Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng: Tối ưu Hoá Quy Trình Xuất Nhập & Tồn Kho

Phần mềm quản lý kho hàng hay phần mềm kho là phần mềm chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động xuất hàng, nhập hàng, lưu trữ, tồn kho, lao động,… trong kho hàng. Phần mềm quản lý kho hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác như: quản lý mua hàng (ERP), quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, phần mềm quản lý vận tải. Hiện nay phần mềm quản lý kho cũng được áp dụng cho trung tâm phân phối (DC), kho hàng ICD,…

Một phần mềm quản lý kho thường có các chức năng như sau:

1. Hỗ trợ xử lý đơn đặt hàng.
2. Bán hàng và phân phối.
3. Quản lý tồn kho.
4. Nhận hàng và xuất kho.
5. Quản lý nhà cung cấp / Tìm nguồn cung ứng.
6. Quản lý thanh toán.

Hiện nay, đã có nhiều kho tích hợp với các công nghệ thông minh trong quản lý kho hàng: Ligh-picking, Voice-picking, hỗ trợ nhiều loại hand-held, đi đếm kho bằng Ipad/Tablet,…để nâng cao năng suất cho công nhân vận hành kho.

Nội dung bài viết

Toggle

• Những rủi ro trong quản lý kho hàng (Warehouse risk management)
  • 1. Nhận hàng (Inbound)
  • 2. Xuất hàng (Outbound)
  • 3. Quản lý kho & hàng tồn kho
  • 4. Thống kê tình hình nhập kho & Báo cáo tồn kho
• Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng
  • 1. Quản lý quy trình nhập kho 
  • 2. Quản lý quy trình xuất kho 
  • 3. Quản lý tồn kho
  • 4. Nâng cao năng lực cạnh tranh và dịch vụ khách hàng
• Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
  • 1. Quản lý kho hàng bằng thủ công không còn phù hợp với xu thế
  • 2. Phần mềm quản lý kho hàng toàn diện
• Phần mềm quản lý kho hàng Smartlog
• Tư vấn phần mềm quản lý kho

Những rủi ro trong quản lý kho hàng (Warehouse risk management)

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý và vận hành kho hàng. Có nhiều vấn đề tồn đọng như: nghiệp vụ quản lý kho hạn chế, chưa tuân thủ các quy định và nguyên tác quản lý kho: 5S, JIT, LEAN, ISO, an toàn cháy nổ…

Hình ảnh kho được vận hành trên phần mềm quản lý kho Smartlog

Chưa kể một số kho phải tuân thủ các nguyên tắc theo đặc tính của hàng hoá như: hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), hàng thực phẩm (F&B), hoá chất (chemist), dệt may (garment), nguyên vật liệu (raw material), bán thành phẩm (semifinished ),… Dưới đây là một số thách thức trong quản lý kho hàng tại một số doanh nghiệp mà Smartlog tổng hợp.

1. Nhận hàng (Inbound)

• Nhận thông tin đơn hàng trễ, nhập liệu đơn hàng thủ công dễ sai sót
• Không ghi nhận được số lô/batch, không đảm bảo FIFO.
• Phụ thuộc kinh nghiệm của thủ kho để nhớ mặt hàng, đưa hàng vào vị trí lưu trữ.
• Khó theo dõi hàng trả về từ thị trường.

2. Xuất hàng (Outbound)

• Không “truy vết” được số lô/batch nào bán cho khách hàng nào. Đặc biệt là hàng bán vào siêu thị, cửa hàng tiện lợi khi có sự cố.
• Không gian kho nhỏ, tối đa hóa diện tích lưu trữ nên việc soạn hàng rất vất vả.
• Khó điều tra nguyên nhân nếu có mất mát hàng, hư hỏng, sự cố xảy ra trong kho.
• Nhiều thao tác thủ công, năng suất lao động chưa cao.

3. Quản lý kho & hàng tồn kho

• Nguy cơ hàng hết hạn sử dụng trong kho do không theo dõi được hạn sử dụng.
• Bố trí mặt bằng theo loại hàng để dễ nhớ nên chưa tối ưu khai thác không gian lưu trữ.
• Tốn nhiều thời gian kiểm đếm, ký chứng từ, dễ mắc sai sót số liệu.
• Tốn nhiều công sức cho kiểm đếm hoặc cả tháng mới kiểm kê kho một lần.

4. Thống kê tình hình nhập kho & Báo cáo tồn kho

Dưới đây là đoạn trích trách nhiệm của một thủ kho tại doanh nghiệp XXX, đội ngũ Smartlog từng được chia sẻ.

Cuối ca làm việc/cuối ngày, Thủ kho phải có trách nhiệm cập nhật số liệu về tình hình nhập kho thành phẩm và nguyên vật liệu nhập kho trong ca/trong ngày và báo cáo số lượng cho Quản lý phòng, Kế toán kho, phó GĐ phụ trách kho NVL, báo cáo phòng NVL, Kế toán kho NVL, Phó GĐ phụ trách kho thành phẩm -> Phó Trưởng phòng kinh doanh, Kế toán thành phẩm, GĐ phụ trách.

=> Việc quản lý số lượng hàng hoá xuất/nhập/tồn lớn bằng thủ công có rủi ro dễ gây sai sót và nhầm lẫn. (Có nhiều chia sẻ rằng: “Nhiều thủ kho ám ảnh vì yêu cầu báo cáo đột xuất từ cấp trên).

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng

1. Quản lý quy trình nhập kho 

Đặt hàng hóa đúng nơi, đảm bảo các quy trình kho khác được diễn ra thuật lợi. Khi doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm quản lý kho, hàng hóa sẽ luôn được đặt đúng chỗ để tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng và thời gian sản xuất.

Hình 1: Lượng hàng tồn kho được thể hiện trực quan, các vị trí thiết bị, Dock, Zone

Phần mềm dễ dàng tích hợp với các công nghệ thông minh khác: Kết nối vạn vật (IoT), quét mã vạch (RFID/QR/Barcode Scan), giọng nói (Voice ) từ đó giúp nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng.

Lập kế hoạch nhận hàng: Việc sắp xếp khu vực lưu trữ trống cho hàng hoá vô cùng quan trọng, giúp bạn bố trí nhân công, thiết bị hiệu quả, có sự chuẩn bị nhằm đáp các yêu cầu đặc biệt khác của chủ hàng. (Năng suất công nhân kho cao hơn vì nhiều hàng hóa có thể được đưa đi trong thời gian ít hơn.)

Xử lý và kiểm tra quy trình nhập kho nhanh hơn: Ít lỗi hơn, xử lý biên nhận hàng, cân hàng, kiểm đếm hàng hoá nhanh hơn giúp bạn tiết kiệm thời gian. (Thời gian chu kỳ nhận hàng ngắn hơn)

Nhận hướng dẫn nhập kho từ hệ thống/phần mềm: Năng suất cao hơn trong kho của bạn giúp bạn tiết kiệm chi phí, hàng hóa trong nước được lưu trữ ở đúng vị trí nhanh hơn/ Khả năng hiển thị hàng tồn kho chính xác hơn. (Vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn và nhanh hơn để tìm, theo dõi và truy xuất.

Chụp bằng chứng hình ảnh về tình trạng hàng hóa: là bằng chứng về tình trạng hàng hóa, hỗ trợ khi xảy ra tranh chấp với nhà cung cấp/ chủ hàng.

In nhãn và dán nhãn tại chỗ để thay thế lô hàng hỏng hoặc mất mát.

Chưa kể, với tính năng tích hợp thông báo trước vận chuyển (ASN) giúp tiết kiệm thời gian chờ của tài xế xe tải.

2. Quản lý quy trình xuất kho 

Phần mềm quản lý kho hàng gợi ý các phương án picking, di chuyển hàng hoá khả thi nhất dựa trên thuật toán tối ưu (dựa trên lịch sử vận hành để tối ưu). Tối ưu hóa hiệu quả quá trình lấy hàng, người quản lý kho phù hợp với chiến lược chọn và tự động hóa chính xác với hàng hóa được xử lý (pallet, carton, lô hàng lẻ, cụm,…).

Đối với kho hàng và trung tâm phân phối không xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, phần mềm có thể được thực hiện dựa trên khối lượng nhận và vận chuyển.

Hình 2: Các lô hàng được tách biệt màu sắc bởi thuật toán phân tích tồn kho

Giảm thời gian picking: áp dụng một phương pháp chọn hoặc kết hợp các phương pháp để giảm thời gian di chuyển giữa các địa điểm chọn. Đây là quy trình tốn kém nhất trong kho, bao gồm 55% tổng chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình này sẽ giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả vận hành kho.

Quy trình đóng gói và dán nhãn: tất cả các dữ liệu cần thiết được nhập vào phần mềm để xử lý và đưa ra gợi ích. Chẳng hạn như kích thước và trọng lượng, phần mềm WMS có thể tự động xác định loại và số lượng vật liệu đóng gói sẽ giữ cho mặt hàng an toàn và chi phí đóng gói thấp nhất. Nhãn hàng hoá sẽ luôn được dán đúng vị trí trên kiện hàng.

3. Quản lý tồn kho

Hệ thống cảnh báo tự động: Hàng tồn kho luôn cập nhật để tránh tình trạng thiếu hàng. Nó cũng sẽ tạo cảnh báo thông qua email hoặc SMS khi các mặt hàng không được phân phối để bạn có thể tìm nguồn thay thế hoặc đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Lưu trữ: hàng hóa được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất với từng loại hàng hoá/lô hàng/yêu cầu của khách hàng. Khi được thực hiện đúng nghiệp vụ, qúa trình lưu trữ sẽ tối đa hóa tối đa không gian có sẵn trong kho và tăng hiệu quả lao động.

Kho hàng mẫu được quản lý bằng phần mềm kho

Bổ sung tồn kho (Replenishment): đảm bảo rằng mỗi vị trí lấy hàng đều chứa số lượng sản phẩm tối ưu cho quá trình lấy hàng trơn tru và hiệu quả từ các vị trí lưu trữ sản phẩm dự trữ sang khu vực lưu trữ chính. Đảm bảo lượng tồn kho an toàn.

(Mobile App) ứng dụng quản lý cho thiết di động: là một bước cải tiến trong quản lý kho hàng, thay thế phương pháp quản lý & vận hành thủ công nhằm tiến đến kho hàng không giấy tờ (paperless warehouse). Giúp tăng tỷ lệ chính xác của hàng tồn kho (lên tới 99%) bằng cách xóa nhập dữ liệu thủ công. Hỗ trợ  các nhà quản lý kho cần di chuyển trong kho, khi cần truy cập vào các số liệu hiệu suất, email của khách hàng, tài liệu nội bộ,…

Phân tích dự báo tồn kho: cung cấp các kết quả ước tính hợp lý về doanh số mỗi ngày, cho nhà quản lý biết số lượng sản phẩm dự kiến ​​sẽ được xuất/nhập/lưu trữ. Việc xây dựng mô hình dự báo phức tạp do nhu cầu và tính thời vụ dễ dàng hơn.

4. Nâng cao năng lực cạnh tranh và dịch vụ khách hàng

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Các doanh nghiệp logistics, sản xuất đã và đang tiến đến áp dụng công nghệ trong vận hành, quản trị. Giúp iết kiệm chi phí, tối ưu và tự động hoá vận hành cũng như đáp ứng các yêu cầu về kết nối công nghệ thông tin của khách hàng.

Phân quyền truy cập khách hàng: Phần phần hỗ trợ tính năng cấp quyền truy cập cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp. Họ có thể chủ động kiểm tra hàng hoá của mình cũng như các trách nhiệm khác. Hạn chế giao tiếp bằng email, điện thoại gây mất thời gian, bị động,… cũng như xử lý cách nghiệp vụ phức tạp khác.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

1. Quản lý kho hàng bằng thủ công không còn phù hợp với xu thế

Thông thường, các doanh nghiệp quản lý tồn kho bằng file excel quản lý kho đơn giản hay các database quản lý kho hàng rời rạc, dễ bị nhầm lẫn. Ảnh hưởng đến vận hành cũng như báo cáo tồn kho, gây mất thời gian lao động.

Chưa kể hiện nay đã có rất nhiều các nhà vận tải, doanh nghiệp logistics, chủ hàng đã vận hành hoàn toàn trên các nền tảng công nghệ logistics: phần mềm quản lý vận tải, phần mềm quản lý phân phối, phần mềm quản lý bán hàng,… Vì vậy, các doanh nghiệp đều yêu cầu các đối các, khách hàng có các phần mềm hay hệ thống có thể tích hợp vào phần mềm của doanh nghiệp họ. Giúp việc chia sẻ và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và minh bạch.

2. Phần mềm quản lý kho hàng toàn diện

Với phần mềm quản lý kho, nhà quản lý, thủ kho, nhân công và hầu hết các hoạt động vận hành kho hàng đều được thiết lập trên phần mềm nhằm quản lý kho hàng toàn diện.

Các tính năng quan trọng và đặc thù của phần mềm quản lý kho phù hợp với các doanh nghiệp 3PL, chủ hàng, nhà phân phối (Distribution), doanh nghiệp sản xuất (production),

• Thống kê báo cáo từ đơn hàng, kiện hàng đến tổng đơn hàng: nhận/ Xuất/ Tồn.
• Báo cáo nhận/xuất theo ngày.
• Quản lý phiếu nhập kho/ Phiếu kiểm đếm/ Phiếu cân container: ghi nhận theo xe, nhà cung cấp.
• Báo cáo SKU/ Pallet/ Hàng hư hỏng/ Đổi trả.
• Quản lý kế hoạch cổng kiểm tra/nhận hàng/xuất hàng/châm hàng/đóng gói – sửa chữa.
• Kiểm tra hiện trạng quy cách chất xếp hàng hoá, mô hình hoá tồn kho (Warehouse visualization)
• Quản lý Zone/ Layout/ Line/ BOM/ Rack/ Chiến lược chất xếp hàng hoá/ Rót hàng
• Quản lý đội nhóm/ Nhân công/ Lương và các chi phí khác.

Giao diện tổng quan của phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho hàng Smartlog

Chỉ với một phần mềm quản lý kho hàng duy nhất hay hệ thống quản lý kho hàng WMS, quý doanh nghiệp đã có thể quản lý hầu hết các hoạt động vận hành kho: quy trình xuất kho, nhập kho; quản lý tồn kho, giúp tiết kiệm chi phí vận hành, tránh sai sót cho lỗi thủ công. Nhà quản trị chỉ theo dõi báo báo tồn kho, hoạt động vận hành hàng ngày thông qua một phần mềm quản lý kho hàng duy nhất.

Phần mềm kho Smartlog

Về mặt khác, cải thiện hiệu quả hoạt động kho cần có sự kết hợp của thu thập dữ liệu, cải tiến quy trình và công nghệ.

Smartlog không chỉ bán phần mềm, chúng tôi còn hỗ trợ tất cả giải pháp quản lý kho hàng từ thiết kế đến vận hành cho quý khách hàng, đối tác. Smartlog không ngại chia sẻ và hỗ trợ bằng tâm huyết của những người làm logistics & làm giải pháp kho hàng. Với đội ngũ chuyên gia có rất nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý logistics, vận hành nhiều loại kho hàng: FMCG, F&B, phân phối, kho nhà máy, hoá chất, dệt may, kho nguyên vật liệu, hàng thành phẩm, CFS,… cho các doanh nghiệp logistics lớn, đa quốc gia.

Bạn có khó khăn trong vận hành và quản lý kho hàng? Hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên gia của Smartlog!

Tư vấn phần mềm quản lý kho

Điền thông tin vào đăng ký dưới đây, Smartlog sẽ liên lạc để hẹn một buổi demo giải pháp quản lý kho hàng sớm nhất.

Họ và Tên *Email *Số điện thoại *Lời nhắn *Nhận tư vấn ngay!