5S Là Gì? Tại Sao Triển Khai 5S Lại Quan Trọng? - IMT

Sự hình thành của 5S?

5S là phương pháp tiếp cận có hệ thống đối với nơi làm việc của tổ chức. 5S được khởi nguồn từ Nhật Bản thời hậu chiến. Nhằm giúp Tập đoàn Công nghiệp Toyota hạn chế lãng phí và gia tăng hiệu quả trong sản xuất

Giải pháp được đưa ra lúc này chính là Hệ thống sản xuất theo Toyota (Toyota Production System). Ban đầu giải pháp này được giữ bí mật một cách chặt chẽ. Vào những năm 1980 kinh tế Nhật Bản bước qua giai đoạn bùng nổ. Với việc phát triển năng suất và kết quả chất lượng tuyệt vời của Toyota. Công cuộc cải cách của Toyota nhận được sự quan tâm của giới kinh tế trong và ngoài nước. Đưa Toyota là một viên ngọc sáng của kinh tế Nhật Bản thời đó.

Việc mở cửa và hội nhập là một xu thế tất yếu. Do đó, ông Hiroyuki Hirano, Giám đốc điều hành của ULVAC Inc.. Ông đã nghiên cứu và đưa ra năm đặc điểm cốt lõi cho một môi trường làm việc tối ưu. Phương pháp 5S đã được phát triển và ứng dụng rộng rãi cho đến ngày nay.

Hiểu về 5S 1 cách ngắn gọn

Phương pháp 5S là một hệ thống để xử lý và tổ chức nơi làm việc. Bao gồm 5 bước tương ứng với 5 chữ cái “S”. Các bước này được tổ chức thành một hệ thống thứ bậc và dễ dàng triển khai.

5S được coi là nền tảng của phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing). 5S có tác dụng để nơi làm việc giảm được lãng phí và trở nên hiệu quả hơn. Trước tiên việc cần làm là tổ chức một cách tối ưu.

Về 5 chữ S

5 chữ S trong phương pháp 5S được xem tương ứng với 5 bước thực hiện, gồm:

Tiếng Nhật	Tiếng Anh	Tiếng Việt	Định nghĩa
Seiri	Sort	Sàng lọc	Phân loại vật liệu, chỉ giữ lại những vật phẩm cần thiết để hoàn thành công việc. (Xem lại nơi làm việc, xác định cái gì cần thiết, cái gì có thể loại bỏ, những thứ không sử dụng vào mục đích hoàn thành công việc phải rời khỏi khu vực làm việc)
Seiton	Set in Order	Sắp xếp	Đảm bảo mọi thứ được sắp xếp vào nơi cụ thể. Việc sắp xếp lại nơi làm việc một cách hợp lý giúp hoàn thành công việc dễ dàng hơn.
Seiso	Shine	Sạch sẽ	Chủ động giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Liên quan đến các công việc thường xuyên như: lau chùi, quét dọn, bảo trì…
Seiketsu	Standardize	Săn sóc	Tạo bộ tiêu chuẩn cho tổ chức và các quy trình. Về bản chất, chính là đưa ra quy tắc về cách thức và thời gian thực hiện 3 chữ S đã nêu trên. VD: lịch trình, biểu đồ, danh sách…
Shitsuke	Sustain	Sẵn sàng	Duy trì các công việc và đánh giá liên tục tình trạng thực hiện 4 chữ S phía trên. Đòi hỏi phải hình thành thói quen thực hiện và sự kỷ luật nghiêm ngặt từ các thành viên tham gia thực hiện 5S.

Đặc điểm chung về triển khai 5S

Triển khai cho khối văn phòng

• Vấn đề cần giải quyết
  • Không gian làm việc thiếu hiệu quả: Phòng làm việc quá rộng không khai thác được tối ưu; Bàn làm việc quá bề bộn; Hồ sơ lưu trữ quá nhiều; Lưu giữ vật dụng không giá trị, không dùng đến;…
  • Mất nhiều thời gian cho việc: Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu; Tìm kiếm văn phòng phẩm; Sử dụng IT không hiệu quả; Sử dụng thời gian sai mục đích;…
  • Di chuyển không phù hợp trong văn phòng do: Thiết bị đặt xa nơi làm việc; Sắp xếp vị trí làm việc xa nhau; Lối đi không thông thoáng;…
  • Nhiều sai sót do ảnh hưởng đến chất lượng công việc: Thất lạc hồ sơ, tài liệu; Soạn văn bản sai sót; Gởi nhầm/sai địa chỉ mail;…
  • Nguồn lực trong văn phòng sử dụng lãng phí: Tồn và sử dụng văn phòng phẩm quá mức; Thiết bị văn phòng trang bị quá mức cần thiết; Sử dụng thiết bị và văn phòng phẩm sai mục đích;…
• Lợi ích khi giải quyết được
  • Nâng cao hiệu quả công việc: Tạo môi trường làm việc tốt nhất: hiệu suất cao, tinh thần phấn chấn, yêu thích, tập trung cao
  • Đem lại sự an toàn: Văn phòng là nơi nhân viên gắn bó 1/3 thời gian trong ngày, do đó cần đem lại sự thoải mái, thư thái và an toàn
  • Bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật thông tin: văn bản, tài liệu
  • Khẳng định sự chuyên nghiệp: Thông qua hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sáng tạo, khách hàng và đối tác có cái nhìn ấn tượng và tin tưởng doanh nghiệp hơn
• Những nổi khổ khi giải quyết
  • Tâm lý xem hoạt động 5S như là một công việc làm thêm, công việc chính vẫn là chạy theo doanh số, sản lượng hàng ngày. Cho nên, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam làm 5S theo phong trào, làm đối phó để cho xong,…
  • Tâm lý ngại thay đổi vì nghĩ rằng thay đổi sẽ phải làm thêm nhiều việc hơn, việc thay đổi hay cải tiến chỉ mang lợi ích cho Doanh nghiệp chứ không đem lại ích lợi cho những người trực tiếp thực hiện.
  • Việc lên kế hoạch triển khai, đưa ra nhiều chính sách khuyến khích CBCNV tham gia, nhưng mọi nổ lực để tìm cách duy trì hoạt động 5S đều bị thất bại.
  • Thiếu sự cam kết của lãnh đạo, vì cho rằng hoạt động không mang lại kết quả tức thì hoặc kết quả tạo ra không rõ ràng,…

Triển khai cho kho và sản xuất

• Vấn đề cần giải quyết
  • 5S là hoạt động cơ bản trong các nhà máy sản xuất, các đơn vị sản xuất đều biết và áp dụng triển khai. Tuy nhiên, hình thức thực hiện chỉ mang tính chất theo phong trào, đối phó với sự Audit của khách hàng, làm để lấy điểm với lãnh đạo Công ty. Cho nên hoạt động 5S chỉ thực sự duy trì được một thời gian ngắn rồi bỏ ngang vì không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
  • Những lãng phí luôn tồn tại ở nhiều hình thức khác nhau, nhưng không biết cách thể hiện ra bên ngoài để nhìn nhận và xử lý một cách triệt để.
  • Các doanh nghiệp luôn có tâm lý muốn chứng tỏ mình có hệ thống sản xuất hiện đại nên áp dụng nhiều hệ thống sản xuất tiên tiến như Lean, Six Sigma, TPM, TQM,…nhưng nền tảng là 5S làm sơ sài, ít chịu đầu tư để vận hành nó đạt chuẩn.
  • Triết lý 5S của người Nhật khá là đơn giản và dễ hiểu, nhưng khi bắt tay vào triển khai thực hiện ở môi trường Việt Nam thì không dễ dàng và có nhiều trở ngại, khó khăn để triển khai một dự án 5S thành công.
• Lợi ích khi giải quyết được
  • Nâng cao hiệu quả công việc: Tạo môi trường làm việc tốt nhất: hiệu suất cao, tinh thần phấn chấn, yêu thích, tập trung cao
  • Đem lại sự an toàn:Văn phòng là nơi nhân viên gắn bó 1/3 thời gian trong ngày, do đó cần đem lại sự thoải mái, thư thái và an toàn
  • Bảo mật thông tin:Đảm bảo bảo mật thông tin: văn bản, tài liệu
  • Khẳng định sự chuyên nghiệp:Thông qua hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sáng tạo, khách hàng và đối tác có cái nhìn ấn tượng và tin tưởng doanh nghiệp hơn
• Những khó khăn khi giải quyết
  • Tâm lý xem hoạt động 5S như là một công việc làm thêm, công việc chính vẫn là chạy theo doanh số, sản lượng hàng ngày. Cho nên, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam làm 5S theo phong trào, làm đối phó để cho xong,…
  • Tâm lý ngại thay đổi vì nghĩ rằng thay đổi sẽ phải làm thêm nhiều việc hơn, việc thay đổi hay cải tiến chỉ mang lợi ích cho Doanh nghiệp chứ không đem lại ích lợi cho những người trực tiếp thực hiện.
  • Việc lên kế hoạch triển khai, đưa ra nhiều chính sách khuyến khích CBCNV tham gia, nhưng mọi nổ lực để tìm cách duy trì hoạt động 5S đều bị thất bại.
  • Thiếu sự cam kết của lãnh đạo, vì cho rằng hoạt động không mang lại kết quả tức thì, hoặc kết quả tạo ra không rõ ràng,…

Về dịch vụ tư vấn và đào tạo 5S

Triển khai 5S chặt chẽ mang lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoàn thiện quá trình 5S đòi hỏi nhiều nguồn lực. Đặc biệt, phương pháp luận triển khai 5S cần phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Đây là bài toán khó, cần thời gian và dịch vụ tư vấn, đào tạo 5S chuyên nghiệp..

Đào tạo và tư vấn dịch vụ 5S ở IMT

– Tư vấn 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực nội bộ. Tiến độ triển khai 5S được đẩy nhanh, đảm bảo tính khách quan trong đánh giá

– Chuyên gia 5S mang đến phương pháp tiếp cận chuẩn xác. Doanh nghiệp được triển khai 5S bài bản. Tư duy và cách làm đúng được xây dựng vững chắc. Quá trình thực hiện 5S đạt hiệu quả tối ưu

– Hệ thống tài liệu và quy trình triển khai được thực hiện một cách hoàn chỉnh, có logic. Các bước thực hiện 5S dựa trên cơ sở khoa học. Tài liệu 5S được xây dựng logic. Tối ưu hóa công tác triển khai 5S. Mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

– IMT đồng hành cùng doanh nghiệp, kiểm tra 5S định kỳ. Kết quả được đánh giá chuyên nghiệp, chính xác. Hướng dẫn chi tiết, khắc phục điểm yếu doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả 5S, thúc đẩy phát triển bền vững.

– Học hỏi 5S từ các doanh nghiệp dẫn đầu cùng IMT. Dịch vụ tư vấn và đào tạo 5S của IMT mang đến trải nghiệm thực tế. Tham quan và học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp lớn. Có thể kể đến một số doanh nghiệp lớn như: Nhựa Bình Minh, Nhựa Duy Tân, Abbott,… Doanh nghiệp cùng nhau học tập, nâng cao hiệu quả 5S. Tham gia cộng đồng 5S, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn. Cải tiến doanh nghiệp toàn diện, hướng tới phát triển bền vững

Trên đây là các quy trình và hiệu suất mà IMT đã triển khai 5S cho các đơn vị. Đơn vị cần tư vấn hoặc giải đáp về dịch vụ 5S, vui lòng liên hệ:

email: [email protected]

số điện thoại: +84 (28) 36 200 600.

Đọc thêm các bài việc liên quan đến 5S, dịch vụ tư vấn đào tạo 5S tại IMT dưới đây:

Những lợi ích và thách thức khi triển khai 5S

5S – Đào tạo và thực hành tại hiện trường – IMT

IMT đào tạo 5S văn phòng cho Ben Line Agencies

Quản lý tinh gọn (LEAN) – 8 lãng phí thường gặp ở văn phòng – IMT

Quốc Thông

Nội dung bài có tham khảo Chuyên gia 5S: ThS. Nguyễn Thanh Đức

Tài liệu tham khảo:

1. Creative Safety Supply. What is 5S? Training for 5S Lean Methodology, Systems & Principles. Truy xuất từ: https://cutt.ly/qhKsuwC