5 Giai đoạn Hình Thành Và Phát Triển Mà Mọi đội Nhóm đều Trải Qua

Tuckman là mô hình được nghiên cứu thực tiễn bởi nhà tâm lý học người Mỹ, Bruce Tuckman. Theo ông, mô hình này sẽ được chia chặng đường thành 05 giai đoạn: Forming (Hình thành), Storming (Sóng gió), Norming (Ổn định), Performing (Hoạt động hiệu quả) và Adjourning (Thoái trào). Đây chính là chặng đường đi của các nhóm làm việc từ khi được xây dựng cho đến khi hoạt động ổn định theo thời gian. Qua nghiên cứu của Bruce, chúng ta có thể nhận diện được từng giai đoạn phát triển nhóm, xác định tình trạng và đưa ra quyết định chính xác nhằm đảm bảo nhóm luôn teamwork hiệu quả tốt nhất.

1. Giai đoạn Hình thành (Forming)

Đây là giai đoạn được thành lập, các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm với nhau và bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mắt. Ở giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm. Nhóm có thể đưa ra những quyết định dựa trên sự đồng thuận, hiếm có các xung đột gay gắt do mọi người vẫn đang còn dè dặt với nhau. Tâm lý chung ở giai đoạn này đó là: Hưng phấn với công việc mới; Dè dặt trong việc tiếp cận và chia sẻ với các thành viên khác; Quan sát và thăm dò mọi người xung quanh; Tự định vị mình trong cấu trúc của nhóm.

Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình, bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm.

Giai đoạn này được phân loại theo:

• Phụ thuộc cao vào người lãnh đạo để được hướng dẫn và chỉ đạo.
• Ít đồng ý về các mục tiêu của nhóm ngoại trừ những mục tiêu nhận được từ lãnh đạo.
• Vai trò và trách nhiệm cá nhân không rõ ràng.
• Người lãnh đạo phải được chuẩn bị để trả lời rất nhiều câu hỏi về mục đích, mục tiêu và các mối quan hệ bên ngoài của nhóm. Các quy trình thường bị bỏ qua.
• Các thành viên kiểm tra khả năng chịu đựng của hệ thống và người lãnh đạo.

2. Giai đoạn Sóng gió (Storming)

Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầu bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tắc của nhóm đã được thiết lập từ đầu. Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu.

Ở giai đoạn này, có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên do những nguyên nhân khác nhau như: phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi về các vấn đề hay giải pháp, văn hóa,… Các thành viên cũng có thể không hài lòng về công việc của nhau, dễ có các so sánh giữa mình với người khác,… Nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận.

Các thành viên cũng có thể bắt đầu chất vấn về các quy tắc đã được thiết lập, muốn chỉnh sửa, thử nghiệm và có thể phá vỡ các quy tắc đó. Tệ hơn nữa, một số thành viên có thể tỏ ra không hợp tác, không cam kết trong công việc, và không hài lòng với cách làm việc hiện tại. Sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không thực sự tốt.

Xem thêm Download trọn bộ mẫu KPI tất cả các phòng ban

Tinh thần của một số thành viên có thể đi xuống, có thể dẫn đến căng thẳng hay stress.

Trong giai đoạn này, các thành viên không còn đủ tập trung vào công việc hướng đến mục tiêu chung. Tuy nhiên, họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn. Điều quan trọng trong giai đoạn này là nhóm phải nhận diện và đối mặt với tình trạng của mình.

Giai đoạn này được phân loại theo:

• Thiếu sự thống nhất khi đưa ra các quyết định của nhóm. Các thành viên trong nhóm cố gắng thiết lập bản thân và vị trí của họ trong mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm và trưởng nhóm; trưởng nhóm có thể nhận được thách thức từ các thành viên trong nhóm.
• Sự rõ ràng về mục đích của đội tăng lên nhưng nhiều điều không chắc chắn vẫn tồn tại.
• Các hội và phe phái hình thành. Điều này có thể dẫn đến tranh giành quyền lực. Nhóm cần tập trung vào mục tiêu của mình để tránh bị phân tâm bởi các mối quan hệ và các vấn đề tình cảm.
• Có thể cần phải có những thỏa hiệp để tạo ra sự tiến bộ.

3. Giai đoạn Ổn định (Norming)

Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau.

Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết. Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng. Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc. Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác.

Giai đoạn Norming có thể đan xen lẫn với giai đoạn Storming vì khi có vấn đề mới (công việc mới, quyết định mới, mâu thuẫn mới,…) thì các thành viên có thể rơi vào trạng thái xung đột như trước đó. Hiệu quả làm việc trong giai đoạn này sẽ được nâng lên, bởi vì bây giờ nhóm đã có thể tập trung hơn vào công việc hướng đến mục tiêu chung.

Giai đoạn này được phân loại theo:

• Sự đồng thuận và đồng thuận phần lớn hình thành giữa nhóm, những người phản ứng tốt với sự thúc đẩy & điều phối của lãnh đạo.
• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng và được chấp nhận.
• Các quyết định lớn được thực hiện theo thỏa thuận của nhóm. Các quyết định nhỏ hơn có thể được giao cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ trong nhóm.
• Sự cam kết và đoàn kết rất mạnh mẽ. Nhóm có thể tham gia vào các hoạt động xã hội vui vẻ.
• Nhóm thảo luận và phát triển các quy trình và phong cách làm việc của nhóm.
• Có sự tôn trọng chung đối với người lãnh đạo và trách nhiệm lãnh đạo hiện được chia sẻ trong cả nhóm.

Xem thêm 9 mẫu email giao tiếp với ứng viên mà HR thường dùng nhất

4. Giai đoạn Hoạt động hiệu quả (Performing)

Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Sự công tác diễn ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào. Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được.

Ở giai đoạn này, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm phát huy hiệu quả tốt. Sự nhiệt tình và cam kết của các thành viên với mục tiêu chung là không còn nghi ngờ gì nữa.

Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm. Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả. Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Tinh thần chủ đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần đồng đội.

Giai đoạn này được phân loại theo:

• Nhóm đã nâng cao nhận thức về chiến lược. Bây giờ đã rõ lý do tại sao nhóm đang làm những gì họ đang làm.
• Tầm nhìn chung của nhóm. Bây giờ nó độc lập và không cần sự can thiệp hay tham gia của người lãnh đạo.
• Tập trung vào các mục tiêu và nhóm đưa ra hầu hết các quyết định dựa trên các tiêu chí đã thống nhất với lãnh đạo. Đội ngũ có tính tự chủ cao.
• Bất đồng quan điểm. Tuy nhiên, hiện chúng đã được giải quyết tích cực trong nhóm và những thay đổi cần thiết đối với quy trình và cấu trúc đã được nhóm thực hiện.
• Nhóm có thể làm việc để đạt được mục tiêu và tham gia vào các vấn đề về mối quan hệ, phong cách và quy trình trong quá trình thực hiện.
• Các thành viên trong nhóm chăm sóc lẫn nhau.
• Nhóm yêu cầu các nhiệm vụ được ủy quyền từ người lãnh đạo.
• Nhóm nghiên cứu không cần được hướng dẫn hoặc hỗ trợ. Các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu người lãnh đạo hỗ trợ trong việc phát triển cá nhân.

5. Giai đoạn Thoái trào (Adjourning)

Điều này xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ như khi dự án đã kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc,… Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai đoạn “đau thương”, “lưu luyến”, “tiếc nuối”,… nhất là đối với các thành viên mà chưa nhìn thấy một tương lai tốt đẹp hơn.

Trên đây là 5 giai đoạn phát triển của nhóm được đặc biệt áp dụng cho các nhóm tương đối nhỏ khoảng từ 3 đến 12 người, Bruce Tuckman cũng không đưa ra lời khuyên nào về khung thời gian quy định cho từng giai đoạn, do đó, nhà quản lý có thể tùy theo tình trạng nhóm của mình mà áp dụng sao cho phù hợp.