15 Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả, Miễn Phí Bằng Excel

Quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Sự thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho có tác động rất lớn tới chi phí và chiến lược phát triển của mỗi doanh nghiệp.

Để giải quyết bài toán nan giải liên quan tới kho hàng, trên thị trường có rất nhiều những phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước.

Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể quản lý kho hàng miễn phí thông qua các file Excel có sẵn. Việc quản lý kho chưa bao giờ thuận tiện và dễ dàng đến như vậy.

Hãy cùng Uplevo khám phá top 15+ phần mềm quản lý kho hàng Việt Nam – nước ngoài miễn phí, chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể trang bị cho mình kiến thức quản lý kho hàng bằng Excel thông qua những thao tác vừa đơn giản, vừa hiệu quả.

> > Khám phá các bài viết liên quan hấp dẫn khác trên Uplevo:

• Bật Mí 12 Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả
• Khám phá 8 phần mềm bán hàng đa kênh – Omni Channel dễ sử dụng

Nội dung trong bài viết 1. Quản lý kho hàng hiệu quả với Excel + Mẫu file Excel quản lý kho hàng + Cần kỹ năng gì để quản lý kho hàng bằng Excel + Rủi ro khi quản lý kho hàng bằng Excel + Giải pháp hạn chế rủi ro khi quản lý kho hàng bằng Excel 2. Phần mềm quản trị kho hàng chuyên nghiệp miễn phí + 5 Phần mềm quản trị kho hàng miễn phí + 5 Phần mềm quản trị kho hàng Việt Nam + 5 Phần mềm quản trị kho hàng của nước ngoài 3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng đơn giản hiệu quả với Excel

Ngoài việc sử dụng những phần mềm quản lý kho hàng có phí, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát hoạt động lưu kho của doanh nghiệp, bằng chính công cụ Excel có sẵn trong máy của mình, mà không mất một khoản phí nào.

1. Mẫu file Excel quản lý kho hàng đơn giản

Bạn có thể tham khảo file Excel quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp và các đơn vị sản xuất tại đây (trích nguồn KiotViet)

Trong mẫu file Excel, có đầy đủ các nghiệp vụ liên quan tới nhập kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn, và xác định danh mục các hàng hóa trong kho.

2. Cần kỹ năng gì để quản lý kho hàng bằng file Excel?

Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả bằng file Excel, bạn cần trang bị cho mình một vài kỹ năng như sau

Có kiến thức cơ bản về Excel

Để sử dụng thành thạo Excel cho công việc, bạn cần nắm vững tất cả những kỹ năng cơ bản về Excel. Những công thức tính hàm cơ bản, cách thiết lập dữ liệu, phân chia cột hàng,… trong Excel bạn phải nắm trong lòng bàn tay.

Một số hàm cơ bản trên Excel:

• SUM: Tính tổng số liệu
• AVG: Tính trung bình tổng số liệu
• IF: Hàm điều kiện
• COUNTIF: Hàm đếm số liệu có điều kiện
• HLOOKUP: Hàm tìm giá trị theo hàng
• VLOOKUP: Hàm tìm giá trị theo cột

Tính chỉnh Excel sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh

Với mỗi doanh nghiệp, sẽ có một phương thức quản lý hàng tồn kho khác nhau. Bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ doanh nghiệp của mình, và có những điều chỉnh từ file mẫu sao cho phù hợp nhất.

Một số phương thức xuất nhập kho thường thấy của các doanh nghiệp bao gồm:

• FIFO: Nhập trước xuất trước
• FILO: Nhập trước xuất sau
• LIFO: Nhập sau xuất trước
• JIT: Xác định hàng nhập xuất theo đúng số lượng cần, tại đúng thời điểm.

3. Rủi ro khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng

Excel là công cụ miễn phí và dễ sử dụng. Nhưng không vì thế mà không có những rủi ro khi sử dụng nó. Dưới đây là một số rủi ro khi dùng Excel để quản lý kho hàng:

• Dữ liệu thiếu sự bảo mật, có thể bị đánh cắp hoặc mất bất kỳ lúc nào.
• Có thể phải nhập dữ liệu thủ công, dẫn tới việc sai lệch giữa các số liệu khi nhập.
• Thiếu sự kết nối, đồng bộ giữa các số liệu khi quản lý bằng Excel.
• Thiếu những chức năng báo cáo số liệu khi quản lý kho hàng bằng Excel.

4. Giải pháp hạn chế rủi ro quản lý kho hàng trên Excel

Dưới đây mà một số giải pháp nhằm hạn chế các rủi ro khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng:

• Sử dụng những công cụ phần mềm chuyên biệt để thay thế.
• Cẩn trọng và kiểm tra nhiều lần khi nhập số liệu vào Excel.
• Liên kết các số liệu giữa các tab, các sheet trên Excel.
• Sử dụng các biện pháp bảo mật khi quản lý kho hàng trên Excel.
• Sử dụng các công cụ bổ trợ để báo cáo số liệu. Các công cụ này phải có chức năng nhập số liệu từ Excel.

Phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp miễn phí

Hiện nay, có nhiều công ty cung cấp các phần mềm quản ly kho trọn gói nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết vấn đề hàng tồn kho và các cân đối chi phí kèm theo.

Dưới đây là 5 phần mềm quản lý kho miễn phí dành cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất Việt Nam và 5 phần mềm kho hàng chuyên nghiệp từ nước ngoài.

Top 5 phần mềm quản lý kho hàng miễn phí

Đừng qua 5 phần mềm quản lý kho hoàn toàn miễn phí, dành riêng cho doanh nghiệp và chủ cửa hàng kinh doanh:

1. Adaline

Adaline trang bị đầy đủ các tính năng quản trị kho hàng, như nhập và theo dõi hoạt động xuất nhập kho, tìm kiếm và truy vấn mẫu hàng, in và trích xuất dữ liệu. Không giới hạn tính năng, không cần key active. An toàn, bảo mật, hỗ trợ đa ngành nghề, download 1 lần, sử dụng không giới hạn.

2. BS Silver

BS Silver là phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ đa nền tảng, từ Windows, Android cho tới iOS. Phần mềm cho phép quản lý đa dạng nguồn hàng hóa, nhiều kho, ứng dụng các phương pháp tính giá và xuất nhập hàng phổ biến hiện nay như LIFO, FIFO hay JIT.

BS Silver không chỉ cho phép nhiều người cùng truy cập hệ thống cơ sở dữ liệu CSDL, mà còn phân quyền và kiểm soát hoạt động của các thành viên quản trị.

3. SSE

Phần mềm quản lý kho hàng SSE tỏ ra phù hợp với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ. Phần mềm trang bị những tính năng cơ bản, như quản lý vật tư theo hình dáng, giá nhập, hạn sử dụng, mẫu mã,… Không chỉ được sử dụng trọn đời, khách hàng còn được SSE hỗ trợ cập nhật các bản vá lỗi hoàn toàn miễn phí.

4. Perfect Warehouse

Nếu bạn băn khoăn vấn đề bảo mật khi sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí, Perfect Warehouse chính là giải pháp hữu hiệu dành cho bạn. Perfect Warehouse từng nhận chứng nhận Sao Khuê 2011 về phần mềm chất lượng.

Tất cả các chức năng của phần mềm bao gồm: quản lý kho hàng theo danh mục, quản lý khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập kho, theo dõi hệ thống và trích xuất báo cáo.

5. GM Sales

Chốt lại danh sách những phần mềm quản lý kho miễn phí là GM Sales. Không chỉ có những tính năng cơ bản như theo dõi hoạt động xuất/nhập kho, quản lý hàng hóa theo chức năng, GM Sales còn là một phần mềm hỗ trợ đa nền tảng. Khách hàng có thể sử dụng hệ điều hành Windows, hoặc MacOS để sử dụng.

Giao diện bằng tiếng Việt, trực quan, dễ sử dụng là một số ưu điểm của phần mềm quản lý kho GM Sales.

5 Phần mềm quản lý kho Việt Nam

1. KiotViet

KiotViet là một tool quản lý kho hàng dành riêng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Đặt khách hàng là trọng tâm, KiotViet khẳng định phần mềm của họ “Đơn giản bên ngoài, mạnh mẽ bên trong, tiện lợi sử dụng”.

Những tính năng của phần mềm này bao gồm:

• Chủ doanh nghiệp cửa hàng nắm bắt số lượng hàng tồn kho trong kho bãi thông qua các chỉ số được cập nhập thời gian thực. Tỷ lệ thất thoát hàng cam kết giảm 30%.
• Tạo các nghiệp vụ bán hàng (như tạo hóa đơn, đặt hàng, trả hàng,…) chỉ trên 1 màn hình giao diện. Cam kết năng suất công việc tăng 30 – 50%.
• Quản lý hàng hóa đơn giản, tiện lợi, cho phép chủ cửa hàng nhập số lượng, màu sắc, mẫu mã, chất liệu sản phẩm không giới hạn.
• Phần mềm giúp phân nhóm khách hàng triệt để, tạo và quản lý các chương trình khuyến mại, theo dõi hoạt động kinh doanh dễ dàng.
• KiotViet hỗ trợ đa nền tảng: desktop, di động (Android, iOS), máy in mã vạch, hóa đơn,… Hỗ trợ lưu trữ thông tin trên nền tảng điện toán đám mây.

Về phí sử dụng, KiotViet có 2 gói dịch vụ để khách hàng lựa chọn:

2. Sapo

Sapo POS là sản phẩm chủ đạo của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo – đơn vị chuyên về nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh uy tín trên thị trường. Sapo POS được phát triển nhằm hỗ trợ tối ưu các hoạt động trong quản lý như: tồn kho, hàng hóa, đơn hàng, nhân viên và các báo cáo bán hàng cụ thể, chi tiết tại cửa hàng và Fanpage.

Sapo POS là phần mềm quản lý kho hàng tối ưu dành riêng cho các chủ cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng

Sapo POS hỗ trợ quản lý từ khâu nhập hàng đến bán hàng xuất kho, báo cáo giúp bạn có thể tiết kiệm 80% thời gian và chi phí nhân sự, khiến việc quản lý kho hàng trở nên đơn giản hơn.

Quản lý chính xác và chi tiết số lượng tồn kho cho cửa hàng và chuỗi cửa hàng

Kinh doanh tại cửa hàng thì luôn có lượng hàng hóa tồn kho lớn và phân theo size, màu sắc hoặc chất liệu vì thế chủ shop gặp khó khăn trong quản lý tồn kho chi tiết. Sapo POS hỗ trợ quản lý theo SKU và thuộc tính của sản phẩm giúp kho hàng rõ ràng hơn nhiều.

Đặc biệt tại cửa hàng, nhân viên bán hàng cũng có thể kiểm tra tồn kho từng mặt hàng để trả lời khách ngay lập tức.

Trong kinh doanh chuỗi cửa hàng, quản lý tồn kho luôn được ưu tiên vì cần đảm bảo đủ hàng trên mỗi chi nhánh. Khó khăn lớn nhất đó là kiểm soát tồn kho để có kế hoạch nhập hàng, chuyển hàng giữa các chi nhánh. Đặc biệt, việc phân quyền cho nhân viên trên mỗi chi nhánh cũng được quan tâm rất nhiều.

Sapo POS có thể quản lý đồng thời chuỗi cửa hàng, đặc biệt việc phân chia quyền giữa các chi nhánh cũng được chi tiết vì thế, chủ shop theo dõi và giám sát hàng ngày trên từng chi nhánh cũng đơn giản hơn.

Việc nắm bắt tồn kho chi tiết giúp chủ cửa hàng luôn luôn biết mình cần làm gì? Khi nào cần nhập hàng, nhập bao nhiêu? Khi nào cần xả hàng? sản phẩm nào cần sale? sale bao nhiêu là đủ …

Kết nối và quản lý kho hàng trên Facebook

Ngoài kinh doanh tại cửa hàng, nhiều chủ shop cũng kinh doanh trên Facebook và gặp khó khăn khi quản lý kho giữa online và offline. Sapo POS đã tích hợp trực tiếp vào Fanpage, giúp tự động cập nhật thông tin đơn hàng, khách hàng, tồn kho sản phẩm thực tế phục vụ quá trình tư vấn khách hàng trên Fanpage

Và còn nhiều tính năng quản lý kho hàng khác, đăng kí dùng thử miễn phí Sapo POS để có thể trải nghiệm đầy đủ các tính năng.

3. Suno

Suno là một phần mềm quản lý kho đơn giản, cho phép chủ doanh nghiệp quản lý hoạt động kho bãi chỉ trên một giao diện người dùng duy nhất.

Suno cho phép người sử dụng quản lý hàng hóa chi tiết theo mã hàng, import thông tin hàng từ file excel, website hoặc phần mềm quản lý cũ, in mã vạch, in tem, phân loại hàng hóa theo danh mục, quản lý nhập xuất kho,…

Phần mềm hỗ trợ đa nền tảng, từ desktop, di động tới các thiết bị khác như máy in vạch, máy in tem.

Phần mềm không giới hạn người dùng, hàng hóa, đơn hàng, hỗ trợ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây. Phí dịch vụ chỉ 220.000đ/tháng, miễn phí khởi tạo, có chính sách ưu đãi cho khách hàng đóng phí theo quý, năm.

4. Phần mềm quản lý kho hàng SOF

SOF là công ty chuyên cung cấp các giải pháp quản trị cho các doanh nghiệp. Gói phần mềm quản lý kho hàng là một trong những giải pháp ấy.

Với các phần mềm, SOF cho phép chủ doanh nghiệp: nhập thông tin kho hàng, quản lý nghiệp vụ xuất/nhập kho, kiểm kê hàng hóa, cảnh báo thất thoát hàng hóa, thống kê số liệu,…

Hệ thống phần mềm cho phép chạy trên các nền tảng hệ điều hành khác nhau, như Windows, Linux, iOS, Android. Các gói phần mềm dễ dàng tích hợp với các module phần mềm khác, số liệu có thể xuất ra PDF, file Excel, Word.

Giá bộ phần mềm là 140.000đ/tháng. Các doanh nghiệp mua thêm hosting để lưu trữ dữ liệu.

5. ECount

Ecount là công ty cung cấp phần mềm nhằm đáp ứng đa dạng các bản báo cáo về kho hàng khác nhau, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình và ra quyết định.

Phần mềm quản lý ECount bao gồm các tính năng như:

• Báo cáo biến động kho hàng: xuất / nhập hàng
• Báo cáo tình hình hàng hóa: đặt hàng, chưa đặt hàng, đang chờ duyệt.
• Tình hình hàng lỗi, hàng chuyển kho,…

Ngoài ra, phần mềm còn cho phép nhập và xuất thông tin hàng hóa, phục vụ mục đích in vạch, in đơn hàng của doanh nghiệp.

5 phần mềm quản lý kho của nước ngoài

1. NetSuite

NetSuite là một phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng, giám sát hoạt động tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, quy trình và nhân lực. Với module quản lý kho hàng, NetSuite cung cấp cho bạn giải quyết toàn diện liên quan tới quy trình xuất/nhập kho, tình trạng hàng hóa, nhằm giảm tối đa chi phí lưu kho không cần thiết.

Ưu điểm:

• Được thiết kế và tính chỉnh cho các doanh nghiệp hàng đầu thế giới sử dụng. Hiện NetSuite có hơn 40.000 khách hàng đang sử dụng phần mềm.
• Xây dựng hệ thống quản lý kho bãi nhiều chi nhánh, cho phép bạn kiểm soát và quản lý hàng tồn kho trên diện rộng.
• Không giới hạn thông tin nhập và xuất số lượng và đặc tính sản phẩm hàng hóa.
• Hỗ trợ đa nền tảng, từ máy tính để bàn đến các thiết bị di động.
• Hỗ trợ lưu thông tin trên điện toán đám mây

Nhược điểm:

• Tính năng quản lý kho hàng là một module của phần mềm quản lý kinh doanh NetSuite lớn hơn. Bạn có thể không cần sử dụng những tính năng còn lại.
• Giá sản phẩm đắt đỏ, $99/tháng cho 1 người dùng.

2. SAP EWM

SAP EWM là phần mềm quản lý hàng tồn kho sử dụng nền tảng IoT (Internet of Things) để kết nối với các hoạt động trong chuỗi liên kết cung ứng kho hàng.

Với việc tích hợp nền tảng điện toán đám mây, SAP cho phép chủ doanh nghiệp quản lý hoạt động lưu kho trên diện rộng, tích hợp các hoạt động cung ứng để kiểm soát và quản lý hàng hóa.

Mọi hoạt động phân phối, vận chuyển, track đơn hàng được giám sát dưới các thông số trong thời gian thực.

Ưu điểm:

• Tích hợp công nghệ tân tiến vào phần mềm quản lý.
• Kiểm soát tối ưu các hoạt động trong chuỗi cung ứng.
• Giảm thiểu chi phí không cần thiết liên quan tới nhân lực, xuất/nhập kho thông qua sự tự động hóa các hoạt động quản lý.

>> Logistic Là Gì? SCM là gì? Quản Lý Chuỗi Cung Ứng

3. Infor Supply Chain

Với những chủ doanh nghiệp mong muốn được sử dụng một phần mềm quản lý kho đơn giản, trực quan, Infor Supply Chain chính là giải pháp hữu hiệu dành cho họ.

Infor Supply Chain được thiết kế để tự động thiết lập một số các hoạt động chính trong việc quản lý hàng tồn kho, như lên kế hoạch, triển khai và theo dõi đơn hàng. Phần mềm này đặc biệt phù hợp với một số ngành kinh doanh đặc thù, như: bán lẻ, thời trang, thực phẩm, đồ công nghệ,…

Ưu điểm:

• Hỗ trợ hoạt động giao nhận hàng đa kênh thông qua chức năng quản lý phân phối đơn hàng và quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp.
• Giảm thiểu chi phí tồn kho thông qua chức năng vận chuyển hàng hóa trực tiếp tới cửa hàng, thay vì thông qua các trung gian.
• Giao diện phần mềm đơn giản, trực quan, có chức năng mô phỏng nhà kho 3D

4. Oracle WMC

Oracle WMC là phần mềm quản lý kho hàng dựa hoàn toàn trên nền tảng trình duyệt web. Điều này giúp phần mềm trở nên gọn nhẹ hơn, giá thành tiết kiệm, lại tận dụng được nền tảng lưu trữ đám mây.

Oracle WMC cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp về lữu trữ hàng hóa, cải thiện tốc độ đóng gói và giao hàng, cùng kiểm soát hoạt động xuất/nhập kho từ đối tác.

Ưu điểm:

• Hệ thống quản lý kho hàng phù hợp với các site thương mại điện tử.
• Dễ dàng track tình trạng hàng tồn kho theo các mục tiêu định lượng đã đề ra.
• Cung cấp báo cáo thời gian thực về hàng tồn kho, tình trạng biến động của kho hàng.
• Có khả năng quản lý số lượng hàng hóa lớn tại nhiều địa điểm chi nhánh lưu kho.
• Hệ thống sử dụng nền tảng web, gọn nhẹ, đơn giản, giá thành phải chăng (chỉ từ $50/tháng cho 1 người dùng).

Nhược điểm:

• Phần mềm có thể không tương thích với một số mô hình doanh nghiệp cụ thể.

5. IBM Sterling WMS

IBM Sterling WMS là một phần mềm quản lý kho hàng có độ tùy biến cao. IBM Sterling cho phép người dùng dễ dàng tùy biến các tính năng, giúp phần mềm tương thích với mô hình hoạt động của các doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Chủ doanh nghiệp tùy biến chỉnh sửa phần mềm sao cho tương thích với mô hình kinh doanh của mình.
• Thông tin hàng nhập kho được báo cáo theo thời gian thực.
• Tính năng Quality Control (QC) giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng của hàng tồn kho.

Nhược điểm:

• Giao diện không thực sự trực quan, khó sử dụng với người mới làm quen với phần mềm.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể được hưởng nhiều lợi ích đáng kể

1. Tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng

Lựa chọn phần mềm quản lý kho thích hợp giúp công ty tối ưu hóa hoạt động quản lý kho bãi.

Tất cả các hoạt động thủ công có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian thất thoát, áp dụng những công nghệ tiên tiến trong hoạt động kiểm soát và xuất/nhập kho hàng.

2. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung ứng

Phần mềm giúp giảm thiểu các lỗi sai sót trong quy trình quản lý kho hàng, giúp hàng hóa được vận chuyển nhanh hơn tới khách hàng. Lượng hàng cung vì thế cũng xoay vòng nhanh hơn. Cả nhà cung ứng và khách hàng đều cảm thấy hài lòng.

3. Giảm thiểu chi phí lưu kho

Hàng tồn đọng trong kho đồng nghĩa với việc chi phí lưu kho cũng tăng, mà doanh thu thì bất động. Phần mềm quản lý kho hàng với khả năng lưu chuyền hàng hóa nhanh chóng, có thể là giải pháp hữu hiệu để giảm khoản chi phí này.

4. Cân bằng hàng tồn kho

Sự thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho có tác động mạnh mẽ tới khả năng cung ứng sản phẩm ra thị trường. Với sự cân bằng hàng tồn kho từ bàn tay của phần mềm quản lý, nỗi lo “cháy hàng” hoặc “ế hàng” với các doanh nghiệp sẽ chẳng còn.

5. Sự tích hợp với các phần mềm quản trị khác

Rất nhiều những phần mềm quản lý hàng kho được tích hợp trong hệ sinh thái các phần mềm quản lý kinh doanh khác (như CRM, phần mềm quản lý bán hàng,…).

Điều này giúp chủ doanh nghiệp không cần phải lo lắng việc nhập thủ công các số liệu kinh doanh, giảm thiểu sự sai số và nhầm lẵn trong quá trình nhập liệu.

Quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Uplevo hy vọng bạn đã lựa chọn cho mình phương thức quản lý hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của mình.

>> Hướng dẫn cách quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả