1. Giải Quyết Công Văn đến - Danh Sách Văn Bản Trong Ngành Kiểm Sát

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN		CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỐI CAO		Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-*-		-----------------------------
Số:  1590  /VP		Hà nội, ngày 4 tháng 10 năm 1995

HƯỚNG DẪN

VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ

TRONG NGÀNH KSND

***

 

 

A. TỔ CHỨC TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN

Tổ chức tiếp nhận và giải quyết công văn đến là một nội dung quan trọng của công tác công văn giấy tờ (công tác văn thư). Trong các cơ quan Nhà nước nói chung và ngành KSND nói riêng; việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến phải tổ chức hợp lý và khoa học mới đáp ứng giải quyết công việc của cơ quan. Nội dung của việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến gồm có: Nhận, vào sổ, lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ và nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan.

I. NHẬN CÔNG VĂN ĐẾN.

Nhiệm vụ của nhân viên văn thư là phải làm các thủ tục để tiếp nhận công văn đến. Việc tiếp nhận công văn đến gồm các bước công tác cụ thể sau:

1. Tất cả công văn đến cơ quan, do nhân viên Bưu điện và liên lạc của các cơ quan khác đưa đến hoặc do cán bộ cơ quan đi họp mang về v.v… đều đưa văn thư cơ quan nhận. Khi nhận công văn cần rà soát xem thiếu, đủ như thế nào và ký nhận vào sổ giao nhận. Trường hợp thiếu phải hỏi lại người gửi ngay.

2. Kiểm tra phân loại sơ bộ:

Sau nhi nhận, văn thư sơ bộ kiểm tra công văn đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình không. Nếu thấy phong bì rách, bị bóc, hoặc mất thì hỏi lại Bưu điện hoặc người đưa công văn tới và báo cáo để người phụ trách trực tiếp (Chánh Văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng Hành chính) biết, sau đó sơ bộ phân loại thành: Loại gửi Thủ trưởng, loại gửi các đơn vị Cục - Vụ - Viện… (Viện kiểm sát nhân dân tối cao), Phòng, bộ phận (Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố).

Đối với bì công văn hoặc giấy báo tin, trả lời đơn… do cơ quan gửi đi nhưng vì lý do nào đó Bưu điện gửi trả lại, phải hoàn trả kịp thời các đơn vị chức năng đó đồng thời xoá sổ chuyển bì công văn đi Bưu điện.

3. Bóc bì công văn:

Khi nhận được "công văn đến" văn thư có trách nhiệm bóc bì công văn. Những công văn khẩn, hoả tốc cần bóc bì trước. Bì công văn gửi đích danh cá nhân thì chỉ vào sổ phần ghi bì rồi chuyển đến người có tên xử lý.

Khi bóc bì tránh làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu Bưu điện (đối với công văn, đơn thư khiếu tố cần kiểm tra xác minh).

Cần soát lại bì xem có còn sót công văn ở trong bì không. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng công văn ghi ngoài với các thành phần tương ứng của công văn lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn có kèm theo phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.

Trường hợp công văn có kèm theo phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn.

Đối với những đơn, thư khiếu tố, thư nặc danh hoặc công văn cần kiểm tra xác minh một điều gì đó nên giữ lại cả phong bì, đính kèm theo công văn để làm căn cứ và tiện việc nghiên cứu khi cần thiết.

Đối với công văn "mật" chỉ được bóc bì ngoài, công văn gửi đích danh cho Viện trưởng, Phó Viện trưởng không được bóc (trừ những người được Thủ trưởng uỷ quyền và giao trách nhiệm). Công văn mật, khẩn thì phải xử lý ngay.

4. Đóng "dấu đến" ghi số đến và ngày đến:

Sau khi bóc bì rút công văn phải đóng "dấu đến" ghi số đến và ngày đến vào công văn đến. Số đến ghi vào công văn phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi công văn đến, ngày đến là ngày văn thư nhận công văn đến (hay số thứ tự công văn đến) ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngaỳ 1/1 đến hết ngày 31/12 mỗi năm.

Dấu đến phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, vào khoảng giấy trắng phía tên, bên trái lề công văn đến, dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống gữa tác giả và tiêu đề công văn.

Đối với hồ sơ đến, hồ sơ kèm theo công văn xin thỉnh thị thì đóng dấu vào công văn đến, nếu không có công văn thì đóng dấu đến ghi số hồ sơ đến vào tờ bìa hồ sơ.

Trường hợp công văn gửi kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi công văn.

Kích thước dấu đến:        - Khổ rộng tối thiểu: 30 x 50mm

- Thành phần gồm: Tên cơ quan chủ quản nhận công văn đến, số đến và ngày đến.

 

30mm

Viện kiểm sát nhân dân …
ĐẾN	Số … Ngày …

4. Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét và cho ý kiến phân phối và giải quyết công văn đến.

II. VÀO SỔ CÔNG VĂN ĐẾN.

Tất cả mọi công văn giấy tờ đến cơ quan sau khi bóc bì, phân loại, đóng dấu đến đều phải vào sổ (kể cả loại giấy tờ của cá nhân).

Vào sổ (hay còn gọi là đăng ký) công văn là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý công văn đến. Vào sổ để nắm được số lượng công văn đến, nội dung công văn và người giải quyết để bất cứ lúc nào cũng có thể nắm được công văn đó nằm ở đâu, ai có nhiệm vụ giải quyết và giải quyết chưa.

Công văn đến ngày nào cần phải vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó. Tuy theo số lượng công văn của cơ quan mà dùng 1 hay nhiều sổ. Thông thường cần phải làm các sổ đăng ký công văn như:

- Sổ đăng ký công văn thường

- Sổ đăng ký công văn mật

- Sổ đăng ký đơn thư, khiếu tố

- Sổ theo dõi hồ sơ đến.

Công văn phải giao đúng, trực tiếp cho người có trách nhiệm giải quyết nhận, không nhờ người khác, đơn vị khác nhận thay.

1. Yêu cầu của việc vào sổ công văn đến. Vào sổ công văn đến phải đảm bảo những yêu cầu sau đây: phải ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những chữ không thông dụng.

2. Mẫu sổ công văn đến (loại thông thường).

 

SỐ ĐẾN	NGÀY ĐẾN	NƠI GỬI CÔNG VĂN ĐẾN	SỐ KÝ HIỆU CÔNG VĂN	NGÀY THÁNG CÔNG VĂN	TRÍCH YẾU NỘI DUNG CÔNG VĂN	LƯU HỒ SƠ SỐ	NƠI NHẬN HOẶC NGƯỜI NHẬNH	KÝ NHẬN	GHI CHÚ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

3. Cách trình bày các cột ghi trong sổ công văn đến:

- Ghi số đến (tức là ghi số thứ tự của công văn đến)

- Ghi ngày trong sổ phải thống nhất với ngày ghi trong dấu đến

- Ghi tên cơ quan gửi công văn (hoặc tên người gửi)

- Ghi số và ký hiệu công văn

- Ghi ngày tháng của công văn

- Ghi trích yếu nội dung công văn

- Ghi tên đơn vị hoặc người nhận công văn

- Ghi chú những điểm cần thiết.

III. CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN.

1. Trình công văn: Sau khi văn thư bóc bì công văn đến, Chánh, Phó Văn phòng, Trưởng hoặc Phó phòng Hành chính xem toàn bộ công văn đến, trình lãnh đạo Viện một số loại nhất định để xin ý kiến phân phối, giải quyết. Khi phân phối công văn, ngoài việc căn cứ vào cơ cấu tổ chức, tính chất công việc còn căn cứ vào những quy định nêu trong Quy chế 36/VP ngày 25/12/1992 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về chế độ thông tin, báo cáo, quản lý công tác trong ngành KSND để phân công văn, trình công văn được chính xác.

2. Chuyển công văn: Văn thư ghi vào sổ công văn đến những công văn đã bóc mà Chánh, Phó Văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng Hành chính đã có ý kiến phân phối và những bì chưa bóc gửi cho đơn vị, sau đó chuyển cho các đơn vị hoặc cán bộ cơ quan có trách nhiệm nhận công văn.

Mỗi người, mỗi khi nhận công văn đến đều phải ký vào sổ chuyển công văn.

IV. NHẬN, VÀO SỔ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRONG CƠ QUAN.

Việc nhận vào sổ và chuyển giao công văn đến tại các đơn vị (Cục - Vụ - Viện… ở Viện tối cao và Phòng, bộ phận ở Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố) trong cơ quan, cũng đều được tiến hành trên cơ sở những nguyên tắc của việc nhận, vào sổ và chuyển giao công văn đến của cơ quan; cụ thể là:

- Văn thư (chuyên trách hay kiêm nhiệm) của đơn vị nhận công văn hoặc bì đơn từ văn thư cơ quan chuyển đến, vào sổ của đơn vị, trình lãnh đạo Cục, Vụ, Viện (Viện tối cao), Trưởng, Phó phòng (Viện kiểm sát tỉnh, thành phố) cho ý kiến giải quyết (phân cho ai, giải quyết thế nào…). Sau đó vào sổ chuyển công văn và chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân thừa hành. Trường hợp đơn vị ít người, công văn ít không cần làm sổ chuyển riêng, người nhận ký nhận vào sổ ghi công văn đến của cơ quan, đơn vị.

- Các đồng chí thư ký lãnh đạo Viện (Viện kiểm sát nhân dân tối cao) nhận công văn do văn thư Hành chính chuyển đến, trình lãnh đạo Viện cho ý kiến giải quyết (phân cho đơn vị, cá nhân giải quyết thế nào…). Sau đó vào sổ công văn đến và tuỳ từng văn bản, tính chất công việc, chuyển giao văn thư Hành chính chuyển tiếp hoặc chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân thừa hành.

V. ĐÔN ĐỐC VÀ KIỂM TRA VIỆC GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN.

Việc đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết công văn đến là nhằm giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả cao.

Nguyên tắc của việc giải quyết "công văn đến" là công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị nào, người nào thì đơn vị đó, người đó giải quyết.

Kiểm tra, đôn đốc, giải quyết là trách nhiệm của nhiều người, nhưng trước hết là trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Điều 6 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định: "Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời các (công văn đến) của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể uỷ nhiệm cho cán bộ phụ trách các bộ môn của cơ quan giải quyết một số loại công văn giấy tờ tuỳ theo khả năng và cương vị công tác của mỗi người, nhưng phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những công văn, giấy tờ đó".

1. Giải quyết công văn đến:

a/ Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).

Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc hoặc Trưởng phòng Hành chính nhất thiết phải đọc tất cả các công văn đến của cơ quan, đơn vị và cho ý kiến giải quyết.

- Những công văn thuộc phạm vi giải quyết của Viện trưởng, Phó Viện trưởng thì Viện trưởng, Phó Viện trưởng giải quyết.

- Những công văn thuộc phạm vi giải quyết của Văn phòng, cơ quan thì Chánh, Phó Văn phòng giải quyết rồi báo cáo lại với lãnh đạo Viện về tình hình giải quyết.

- Những công văn thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị trực thuộc trong cơ quan thì sau khi lãnh đạo Viện cho ý kiến. Chánh Văn phòng (hoặc thư ký lãnh đạo Viện) phải giúp cơ quan theo dõi đôn đốc các đơn vị giải quyết và báo cáo lại với lãnh đạo Viện về việc giải quyết, nhất là những việc quan trọng.

- Những công văn liên quan đến nhiều đơn vị giải quyết thì Viện trưởng, Phó Viện trưởng (nếu thuộc khối mình phụ trách) có ý kiến chỉ đạo và phân công trách nhiệm giải quyết.

- Đối với những công văn cần sao gửi cho cấp dưới phải ghi rõ nơi gửi, mục đích gửi, phạm vi phổ biến và số bản cần sao (chỉ sao đủ số bản cho những người có trách nhiệm giải quyết), (đối với văn bản cần sao liên quan đến phạm vi chỉ đạo nghiệp vụ, hoạt động của đơn vị chức năng nào, trước khi sao lục Văn phòng nên trao đổi với đơn vị chức năng đó, để đảm bảo việc sao lục được chính xác, đủ về số lượng mà các đơn vị nghiệp vụ yêu cầu, tránh phải sao đi sao lại nhiều lần).

- Đối với những công văn đến cần chuyển cho các cơ quan khác, đơn vị khác phải giải quyết và những tờ chứng thực nếu có ý kiến dài phải có công văn kèm theo. Nếu ý kiến ngắn có thể viết trực tiếp vào công văn hoặc giấy tờ xin chứng thực đó, nhưng phải vào sổ "công văn đi" và ghi tóm tắt ý kiến giải quyết của cơ quan và đánh số vào công văn hoặc giấy tờ chứng thực kèm theo.

b/ Trách nhiệm của cán bộ thừa hành:

Căn cứ vào chức trách nhiệm vụ của mình được lãnh đạo Viện và Thủ trưởng đơn vị giao, cán bộ thừa hành cần giải quyết tốt các công việc. Trước khi giải quyết công văn phải xem đã có hồ sơ chưa. Nếu có rồi thì đưa công văn đó vào hồ sơ để tiếp tục nghiên cứu giải quyết, nếu chưa có phải mở hồ sơ mới. Khi trình bày với lãnh đạo cấp trên để giải quyết một số vấn đề gì thì phải có hồ sơ vấn đề đó và các văn bản nguyên tắc (hồ sơ trình ký). Sau khi giải quyết xong công việc, phải sắp xếp đầy đủ công văn giấy tờ vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ về công việc đó.

2. Đôn đốc kiểm tra việc giải quyết:

a/ Thủ trưởng cơ quan (Chánh Văn phòng, hoặc Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc) có trách nhiệm đôn đốc kiểm tra.

- Việc giải quyết công văn có đảm bảo chế độ quy định của Đảng và Nhà nước không.

- Giải quyết công văn có kịp thời không.

- Giải quyết có đúng đối tượng không.

- Sau khi giải quyết xong có lập hồ sơ không v.v…

b/ Cán bộ văn thư cơ quan (Văn phòng) hoặc đơn vị (Vụ, Phòng) đôn đốc kiểm tra:

- Công văn chuyển giao có đến tay người nhận không.

- Người nhận có nhận đủ số công văn chuyển đến không.

- Công văn có đưa vào hồ sơ như trong danh mục hồ sơ không.

- Lập hồ sơ có đúng yêu cầu và phương pháp không.

- Những công văn cần trả lời, nếu chưa trả lời thì nhắc nhở.

VI. TIẾP NHẬN VÀO SỔ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN MẬT.

Việc tiếp nhận, vào sổ, và chuyển giao công văn "mật" cũng làm theo những động tác cơ bản như công văn đến (thường) nhưng cần chú ý một số điểm sau đây:

1. Tiếp nhận,  vào sổ công văn "mật":

a/ Nếu không được giao phụ trách công văn "mật" thì văn thư chỉ vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý công văn "mật" của cơ quan.

b/ Nếu được giao phụ trách công văn "mật" thì văn thư bóc bì, vào sổ như công văn thường.

c/ Công văn "mật" có 3 loại:

- "Tuyệt mật"

- "Tối mật"

- "Mật".

Yêu cầu của từng loại đó là:

- Loại "tuyệt mật" chỉ có cá nhân người giải quyết được biết.

- Loại "tối mật" thì phổ biến đến những người hoặc những đơn vị có trách nhiệm giải quyết được biết.

- Loại "mật" được phổ biến đến những người, những đơn vị có trách nhiệm giải quyết hoặc quan hệ đến việc thi hành công văn. Loại này phổ biến rộng rãi hơn.

d/ Ghi sổ công văn "mật" cũng tương tự ghi sổ công văn thường nhưng có thêm cột "mức độ mật" ở cột này cần ghi rõ là "mật", "tối mật", "tuyệt mật".

2. Chuyển giao công văn "mật":

Công văn "mật" phải được chuyển giao đến tận tay người nhận. Người nhận công văn "mật" phải ký nhận.

3. Giải quyết và bảo quản công văn "mật":

- Chỉ được phổ biến công văn mật trong phạm vi đối tượng cần thiết hoặc có trách nhiệm thi hành.

- Không được mang công văn mật về nhà riêng. Trường hợp thật cần thiết phải giải quyết công việc ngoài giờ hành chính, thì người có thẩm quyền giải quyết công văn "mật" có thể mang về nhà sau khi được sự đồng ý của Thủ trưởng trực tiếp nhưng phải bảo quản chu đáo, sau khi làm việc xong phải để vào hòm tủ có khóa đảm bảo.

- Khi cán bộ đi công tác xa không được mang công văn "mật" không liên quan đến công việc được giao. Trường hợp do yêu cầu công tác phải mang theo công văn "mật" thì phải được lãnh đạo Viện, Thủ trưởng các đơn vị chủ quản cho phép và nhất thiết phải lấy giấy giới thiệu của cơ quan để các cơ quan chức trách địa phương sắp xếp nơi ăn, nghỉ đảm bảo trong trường hợp phải tạm trú ở dọc đường.

- Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc vào sổ tay nếu không được cơ quan cho phép. Sổ tay ghi những điều bí mật cũng xem như công văn "mật" cần được quản lý như công văn "mật".

- Việc quản lý công văn mật phải theo sự quy định chung của Nhà nước, của ngành KSND (Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành kèm theo Lệnh số 62/TCT/HĐNN8 ngày 8/11/1991 do Chủ tịch nước công bố; Nghị định 84/HĐBT ngày 9/3/1992 ban hành kèm theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước; Thông tư 06/TTBNV ngày 28/8/1992 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định của HĐBT; Quy chế 01/VTC ngày 15/6/1989 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc gìn giữ bí mật Nhà nước, bí mật nghiệp vụ trong ngành KSND và theo Điều 79 (Hiến pháp 1992); Điều 74, 92, 93, 222, 223, 262, 263 (của Bộ luật hình sự); Quyết định số 566/TTg ngày 14/9/1995 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật Nhà nước trong ngành KSND.

4. Chế độ lập hồ sơ và nộp lưu công văn mật:

Toàn bộ công văn "mật" được lập thành hồ sơ riêng, về nguyên tắc và phương pháp lập hồ sơ theo như cách lập hồ sơ công văn tài liệu thường.

- Người nào giải quyết công văn "mật" về phần việc gì ? phải lập hồ sơ "mật" về phần việc ấy.

- Đối với những công văn thường nhưng liên quan đến công văn "mật" thì việc lập hồ sơ có 2 cách:

a/ Lập hồ sơ riêng những công văn này và ghi chú có công văn mật lập hồ sơ riêng.

b/ Trường hợp cần thiết phải lập hồ sơ chung với công văn "mật" thì chuyển những công văn thường này cho người giải quyết công văn "mật" để lập hồ sơ. Một số hồ sơ mà có một công văn mật thì cả hồ sơ đó phải là hồ sơ "mật".

Những hồ sơ mật hàng năm cũng phải nộp lưu vào phòng Lưu trữ cơ quan theo đúng chế độ nộp lưu của Nhà nước.

- Phòng lưu trữ, bộ phận lưu trữ cơ quan phải có chế độ bảo quản riêng các hồ sơ "mật" và quy định rõ chế độ nghiên cứu khai thác hồ sơ "mật".

B. TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐI:

Công văn giấy tờ của các cơ quan Nhà nước nói chung và ngành KSND nói riêng là phương tiện để truyền đạt các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, để phản ảnh tình hình thực hiện các chủ trương chính sách, để liên hệ công tác giữa các cơ quan Nhà nước và để ghi chép những điều cần thiết trong khi giải quyết công việc. Muốn vậy cần phải tiến hành các thủ tục giải quyết công văn để gửi cho các cơ quan, đơn vị khác và gửi đi trong nội bộ cơ quan. Nội dung của việc tổ chức giải quyết công văn đi gồm có đánh máy, in rôneô hoặc photocopy (nhân bản văn bản), ký văn bản, đóng dấu cơ quan, cho số, vào sổ công văn, làm thủ tục gửi đi, sắp xếp và phục vụ nghiên cứu sử dụng công văn lưu.

I. ĐÁNH MÁY, IN VĂN BẢN (NHÂN BẢN VĂN BẢN).

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan cần có sự liên hệ giữa các cơ quan với nhau để truyền đạt thông tin. Công văn tài liệu là một trong những phương tiện để thực hiện việc thông tin giữa các cơ quan với nhau. Đồng thời trong cơ quan có những nhiệm vụ cần truyền đạt đến nhiều cơ quan cùng một lúc để thi hành, mặt khác cơ quan cũng cần có tài liệu lưu trữ giữ lại ở cơ quan để giám sát theo dõi việc thi hành văn bản hoặc để làm tài liệu nghiên cứu về sau… Để ban hành văn bản được nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo độ chính xác, mỹ thuật… phải tiến hành đánh máy, in văn bản dự thảo đã được duyệt thành nhiều bản mới đáp ứng được yêu cầu nêu trên.

Như vậy việc đánh máy, in chỉ tiến hành đối với các văn bản đã được duyệt.

Để bảo đảm được mục đích và yêu cầu trên, việc đánh máy văn bản cần theo những quy định sau :

1. Nhận văn bản để đánh máy:

Nhận được văn bản đã được duyệt do người biên soạn văn bản, do Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng cơ quan đơn vị chuyển đến, người đánh máy, in phải xem kỹ văn bản dự thảo viết tay, nếu có điểm nào không rõ cần hỏi lại người dự thảo, không được tự ý sửa chữa, suy luận. Trường hợp bản thảo khó đọc, tẩy xoá nhiều làm cho việc đánh máy, in thiếu chính xác cần yêu cầu người thảo văn bản viết lại rõ ràng (bản viết lại này cũng phải có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền).

Khi nhận bản thảo, người đánh máy, in phải vào sổ nhận văn bản đánh máy.

Công văn, tài liệu "mật" khi đưa đánh máy, vào sổ giao nhận riêng và có chế độ bảo quản riêng, như chế độ quản lý công văn mật của cơ quan.

2. Yêu cầu của một văn bản đã được đánh máy (hoặc in):

Như trên đã trình bày đánh máy, in văn bản phải chính xác đảm bảo mỹ thuật… nên bản đánh máy (in) phải đúng như bản thảo, phải trình bày sáng sủa, sạch, khoa học. Không được tự ý sửa chữa, suy luận những chỗ không đọc được mà phải hỏi lại người giao bản thảo.

Đánh máy, in phải theo đúng số lượng văn bản đã được duyệt tránh trường hợp thừa, thiếu, số lượng bản đánh máy, in phải ghi vào văn bản ở góc phải đầu văn bản (đối với những văn bản ngắn) hoặc ghi vào góc trái phía dưới trang cuối cùng của văn bản (đối với những văn bản có từ 2 trang trở lên).

Những cơ quan có từ 2 người đánh máy, in trở lên, tên người đánh máy, in vào phía dưới công văn, có thể ghi rõ tên hoặc ghi tắt, để tiện việc truy cứu trách nhiệm.

Những công văn mật chỉ giao cho một người tin cậy chuyên phụ trách đánh máy, in. Việc ghi số lượng văn bản tên người đánh máy, in giống như đối với công văn không có tính mật.

Khi đánh máy, in nhầm không được tẩy xoá, không nên đánh đè lên chữ hỏng, sai mà cần đánh ra lề văn bản có dấu chỉ dẫn rõ ràng.

Đánh máy, in văn bản xong tuỳ từng cơ quan, người đánh máy, in cần phải cùng người biên soạn văn bản đọc lại để sửa chữa những chỗ sai sót của văn bản đã được đánh máy, in giống như bản thảo được duyệt.

3. Giữ gìn bí mật công văn tài liệu khi đánh máy, in:

Việc giữ gìn bí mật của công văn là rất cần thiết, nhất là đối với công văn mật. Vì vậy, khi tiến hành đánh máy, in công văn cần phải giữ  gìn bí mật.

Khi đang đánh máy, in công văn mà hết giờ hoặc bận làm việc khác, công văn đánh máy dở hoặc đã xong nhưng chưa trao trả lại cho người giao văn bản thì phải cất vào hòm, tủ khoá gồm có bản thảo, bản đánh máy chưa xong, giấy than giấy nến, giấy đánh máy hỏng.

Khi đánh máy, in xong, người đánh máy phải trao trả công văn trực tiếp đến người đưa công văn để đánh máy, in, giấy than, giấy nến, giấy in hỏng, giấy in thừa, giấy đánh sai không dùng được đều huỷ ngay tại chỗ sau khi giao công văn, đồng thời việc huỷ những giấy tờ có liên quan trên phải được sự chứng kiến của người đưa bản thảo.

Phòng đánh máy, in công văn, tài liệu cần bố trí ở nơi ít người qua lại, Phòng đánh máy, in phải có nội qui về việc bảo vệ công văn tài liệu, trong phòng phải có đủ hòm, tủ, bàn ghế, khoá để bảo quản tài liệu, Phòng đánh máy, in phải yên tĩnh, đủ ánh sáng và có địa thế dễ bảo quản, dễ phát hiện kẻ gian đánh cắp tài liệu.

Đối với những công văn có tính mật cơ quan cần bố trí người tin cậy để giao chuyên trách việc đánh máy, in công văn mật.

Người đánh máy, in phải thận trọng, tỷ mỷ; không được tiết lộ bí mật của công văn đối với người khác.

II. KÝ CÔNG VĂN (VĂN BẢN).

1. Quy định chung:

Ký văn bản nhằm làm cho văn bản có giá trị về mặt hiệu lực pháp lý, nên tất cả các văn bản dùng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền, việc ký văn bản phải theo đúng quy định của Nhà nước và của cơ quan.

Khi ký công văn chính thức phải viết rõ chức vụ, họ và tên người ký; người ký phải ký đúng với chữ ký đã đăng ký với cơ quan Công an và giấy giới thiệu chữ ký với các cơ quan hữu quan. Không được ký tắt không dược ký bằng bút chì và không nên ký bằng bút có mực dễ phai.

Đối với những công văn gửi đi một vài cơ quan, Thủ trưởng cơ quan nên ký trực tiếp. Đối với công văn gửi đi nhiều cơ quan, nhất là văn bản của cấp trên gửi xuống, nhất là thông tư, chỉ thị… Thủ trưởng cơ quan không nên ký tất cả những văn bản đã được in rônêô, hoặc ký trên giấy nến để in hàng loạt, mà chỉ ký mật văn bản bằng bút mực (cũng có thể căn cứ vào tính chất của cơ quan và loại văn bản nếu Thủ trưởng xét thấy cần có thể ký trực tiếp 2 hoặc 3 văn bản). Bản ký này gọi là bản chính và lưu giữ lại ở bộ phận văn thư cơ quan. Những bản in, đánh máy để gửi đi những nơi khác để thi hành do Chánh Văn phòng ký, những văn bản này gọi là văn bản "sao y bản chính", có giá trị áp dụng thi hành như bản chính. Những văn bản "sao y bản chính" đó gửi xuống lại được sao lại một lần nữa để gửi tiếp các cơ quan khác hoặc để cho các bộ phận trong cơ quan thi hành thì phải ghi rõ là "sao lục" phải ghi rõ tên cơ quan hoặc đơn vị sao, ghi số, ký hiệu và ngày tháng sao. Những văn bản "sao y bản chính", sao lục "trích sao lục…" phải ghi rõ chức vụ, họ tên người đã ký bản chính; đồng thời phải ghi rõ chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền thay mặt cơ quan đã sao lại văn bản.

Người ký công văn phải được cơ quan cấp trên cho phép đăng ký chữ ký với cơ quan có thẩm quyền quản lý, đồng thời đã được cơ quan giới thiệu chữ ký cho những cơ quan có quan hệ giao dịch trao đổi công tác.

Những chữ ký được khắc trên dấu sẽ không có giá trị lên hệ trao đổi công tác mà chỉ được dùng để đóng lên bằng khen, giấy khen, huân, huy chương… vì số lượng văn bản này quá nhiều.

2. Chuẩn bị cho việc ký văn bản, ký công văn:

Tất cả những công văn đã được đánh máy, hoặc được viết lại theo bản thảo được duyệt đều được đưa trình lên thủ trưởng cơ quan đơn vị ký chính thức. Việc trình công văn chính thức để thủ trưởng cơ quan ký là trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ biên soạn văn bản (hoặc của người phụ trách người biên soạn công văn).

Trước khi đưa thủ trưởng cơ quan ký chính thức vào công văn, người biên soạn văn bản dự thảo phải có nhiệm vụ đối chiếu giữa bản trình ký với bản dự thảo đã được duyệt. Người phụ trách đơn vị dự thảo văn bản phải ký tắt vào bản trình thủ trưởng ký chính thức để chứng minh rằng công văn đó đã được kiểm tra và chịu trách nhiệm và công văn đó trước thủ trưởng cơ quan. Tất cả những văn bản gửi đi do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký chính thức nhất thiết phải đưa qua Chánh Văn phòng cơ quan xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi trình ký và đưa gửi. Bản có chữ ký chính thức của thủ trưởng cơ quan sẽ gửi lưu lại ở văn thư cơ quan.

Việc kiểm tra thể thức, thủ tục và quy chế ban hành văn bản và việc theo dõi kết quả thực hiện văn bản là một vấn để quan trọng cuả công tác quản lý văn bản.

3. Quyền hạn ký văn bản:

- Chỉ người có đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về thẩm quyền ký và nội dung văn bản mà mình đã ký.

- Văn bản do người không đủ thẩm quyền ký thì không có giá trị. Cơ quan nhận được văn bản do người không có đủ thẩm quyền ký phải gửi trả lại cơ quan ban hành văn bản.

Thủ trưởng cơ quan ký những văn bản pháp qui dưới luật như quyết định, chỉ thị, thông tư và những văn bản khác có nội dung quan trọng như chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo công tác v.v…; những văn bản gửi lên cấp trên; những giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm cấp cho những cán bộ giữ các chức vụ như Phó thủ trưởng, Trưởng phó các đơn vị và các chức vụ khác của cơ quan hoặc những cán bộ, nhân viên của cơ quan đi thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt.

Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì Thủ trưởng cơ quan phải ký và những văn bản thuộc lĩnh vực mà cấp phó được giao phụ trách.

Trong trường hợp khi cả thủ trưởng và các phó thủ trưởng cơ quan đều đi vắng, thì thủ trưởng cơ quan có thể uỷ quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền những văn bản mà theo quy định thì thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan phải ký. Việc uỷ quyền phải được làm thành văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Ngoài ra Viện trưởng có thể uỷ nhiệm cho Chánh, Phó Văn phòng, Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng (Viện kiểm sát nhân dân tối cao); Chánh, Phó Văn phòng, Trưởng phòng (Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố) được ký thừa lệnh những loại văn bản như:

- Tất cả những công văn "sao y bản chính" mà Viện trưởng, Phó Viện trưởng đã ký.

- Tất cả những bản "sao lục", "trích sao lục" những văn bản của cấp trên gửi xuống; được lãnh đạo Viện quyết định sao lại gửi cấp dưới.

Những văn bản, công văn nhắc nhở các đơn vị trực thuộc, Viện kiểm sát cấp dưới thuộc ngành mình quản lý thi hành những việc mà Viện trưởng, Phó Viện trưởng đã có chỉ đạo.

- Một số loại công văn về quản lý hành chính, tài sản, sinh hoạt trong nội bộ cơ quan hoặc công văn trao đổi liên hệ công tác đáng lẽ phải do lãnh đạo Viện phải ký.

- Một số loại văn bản về thực hiện quyền năng pháp lý thuộc chức năng nhiệm vụ của ngành KSND theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự, pháp luật hình sự, pháp lệnh điều tra hình sự…

Căn cứ các quy định của Nhà nước, theo quy định của Điều 15, 16 (bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ); Điều 4, 7 , 27, 28, 29, 30 (Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân ban hành ngày 10/10/1992); Pháp lệnh kiểm sát viên nhân dân và theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự, pháp luật hình sự, pháp lệnh tổ chức điều tra hình sự, Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án dân sự, những quy định theo Quy chế 36/VP ngày 25/12/1992 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và những quy định theo chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức và chế độ làm việc của các đơn vị nghiệp vụ để ký văn bản.

4. Thể thức ký công văn:

Thể thức ký công văn được quy định theo nguyên tắc và lề lối làm việc của cơ quan.

+ Đối với những văn bản theo chế độ tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách:

Hiện nay các cơ quan Nhà nước quan trọng và các cơ quan khác trong hệ thống chuyên chính vô sản đều hướng vào tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Vì vậy người ký công văn là người thay mặt tập thể lãnh đạo cơ quan; do đó khi ký phải ghi chữ (TM. thay mặt), tên cơ quan, ghi rõ chức vụ người cao nhất của cơ quan, rồi ghi ký thay chức vụ cao nhất của cơ quan, rồi chức vụ họ tên người ký. (Ban Cán sự Đảng, UBKS, BCH Đảng uỷ cơ quan, Công đoàn, Đoàn thanh niên…).

Ví dụ: - Bí thư Ban Cán sự ký:

TM. BAN CÁN SỰ VKSNDTC Đóng dấu, ký tên Lê Thanh Đạo

 

- Phó Bí thư ký:

TM. BAN CÁN SỰ VKSNDTC KÝ THAY BÍ THƯ PHÓ BÍ THƯ Đóng dấu, ký tên Nguyễn Thị Tuyết

+ Đối với cơ quan theo chế độ thủ trưởng:

Nhằm thiết lập chế độ khẩn trương trong công tác, đề cao vai trò trách nhiệm cá nhân… trong lĩnh vực lãnh đạo quản lý cơ quan. Phần lớn các cơ quan Nhà nước được tổ chức theo chế độ làm việc này. Vì vậy người ký công văn phải là người đứng đầu cơ quan (thủ trưởng). Do đó khi ký công văn phải ghi rõ chức vụ của người đứng đầu cơ quan. Nếu người đứng đầu cơ quan ký thì cần ghi rõ thêm họ tên của thủ trưởng. Nếu phó thủ trưởng ký phải ghi thêm (KT.) vào dòng chức vụ của người đứng đầu cơ quan; sau đó ghi chức vụ của phó thủ trưởng ở dòng dưới đồng thời phải ghi rõ họ tên của phó thủ trưởng.

Viện kiểm sát nhân dân là cơ quan theo chế độ thủ trưởng chế vì vậy công văn do thủ trưởng cơ quan ký thì phải ghi rõ chức vụ, họ và tên; nếu công văn do Phó Viện trưởng ký thì phải đề thêm chữ "KT." (ký thay vào dòng chức vụ của Viện trưởng rồi ghi rõ chức vụ, họ và tên của Phó Viện trưởng).

Những văn bản thuộc lĩnh vực thuộc cấp phó được giao phụ trách thì khi ký văn bản không phải đề thêm chữ KT. (ký thay).

Ví dụ: - Thủ trưởng cơ quan ký:

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH… (Đóng dấu, ký tên) Phạm Đức T

 

- Phó thủ trưởng cơ quan ký:

KT. VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ VIỆN TRƯỞNG (Đóng dấu, ký tên)

 

- Những văn bản thuộc lĩnh vực cấp Phó được giao phụ trách thì Phó thủ trưởng cơ quan ký:

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ VIỆN TRƯỞNG (Đóng dấu, ký tên) Họ và tên

+ Đối với người ký thừa lệnh:

Người ký thừa lệnh người đứng đầu cơ quan là những người cấp dưới trực tiếp của người đứng đầu cơ quan khi ký phải ghi chữ TL. (thừa lệnh) vào dòng chức vụ của người đứng đầu cơ quan (Bộ trưởng, Viện trưởng, Chủ nhiệm, Chủ tịch). Ở dòng dưới ghi chức vụ người ký thừa lệnh (như Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Vụ phó (Viện kiểm sát nhân dân tối cao) và Trưởng phòng, Phó phòng (Viện kiểm sát tỉnh, thành phố) sau cùng khi ký xong phải ghi rõ họ tên người ký.

Ví dụ: - Chánh Văn phòng VKSNDTC ký thừa lệnh Viện trưởng :

TL. VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO CHÁNH VĂN PHÒNG (Đóng dấu, ký tên) Lương Văn Xướng

 

- Phó Văn phòng VKSNDTC ký thừa lệnh Viện trưởng :

TL. VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ VĂN PHÒNG (Đóng dấu, ký tên) Lại Hợp Việt

 

- Vụ trưởng ký thừa lệnh Viện trưởng VKSNDTC:

TL. VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO VỤ TRƯỞNG VỤ KSĐT ÁN KINH TẾ (Đóng dấu, ký tên) Hoàng Khấu

+ Trường hợp ký uỷ quyền:

Nếu thủ trưởng cơ quan vắng có thể uỷ quyền cho cán bộ quản lý dưới một cấp trực tiếp ký công văn của cơ quan thì người được uỷ quyền khi ký công văn phải ghi rõ chữ ký TUQ. (thừa uỷ quyền) vào dòng ghi chức vụ người uỷ quyền rồi ghi rõ chức vụ của mình vào dòng dưới (phải thông báo bằng văn bản…).

Ví dụ:

TUQ. VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO VỤ TRƯỞNG VỤ KSĐT ÁN TRỊ AN (Đóng dấu, ký tên) Trần Phong Thanh

+ Trường hợp ký quyền:

Nếu thủ trưởng cơ quan vắng thời gian dài, hoặc khuyết, được pháp luật quy định hoặc cấp trên quyết định quyền thủ trưởng, khi ký văn bản phải ghi chữ (quyền) vào dòng chức vụ người đứng đầu cơ quan rồi ghi rõ họ tên của mình.

Ví dụ:

Q. VIỆN TRƯỞNG (Đóng dấu, ký tên) Nguyễn Văn A

III. ĐÓNG DẤU, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ CÁC LOẠI DẤU CƠ QUAN.

1. Nguyên tắc đóng dấu:

Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào những công văn đã có chữ ký hợp lệ nghĩa là chữ ký của thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền ký. Tuyệt đối không đóng dấu sẵn lên giấy trắng, hoặc những giấy tờ có chữ ký không hợp lệ. Dấu đóng phải rõ ràng ngay ngắn. Đóng dấu về phía trái chữ ký, mặt dấu chờm 1/3 hoặc 1/4 chữ ký, dấu và chữ ký phải cân đối.

Những dự thảo chương trình, đề án, kế hoạch, báo cáo đưa ra hội nghị v.v… muốn xác nhận tính hợp pháp thì đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản (tên cơ quan hoặc đơn vị thảo ra văn bản đó).

Đối với những sổ sách của cơ quan để đảm bảo tính hợp pháp và quản lý các loại sổ sách, đó cần phải đóng dấu "giáp lai" nghĩa là phải đóng dấu vào giữa của 2 tờ giấy ở liền nhau của sổ, sách đó.

2. Sử dụng các loại dấu của cơ quan:

Hiện nay ở những Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố dùng 3 loại dấu: dấu Quốc huy, dấu Văn phòng, và dấu của Phòng Điều tra. Có Viện kiểm sát nhân dân địa phương chỉ dùng 1 loại dấu của cơ quan mình.

Những cơ quan dùng 2 loại dấu (dấu quốc huy và dấu Văn phòng hay dấu Điều tra thì việc đóng dấu cần:

- Đối với những công văn thuộc quyền hạn của thủ trưởng cơ quan do thủ trưởng cơ quan ký hoặc những người ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan ký thì đóng dấu cơ quan.

- Đóng dấu Văn phòng đối với những công văn thuộc nghiệp vụ của Chánh Văn phòng, hoặc lấy danh nghĩa Văn phòng để làm ra công văn (gửi Văn phòng cùng cấp, Viện kiểm sát tỉnh, thành phố).

- Dấu của Cục Điều tra đóng vào những văn bản khởi tố, xử lý… theo quy định của Pháp lệnh điều tra hình sự và những văn bản thuộc nhiệm vụ của Cục trưởng Cục Điều tra gửi cơ quan điều tra cùng cấp hoặc gửi các phòng điều tra của Viện kiểm sát tỉnh, thành.

- Những cơ quan chỉ có một loại dấu cơ quan mà không có dấu Văn phòng thì dùng dấu đó đóng cho tất cả các loại công văn do cơ quan làm ra.

- Dấu chỉ mức độ "mật, "tối mật", "tuyệt mật" được đóng dấu cho các công văn tuỳ theo tính chất mật của các công văn đó.

Khi đóng dấu chỉ mức độ "mật" phải đóng vào công văn phía dưới trích yếu của công văn; đối với công văn trích yếu gắn liền với tên loại công văn thì đóng dấu mức độ mật vào phía dưới số và ký hiệu của công văn. Những công văn gửi đi phải đóng dấu chỉ mức độ "mật" vào bì trong của công văn.

Việc đóng dấu chỉ mức độ "mật" do thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký công văn quyết định. Dấu mức độ "mật" phải được đóng vào công văn trước khi ký chính thức.

Dấu chỉ mức độ "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc" được đóng dấu vào công văn tuỳ theo tính chất cần phải giải quyết của công việc mà công văn đó đề cập đến.

Việc đóng dấu chỉ mức độ "khẩn" do thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký công văn quyết định, dấu chỉ mức độ "khẩn" vào công văn phía dưới trích yếu của công văn hoặc phía dưới số vào ký hiệu công văn khi trích yếu gắn liên với tên loại công văn.

Những công văn "mật" có tính chất khẩn việc đóng dấu "khẩn" phải đóng phía dưới phần ghi mức độ "mật" của công văn.

Tất cả những công văn gửi đi mang tính chất "khẩn" dấu khẩn đều được đóng vào công văn và vào bì của công văn.

+ Trong các cơ quan còn có dấu dùng để đóng vào công văn đến, dấu chức vụ, dấu tên người có thẩm quyền ký công văn, dấu chữ ký… khi đóng những dấu đó phải căn cứ vào công văn đó ai ký để đóng cho chính xác.

+ Để đóng các loại dấu kể trên được chính xác, ngay ngắn rõ ràng… cần phải có giá để dấu quy định chỗ để dấu cơ quan, chỗ để dấu mật, khẩn, dấu đến, dấu chỉ chức vụ, dấu chỉ tên người… trên giá để dấu đó. Ngoài ra để tránh việc đóng dấu ngược, người được giao quyền bảo quản và đóng dấu cần phải đánh dấu vào phần chuôi của dấu theo cùng chiều với dáng đứng của chữ trong con dấu.

3. Quản lý các loại con dấu của cơ quan:

Để quản lý các loại dấu của cơ quan được chặt chẽ, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 và Thông tư số 32/TT-LB Bộ Nội vụ - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định:

- Các con dấu của cơ quan phải giao cho 1 người trong bộ phận văn thư bảo quản và đóng dấu.

- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó). Không được đóng dấu khống chỉ (văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vaò văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung.

- Con dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị thủ trưởng của cơ quan có thể mang theo con dấu đi theo, nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị.

- Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan tổ chức phải là người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu cụ thể là:

+ Phải để con dấu đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận, không được làm biến dạng con dấu;

+ Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có trách nhiệm;

+ Khi đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ phải rõ nét, phải đóng con dấu chờm lên 1/3 chữ ký và bên trái;

+ Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

Người giữ dấu cơ quan ốm, hoặc đi công tác, đi nghỉ phép… Thủ trưởng cơ quan phải chỉ định người khác giữ dấu trong thời hạn đó.

IV. VÀO SỔ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI.

Sau khi công văn đã có chữ ký và đóng dấu cơ quan, cán bộ văn thư phải làm các việc sau đây:

1. Soát loại công văn:

Trước khi vào sổ văn thư cần soát lại xem các thành phần và thể thức của công văn đã đầy đủ, hợp lệ chưa. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với Chánh Văn phòng, hoặc đơn vị hay người thảo văn bản bổ khuyết.

2. Ghi số công văn:

Số của công văn đi ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 1-1 đến ngày 31-12 mỗi năm, trừ cơ quan có ít công văn gửi đi thì không nên phân loại theo tên gọi của công văn để đánh số. Còn nói chung nên phân công văn ra các loại báo cáo, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư, công văn. Đối với các loại quyết định, lệnh, cáo trạng… theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự để đánh số riêng.

Số của công văn ghi ở phía trên, bên phải, dưới tác giả công văn.

Ví dụ:          Viện kiểm sát nhân dân tối cao

                          Số: 50/VP

3. Ghi ngày tháng năm của công văn:

Khi vào sổ công văn đi, văn thư ghi ngày tháng lên công văn. Công văn được gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy. Nói chung ngày tháng ghi ở trên đầu công văn (sau địa danh, dưới tiêu ngữ), nhưng cũng có một số loại để ở dưới công văn như biên bản, hợp đồng, thông báo v.v…

4. Vào sổ công văn đi:

a/ Yêu cầu của việc vào sổ: khi vào sổ công văn đi cần ghi rõ, đúng và đầy đủ các cột, mục, số như: số ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu nội dung, nơi nhận v.v… không viết bằng bút chì, tẩy xoá hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng vì dễ nhầm.

b/ Số ghi công văn đi:

Nói chung không nên làm nhiều sổ, chỉ nên làm một sổ công văn đi. Nhưng tuỳ tình hình, đặc điểm cơ quan số lượng công văn hàng năm nhiều, có thể có 1 sổ chia ra nhiều phần; phần ghi thông tư; phần ghi chỉ thị, phần ghi báo cáo… và 1 sổ ghi công văn thường (mẫu sổ đã in sẵn).

Nếu cơ quan nào có loại công văn gửi đi mỗi năm tới hàng ngàn thì cần làm riêng 1 sổ cho loại công văn ấy.

Đối với ngành KSND, ngoài những loại sổ ghi trên còn có loại sổ đăng ký những lệnh, quyết định… theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự.

Mẫu sổ công văn đi

SỐ VÀ KÝ HIỆU CÔNG VĂN	NGÀY THÁNG CÔNG VĂN	TRÍCH YẾU NỘI DUNG CÔNG VĂN	NƠI NHẬN CÔNG VĂN	ĐƠN VỊ HOẶC NGƯỜI GIỮ BẢN LƯU	GHI CHÚ
1	2	3	4	5	6
10/VP	2/3/94	V/v chấn chỉnh và kiện toàn công tác Văn thư - lưu trữ	Các VKSND tỉnh, thành phố các đơn vị trực thuộc VTC	Văn phòng	850

- Cột 1: Ghi số và ký hiệu công văn

- Cột 2: Ghi ngày tháng công văn

- Cột 3: Ghi trích yếu nội dung công văn

- Cột 4: Ghi tên người (đơn vị nhận công văn)

- Cột 5: Ghi tên đơn vị (người) giữ bản lưu

- Cột 6: Ghi chú những điều cần thiết.

5. Phong bì công văn và cách viết bì:

a/ Làm bì, viết bì:

Phong bì công văn làm bằng giấy bền, dai, ngoài nhìn không rõ chữ trong công văn, phòng bì có thể làm sẵn để khi có công văn có thể gửi đi được ngay (ngành KSND phong bì được in sẵn theo mẫu quy định chung và được cấp phát tới địa phương để sử dụng).

Ngoài bì cần đề rõ và đúng tên cơ quan gửi công văn tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận công văn, số và ký hiệu công văn, số lượng công văn (nếu có) để chuyển công văn được nhanh, chính xác đến tay người, cơ quan nhận. Đồng thời như vậy tránh được nhầm lẫn hoặc có thể tra tìm được nhanh khi nhầm lẫn.

Đối với những công văn "khẩn" gửi đi, cần chú ý độ "khẩn" đóng trên bì phải khớp với độ khẩn trong công văn.

Độ "mật" của công văn chỉ đóng vào bì trong, bì ngoài không đóng dấu chỉ mức độ "mật" của công văn.

b/ Cho công văn vào bì và dán bì công văn:

Công văn cho vào bì cần gấp cho khoa học để không làm nhầu nát công văn, không để quá dầy, quá chật để nơi nhận công văn khi bóc bì không làm rách công văn.

Khi dán bì cần chú ý tránh làm dây hồ dính vào công văn.

6. Gửi công văn đi:

a/ Những công văn "mật" và những công văn có nội dung quan trọng và kháng nghị, kiến nghị, giấy triệu tập hội nghị công văn yêu cầu phúc đáp… dù chuyển trong nội bộ ngành hay gửi ra ngoài cơ quan cần phải gửi theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi. Trên phiếu gửi cần đề rõ tên người hoặc đơn vị nhận, trích yếu nội dung, số lượng bản, mục đích gửi công văn, lời ghi chú (ví dụ: xem xong cần trả lại, xem xong tiêu huỷ hay lập hồ sơ…). Phiếu gửi cũng đánh số thứ tự và ngoài bì ghi số phiếu gửi chứ không ghi số công văn.

b/ Chuyển công văn trong nội bộ cơ quan:

Công văn do cơ quan ban hành nhưng chỉ chuyển giao trong nội bộ cơ quan cũng phải vào sổ chuyển công văn. Cán bộ các đơn vị trong cơ quan khi nhận công văn nội bộ đều phải ký nhận.

C/ GỬI CÔNG VĂN ĐI BƯU ĐIỆN.

Công văn đi gửi qua bưu điện đều phải cho vào phong bì dán kín và ghi số lượng vào sổ chuyển giao. Nhân viên bưu điện sau khi đếm số lượng công văn đã nhận để chuyển phải ký nhận và đóng dấu vào sổ.

V. SẮP XẾP ĐỂ PHỤC VỤ, SỬ DỤNG CÔNG VĂN LƯU.

Mục đích của việc sắp xếp và lưu giữ công văn lưu là để phục việc sử dụng nghiên cứu khi cần thiết.

Mỗi văn bản đi của cơ quan phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu ở văn thư cơ quan, một bản gửi cho đơn vị hoặc cá nhân thảo văn bản để lập hồ sơ công việc. Như vậy hàng năm trong cơ quan có một khối lượng công văn lưu khá nhiều. Vì vậy, cán bộ văn thư đơn vị, cơ quan phân loại công văn lưu theo tên gọi của công văn như: chỉ thị, quyết định, công văn v.v… mỗi loại xếp thành 1 tập theo thứ tự thời gian. Sau 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, cán bộ văn thư phải kiểm tra các tập lưu đó. Nếu số lượng công văn nhiều thì mỗi loại đó 1 tháng đóng lại thành một tập; nếu số lượng công văn ít thì cứ 3 tháng hoặc 6 tháng hay 1 năm đóng lại thành 1 tập. Trước khi đó cần sắp xếp theo thứ tự thời gian, số công văn và làm mục lục thống kê (những Viện kiểm sát tỉnh, thành phố đã được thành lập bộ phận lưu trữ thì tuỳ từng địa phương mà sau 1 tháng, 3 tháng hay 6 tháng mà nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đối với Viện kiểm sát tỉnh, thành phố chưa thành lập bộ phận lưu trữ hay cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, thì lưu công văn đi ở bộ phận văn thư cơ quan).

- Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan (các sổ sách đăng ký công văn, sổ thụ lý án, sổ biên bản, sổ duyệt án, sổ đăng ký giấy giới thiệu…) lưu trữ theo các quy định như đối với việc quản lý công văn đến và công văn đi.

Tổ chức trao đổi văn bản:

1/ Người ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc, vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác mà quyết định việc gửi văn bản đến những cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm để biết (tránh tình trạng công văn đã đánh máy, in rônêô, nhưng sau đó lại yêu cầu nhân bản thêm vừa không khoa học và tốn kém về tài sản và nhân lực lao động).

2/ Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc ngược lại phải theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp, không được gửi vượt cấp. Tuỳ trường hợp đặc biệt do cấp trên quy định thì có thể gửi vượt cấp, nhưng phải gửi 1 bản cho cấp trên trực tiếp (ví dụ các Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện gửi báo cáo tuần về Viện kiểm sát nhân dân tối cao, danh mục bảng D ban hành làm theo quyết định 36/VP ngày 25/12/1992 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

3/ Khi trao đổi văn bản trực tiếp với các ngành về công tác thuộc những vấn đề quan trọng thì cần gửi 1 bản cho cấp trên trực tiếp để biết.

Trong những trường hợp cần thiết đặt chế độ trao đổi tài liệu tin tức giữa các cơ quan này với nhau thì phải được sự đồng ý của cấp trên có thẩm quyền.

4/ Việc trao đổi với các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, các công ty tư nhân của nước ngoài về những vấn đề liên quan đến chủ trương chính sách của Nhà nước ta phải theo quy định của các cơ quan có thẩm quyền.

Trên đây là một số điểm hướng dẫn cơ bản về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư trong ngành KSND. Trong quá trình tổ chức thực hiện có những vấn đề gì vướng mắc đề nghị các Viện kiểm sát tỉnh, thành phản ảnh về Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Văn phòng) để kịp thời giải quyết hoặc bổ sung, sửa đổi./.

              

		TL. VIỆN TRƯỞNG
		VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
		KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
		PHÓ VĂN PHÒNG
		Đã ký: Lại Hợp Việt