Phương Pháp 5S Là Gì? Quy Trình Triển Khai 5S Như Thế Nào

Được xuất hiện đầu tiên ở Nhật Bản. Phương pháp 5S với triết lý lấy con người làm trung tâm của mọi sự phát triển. Mô hình này từ khi ra đời cho đến nay được coi như một nền tảng áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Nội dung

• 1 PHƯƠNG PHÁP 5S LÀ GÌ ?
• 2 NGUỒN GỐC CỦA 5S VÀ SẢN XUẤT TINH GỌN
• 3 MỤC TIÊU CỦA PHƯƠNG PHÁP 5S 
• 4 LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S
• 5 CÁC BƯỚC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO DOANH NGHIỆP BẠN

PHƯƠNG PHÁP 5S LÀ GÌ ?

Phương pháp 5S (tiếng Anh: 5S method) là một công cụ sản xuất tinh gọn nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và loại bỏ lãng phí. khi được thực hiện đúng sẽ tạo ra và duy trì một nơi làm việc có tổ chức, an toàn, sạch sẽ và hiệu quả. Có năm bước trong hệ thống, mỗi bước bắt đầu bằng chữ S:

Bằng cách cung cấp một khuôn khổ có hệ thống cho tổ chức và sự sạch sẽ, 5S giúp các cơ sở tránh bị mất năng suất do công việc bị trì hoãn hoặc thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch.

5S là chữ cái viết tắt của 5 từ đều bắt đầu bằng chữ “S”.

• 5S theo tiếng Nhật là: “Seri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu” và “Shitsuke”.
• 5S theo tiếng Anh là: ” Sort”, “Set in order”, “Standardize”, “Sustaint” và “Selfdiscipline”.
• 5S theo tiếng Việt là: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”.

Nội dung của phương pháp 5S

Các bước 5s	Nội Dung
Sàng lọc	– Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên liệu,… trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng. Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ.
Sắp xếp	– Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lí để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. – Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.
Sạch sẽ	– Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mĩ quan tại nơi làm việc. – Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. – Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.
Săn sóc	– Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. – Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
Sẵn sàng	– Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. – Kiểm tra định kì với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.

Các bước này ăn nhập với nhau, vì vậy trình tự rất quan trọng.

• Loại bỏ các vật liệu không cần thiết trong bước 1 (Sắp xếp) sẽ cung cấp không gian cần thiết để sắp xếp các mục quan trọng trong bước 2 (Đặt theo thứ tự).
• Sau đó, khi không gian làm việc được ngăn nắp và có tổ chức, bụi bẩn có thể được loại bỏ trong bước 3 (Tỏa sáng).
• Những thay đổi này đối với nhiệm vụ công việc và môi trường làm việc của người lao động phải được phản ánh trong các quy trình cập nhật thông qua bước 4 (Chuẩn hóa).
• Cuối cùng, những thủ tục mới đó sẽ không nhiều trừ khi trách nhiệm được giao và tiến trình được theo dõi – như yêu cầu cho bước 5 (Duy trì). Và với trách nhiệm và theo dõi, công nhân sẽ tiếp tục áp dụng các bước, quay lại bước 1.

5S được một số nơi phát triển lên thành 6S. S thứ 6 là Safety (An toàn), nhưng bản thân nếu làm đúng 5S kể trên là đã gồm an toàn cho nhân viên rồi. Tuy nhiên, ở một số công ty Nhật, 5S lại được rút gọn lại thành 3S (lấy 3S đầu tiên) do mọi người đều sẵn sàng làm 3S và luôn luôn ý thức, kỷ luật tốt.

NGUỒN GỐC CỦA 5S VÀ SẢN XUẤT TINH GỌN

5S bắt đầu như là một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), phương pháp sản xuất được các nhà lãnh đạo tại Công ty Ô tô Toyota bắt đầu vào đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này, thường được gọi là sản xuất tinh gọn ở phương Tây, nhằm mục đích tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Điều này thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ chất thải từ quá trình sản xuất.

Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc sử dụng nhiều công cụ như 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống sản xuất Toyota vì cho đến khi nơi làm việc ở trạng thái sạch sẽ, có tổ chức thì việc đạt được kết quả tốt nhất quán là rất khó. Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai lầm, sản xuất chậm lại và thậm chí là tai nạn, tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến công ty.

Bằng cách có một cơ sở được tổ chức có hệ thống, một công ty sẽ tăng khả năng sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.

Một số mốc thời gian bạn nên biết về 5S 

• Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX.
• Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan…
• Được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993.
• 5S giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trường làm việc.
• 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém, nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhân lực à nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và làm giảm lãng phí.

MỤC TIÊU CỦA PHƯƠNG PHÁP 5S 

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

• Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc
• Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
• Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lí thông qua các hoạt động thực tế
• Xây dựng cơ sở để đưa vào các kĩ thuật cải tiến

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S

Hầu hết các công ty ngày nay đều bắt đầu cải tiến tinh gọn bằng cách thực hiện 5S, đây là phương pháp giảm thiểu sai sót của người Nhật. Đó là một cách tốt để các công ty này làm quen với các chu kỳ cải tiến liên tục bằng cách cho người lao động tổ chức và cải thiện điều kiện nơi làm việc. Một khi tổ chức của bạn áp dụng 5S thành công thì sẽ mang lại nhiều lợi ích cho Doanh Nghiệp. Có thể kể đến như:

5S giải quyết vấn đề an toàn bằng cách làm cho nơi làm việc gọn gàng và trật tự hơn. Điều này làm giảm nguy cơ chấn thương, trong cả ngắn hạn và dài hạn. Ví dụ: trong ngắn hạn, người lao động ít có khả năng vấp phải các vật dụng bị thất lạc hoặc tự gây thương tích cho bản thân khi thiết bị thiếu người bảo vệ an toàn thích hợp.

Một nơi làm việc gọn gàng có nghĩa là các công cụ thường xuyên được sử dụng được cất giữ gần với bàn tay, giúp bạn ít lãng phí thời gian hơn khi tìm kiếm các đồ thất lạc. Tương tự như vậy, công nhân không cần phải sàng lọc lộn xộn để tìm công cụ cụ thể hoặc phụ tùng cần thiết tại thời điểm đó.

Trong một số môi trường, độ sạch cao hơn sẽ dẫn đến ít bụi hơn hoặc các chất gây ô nhiễm trong không khí khác. Điều này có thể dẫn đến ít vấn đề sức khỏe mãn tính hơn.

Thiết bị sạch hơn có thể đồng nghĩa với việc ít trục trặc hoặc hỏng hóc hơn. Ngay cả trong ngắn hạn, việc dọn dẹp hàng ngày kéo dài năm phút có thể loại bỏ các hoạt động vệ sinh toàn nhà máy cần thiết trước khi một khách hàng lớn đến tham quan.

Về lâu dài, quy trình làm việc được tối ưu hóa có thể dẫn đến ít bệnh mãn tính hơn như đau lưng hoặc RSI (chấn thương căng thẳng lặp đi lặp lại).

Mỗi ngày, quy trình làm việc được tối ưu hóa sẽ dẫn đến các hoạt động nhanh hơn – cho dù đó là một công nhân di chuyển một sản phẩm trực tiếp đến bàn làm việc, hay một chiếc xe nâng đang lái xe trên một đường thẳng thay vì cố định lối đi giữa đống hàng tồn kho lộn xộn.

5S có thể cải thiện tinh thần theo một số cách. Rõ ràng nhất, người lao động và người quản lý có thể tự hào hơn về một nơi làm việc sạch sẽ và trật tự. Đồng thời, mọi nhân viên sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ hướng tới một mục tiêu chung – duy trì các tiêu chuẩn 5S – dẫn đến tinh thần làm việc nhóm và tầm nhìn chung.

Cuối cùng, chương trình 5S có thể là bước đệm cho các sáng kiến ​​sau này như Sản xuất Tinh gọn hoặc Cải tiến Liên tục.

Nói tóm lại 5S giúp mang lại lợi ích:

• Đảm bảo sức khỏe của nhân viên.
• Dễ dàng thuận lợi hơn khi làm việc.
• Tạo tinh thần và bầu không khí khi làm việc.
• Nâng cao chất lượng cuộc sống.
• Nâng cao năng suất.

Doanh Nghiệp ngày càng tham gia áp dụng 5S vì 

• Mọi loại hình doanh nghiệp/ tổ chức đều phù hợp để áp dụng phương pháp 5S.
• Doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ đều áp dụng được 5S.
• Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
• Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

1. Sự cam kết hỗ trợ của Lãnh đạo: Sự thấu hiểu và ủng hộ của ban lãnh đạo là điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S. 2. Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S 3. Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Cần tạo ra một môi trường có sự khuyến khích sự tham gia của mọi người. Đây là một bí quyết thành công khi thực hiện 5S. 4. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

CÁC BƯỚC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO DOANH NGHIỆP BẠN

Doanh Nghiệp của bạn đang lên kế hoạch áp dụng 5S vào hệ thống công ty cần phải xây dựng một kế hoạch thực hiện với các bước như: 

      Bước 1: Chuẩn bị:

• Ban lãnh đạo cần hiểu rõ tư tưởng và lợi ích của việc áp dụng 5S đến doanh nghiệp của mình.
• Tham khảo kinh nghiệm triển khai 5S từ các đơn vị thành công trước đó.
• Những cam kết thực hiện 5S.
• Doanh Nghiệp tiến hành thành lập ban chỉ đạo 5S.
• Phân công người có kinh nghiệm và trách nhiệm về hoạt động 5S.
• Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện.

      Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo:

• Ban lãnh đạo đưa ra thông báo chính thức về việc thực hiện chương trình 5S
• Ban bố mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người.
• Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể.
• Tạo ra các công cụ tuyên truyền và quảng bá trong công ty như biểu ngữ, áp phích, bản tin…
• Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.

     Bước 3: Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh:

• Ban chỉ đạo 5S tiến hành tổ chức “ngày tổng vệ sinh” định kì.
• Phân chia khu vực, vùng, phân công nhóm phụ trách.
• Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết.
• Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty.
• Sàng lọc mọi thứ không cần thiết.
• Định kì duy trì tổng vệ sinh hàng năm.

      Bước 4: Thực hiện Sàng lọc:

• Lập tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.
• Tất cả các nhân viên từng bộ phận cần rà soát lại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.
• Công tác sàng lọc cần phải được tiến hành thường xuyên tại những vị trí làm việc và sàng lọc tổng thể toàn công ty tổ chức hai lần 1 năm.

Sàng lọc thực hiện lúc nào, ai làm và làm ở đâu?

• Vào ngày tổng vệ sinh mọi người cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Mỗi năm hai lần tổ chức một ngày Seiri và tập trung loại bỏ mọi thứ không cần thiết.
• Trong suốt những ngày thực hiện hoạt động Seiri, Seiton và Seito, cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những thứ không cần thiết.
• Ban lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S đi xem xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết.

      Bước 5: Thực hiện Seri, Seiton và Seiso hàng ngày.

• Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết. Tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn.
• Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra.
• Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe.
• Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại chỗ làm việc.
• Luyện tập Seiketsu:

– Khi thực hiện đúng các hoạt động Seri, Seiton, Seiso, nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này được gọi là Seiketsu (Săn sóc). Để duy trì và nâng cao 5S nên sử dụng các phương pháp hiệu quả sau:

• Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S
• Tạo ra sự thi đua giữa các phòng ban về 5S.
• Tạo ra sự thi đua giữa các công ty về 5S.
• Luyện tập Shitsuke:
• Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện.
• Chịu khó lắng nghe.
• Làm việc nhiệt tình và luôn tìm cách cải tiến.
• Luyện tập phong cách luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có uy tín.
• Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
• Tuân thủ nghiêm ngặt qui định an toàn.

Bước 6: Đánh giá định kỳ 5S.

• Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên và nâng cao. Để khuyến khích duy trì và nâng cao các hoạt động này cần có các hoạt động đánh giá. Nội dung công tác đánh giá bao gồm:
• Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S.
• Cán bộ đánh giá thường xuyên hoạt động 5S.
• Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về hoạt động 5S.
• Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S.