15 Kinh Nghiệm Sắp Xếp Kho Hàng Khoa Học Và Tiện Lợi

Kho là nơi lưu trữ tất cả nguyên liệu, hàng hóa phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh bán hàng, chính vì thế việc tổ chức, sắp xếp hàng hóa trong kho là vô cùng quan trọng. Nếu việc quy hoạch kho khoa học, hợp lý sẽ giúp cho quá trình vận hành của công ty đạt hiệu quả cao hơn, quá trình quản lý xuất nhập tồn, quản lý hàng tồn cũng trở nên dễ dàng hơn.

Dưới đây là 20 mẹo hay giúp sắp xếp kho hàng hóa nhanh gọn, đạt chuẩn. Hàng hóa sẽ đạt tiêu chí “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại, dễ kiểm tra”, giúp việc quản lý kho hàng thuận lợi hơn rất nhiều. Nếu bạn đang làm việc trong kho hàng  Không chỉ rút ngắn thời gian nhập xuất hàng, các cách sắp xếp khoa học còn giúp tăng cường bảo quản hàng hóa và tối ưu sử dụng không gian kho.

1. Dùng mã SKU (Stock Keeping Unit)

SKU là viết tắt của từ Stock keeping unit, nghĩa là Mã hàng hóa. SKU thường gồm một chuỗi ký tự có ý nghĩa (gồm chữ và/hoặc số), có vai trò đánh dấu vị trí của hàng hóa ở trong kho. Dựa vào mã SKU, quản lý kho có thể biết chính xác vị trí lưu trữ của hàng hóa, cũng như những đặc điểm của loại hàng đó. Ví dụ sản phẩm áo thun lưu ở Khu hàng C, dãy 2, trên tầng số 02, thùng hàng số 07, màu kem và size S có thể đặt mã SKU là C20207KS.

Căn cứ vào quy tắc này, mỗi doanh nghiệp tự quy ước và đặt tên mã SKU cho doanh nghiệp của mình.

2. Chia kho theo chủng loại và khu vực

Mỗi loại hàng sẽ có yêu cầu bảo quản khác nhau. Ví dụ hàng khô cần sự thông thoáng, hàng thực phẩm cần nhiệt độ mát, hàng nông sản cần tránh côn trùn,  hàng hóa chất thường có mùi, … vì thế chủ kho hàng cần cân nhắc và quy hoạch kho thành các khu vực sao cho phù hợp. Vừa giúp bảo quản hàng tốt hơn, vừa tránh sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các hàng hóa. Lưu ý hàng hóa chất có mùi cần để ở xa khu vực hàng thực phẩm, và nên ở cuối gió. Các hàng có giá trị cao cần để ở khu vự c có khóa riêng.

3. Hàng nhập trước xuất trước (FIFO – First in, First out)

Những hàng nhập kho trước sẽ được ưu tiên bố trí ở khu vực sao cho thuận tiện để lấy đi trước. Nếu là kho xếp hàng chồng, thì hàng mới sẽ ưu tiên để phía dưới, còn hàng nhập kho từ trước sẽ bố trí phía trên. Thường các mặt hàng thực phẩm, có hạn dùng, hàng thời trang, theo trend,… sẽ áp dụng nguyên tắc sắp xếp FIFO.

4. Hàng nhập sau xuất trước (LIFO – Last In, First Out) 

Ngược lại với FIFO,  FIFO sẽ ưu tiên các hàng nhập sau  xuất đi trước. Vì thế các hàng mới nhập vào sẽ được bố trí ở nơi dễ xuất đi hơn. Phương thức lưu trữ này thường áp dụng cho các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian, giúp doanh nghiệp cân đối về chi phí sản xuất và bán hàng. Vật liệu xây dựng là một ví dụ điển hình.

5. Có và không có ô kệ

Sẽ tiện lợi hơn nếu kho hàng có sẵn ô kệ vì tiết kiệm được nhiều không gian. Bạn sẽ sắp hàng nặng phía dưới, hàng nhẹ phía trên. Trường hợp kho hàng chỉ chất xá, thì cần có pallet phía dưới, cùng với đó là các ván lót nhằm ngăn cách các mặt hàng.

Với kho không có ô kệ, thì cần cân đối chiều cao vừa phải, không nên chất quá cao vì sẽ dễ làm hàng ngã đổ hoặc hàng phía dưới bị chèn ép móp méo.

6. Với hàng thương mại thường xuyên xuất lẻ

Có 2 cách sắp xếp bạn có thể tham khảo:

• Thứ nhất, bố trí một khu vực hàng nguyên đai nguyên kiện, còn hàng tháo thùng xuất lẻ thì ở một khu vực khác lân cận.
• Thứ hai, nếu kho có ô kệ, hàng xuất lẻ nên để ở tầng dưới để tiện cho việc lấy hàng, còn hàng nguyên đai nguyên kiện sẽ xếp vào các tầng trên.

7. Cần có khu vực cho hàng lỗi

Đó là nơi chuyên chứa hàng lỗi, hàng có vấn đề chờ xử lý. Ngay khi phát hiện bạn nên tập trung các hàng này lại khu vực riêng để tránh trường hợp sự hư hỏng lan ra toàn bộ kiện hàng. Việc này cũng giúp bạn loại trừ nguy cơ xuất phải hàng kém chất lượng ra bên ngoài.

8. Cần có nơi soạn hàng

Nếu kho hàng của bạn có cả hoạt động phân tách, đóng gói hàng thì nên sắp xếp một khu vực đủ rộng để vừa có nơi chứa hàng, vừa có nơi cho nhân viên làm việc thoải mái, thay vì soạn hàng ngay tại lối đi.

9. Tách biệt các khu vực kho

Với các kho hàng lớn thì tách biệt các cụm dãy kệ sẽ an toàn hơn cho công tác PCCC. Khoảng cách được khuyến cáo nên là 3-5 mét. Bạn có thể tận dụng không gian này làm nơi soạn hàng.

10. Cách tổ chức lối đi trong kho

• Để tạo sự lưu thông không khí, hạn chế ẩm mốc thì lối đi chính nên hướng ra cửa chính, lối phụ nên hướng cửa sổ để đón gió
• Nên tổ chức lối đi thành các đường thẳng song song, tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập hàng
• Vì kho hàng thường sử dụng xe nâng nên lối đi cần rộng rãi, đảm bảo đủ rộng để có không gian cho xe nâng di chuyển, quay đầu. Nhưng cũng cần cân đối vừa đủ để không làm lãng phí không gian kho.

11. Thiết kế2 cửa kho

Nếu tần suất lưu chuyển hàng hóa lớn, thường xuyên xuất nhập hàng, kho hàng cần có 2 cửa. Một cửa chuyên cho việc nhập hàng, một cửa chuyên cho việc xuất hàng. Có như vậy sẽ giảm tải thời gian chờ đợi cũng như quá trình xuất nhập hàng được chuyên môn hóa hơn! Song song đó cần phân công nhân viên chuyên phụ trách ở mỗi cửa.

12. Sơ đồ sắp xếp kho 

Bất kỳ kho hàng nào cũng cần có số đồ bố trí kho. Dựa vào đó thủ kho cũng như những  người quản lý có thể  biết chính xác thực tế vị trí lưu trữ của hàng hóa. Sơ đồ kho cần được cập nhật nhanh chóng ngay khi có bất kỳ sự thay đổi nào(thay đổi vị trí, nhập thêm hàng, xuất hàng đi hết,…). Đồng thời cần cập nhật thường xuyên để nhân viên kho nắm bắt.

13. Bảng chỉ dẫn

Bảng chỉ dẫn cũng là phương tiện cần thiết cần lắp đặt trong kho. Bởi kho hàng càng lớn thì càng nhiều hàng lưu trữ, càng nhiều khu vực. Bảng chỉ dẫn sẽ giúp nhân viên kho tiếp cận vị trí lấy hàng nhanh chóng hơn.

14. Kiểm tra kệ hàng

Kệ hàng phải chịu lực chứa khá lớn. Cũng không ngoại trừ khả năng xe nâng va quẹt, thời gian làm kệ hàng bị móp méo, ảnh hưởng. Do đó cần thường xuyên kiểm tra và xử lý kịp thời nếu phát hiện bất cứ dấu hiệu nào như kệ cong, vênh, rỉ sét, lỏng ốc vít,…cần có giải pháp sửa chữa khắc phục ngay.

15. Những lưu ý cần tránh khi sắp xếp hàng trong kho

• Hàng chất cao vừa phải để không làm che lấp hoặc làm ảnh hưởng đến hệ thống thông gió, làm lạnh.
• Hàng hóa không để gần cửa sổ sát tường vì dễ bị mưa tạt hoặc bao bì bạc màu do tiếp xúc nhiều với ánh nắng
• Hàng dễ vỡ nên để nơi an toàn, không đặt gần lối đi, ghi chú rõ ràng.
• Kho cần có thang hoặc ghế trong trường hợp cần thiết. Không được trèo lên sản phẩm, dù sản phẩm có chất liệu cứng.
• Tuyệt đối không nấu nướng trong kho, loại trừ các đồ dùng tỏa nhiệt như tủ bảng điện, bình siêu tốc, máy sấy,…