẽ có trách nhiệm phải tiến hành ký. Bản sao được công chứng hợp lệ hay bản sao được công chứng sẽ có hiệu lực từ ngày được chủ thể là công chứng viên ký và đóng dấu vào tổ chức hành nghề công chứng hoặc được chủ tịch xã/phường ký và lưu lại tại sổ chứng thực.

Đối với hiệu lực của loại bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính này theo quy định của pháp luật hiện hành thì không quy định về thời hạn hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực cũng như bản sao được cấp từ bản gốc. Cũng chính bởi vì thế mà trên thực tế bản sao giấy khai sinh hợp lệ  có giá trị vô hạn.

Chúng ta cũng cần lưu ý đối với loại bản sao giấy khai sinh được chứng thực thì các chủ thể sẽ nên thực hiện tại văn phòng công chứng để nhằm mục đích có thể tránh mất thời gian vì thủ tục tại xã hay tại phường sẽ còn phải đòi hỏi chữ ký của chủ tịch xã hay phường mà nếu chủ tịch đi vắng thì sẽ phải đợi 15h sau mới có thể có kết quả.

2. Xin giấy khai sinh bản sao ở đâu?

Căn cứ theo quy định cụ thể tại Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung cụ thể như sau:

“1.Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trưởng hợp pháp luật có quy định khác.

2.Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.”

Như vậy, căn cư theo quy định được nêu cụ thể bên trên thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh sẽ là cơ quan nơi đang thực hiện việc quản lý sổ gốc hay chính là giấy khai sinh gốc. Ở đây thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh sẽ là thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp xã.

3. Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

Thẩm quyền trích lục giấy khai sinh:

Theo quy định cụ thể tại Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch, theo đó:

“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Như vậy, từ quy định pháp luật được nêu trên, yêu cầu trích lục bản sao giấy khai sinh của các chủ thể sẽ cần được gửi tới Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch theo quy định của pháp luật hiện nay sẽ bao gồm cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND các cấp), Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành.

Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

Theo quy định cụ thể tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch có nội dung như sau:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Như vậy, ta nhận thấy, ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu như đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho  chủ thể là người yêu cầu.

Nếu trong trường hợp khi hồ sơ của chủ thể là người yêu cầu chưa hợp lệ thì công chức sẽ có trách nhiệm phải hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định pháp luật. Trong trường hợp chủ thể đókhông thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì sẽ cần phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó các cán bộ sẽ cần nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Nếu trong trường hợp hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà người yêu cầu không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì chủ thể là người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Cần lưu ý, căn cứ theo quy định được nêu cụ thể bên trên, chủ thể là người yêu cầu thay vì phải trực tiếp về Uỷ ban nhân dân xã thì các chủ thể có thể thông qua chủ thể là người đại diện để gửi hồ sơ cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Bên cạnh đó, pháp luật cũng cho phép gửi hồ sơ thông qua đường bưu điện.

Hồ sơ tiến hành thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như sau:

– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu được quy định sẵn.

– Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng).

– Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục).

– Sổ hộ khẩu của chủ thể là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và các chủ thể muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, các chủ thể đó cũng sẽ cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá thực tế sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện các chủ thể đó lựa chọn sử dụng.

Lưu ý vấn đề sau đây: Đối với trường hợp chủ thể là người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, thì sẽ cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo đúng quy định pháp luật hiện hành.