5S Là Gì? Tại Sao Triển Khai 5S Lại Quan Trọng? - IMT

5S là gì?

5S là phương pháp tiếp cập có hệ thống đối với nơi làm việc của tổ chức. Khởi nguồn từ Nhật Bản thời hậu chiến, khi các lãnh đạo Tập đoàn Công nghiệp Toyota tìm cách giảm thiểu lãng phí và kém hiệu quả trong sản xuất.

Giải pháp được đưa ra lúc này chính là Hệ thống sản xuất theo Toyota (Toyota Production System). Ban đầu giải pháp này được giữ bí mật một cách chặt chẽ. Qua thời kỳ bùng nổ kinh tế của Nhật Bản vào những năm 1980, đã có làn sóng quan tâm mạnh mẽ từ các tập đoàn nước ngoài về năng suất và kết quả chất lượng tuyệt vời của Toyota. Toyota là một viên ngọc sáng của kinh tế Nhật Bản thời đó.

Như một kết quả tất yếu của việc mở cửa, hội nhập, giám đốc điều hành của ULVAC Inc., Hiroyuki Hirano đã nghĩ ra năm đặc điểm trụ cột của một nơi làm việc tối ưu, và từ đó phát triển thành phương pháp 5S ngày nay.

Một cách ngắn gọn, 5S là gì?

Phương pháp 5S là một hệ thống để xử lý và tổ chức nơi làm việc. Bao gồm 5 bước tương ứng với 5 chữ cái “S”, các bước này được tổ chức thành một hệ thống thứ bậc và dễ dàng triển khai.

5S được coi là nền tảng của phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing), vì để nơi làm việc giảm được lãng phí và trở nên hiệu quả hơn, trước tiên việc cần làm là tổ chức một cách tối ưu.

Về 5 chữ S

5 chữ S trong phương pháp 5S được xem tương ứng với 5 bước thực hiện, gồm:

Tiếng Nhật	Tiếng Anh	Tiếng Việt	Định nghĩa
Seiri	Sort	Sàng lọc	Phân loại vật liệu, chỉ giữ lại những vật phẩm cần thiết để hoàn thành công việc. (Xem lại nơi làm việc, xác định cái gì cần thiết, cái gì có thể loại bỏ, những thứ không sử dụng vào mục đích hoàn thành công việc phải rời khỏi khu vực làm việc)
Seiton	Set in Order	Sắp xếp	Đảm bảo mọi thứ được sắp xếp vào nơi cụ thể. Việc sắp xếp lại nơi làm việc một cách hợp lý giúp hoàn thành công việc dễ dàng hơn.
Seiso	Shine	Sạch sẽ	Chủ động giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Liên quan đến các công việc thường xuyên như: lau chùi, quét dọn, bảo trì…
Seiketsu	Standardize	Săn sóc	Tạo bộ tiêu chuẩn cho tổ chức và các quy trình. Về bản chất, chính là đưa ra quy tắc về cách thức và thời gian thực hiện 3 chữ S đã nêu trên. VD: lịch trình, biểu đồ, danh sách…
Shitsuke	Sustain	Sẵn sàng	Duy trì các công việc và đánh giá liên tục tình trạng thực hiện 4 chữ S phía trên. Đòi hỏi phải hình thành thói quen thực hiện và sự kỷ luật nghiêm ngặt từ các thành viên tham gia thực hiện 5S.

Đặc điểm chung về triển khai 5S

5S văn phòng

• Vấn đề cần giải quyết
  • Không gian làm việc thiếu hiệu quả: Phòng làm việc quá rộng không khai thác được tối ưu; Bàn làm việc quá bề bộn; Hồ sơ lưu trữ quá nhiều; Lưu giữ vật dụng không giá trị, không dùng đến;…
  • Mất nhiều thời gian cho việc: Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu; Tìm kiếm văn phòng phẩm; Sử dụng IT không hiệu quả; Sử dụng thời gian sai mục đích;…
  • Di chuyển không phù hợp trong văn phòng do: Thiết bị đặt xa nơi làm việc; Sắp xếp vị trí làm việc xa nhau; Lối đi không thông thoáng;…
  • Nhiều sai sót do ảnh hưởng đến chất lượng công việc: Thất lạc hồ sơ, tài liệu; Soạn văn bản sai sót; Gởi nhầm/sai địa chỉ mail;…
  • Nguồn lực trong văn phòng sử dụng lãng phí: Tồn và sử dụng văn phòng phẩm quá mức; Thiết bị văn phòng trang bị quá mức cần thiết; Sử dụng thiết bị và văn phòng phẩm sai mục đích;…
• Lợi ích khi giải quyết được
  • Nâng cao hiệu quả công việc: Tạo môi trường làm việc tốt nhất: hiệu suất cao, tinh thần phấn chấn, yêu thích, tập trung cao
  • Đem lại sự an toàn: Văn phòng là nơi nhân viên gắn bó 1/3 thời gian trong ngày, do đó cần đem lại sự thoải mái, thư thái và an toàn
  • Bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật thông tin: văn bản, tài liệu
  • Khẳng định sự chuyên nghiệp: Thông qua hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sáng tạo, khách hàng và đối tác có cái nhìn ấn tượng và tin tưởng doanh nghiệp hơn
• Những nổi khổ khi giải quyết
  • Tâm lý xem hoạt động 5S như là một công việc làm thêm, công việc chính vẫn là chạy theo doanh số, sản lượng hàng ngày. Cho nên, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam làm 5S theo phong trào, làm đối phó để cho xong,…
  • Tâm lý ngại thay đổi vì nghĩ rằng thay đổi sẽ phải làm thêm nhiều việc hơn, việc thay đổi hay cải tiến chỉ mang lợi ích cho Doanh nghiệp chứ không đem lại ích lợi cho những người trực tiếp thực hiện.
  • Việc lên kế hoạch triển khai, đưa ra nhiều chính sách khuyến khích CBCNV tham gia, nhưng mọi nổ lực để tìm cách duy trì hoạt động 5S đều bị thất bại.   
  • Thiếu sự cam kết của lãnh đạo, vì cho rằng hoạt động không mang lại kết quả tức thì hoặc kết quả tạo ra không rõ ràng,…

Triển khai cho kho và nhà máy sản xuất

• Vấn đề cần giải quyết
  • 5S là hoạt động cơ bản trong các nhà máy sản xuất, các đơn vị  sản xuất đều biết và áp dụng triển khai. Tuy nhiên, hình thức thực hiện chỉ mang tính chất theo phong trào, đối phó với sự Audit của khách hàng, làm để lấy điểm với lãnh đạo Công ty. Cho nên hoạt động 5S chỉ thực sự duy trì được một thời gian ngắn rồi bỏ ngang vì không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
  • Những lãng phí luôn tồn tại ở nhiều hình thức khác nhau, nhưng không biết cách thể hiện ra bên ngoài để nhìn nhận và xử lý một cách triệt để.
  • Các doanh nghiệp luôn có tâm lý muốn chứng tỏ mình có hệ thống sản xuất hiện đại nên áp dụng nhiều hệ thống sản xuất tiên tiến như Lean, Six Sigma, TPM, TQM,…nhưng nền tảng là 5S làm sơ sài, ít chịu đầu tư để vận hành nó đạt chuẩn.
  • Triết lý 5S của người Nhật khá là đơn giản và dễ hiểu, nhưng khi bắt tay vào triển khai thực hiện ở môi trường Việt Nam thì không dễ dàng và có nhiều trở ngại, khó khăn để triển khai một dự án 5S thành công. 
• Lợi ích khi giải quyết được
  • Nâng cao hiệu quả công việc: Tạo môi trường làm việc tốt nhất: hiệu suất cao, tinh thần phấn chấn, yêu thích, tập trung cao
  • Đem lại sự an toàn:Văn phòng là nơi nhân viên gắn bó 1/3 thời gian trong ngày, do đó cần đem lại sự thoải mái, thư thái và an toàn
  • Bảo mật thông tin:Đảm bảo bảo mật thông tin: văn bản, tài liệu
  • Khẳng định sự chuyên nghiệp:Thông qua hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sáng tạo, khách hàng và đối tác có cái nhìn ấn tượng và tin tưởng doanh nghiệp hơn
• Những khó khăn khi giải quyết
  • Tâm lý xem hoạt động 5S như là một công việc làm thêm, công việc chính vẫn là chạy theo doanh số, sản lượng hàng ngày. Cho nên, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam làm 5S theo phong trào, làm đối phó để cho xong,…
  • Tâm lý ngại thay đổi vì nghĩ rằng thay đổi sẽ phải làm thêm nhiều việc hơn, việc thay đổi hay cải tiến chỉ mang lợi ích cho Doanh nghiệp chứ không đem lại ích lợi cho những người trực tiếp thực hiện.
  • Việc lên kế hoạch triển khai, đưa ra nhiều chính sách khuyến khích CBCNV tham gia, nhưng mọi nổ lực để tìm cách duy trì hoạt động 5S đều bị thất bại.   
  • Thiếu sự cam kết của lãnh đạo, vì cho rằng hoạt động không mang lại kết quả tức thì, hoặc kết quả tạo ra không rõ ràng,…

Về dịch vụ tư vấn và đào tạo 5S

Đối với việc triển khai và thực hiện 5S một cách chặt chẽ, đi vào hoạt động và mang lại hiệu quả lâu dài, bản thân doanh nghiệp nếu có sự quyết tâm cao, cùng một hướng tiếp cận hợp lý, khoa học, hoàn toàn có thể làm được. Tuy nhiên, với các đặc điểm và khó khăn đã kể trên, việc triển khai và hoàn thành một quá trình 5S một cách hoàn chỉnh đòi hỏi nhiều nguồn lực và đầu tư, trong đó quan trọng nhất vẫn là hướng tiếp cận, và phương pháp luận thực hiện 5S, việc kết nối được lý thuyết của 5S sao cho vừa vặn với đặc thù doanh nghiệp là một bài toán rất khó, cần thời gian và nguồn lực, từ đó dịch vụ tư vấn và đào tạo, huấn luyện 5S được đưa ra để giải quyết nhu cầu trên.

Lợi ích khi thực hiện dịch vụ tư vấn – đào tạo 5S tại IMT

– Doanh nghiệp sẽ tốn ít nguồn lực nội bộ hơn, đẩy nhanh tiến độ triển khai 5S hơn, và khách quan hơn trong khâu triển khai và đánh giá, kiểm soát công tác thực hiện 5S

– Phương pháp tiếp cận và phương pháp triển khai với kinh nghiệm chuyên môn của chuyên gia giúp doanh nghiệp có cách làm và tư duy đúng ngay từ đầu, trước khi triển khai thực tế

– Hệ thống tài liệu và quy trình triển khai được thực hiện một cách hoàn chỉnh, có logic. Các bước làm và danh mục tài liệu đều căn cứ trên cơ sở khoa học nhằm tối ưu công tác triển khai, mang lại hiệu quả tốt nhất

– IMT hỗ trợ kiểm tra định kỳ để đánh giá liên tục kết quả triển khai 5S tại doanh nghiệp khách hàng, từ đó đưa ra các hướng dẫn, định hướng để khắc phục hoặc nâng cao hơn nữa hiệu quả của 5S cho doanh nghiệp

– Sử dụng dịch vụ tư vấn và đào tạo 5S tại IMT, doanh nghiệp được tham quan và trực tiếp học hỏi từ kinh nghiệm và thực tế triển khai 5S tại các doanh nghiệp khác (mà IMT đã từng tư vấn). Có thể kể đến một số doanh nghiệp lớn như: Nhựa Bình Minh, Nhựa Duy Tân, Abbott,… Từ đó, các doanh nghiệp có cơ hội học tập lẫn nhau và cải tiến một cách tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, còn là cơ hội tham gia vào cộng đồng chung các doanh nghiệp thực hiện 5S để học tập liên tục và phát triển hơn nữa trong tương lai.

Trên đây là một số thông tin về 5S cùng đặc điểm của triển khai 5S cũng như dịch vụ tư vấn – đào tạo, hy vọng đã mang lại các thông tin hữu ích, giá trị cho Quý doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ 5S vui lòng liên hệ đến địa chỉ email: info@imt.vn hoặc gọi điện trực tiếp đến số điện thoại: +84 (28) 36 200 600. Đọc thêm các bài việc liên quan đến 5S và dịch vụ tư vấn đào tạo 5S tại IMT dưới đây:

5S – Đào tạo và thực hành tại hiện trường – IMT

IMT đào tạo 5S văn phòng cho Ben Line Agencies

Quản lý tinh gọn (LEAN) – 8 lãng phí thường gặp ở văn phòng – IMT

Quốc Thông

Nội dung bài có tham khảo Chuyên gia 5S: Ths Nguyễn Thanh Đức

Tham khảo: https://cutt.ly/qhKsuwC