Yêu Cầu Về Quy Trình Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản

8. Kết cấu của đề tài

1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Trong cuốn Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính có đề cập: “Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”. [14;70]

Cũng theo Giáo trình kỹ Thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính có viết, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 06 bước sau:

Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản

Bước 3: Thẩm định dự thảo Bước 4: Xem xét, thông qua Bước 5: Công bố

Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

Theo quy định của Pháp luật tại Nghịđịnh 110/2004/NĐ ngày 06 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và kết hợp giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Ngô Sỹ Trung trình tự của việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện lần lượt theo trình tự sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Trong bước 1 cần thực hiện những công việc sau:

- Xác định mục đích ban hành văn bản: Người soạn thảo cần xác định được mục đích ban hành văn bản là để giao dịch, để thông tin về những vấn đề có liên quan hay đặt ra các quy tắc bắt buộc thức hiện đối với những đối tượng cụ thể, trong trường hợp cụ thể của hoạt động quản lý…

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo: Khi xác định được rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xác định được hình thức văn bản, từ đó xác định được cách bố cục nội dung của từng hình thức văn bản, cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề soạn thảo đềđề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản.

- Thu thập, xử lý thông tin: Đối với những văn bản có nội dung đơn giản, ít đối tượng thi hành, việc thu thập và xử lý thông tin sẽ dễ dàng, có thể chỉ là xử lý thông tin của văn bản đã nhận được trước đó. Tuy nhiên, đối với những văn bản có nội dung dài, liên quan đến tất cả các bộ phận, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, việc thu thập và xử lý thông tin sẽ phức tạp, có thể sẽ phải thu thập nhiều văn bản, tài liệu có liên quan; tổng hợp và mã hoá các văn bản, tài liệu thu thập được để xác định những mâu thuẫn, chồng chéo hoặc

những nội dung không còn phù hợp trong các văn bản, tài liệu đó nhằm lựa chọn nội dung phù hợp cho văn bản sắp soạn thảo.

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Đối với những văn bản có nội dung đơn giản, ít đối tượng thi hành, việc soạn thảo văn bản sẽ tương đối dễ dàng. Tuy nhiên đối với những văn bản có nội dung dài, liên quan đến tất cả các bộ phận trong cơ quan tổ chức thì công tác soạn thảo sẽ có những yêu cầu cao hơn:

- Xây dựng đề cương dự thảo văn bản: đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi sựđịnh thể hiện trong nội dung văn bản. Việc xây dựng đề cương nhằm mục đích tạo sự chủ động trong việc soạn thảo các phần nội dung văn bản.

- Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản: Đó là việc gửi dự thảo đến các đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức lấy ý kiến góp ý. Mục đích của công việc này nhằm đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan trong hoạt động quản lý bằng văn bản, nhất là đối với những vấn đề có liên quan đến quyền và lợi ích của mỗi cá nhân, đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức.

- Hoàn thiện dự thảo: Sau khi có ý kiến góp ý về dự thảo văn bản, người soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến hoàn thiện dự thảo văn bản.

Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản

Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình người phân công soạn thảo để duyệt dự thảo.Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật.

- Trường hợp người soạn thảo là cá nhân được thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp phân công: Trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức thông qua bộ phận hành chính. Bộ phận hành chính có trách nhiệm duyệt, nếu có phát hiện

sai sót về thể thức và nội dung dự thảo, bộ phận này có quyền yêu cầu người soạn thảo xem xét lại. Khi bộ phận hành chính duyệt xong, dự thảo văn bản sẽ được trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản.Thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký. Trong trường hợp không đạt yêu cầu, người soạn thảo sẽ phải làm lại theo quy trình từ đầu.

- Trường hợp người soạn thảo là cá nhân do trưởng đơn vị bộ phận được giao chủ trì soạn thảo phân công: Trình trưởng bộ phận chủ trì soạn thảo duyệt. Nếu được duyệt, dự thảo văn bản sẽ tiếp tục được trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản thông qua bộ phận hành chính theo trình tự như trên.

Việc ký văn bản được quy định tại khoản 1, khoản 2, Điều 10 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

Bước 4: Ban hành văn bản

- Làm thủ tục ban hành văn bản: Dự thảo văn bản sau khi được duyệt và có chữ ký của người có thẩm quyền, sẽ được duyệt và có chữ ký của người có thẩm quyền, sẽ được chuyển qua bộ phận văn thư để làm thủ tục ban hành như: lấy số, vào sổ, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, nhân bản và đóng dấu văn bản).

- Phát hành văn bản: Sau khi làm thủ tục ban hành văn bản thì chuyển văn bản đến các đối tượng trực tiếp thi hành và những đối tượng có liên quan được đề cập trong văn bản.

- Lưu văn bản: Bản gốc và hồ sơ kèm theo được lưu trữ tại văn thư cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Theo dõi văn bản phát hành: Nhằm kịp thời khắc phục những lỗi kỹ thuật không lường hết trong quá trình soạn thảo hoặc những vấn đề phát sinh khác.

Tiểu kết

Trong chương đầu tiên tác giảđã cung cấp những cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính một cách khái quát và tương đối đầy đủ. Từ những kiến thức cũng như nghiên cứu được cung cấp ở chương 1 sẽ là nền tảng lý thuyết cho tác giả áp dụng vào thực tế để nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội sẽ được trình bày ở chương 2.

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN

THÀNH PHỐ HÀ NỘI