5S Là Gì? Quy Trình Xây Dựng 5S Tại Nơi Làm Việc!

Hầu hết các công ty ngày nay đều bắt đầu cải tiến tinh gọn bằng cách thực hiện 5S - một phương pháp giảm thiểu sai sót của người Nhật. Đây là một phương pháp hữu hiệu để các công ty làm quen dần với chu kỳ cải tiến liên tục, bằng cách cho người lao động tự tổ chức và cải thiện các điều kiện tại nơi làm việc. Bài viết dưới đây sẽ đi tìm hiểu 5S là gì cũng như nêu bật những lợi ích của việc thực hiện quy trình 5S đối với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.

5S là gì?

5S, đôi khi được gọi là 5s hoặc Five S, đề cập đến năm thuật ngữ tiếng Nhật được sử dụng để tạo ra một nơi làm việc phù hợp cho việc kiểm soát trực quan và sản xuất tinh gọn. Mỗi thuật ngữ đều được bắt đầu bằng chữ “S”.

Trong tiếng Nhật, năm chữ S gồm có:

1. Seiri (Sàng lọc): Phân loại theo vật liệu, chỉ giữ lại những vật phẩm thiết yếu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, tất cả những vật phẩm còn lại đều bị loại bỏ;
2. Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp tất cả công cụ, thiết bị, tệp, dữ liệu, vật liệu và tài nguyên ở những vị trí thuận tiện sao cho mọi người không cần phải cúi người hoặc di chuyển nhiều để tiếp cận chúng;
3. Seiso (Sạch sẽ): Chủ động nỗ lực để giữ cho khu vực làm việc luôn sạch sẽ và có trật tự bằng cách lau chùi, dọn dẹp hoặc thực hiện bảo trì máy móc, dụng cụ và thiết bị khác;
4. Seiketsu (Chuẩn hóa): Tạo một bộ tiêu chuẩn cho cả tổ chức và quy trình. Về bản chất, đây là thời điểm bạn đưa ra các quy tắc về cách thức và thời điểm thực hiện ba chữ “S” đầu tiên. Các tiêu chuẩn này có thể liên quan đến lịch trình, biểu đồ, danh sách,...
5. Shitsuke (Duy trì): Hãy biến 5S trở thành một phần lối sống của bạn và xây dựng cam kết để mọi người duy trì 5S như một thói quen. Tích hợp phương pháp 5S vào hệ thống quản lý hiệu suất.

Trong tiếng Anh, nó cũng tương ứng lần lượt với năm chữ “S” là Sort, Set in Order, Shine, Standardize và Sustain.

Chữ “S” thứ 6 là viết tắt của Safety (An toàn). Một số doanh nghiệp chọn thêm bước này vào cuối quy trình 5S để đảm bảo an toàn là một thành phần quan trọng của thực hành công việc.

Các doanh nghiệp khác lại tin rằng an toàn đã là một phần của tất cả các bước trong mô hình 5S rồi, do đó không cần phải tách thành một bước riêng. Dù lý giải theo cách nào thì an toàn cũng đóng một vai trò quan trọng trong 5S.

» Tìm hiểu: KPI là gì?

Vì sao cần áp dụng 5S tại nơi làm việc?

Thực hiện đào tạo sản xuất tinh gọn 5S tại nơi làm việc đem lại 4 lợi ích to lớn, đó là:

1. Tăng năng suất

Mọi tổ chức đều hướng tới việc tăng năng suất, xét cho cùng, tăng năng suất đồng nghĩa với tăng lợi tức đầu tư tổng thể. Theo một nghiên cứu có quy mô toàn cầu do các công ty tư vấn khác nhau tại Mỹ thực hiện, dựa vào kết quả đánh giá, người ta nhận thấy rằng các doanh nghiệp áp dụng hiệu quả mô hình sản xuất tinh gọn 5S có lợi tức đầu tư tăng đáng kể.

Việc xem xét, loại bỏ các vật dụng không cần thiết cùng với việc giữ cho không gian luôn sạch sẽ, ngăn nắp là đủ để cải thiện năng suất và hạn chế lãng phí thời gian khi tìm kiếm phải các mục không cần thiết.

2. Đảm bảo an toàn

Đảm bảo an toàn là một lợi ích khác của việc thực hiện 5S. Một môi trường làm việc sạch sẽ, đặc biệt là trong một nhà máy sản xuất có thể làm giảm đáng kể khả năng xảy ra chấn thương của người lao động. Ngoài ra, việc hạn chế đi lại không cần thiết trong môi trường làm việc còn có tác dụng giảm thiểu nguy cơ ngộ độc do tiếp xúc với các chất độc hại.

Đổi lại, điều này có chức năng nâng cao tinh thần làm việc của người lao động, bởi vì đảm bảo an toàn là cách thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với sức khỏe của người lao động. Từ đó nâng cao hình ảnh doanh nghiệp đối với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và ban quản lý.

3. Sử dụng tài sản tốt hơn

Việc thực hiện 5S làm giảm đáng kể tình trạng vật dụng bị mất và hư hỏng tại nơi làm việc. Một không gian làm việc rõ ràng và có trật tự giúp người lao động linh hoạt trong việc thay thế các vật dụng bị hư hỏng ở những nơi quy định, do đó giảm thiểu tổng số dụng cụ và thiết bị thất lạc, mất mát.

Ngoài ra, việc quản lý thiết bị hợp lý cũng có thể giảm thiểu một số thiệt hại thường gây ra cho các bộ phận khác trong quá trình sản xuất sản phẩm.

4. Đạt được cam kết của người lao động

Đạt được sự cam kết của người lao động là một trong những mục tiêu chính của việc thực hiện đào tạo sản xuất tinh gọn 5S. Điều này là do công nhân sẽ chịu trách nhiệm phần lớn trong việc tự tổ chức các điều kiện tại nơi làm việc.

5S nhấn mạnh đến sự tham gia của người lao động bằng cách sắp xếp hợp lý công việc của họ và cho phép họ thực hiện các thay đổi hiệu quả trong thiết kế tổng thể của không gian làm việc cũng như thực hiện các nhiệm vụ bảo trì.

Điều này khuyến khích sự tham gia của người lao động, từ đó nâng cao cam kết về hiệu suất làm việc của họ đối với công việc. Cải tiến này cũng cung cấp các lợi ích phụ giúp giảm thiểu tình trạng vắng mặt tại nơi làm việc.

Quy trình xây dựng 5S

Một quy trình xây dựng mô hình 5S bài bản phải trải qua 4 bước, đó là:

- Bước 1: Kiểm tra trạng thái hiện tại

Trước khi bạn bắt đầu, hãy thực hiện kiểm tra tình trạng hiện giờ tại nơi làm việc bằng cách tham gia trả lời các câu hỏi dưới đây:

1. Mọi người tại nơi làm việc của bạn có gặp khó khăn trong việc xác định vị trí tài liệu hay không?
2. Có tệp, ngăn kéo và ngăn tủ nào không được gắn nhãn không?
3. Không gian có bị chiếm giữ bởi các vật dụng vô dụng không?
4. Có giấy tờ ở nơi làm việc lâu ngày không được sử dụng và đang bám bụi không?
5. Có phải mọi người chưa ý thức đầy đủ về vai trò, trách nhiệm của mình và khiến mọi thứ tại nơi làm việc trở nên bừa bộn không?

Nếu bạn trả lời “Có” cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, bạn nên tham khảo xây dựng mô hình 5S ngay hôm nay.

- Bước 2: Thực hiện hành động

Bạn có thể bắt đầu thực hiện 5S bằng cách cung cấp kiến thức cho nhân viên của mình để họ hiểu về mô hình này. Trong ngày đầu tiên xây dựng quy trình 5S, nhân viên phải sẵn sàng đáp ứng ba chữ “S” đầu tiên:

1. Chụp ảnh tình trạng hiện tại của nơi làm việc của bạn;
2. Sắp xếp để riêng ra một chỗ tất cả các vật dụng không thực sự cần thiết cho công việc của bạn. Hỏi đồng nghiệp xung quanh xem có ai cần tới vật dụng này nữa không. Nếu câu trả là là “Không”, hãy hủy bỏ ngay những thứ đó. Còn nếu chưa thể xác định liệu chúng có còn cần thiết hay không, hãy đánh dấu mốc thời gian ngày hôm nay và hủy bỏ chúng nếu trong vòng 1 tháng tiếp theo không có ai sử dụng tới;
3. Sắp xếp những thứ bạn thường xuyên sử dụng ở càng gần bàn làm việc càng tốt, những thứ ít sử dụng thì để ở xa, đồ nặng để bên dưới, đồ nhẹ để bên trên. Như vậy bạn sẽ có thể tìm thấy bất cứ thứ gì chỉ trong vòng vài giây;
4. Dọn dẹp, lau chùi nơi làm việc;
5. Chuẩn bị kế hoạch hành động cho những hạng mục bạn không thể giải quyết trong ngày hôm đó nhưng sẽ có thể thực hiện trong tương lai gần. Điều này có thể bao gồm việc bán các mặt hàng bạn không còn sử dụng, quyên góp chúng, tái chế hoặc vứt bỏ chúng;
6. Chụp bức ảnh thứ hai sau cả ngày làm việc để xem lại.

- Bước 3: Chuẩn hóa

Hai tuần sau, nhân viên nên chụp bức ảnh thứ ba và so sánh với hai bức ảnh đầu tiên. Nhiều doanh nghiệp thiết lập các cuộc đánh giá định kỳ để kiểm tra xem các nguyên tắc 5S đang được thực hiện như thế nào, cũng như để đảm bảo kế hoạch được tiến hành.

Làm việc cùng nhau để xác định các cách tiêu chuẩn hóa các cải tiến theo thời gian: sắp xếp lịch trình làm sạch, xác định vai trò và trách nhiệm của từng người, đồng thời chuẩn bị các thủ tục hoặc sơ đồ bằng văn bản để giúp mọi người nhớ những việc phải làm.

- Bước 4: Duy trì

Hai tháng sau, hãy kiểm tra xem nơi làm việc của bạn trông như thế nào so với trước đây. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo mô hình 5S được duy trì bằng cách đảm bảo đáp ứng các lịch trình đã xác định và mọi người đang tuân thủ các quy trình.

» Tham khảo: Kỹ năng quản lý thời gian

5S và Kaizen

Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật được đặt ra trong thời kỳ sau Thế chiến thứ hai khi các doanh nghiệp đang cố gắng đối phó với ảnh hưởng của chiến tranh. "Kai" có nghĩa là "thay đổi" và "zen" có nghĩa là "tốt". Về cơ bản, Kaizen có nghĩa là "cải tiến liên tục".

Nó đề cập đến việc thực hành tìm cách cải tiến quy trình làm việc một cách thường xuyên. Việc thực hành liên quan đến những thay đổi nhỏ, liên tục thay vì những thay đổi lớn. Với Kaizen, tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể tìm kiếm các cơ hội cải tiến, không chỉ các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành.

Như vậy, Kaizen là một cách tiếp cận chung để cải tiến, còn 5S là một cách để tạo cơ sở cho việc cải tiến. Hai yếu tố này song hành với nhau vì 5S là một trong ba công cụ của hệ thống Kaizen và sản xuất tinh gọn.

Có thể thấy, 5S là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để thiết lập kỷ luật tại nơi làm việc. Mặc dù ban đầu doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra chi phí đầu tư khá lớn, nhưng khi đã trở thành thói quen, việc thực hiện 5 bước cơ bản trong quy trình 5S sẽ giúp mọi thứ hoạt động trơn tru, nâng cao năng suất làm việc làm việc và giảm thiểu rủi ro một cách đáng kể.

KFC có nhiều vị trí đang tuyển dụng, xem chi tiết » TẠI ĐÂY