5 Bước Triển Khai Kaizen 5S để Hướng Tới Hiệu Quả Nơi Làm Việc

Nội dung bài viết

• Tại sao nên sử dụng Phương pháp Kaizen 5S?
• 5 bước triển khai Kaizen 5S hiệu quả trong sản xuất
• Kết

Kaizen 5S là phương pháp rất đơn giản có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai trong mọi loại hình doanh nghiệp. Phương pháp này không yêu cầu bất kỳ phân tích kỹ thuật nào và có thể được triển khai từ khu vực sản xuất đến bộ phận văn phòng, từ doanh nghiệp quy mô nhỏ cho đến cấp tập đoàn đa quốc gia lớn mạnh. Tính đơn giản, khả năng ứng dụng thực tế và bản chất trực quan làm cho phương pháp này trở thành một “trợ thủ đắc lực” cho các nhà quản lý, vận hành và thậm chí còn nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm sau cùng được chuyển tới khách hàng.

Tại sao nên sử dụng Phương pháp Kaizen 5S?

Phương pháp Kaizen 5S là công cụ hoàn hảo để xác định các dự án cải tiến đầu tiên trong công ty của bạn nhằm loại bỏ các lãng phí. Mặc dù đôi khi 5S được coi là một công cụ giúp dọn dẹp các lãng phí, thừa thãi trong doanh nghiệp, nhưng nó thực sự là một hệ thống phương pháp quản lý sáng tạo và tân tiến giúp mọi người suy nghĩ đơn giản, mở đường cho việc áp dụng các nguyên tắc lean – tinh gọn trong doanh nghiệp. Hiểu được nguyên lý của 5S, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có được nền tảng vững chắc để triển khai phương pháp 6 Sigma trong tương lai.

5 bước triển khai Kaizen 5S hiệu quả trong sản xuất

Bước 1: Xác định hiệu quả của hoạt động kinh doanh sản xuất tại thời điểm bắt đầu

Hai hình ảnh minh họa ở trên có thể cho bạn những hình dung sống động nhất về cách 5S thay đổi doanh nghiệp. Trước khi triển khai phương pháp này, doanh nghiệp của bạn nên trả lời các câu hỏi sau. Nếu bạn có thể hoàn thành nhanh chóng các câu hỏi này, bạn sẽ thấy phương pháp 5S hiệu quả và hữu ích như thế nào.

>>> Đọc thêm: Kaizen là gì? Ứng dụng Kaizen thế nào trong sản xuất?

• Có phải mọi nhân viên trong doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định vị trí các hồ sơ/ tài liệu cho dù chúng có được lưu tại các bộ hồ sơ hoặc trong hệ thống máy tính?
• Có dây cáp điện lỏng lẻo, chùng xuống ở nơi làm việc của bạn không?
• Có khay đựng, ngăn kéo và tủ chứa nào không được gắn nhãn hoặc có chứa nội dung khó xác định không?
• Không gian trong khu làm việc của bạn có chứa các vật dụng không có giá trị không?
• Có giấy tờ ở nơi làm việc của bạn không được sử dụng và bám bụi không?
• Mọi người có biết làm thế nào để giữ cho nơi làm việc được gọn gàng và nhận thức đầy đủ về vai trò và trách nhiệm của họ không?

Nếu bạn trả lời “Có” cho bất kỳ câu hỏi nào trên đây, phương pháp 5S sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

Bước 2: Thực hiện lần lượt 5S

5S là viết tắt của từ gì?

Tên 5S đề cập đến một bộ năm thuật ngữ mượn từ tiếng Nhật, tất cả bắt đầu bằng chữ S khi phiên âm. Các thuật ngữ tương đương trong tiếng Anh hay tiếng Việt cũng bắt đầu bằng chữ S. Về bản chất, năm thuật ngữ này thể hiện năm bước hướng tới sự gọn gàng, ngăn nắp và hiệu quả trong hoạt động và quy trình:

 –  Seri (Sàng lọc): Đây là bước đầu tiên cần làm tại bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào khi bắt đầu thực hiện phương pháp 5S. Ở bước này, doanh nghiệp thực hiện việc sàng lọc tất cả những gì không còn hữu dụng và loại bỏ chứng, chỉ giữ lại những gì cần thiết và mang lại giá trị.

– Seiton (Sắp xếp): Sau khi sàng lọc tất cả những thứ không còn đem lại giá trị sử dụng thì việc sắp xếp lại những đồ dùng, công cụ trong nơi làm việc một cách khoa học, có hệ thống sẽ là bước tiếp theo.

– Seiso (Sạch sẽ): Bước thứ 3 liên quan đến việc dọn dẹp nơi làm việc mỗi ngày sau khi hoàn thành xong công việc của mình, bao gồm cả việc làm sạch các trang thiết bị, máy móc. Để nơi làm việc luôn được sạch sẽ, khi môi trường làm việc sạch sẽ, tinh thần con người sẽ thoải mái do vậy năng suất thực hiện công việc luôn ở mức cao nhất và hiệu quả nhất, giúp hoàn thành những deadline một cách dễ dàng hơn.

– Seiketsu (Săn sóc): Nhân viên phải cải thiện các tài liệu hay quy trình để có thể dễ dàng áp dụng hơn trong các lĩnh vực công việc khác nhau trong doanh nghiệp 

– Shitsuke (Sẵn sàng): Sẵn sàng chính là việc thực hiện và duy trì một cách đều đặn và có hệ thống các bước trên để đảm bảo hoạt động cải tiến diễn ra liên tục. Chỉ khi duy trì và thực hiện tốt các giai đoạn này, quá trình triển khai 5S mới diễn ra với hiệu quả cao nhất.

Bước 3: Kế hoạch hành động

Bạn có thể bắt đầu thực hiện phương pháp 5S bằng cách đào tạo cho toàn bộ nhân viên hiểu về hệ thống này. Để tạo thành thói quen cho nhân viên, doanh nghiệp của bạn nên thực hiện điều này hàng ngày theo từng cá nhân hoặc từng nhóm nhỏ nhằm đảo bảo các nhân viên sẽ có nhận thức đúng đắn và đồng đều về cách thức triển khai cũng như lợi ích của phương pháp Kaizen 5S.

Trong ngày đầu tiên trong quá trình triển khai 5S, nhân viên cần thực hiện các hành động sau để đưa 5S vào thực tiễn:

1. Trước tiên, nhân viên nên chụp ảnh trạng thái hiện tại của nơi làm việc;
2. Sắp xếp để tách những vật dụng cần thiết và không cần thiết;
3. Sắp xếp những thứ cần thiết ở một vị trí xác định và tiện lợi cho công việc; 
4. Làm sạch nơi làm việc và loại bỏ những thứ không dùng đến gây nên tình trạng bừa bộn thiếu ngăn nắp, chẳng hạn như các hộp giấy trên sàn nhà khiến bạn khó khăn trong việc lau dọn  – thay vào đó hãy dán nhãn chúng và cho vào ngăn kéo có nhãn.
5. Chuẩn bị một danh sách các việc bạn cần làm những ngày hôm sau để đảm bảo khu vực bạn làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và thuận tiện cho công việc. 
6. Hãy chụp ảnh khu làm việc của bạn sau một ngày triển khai phương pháp 5S và tìm ra sự khác biệt với bức ảnh đầu tiên.

Bước 4: Chuẩn hóa hoạt động

Trong những ngày làm việc để triển khai các chữ “S” tiếp theo (khoảng 2 tuần sau), toàn bộ nhân viên nên chụp bức ảnh thứ 3 và so sánh với 2 bức ảnh đầu tiên. Nhiều doanh nghiệp kiểm soát tương đối chặt chẽ hoạt động triển khai và việc chụp ảnh là một bước bắt buộc đảm bảo 5S đã được thực hiện nghiêm túc. Các nhóm nhân viên trong doanh nghiệp nên làm việc cùng nhau để xác định các phương thức để chuẩn hóa các cải tiến theo thời gian: sắp xếp lịch làm dọn dẹp, xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, chuẩn bị các quy trình hoặc bảng liệt kê công việc để giúp mọi người nhớ những việc cần làm.

Bước 5: Hoạt động bền vững

Trong phiên họp hai tháng sau, doanh nghiệp nên kiểm tra xem nơi làm việc của các bộ phận như thế nào và so sánh với các bộ phận khác. Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn có thể đảm bảo phương pháp 5S được duy trì bằng cách đảm bảo lịch trình được xác định và toàn nhân viên đều tuân theo các quy trình.

Kết

Triển khai phương pháp Kaizen 5S không quá khó trong doanh nghiệp. Tuy nhiên phương pháp này chỉ phát huy hiệu quả khi chúng được thực hiện liên tục và đồng nhất bởi toàn bộ nhân viên trong mọi bộ phận của doanh nghiệp. Nếu bất kỳ cá nhân nào không nhìn nhận được chính xác tầm quan trọng của Kaizen 5S cũng như nghiêm túc thực hiện theo 5 bước trên, hiệu quả chung của toàn bộ quá trình sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.