Cách Sắp Xếp Kho Hàng Khoa Học Và Tối ưu Nhất Hiện Nay

Sắp xếp kho hàng khoa học, thông minh sẽ giúp các nhà quản lý, chủ cửa hàng, giảm thiểu các vấn đề về thất thoát, hư hỏng hàng hóa. Đồng thời biết được số lượng sản phẩm trong kho còn bao nhiêu để có phương án xử lý kịp thời, phù hợp. Dưới đây là các cách sắp xếp kho hàng khoa học được nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng và đạt hiệu quả cao. 

Nội dung bài viết

• Sắp xếp theo khu vực và chủng loại
• Áp dụng nguyên tắc hàng hết hạn xuất trước – First Expired, First Out (FEFO)
• Áp dụng nguyên tắc hàng cuối cùng xuất trước – First Ended, First Out (FEFO)
• Áp dụng nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước – First In, First Out (FIFO)
• Áp dụng nguyên tắc hàng nhập sau xuất trước – Last In, First Out (FILO)
• Sử dụng mã Stock Keeping Unit (SKU)
• Đối với trường hợp kho thường xuyên xuất hàng lẻ
• Trường hợp kho hàng không có hệ thống kệ
• Ứng dụng pallet
• Khu vực soạn hàng
• Khu vực lưu trữ hàng lỗi
• Sắp xếp các khu vực riêng biệt nhau
• Sắp xếp lối đi trong kho
• Cửa kho được thiết kế chuyên cho việc xuất – nhập hàng
• Luôn giữ vệ sinh kho bãi
• Phải có sơ đồ lưu trữ vị trí hàng hóa
• Bảng hướng dẫn hỗ trợ cách sắp xếp kho hàng
• Thường xuyên kiểm tra kệ hàng
• Cách xử lý khi gặp sự cố
• Các lưu ý cần tránh khi sắp xếp kho hàng

Sắp xếp theo khu vực và chủng loại

Nên sắp xếp hàng hóa theo chủng loại vào từng khu vực phù hợp. Chẳng hạn như khu vực chứa hàng khô, hàng hóa chất, hàng dễ cháy, hàng cần được bảo quản ở nhiệt độ mát, hàng có mùi,…

Điều này sẽ giúp quản lý việc nhập – xuất được dễ dàng, thuận tiện, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các loại hàng hóa với nhau. Đồng thời, việc sắp xếp theo chủng loại sẽ giúp các mặt hàng không bị ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

Đặc biệt, các mặt hàng có giá trị cao nên bố trí lưu trữ ở những khu vực riêng, tốt nhất nên có bảo vệ để đảm bảo tính an toàn,  không bị trộm cắp, thất thoát hàng hóa. Còn với những mặt hàng yêu cầu  bảo quản trong môi trường đặc biệt nên bố trí các khu vực phù hợp, đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu mà nhà sản xuất khuyến cáo.

Áp dụng nguyên tắc hàng hết hạn xuất trước – First Expired, First Out (FEFO)

Cách sắp xếp kho hàng dựa trên nguyên tắc hàng hết hạn xuất trước sẽ đảm bảo được vấn đề sản phẩm không bị hết hạn sử dụng khi xuất ra ngoài cho khách hàng và người tiêu dùng sử dụng.

Theo đó, bạn cần ưu tiên sắp xếp các sản phẩm có hạn sử dụng gần ở phía bên ngoài để xuất bán trước. Còn các sản phẩm có hạn dùng lâu hơn sẽ sắp xếp vào trong để xuất sau.

Áp dụng nguyên tắc hàng cuối cùng xuất trước – First Ended, First Out (FEFO)

Trong quá trình rà soát, kiểm tra hàng tồn kho nên lưu ý những mặt hàng đã lưu kho lâu. Sắp xếp chúng ra thành một khu vực riêng để ưu tiên xuất đi trước hoặc có phương án để giải quyết số lượng hàng tồn kho trong thời gian quá lâu. Chẳng hạn như đưa ra các chương trình khuyến mãi giảm giá, tặng kèm sản phẩm,…

Áp dụng nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước – First In, First Out (FIFO)

Với nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước cần bố trí kho hàng với các sản phẩm mới để phía trong, hàng cũ để phía ngoài. Với những loại hàng xếp chồng lên nhau thì hàng mới sắp xếp phía dưới, hàng cũ cho lên phía trên.

Như vậy, những hàng nhập vào trước sẽ được xuất đi trước, hàng nhập sau xuất đi sau. Cách sắp xếp kho hàng kiểu này thường áp dụng cho các nhóm ngành thực phẩm, hàng thời trang, công nghệ hoặc các loại mặt hàng dễ hư hỏng, có hạn sử dụng ngắn.

Áp dụng nguyên tắc hàng nhập sau xuất trước – Last In, First Out (FILO)

Với nguyên tắc hàng nhập sau xuất trước sẽ giúp doanh nghiệp cân đối được chi phí sản xuất và có phương án bán hàng phù hợp. Cách sắp xếp kho hàng kiểu này thường áp dụng cho các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian lưu trữ, không bị hư hỏng, hết hạn sử dụng nếu tồn kho quá lâu. Chẳng hạn như các loại vật liệu xây dựng: sắt, thép, xi măng,…

Sử dụng mã Stock Keeping Unit (SKU)

SKU hay còn được gọi là Mã hàng hóa, dừng để đánh dấu vị trí của hàng hóa lưu trong kho. SKU là một chuỗi ký tự gồm chữ hoặc số hoặc cả chữ, cả số, khi nhìn vào đấy, người quản lý sẽ biết được hàng hóa đang ở vị trí nào trong kho. Từ đấy giúp cho việc quản lý, tìm kiếm hàng hóa được dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.

Một ví dụ cụ thể để bạn để bạn dễ hình dung như sau: với sản phẩm giày bệt lưu trữ ở khu A, dãy 1, tầng 04, ô 13, màu đỏ, size 26 thì mã SKU gợi ý là: A10413DO26. Mỗi doanh nghiệp có một mã SKU khác nhau, sao cho nhân viên có thể dễ dàng nhận biết khi nhìn vào mã hàng hóa.

Đối với trường hợp kho thường xuyên xuất hàng lẻ

Với những kho hàng thường xuyên có hoạt động xuất bán lẻ nên tổ chức, sắp xếp một khu vực lưu hàng nguyên đai nguyên kiện riêng, hàng xuất lẻ riêng. Với những kho sử dụng hệ thống ô kệ, hàng lẻ thường xuyên xuất đi nên được sắp xếp ở các tầng dưới để dễ dàng cho việc lấy nhập – xuất hàng. Các tầng phía trên sẽ lưu trữ những hàng hóa nguyên đai, nguyên kiện.

Trường hợp kho hàng không có hệ thống kệ

Với những kho hàng không có hệ thống kệ, bạn có thể áp đúng cách sắp xếp kho hàng bằng việc sử dụng các ván lót để ngăn cách các mặt hàng. Về nguyên tắc xếp hàng thì nên lưu trữ những hàng nặng ở phía dưới, hàng nhẹ cho lên trên.

Không nên chất hàng hóa quá cao tránh trường hợp hàng bị đỏ vỡ hoặc khiến cho các sản phẩm ở phía dưới bị móp méo vì phải chịu một khối lượng quá lớn đè lên. Tốt nhất nên sắp xếp theo chiều cao tiêu chuẩn mà nhà sản xuất khuyến nghị.

Ứng dụng pallet

Pallet được xem là giải pháp hoàn hảo cho việc bốc dỡ hàng hóa hàng xe nâng. Trước khi xếp vào ô kệ, hàng hóa sẽ được đặt trên pallet. Đặc biệt, với các kho hàng có nguy cơ bị mưa hắt hoặc ngập nước cần đặt hàng hóa trên các pallet có độ cao từ 20 đến 30 cm so với mặt đất.

Khu vực soạn hàng

Mỗi kho cần có một khoảng không gian có diện tích đủ rộng để phục vụ cho việc soạn hàng, đóng gói, giao dịch,… Điều này giúp hàng hóa không bị nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và công sức cho người đóng hàng.

Khu vực lưu trữ hàng lỗi

Hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều có một lượng hàng lỗi do quá trình sản xuất. Vì vậy, cần bố trí một khu vực lưu trữ hàng bị lỗi riêng, hạn chế tình trạng  bị nhầm lẫn với hàng đạt tiêu chuẩn. Điều  này sẽ đảm bảo doanh nghiệp luôn mang tới cho khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt nhất, giúp nâng cao uy tín và độ tin tưởng đối với người tiêu dùng.

Sắp xếp các khu vực riêng biệt nhau

Cách sắp xếp kho hàng theo từng khu riêng biệt sẽ đảm bảo được an toàn khi chẳng may có sự cố xảy ra. Đồng thời, giúp các loại hàng hóa không bị ảnh hưởng tới chất lượng ở những khoảng cách nhất định.

Sắp xếp lối đi trong kho

Lối đi trong kho cần được tính toán cẩn thận, đảm bảo cho việc di chuyển, xuất nhập hàng được diễn ra thuận tiện nhất. Cần xác định cửa xuất – nhập hàng cũng như các lối đi chính để có thể tạo thành mạch kết nối khoa học giữa các khu vực với nhau.

Cửa kho được thiết kế chuyên cho việc xuất – nhập hàng

Nếu doanh nghiệp của bạn có tần suất lưu chuyển hàng hóa lớn, nên bố trí sắp xếp một cửa chuyên dùng cho việc nhập hàng và một cửa chuyên dùng cho xuất hàng. Điều này sẽ giúp cho việc lưu chuyển hàng hóa không bị ùn ứ, xếp hàng chờ đợi quá lâu.

Luôn giữ vệ sinh kho bãi

Trước khi nhập hàng, cần vệ sinh, lau dọn kho bãi sạch sẽ rồi mới đưa hàng hóa vào lưu trữ. Đồng thời, sau khi xuất hàng xong cũng cần sắp xếp lại hàng hóa cho ngay ngắn, gọn gàng theo đúng quy định. Kho hàng luôn sạch sẽ, được sắp xếp khoa học sẽ giúp cho việc vận hành kho trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian.

Phải có sơ đồ lưu trữ vị trí hàng hóa

Mỗi kho hàng cần có sơ đồ thể hiện chính xác thực tế vị trí lưu trữ hàng hóa. Trong trường hợp có sự thay đổi về vị trí cần cập nhật và thông báo lại để nhân viên kho nắm bắt được thông tin.

Bảng hướng dẫn hỗ trợ cách sắp xếp kho hàng

Bạn có thể dán bảng hướng dẫn cách sắp xếp kho hàng ở mỗi kệ hoặc vị trí dễ quan sát để nhân viên kho sắp xếp theo đúng như quy định đề ra. Đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa được nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Thường xuyên kiểm tra kệ hàng

Cần thường xuyên kiểm tra kệ hàng để xem có dấu hiệu nào của sự hư hỏng nào hay không. Chẳng hạn như: kệ bị cong, vênh, lỏng ốc vít, rỉ sét,…Từ đấy có giải pháp để khắc phục, sửa chữa kịp thời.

Cách xử lý khi gặp sự cố

Bên cạnh việc sắp xếp kho hàng khoa học, hợp lý bạn cũng cần chú ý tới các giải pháp để xử lý nếu không may gặp sự cố. Do đó, trong quy trình sắp xếp kho hàng luôn luôn bố trí một lối đi thuận tiện cho hoạt động thoát hiểm khi xảy ra các sự cố. Trong kho cần sắp xếp bình chữa cháy, vòi phun ở các vị trí cần thiết, hợp lý.

Các lưu ý cần tránh khi sắp xếp kho hàng

Để có cách sắp xếp kho hàng an toàn, hợp lý, hiệu quả, bạn nên lưu ý một số vấn đề dưới đây:

• Không sắp xếp hàng hóa ở những vị trí làm mất tầm nhìn của Camera.
• Không chất hàng hóa quá cao làm ảnh hưởng hoặc che lấp hệ thống làm lạnh, thông gió trong kho.
• Không nên để hàng hóa sát tường hoặc gần cửa sổ vì rất dễ bị mưa tạt vào hoặc có thể bị ảnh hưởng do tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời.
• Hàng dễ vỡ không nên đặt gần lối đi để hạn chế nguy cơ va chạm gây đổ vỡ.
• Tuyệt đối không trèo hoặc giẫm lên hàng hóa làm ảnh hưởng tới chất lượng, hình dáng sản phẩm.
• Không nên nấu nướng trong kho vì rất dễ dẫn tới cháy nổ, hàng hóa không nên để gần các thiết bị tỏa nhiệt hay tủ bảng điện.

Trên đây là các cách sắp xếp kho hàng khoa học, thông minh giúp bạn có thể bố trí hàng hóa một cách ngăn nắp, tiện lợi cho việc kiểm soát và vận hành. Chúc bạn tìm cho mình được phương án tối ưu, phù hợp để mang lại hiệu quả cao nhất trong quá trình quản lý và điều hành kho hàng.

Hoàng Hồng Hải CEO SAMCO VINA

Luôn hướng tới giá trị đơn thuần nhưng thiết thực nhất, đó là có thể mang lại sự hài lòng cho mọi khách hàng khi tìm đến với công ty. Chính vì vậy, các sản phẩm, dịch vụ mà SAMCO VINA mang đến luôn đảm bảo được cả yếu tố chất lượng và giá cả.