12 Nguyên Tắc Giúp Bạn Sử Dụng Email Chuyên Nghiệp Hơn

Nhiều người trong chúng ta có thể nhận hàng trăm email mỗi ngày và đều đặn trả lời gần như không sót. Tuy nhiên, theo Barbara Patcher, tác giả quyển sách “The Essentials Of Business Etiquette”, hiện vẫn còn rất nhiều người không hề biết sử dụng email một cách hợp lý nhất. 12 quy tắc dưới đây sẽ giúp cho bạn sử dụng email chuyên nghiệp hơn rất nhiều trên điện thoại và máy tính.

1. Tiêu đề email rõ ràng, súc tích

“Mọi người thường quyết định mở hay không một email dựa trên tiêu đề của bức thư. Vì thế bạn hãy chọn một tiêu đề liên quan đến mối bận tâm hoặc vấn đề kinh doanh hiện tại của người nhận”, tác giả Patcher chia sẻ. Thật vậy một tiêu đề rõ ràng và chỉ ra đúng vấn đề mà người nhận quan tâm sẽ nhanh chóng đạt được mục đích của bản thân hơn. Từ đó bạn sẽ thành công trong việc gửi email đó đi hơn rất nhiều. Tránh những chủ đề lan man làm biếng cho người đọc.

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Việc tạo một địa chỉ email cũng rất quan trọng, giúp tạo ấn tượng ban đầu và người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Nếu đang làm việc cho một công ty hay tổ chức, bạn hãy sử dụng địa chỉ email ở đó, ví dụ như @thegioididong.com, @ufm.edu.com,… Còn không thuộc diện trên, bạn cũng nên cân nhắc chọn cho mình một địa chỉ email phù hợp như nguyenvanteo1990@gmail.com, leminh2602@outlook.com,...

Điều này sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận tránh trường hợp sử dụng các email nhảm gây mất thiện cảm ngay từ ‘ánh nhìn đầu tiên’.

3. Suy nghĩ kỹ trước khi sử dụng nút Reply All

Không ai muốn phải đọc email tới từ 20 người mà không hề liên quan gì với mình cả. Thật vậy, hãy lựa chọn nội dung cho phù hợp với tất cả mọi người rồi hãy nhấn reply all toàn bộ luồng email kể trên. Còn không hãy loại bớt những người không liên quan trong đó nhé.

4. Dùng lời chào một cách chuyên nghiệp

Đừng mở đầu email bằng những lời chào kiểu “xả xuồng”, quá thân thiện như văn nói kiểu như: Hi u, tao nek, hello thím,… với những người nhận email của mình trừ khi bạn biết rõ người đó và thích mình xưng hô thân mật như vậy.

Hãy sử dụng văn thư trong việc chào email nhé. Bạn có thể dùng các cụm từ như Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin chân thành cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… Hoặc bạn cũng có thể dùng Tiếng Anh như: Dear anh/chị,....

5. Không tùy tiện sử dụng dấu chấm than (!)

Dấu chấm than thực sự phát huy hiệu quả trong email với những sự bày tỏ thái độ tích cực, vui mừng hay phấn khởi của bạn. “Nhiều người vẫn thường hay đặt những dấu chấm than ở cuối câu, điều này dễ gây ra tác động cảm xúc thái quá và thiếu chuyên nghiệp. Vì thế hãy sử dụng chúng một cách có chọn lọc và khôn ngoan”, Patcher cho biết.

6. Hãy cẩn thận với sự hài hước

Sự hài hước là con dao 2 lưỡi rất mong manh, có thể bạn sẽ trở thành vô duyên trong mắt người nhận email.Vì thế trong giao tiếp email một cách chuyên nghiệp, bạn nên gạt bỏ yếu tố gây cười ra một bên trừ khi bạn hiểu rõ được người nhận. Đôi khi bạn cho rằng một vài câu viết gây cười với mình nhưng điều đó chưa chắc đúng với người khác.

7. Cần biết là mọi người ở những nền văn hóa khác nhau, nói và viết cũng khác nhau

Việc giao tiếp không thành công có thể dễ dàng xảy ra giữa những nền văn hóa khác nhau, đặc biệt đối với các tiêu chuẩn trong viết thư khi mà người khác không thể nhìn thấy được ngôn ngữ cơ thể của bạn.

Một ví dụ điển hình đối với sự khác nhau giữa các nền văn hóa như Trung Quốc, Nhật Bản, Ả Rập muốn biết rõ đối tác trước khi thiết lập mối làm ăn với họ. Vì thế trong việc viết thư trao đổi, thương thảo với những người ở các quốc gia này thì cần có nhiều thông tin, ý kiến cá nhân hơn (thông tin cá nhân, lời thăm hỏi, chúc tụng,…). Trong khi đó tại các nước phương Tây như Đức, Mỹ,… lại chuộng phong cách vào thẳng vấn đề hơn.

8. Đọc và sửa mọi email trước khi gửi đi

Lỗi chính tả luôn là yếu tố hàng đầu làm mất đi tính chuyên nghiệp và sự đầu tư nghiêm túc trong mối giao thiệp của bạn với người nhận. Vì thế đừng tin tưởng vào những trình soát lỗi có sẵn, hãy đọc và đọc lại email của bạn một vài lần trước khi gửi nó đi.

9. Tập thói quen điền địa chỉ người gửi sau cùng

“Bạn chắc chắn sẽ không thích trường hợp nhấn nhầm nút gửi trong khi email đang soạn hẳn còn dang dở. Vì thế ngay cả khi bạn đang trả lời lại một email, tốt nhất là nên xóa địa chỉ người nhận tạm thời đi và nhập lại sau khi đã hoàn thành nội dung bức thư điện tử một cách hoàn chỉnh”, Patcher đã chia sẻ một kinh nghiệm rất hay.

Vì thế bạn hãy hạn chế tối đa việc gửi email đi mà không có nội dung nên bạn đừng điền người nhận trước khi soạn thảo nội dung email nhé.

10. Hãy sử dụng phông chữ mặc định khi soạn thảo email

Một nguyên tắc quan trọng trong email đó là nội dung thư của bạn phải được người khác đọc nó một cách dễ dàng. Vì thế để an toàn và đơn giản nhất, hãy sử dụng các phông chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri với kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen vẫn là lựa chọn tối ưu khi soạn thảo email.

Đồng thời với nhiều quốc gia khác nhau, font chữ cũng sẽ thay đổi rất nhiều theo quốc gia đó nên hãy cẩn thận khi sử dụng các font chữ lạ.

11. Hạn chế sử dụng các thán từ gây hiểu lầm

Cũng giống như việc trêu đùa, khi sử dụng các thán từ để bộc lộ cảm xúc của bạn có thể gây ra hiểu nhầm hoặc làm mất đi tính thân thiện của nội dung mà bạn muốn truyền tải đến với người nhận email. Vì thế để tránh trường hợp này, bạn hãy dành thời gian đọc lại email của mình, nếu nó phải khiến bạn cau có thì chắc rằng người nhận cũng chẳng nằm ngoài cảm nhận tương tự.

Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên tránh sử dụng những từ tiêu cực như thất bại, tệ hại, vô dụng,… mà hãy thường xuyên sử dụng những từ như: làm ơn, cảm ơn,…

12. Không gì là bí mật, vì thế hãy viết những gì cần viết

Giám đốc CIA David Petraeus đã từng nói: “Mọi thư điện tử đều để lại dấu vết” và một sự thật khác là người ta sẽ thấy hết những gì bạn viết. Vì thế bạn đừng viết những gì mà không muốn người khác biết, cũng đừng viết những gì có thể gây ảnh hưởng tới bạn hoặc làm tổn thương người khác. Sau cùng, email rất dễ để chuyển tiếp và phát tán đi vì thế tốt nhất là nên phòng ngừa hơn là nói lời xin lỗi.

Bạn đã biết 12 nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp hơn chưa? Nếu thấy bài viết hữu ích cho mình xin một like và một share nhé. Rất cảm ơn các bạn đã xem bài viết.

Dịp Tết Nguyên Đán 2022 này, bạn hãy sắm ngay cho mình một chiếc smartphone mới để đi chơi, chụp ảnh và nhắn tin với bạn bè, người thân. Nhấn ngay vào nút cam bên dưới để chọn mua smartphone chính hãng giá tốt tại Thế Giới Di Động nhé!

MUA SMARTPHONE GIÁ TỐT TẠI THẾ GIỚI DI ĐỘNG

Xem thêm:

• Cách tạo tài khoản Gmail cho con để học online hiệu quả hơn mùa dịch​
• 5 cách khắc phục lỗi khiến Gmail của bạn hoạt động không như ý muốn