12 KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN QUAN TRỌNG TRONG CÔNG VIỆC

Càng ngày, các nhà kinh doanh càng nhận ra rằng những người mặc cả hiệu quả nhất đều có kỹ năng tạo ra giá trị và khẳng định giá trị - nghĩa là họ vừa hợp tác vừa cạnh tranh. 12 kỹ năng đàm phán sau đây sẽ giúp bạn thành công trong công việc của mình.

Đàm phán một lời mời làm việc, yêu cầu tăng lương , tăng ngân sách, mua bán tài sản hoặc thiết bị và chốt giao dịch với khách hàng chỉ là một vài ví dụ trong số nhiều giao dịch mà bạn có thể tham gia. Ngoài chuyên môn , bạn cũng có thể linh hoạt các kỹ năng đàm phán trong cuộc sống cá nhân của mình.

Nếu bạn không tự tin vào khả năng đạt được một thỏa thuận hiệu quả hoặc muốn cải thiện kết quả của các cuộc đàm phán trong tương lai, thì có một số kỹ năng bạn cần có trong kho vũ khí của mình. Đầu tư thời gian và năng lượng vào việc phát triển chúng có thể chuẩn bị cho bạn để tối đa hóa giá trị mà bạn và các đối tác của bạn để lại trong bàn thương lượng.

Đàm phán là gì?

Đàm phán là một loại hình thảo luận được sử dụng để giải quyết tranh chấp và đạt được thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Đàm phán là một quá trình “cho và nhận” dẫn đến một thỏa hiệp trong đó mỗi bên nhượng bộ vì lợi ích của tất cả mọi người tham gia.

Có rất nhiều tình huống mà bạn có thể cần phải thương lượng trong công việc, bất kể vai trò của bạn là gì. Bạn có thể là một phần của các cuộc đàm phán giữa đồng nghiệp, phòng ban hoặc khách hàng. Bạn có thể thương lượng mức lương, vị trí của bạn, các điều khoản hợp đồng, tiến trình dự án hoặc hơn thế nữa. Để trở thành một nhà đàm phán thành công , bạn cần có nhiều kỹ năng khác nhau.

Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán là những phẩm chất cho phép hai hoặc nhiều bên đạt được thỏa hiệp. Đây thường là những kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết phục, lập kế hoạch, chiến lược và hợp tác. Hiểu được những kỹ năng này là bước đầu tiên để trở thành một nhà đàm phán mạnh mẽ hơn.

Các kỹ năng bạn sẽ cần tùy thuộc vào môi trường của bạn, kết quả dự định của bạn và những người hoặc doanh nghiệp có liên quan. Dưới đây là một số kỹ năng đàm phán chính áp dụng cho nhiều tình huống:

>> Cách thiết kế chương trình khen thưởng và công nhận nhân viên

>> Mô hình mục tiêu học tập ABCD trong đào tạo nhân sự

>> Định nghĩa về suy luận suy diễn

1. Giao tiếp

Để đạt được kết quả lý tưởng của bạn tại bàn thương lượng, điều cần thiết là phải thông báo rõ ràng những gì bạn hy vọng sẽ bỏ qua và ranh giới của bạn nằm ở đâu.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho phép bạn tham gia vào một cuộc thảo luận dân sự với các nhà đàm phán khác và hướng tới một giải pháp hợp ý. Việc thực hiện giao dịch đương nhiên đòi hỏi sự cho và nhận, vì vậy điều quan trọng là bạn phải nói rõ suy nghĩ của mình và tích cực lắng nghe ý kiến ​​và nhu cầu của người khác. Nếu không có kỹ năng này, các thành phần chính của cuộc thảo luận có thể bị bỏ qua, khiến mọi người không thể rời cuộc đàm phán hài lòng.

2. Trí tuệ cảm xúc

Cảm xúc đóng một vai trò quan trọng trong đàm phán, tốt hơn hay xấu hơn. Mặc dù điều quan trọng là không để họ cản trở việc đạt được thỏa thuận đôi bên cùng có lợi, nhưng bạn có thể sử dụng chúng để có lợi cho mình. Ví dụ, cảm xúc tích cực đã được chứng minh là làm tăng cảm giác tin tưởng tại bàn thương lượng, trong khi cảm giác lo lắng hoặc hồi hộp có thể chuyển thành phấn khích.

Cần có trí tuệ cảm xúc cao để đọc được cảm xúc của các bên khác. Điều này có thể cho phép bạn dễ dàng tiếp thu những gì họ ngụ ý hơn là nói rõ ràng. Ngoài việc hiểu những gì bạn và những người khác đang trải qua trong suốt cuộc đàm phán, trí tuệ cảm xúc có thể giúp bạn quản lý và sử dụng cảm xúc một cách thuận lợi.

3. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch trước với một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn hy vọng đạt được và ranh giới của bạn nằm ở đâu là một bước thiết yếu trong bất kỳ cuộc đàm phán nào. Nếu không có sự chuẩn bị đầy đủ, bạn có thể bỏ qua các điều khoản quan trọng trong giao dịch của mình.

Trước tiên, hãy xem xét khu vực có thể đạt được thỏa thuận (ZOPA) giữa bạn và các bên đàm phán khác. ZOPA, đôi khi được gọi là khu vực thương lượng, đề cập đến phạm vi đàm phán trong đó hai hoặc nhiều bên có thể tìm thấy điểm chung. Một khu vực thương lượng tích cực tồn tại khi các điều khoản mà cả hai bên sẵn sàng đồng ý chồng chéo lên nhau. Mặt khác, một khu vực thương lượng tiêu cực tồn tại khi các điều khoản của không bên nào trùng lặp.

Tiếp theo, sẽ có lợi nếu bạn hiểu sự thay thế tốt nhất của bạn cho một thỏa thuận đã thương lượng (BATNA). Nếu cuộc thảo luận của bạn rơi vào vùng thương lượng tiêu cực, BATNA của bạn là hành động mà bạn định thực hiện nếu cuộc thương lượng không thành công. Biết trước BATNA của bạn có thể giúp đảm bảo bạn có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp không thể đạt được thỏa thuận và tránh để bàn trắng tay.

4. Tạo giá trị

Tạo giá trị trong đàm phán là một trong những kỹ năng mạnh mẽ nhất mà bạn có thể thêm vào bộ công cụ của mình.

Để minh họa tầm quan trọng của nó, hãy xem xét sự tương tự này: Khi tham gia vào một cuộc đàm phán, mỗi bên thường quan tâm đến việc đạt được “miếng bánh” lớn nhất có thể. Với việc mỗi bên cạnh tranh để tối đa hóa phần của họ, điều này có nghĩa là một số sẽ buộc phải rời đi với một phần nhỏ hơn nhiều.

Để thoát khỏi ý tưởng thương lượng truyền thống này, các chuyên gia khuyên bạn nên chuyển mục tiêu của bạn từ phát triển miếng bánh sang phát triển toàn bộ miếng bánh. Lợi ích gấp đôi: Thứ nhất, mỗi bên có thể nhận ra giá trị lớn hơn; thứ hai, một cảm giác về mối quan hệ và sự tin tưởng được thiết lập, có thể mang lại lợi ích cho các cuộc thảo luận trong tương lai.

>> Biểu mẫu quản lý nhân sự mới cho doanh nghiệp tham khảo

>> Huấn luyện là gì?

>> Mọi thứ bạn cần biết về đánh giá nhân viên 360 độ

5. Chiến lược

Ngoài sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng tạo ra giá trị, bạn cần hiểu rõ về các chiến thuật đàm phán hiệu quả . Biết những gì hiệu quả và những gì không có thể cho phép bạn tạo ra một chiến lược phù hợp cho mọi cuộc đàm phán mà bạn tham gia.

Để phát triển một chiến lược đàm phán mạnh mẽ , hãy xem xét các bước sau:

- Xác định vai trò của bạn

- Hiểu giá trị của bạn

- Hiểu điểm thuận lợi của đối tác của bạn

- Kiểm tra với chính mình

Thực hiện theo quy trình này trước mỗi cuộc đàm phán có thể giúp bạn hình thành một kế hoạch hành động rõ ràng cho bàn thương lượng. Bằng cách hiểu rõ vai trò của những người có liên quan, giá trị mà mỗi bên mang lại và lợi thế của đối tác, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn để hướng tới một mục tiêu chung. Kiểm tra bản thân trong suốt cuộc thảo luận cũng có thể giúp đảm bảo bạn luôn vững bước trên con đường thành công.

6. Suy ngẫm

Cuối cùng, để hoàn thiện kỹ năng đàm phán và phát triển khả năng thành thạo của mình, bạn cần suy ngẫm về các cuộc đàm phán trong quá khứ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sau mỗi cuộc thương lượng - thành công hay không - hãy suy nghĩ xem điều gì đã diễn ra tốt đẹp và điều gì có thể diễn ra tốt hơn. Làm như vậy có thể cho phép bạn đánh giá các chiến thuật có lợi cho bạn và những chiến thuật không thành công.

Sau khi đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của bạn, hãy xác định các lĩnh vực bạn muốn làm việc và lập một kế hoạch hành động. Ví dụ: nếu bạn gặp khó khăn trong việc điều chỉnh mục tiêu của mình với đối tác, hãy xem xét các khái niệm như ZOPA và BATNA. Hoặc, nếu các cuộc đàm phán của bạn thường khiến bạn cảm thấy không hài lòng, bạn có thể được lợi từ việc học những cách mới để tạo ra giá trị.

7. Giải quyết vấn đề

Đàm phán đòi hỏi khả năng nhìn ra vấn đề và tìm ra giải pháp. Nếu một mức giá quá cao, làm thế nào nó có thể được hạ xuống? Nếu nguồn cung bị thiếu hụt, bạn có thể làm gì để tăng nguồn cung? Khả năng tìm ra các giải pháp độc đáo cho các vấn đề có thể là yếu tố quyết định sự thỏa hiệp.

8. Ra quyết định

Những nhà đàm phán giỏi có thể hành động một cách quyết đoán trong một cuộc đàm phán. Có thể cần phải đồng ý thỏa hiệp trong một thỏa thuận thương lượng. Bạn cần phải có khả năng phản ứng một cách quyết đoán. Hãy nhớ rằng các quyết định của bạn có thể có ảnh hưởng lâu dài đến bản thân hoặc công ty của bạn. Điều quan trọng là phải suy nghĩ kỹ các lựa chọn của bạn mà không suy nghĩ quá nhiều về quyết định của bạn. Quay đi quay lại giữa các lựa chọn của bạn mà không có câu trả lời rõ ràng có thể mang lại căng thẳng không cần thiết.

9. Thuyết phục

Khả năng ảnh hưởng đến người khác là một kỹ năng quan trọng của đàm phán. Nó có thể giúp bạn xác định lý do tại sao giải pháp đề xuất của bạn có lợi cho tất cả các bên và khuyến khích những người khác ủng hộ quan điểm của bạn. Ngoài khả năng thuyết phục, người đàm phán cần quyết đoán khi cần thiết. Tính quyết đoán cho phép bạn bày tỏ ý kiến ​​của mình trong khi vẫn tôn trọng quan điểm của đối phương.

10. Chính trực

Chính trực, hoặc có các nguyên tắc đạo đức và đạo đức mạnh mẽ, là một kỹ năng cần thiết cho các cuộc đàm phán. Sự chu đáo, tôn trọng và trung thực cho phép đối phương tin tưởng vào những gì bạn nói. Là một nhà đàm phán, bạn phải có khả năng tuân thủ các cam kết. Để chứng tỏ mức độ đáng tin cậy, hãy tránh hứa hẹn quá mức.

11. Khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng là một kỹ năng quan trọng để có một cuộc đàm phán thành công. Mỗi cuộc đàm phán là duy nhất và tình hình trong một cuộc đàm phán số ít có thể thay đổi từ ngày này sang ngày khác. Ví dụ, một bên liên quan có thể thay đổi đột ngột các yêu cầu của họ. Mặc dù rất khó để lập kế hoạch cho mọi tình huống có thể xảy ra, nhưng một nhà đàm phán giỏi có thể thích ứng nhanh chóng và xác định một kế hoạch mới, nếu cần.

12. Kiên nhẫn

Một số cuộc đàm phán có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành, đôi khi liên quan đến việc đàm phán lại và phản đối. Thay vì tìm kiếm một kết luận nhanh chóng, các nhà đàm phán thường rèn luyện tính kiên nhẫn để đánh giá đúng tình huống và đưa ra kết luận tốt nhất cho khách hàng của họ.