3 Cách đặt Tên Email Chuyên Nghiệp Và Dễ Nhớ Trong Kinh Doanh

Các bạn có thể xem thêm video tại đây: 

Việc sở hữu một địa chỉ email trông thật chuyên nghiệp, cấu trúc đặt tên rõ ràng rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp muốn tạo niềm tin với khách hàng trong quá trình kinh doanh. Sự tin tưởng này cuối cùng dẫn đến danh tiếng thương hiệu ngày càng tăng và theo thời gian, doanh số của bạn cũng tăng theo.

Để sở hữu một email công ty chuyên nghiệp, bạn sẽ cần thực hiện đầy đủ ba nguyên tắc được nêu trong bài sau đây. Đầu tiên và quan trọng nhất, công ty của bạn cần phải sử dụng tên miền của riêng mình. Sau đó, áp dụng một định dạng email chuẩn để tạo ấn tượng cho khách hàng về uy tín và sự chuyên nghiệp của bạn. Đừng quá lo lắng, bài viết sau đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 3 cách đặt tên email chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo.

Bấm vào đây để xem nội dung nhanh nhất:

• Luôn sử dụng tên miền của doanh nghiệp
• Tại sao nên sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp?
• Hướng dẫn đặt tên email dễ nhớ và chuyên nghiệp 
• Sử dụng một email chung cho doanh nghiệp

Luôn sử dụng tên miền của doanh nghiệp

Nguyên tắc đầu tiên là luôn sử dụng tên miền doanh nghiệp của riêng bạn. Một địa chỉ email không sử dụng tên miền tùy chỉnh này sẽ luôn trông thiếu chuyên nghiệp.

Để một địa chỉ email trông thật chuyên nghiệp, tên miền nên là tên doanh nghiệp của bạn. Nói cách khác, sử dụng tên_bạn@tên_doanh_nghiệp.com thay vì tên_bạ[email protected] hoặc tên_bạ[email protected]. Mỗi doanh nghiệp nên chủ động mua tên miền riêng cho công ty để tránh sự thiếu chuyên nghiệp, ngoài ra còn có thể duy trì quyền kiểm soát và tạo hoặc xóa email dễ dàng khi có sự thay đổi về nhân sự. 

Đọc thêm: Dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp

Tại sao nên sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp nên sử dụng tên miền riêng của họ vì nhiều lý do khi muốn đặt tên email chuyên nghiệp cho nhân viên, từ việc tạo ra một diện mạo đầy uy tín và đáng tin cậy để duy trì giá trị thương hiệu trong nội bộ và ngoài công ty. Địa chỉ email sử dụng tên miền chung của công ty cũng dễ nhớ hơn trong việc kiểm soát.

Đặc điểm chung của cách đặt tên email chuyên nghiệp của các doanh nghiệp là có đuôi email giống với tên miền của website doanh nghiệp (hay còn được gọi là email domain). Dưới đây là năm lý do vì sao nên sử dụng tên miền là tên doanh nghiệp cho địa chỉ email của bạn thêm phần chuyên nghiệp.

•  Ấn tượng đầu tiên: Một địa chỉ email chuyên nghiệp mang lại cho doanh nghiệp của bạn một diện mạo chuyên nghiệp, đảm bảo khách hàng sẽ đánh giá cao công ty của bạn.

• Xây dựng thương hiệu một cách nhất quán: Ngoài logo, slogan, màu sắc của công ty thì email là một phần trong đó. Mỗi nhân viên cần được cấp một địa chỉ mail doanh nghiệp thống nhất theo một cách đặt tên email chuyên nghiệp duy nhất, chẳng hạn như tên_nhân_viên@tên_doanh_nghiệp.com.

• Có được niềm tin: Bằng cách thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty, bạn đang khiến khách hàng có nhiều niềm tin hơn vào doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể giúp thúc đẩy doanh số bán hàng nhiều hơn và hiệu quả hơn.

• Tăng nhận thức về thương hiệu: Vì cách đặt tên email chuyên nghiệp của bạn sử dụng tên miền kinh doanh của bạn (chứa tên doanh nghiệp của bạn), mỗi khi email được gửi, bạn sẽ xây dựng nhận thức về thương hiệu cho khách hàng khi họ đọc mail của bạn. 

• Kiểm soát: Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát đối với các tài khoản email của nhân viên vì chúng được quản lý trong một trung tâm chính.

Mỗi doanh nghiệp nên tạo địa chỉ email chuyên nghiệp với tên miền riêng của họ. Nó không chỉ giúp các doanh nghiệp xây dựng và duy trì hình ảnh một công ty chuyên nghiệp, mà còn kiểm soát, tạo sự gắn kết và xây dựng nhận thức về thương hiệu và niềm tin của người tiêu dùng. 

 

Hướng dẫn đặt tên email dễ nhớ và chuyên nghiệp 

Có thể hiểu rằng, một địa chỉ mail doanh nghiệp không đơn giản chỉ thể hiện giá trị của một cá nhân cụ thể, email có domain công ty còn là công cụ giúp tối ưu quá trình giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty, giữa ban lãnh đạo công ty với nhân viên hoặc với khách hàng và thậm chí là đối tác bên ngoài nên cách đặt tên email chuyên nghiệp là vấn đề rất thiết yếu trong kinh doanh. Ngoài domain của bạn, một yếu tố không kém phần quan trọng trong hướng dẫn đặt tên email của bạn là tên người dùng của bạn.

Quên những cách đặt tên có chứa nickname như thời còn yahoo messenger như cobedoihon9x hay boylocchoc90 đi mà thay vào đó là tên của chính bạn. Ví dụ tên bạn là Ngọc thì cách đặt tên email chuyên nghiệp nhất sẽ là ngoc@tên_doanh_nghiệp.com

Bên cạnh đó, nếu bạn đang băn khoăn về việc có thể email của mình trùng với một người khác có cùng tên thì sau đây sẽ là một vài cách đặt tên email mà bạn có thể tham khảo:

Ví dụ: tên của bạn là Nguyễn Như Ngọc thì những cách đặt tên email dễ nhớ gồm:

·         Cách đặt tên email chỉ chứa tên – ngoc@tên_doanh_nghiệp.com

·         Cách đặt tên email theo tên và chữ cái viết tắt đầu của tên – Ngocnn@tên_doanh_nghiệp.com

·         Cách đặt tên email theo họ và tên (đầu tiên và cuối cùng) – ngocguyen@tên_doanh_nghiệp.com

 

Sử dụng một email chung cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp nên tạo thêm một địa chỉ email để hiển thị trên trang liên hệ của website của mình bằng cách sử dụng một địa chỉ email chung, chẳng hạn như support@tên_doanh_nghiệp.com hay info@tên_doanh_nghiệp.com.

Việc này sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn và để lại ấn tượng và cũng có những hữu ích đi kèm theo, bởi bạn có thể chuyển tiếp email tới nhiều tài khoản cho một vài nhân viên cụ thể mà bạn muốn.

Ví dụ: một email được gửi tới info@tên_doanh_nghiệp.com có thể được chuyển tiếp tới email bộ phận quản lý bán hàng của công ty. Hay một email được gửi tới press@ tên_doanh_nghiệp.com có thể được chuyển tiếp đến phòng quản lý truyền thông xã hội của công ty, v.v…

Cách đặt tên email chuyên nghiệp và dễ nhớ cũng góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp đó. Nếu xét về mặt lâu dài, việc tạo những email hay và dễ nhớ sẽ giúp ích rất nhiều trong việc kinh doanh, vì khách hàng có thể dễ dàng nhớ tên công ty của bạn mà từ đó dễ liên hệ nếu có như cầu trong những lần hợp tác tiếp theo.

Tham khảo thêm: các cách tạo địa chỉ email ấn tượng