5S Là Gì? | Thực Hiện 5S Như Thế Nào để Thành Công?

5S là gì? – Một chương trình được xây dựng xuất phát từ triết lý “con người là trung tâm của mọi sự phát triển”. 5S là một công cụ đơn giản để tổ chức môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, hiệu quả và an toàn để nâng cao năng suất, quản lý trực quan và để đảm bảo tiêu chuẩn làm việc. 5S giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Chương trình 5S là gì?

Tiêu chuẩn 5S ra đời dựa trên tiêu chuẩn tiên tiến của người Nhật, bao gồm:

• Seiri
• Seiton
• Seiso
• Seiketsu
• Shitsuke

5S là gì?

Khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là:

• Sàng lọc (Seiri): có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
• Sắp xếp (Seiton): Đây là S2. Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
• Sạch sẽ (Seiso): Thường xuyên vệ sinh,giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
• Săn sóc (Seiketsu): Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Sẵn sàng (Shitsuke): Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.

Tại sao nên thực hiện chương trình 5S tại nơi làm việc?

Thực hiện 5S tại nơi làm việc đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây là một phương pháp hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong công việc văn phòng. Nguyên tắc của việc thực hiện 5S là hết sức đơn giản. Việc áp dụng triệt để và thành công việc thực hiện 5s sẽ mang lại một số hiệu quả to lớn như sau:

• Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ, mọi người thoải mái khi làm việc và sử dụng các thiết bị văn phòng.
• Tăng cường việc cải tiến văn phòng, cải tiến 5s trong văn phòng.
• Nâng cao ý thức việc thực hiện và duy trì tiêu chuẩn 5s trong khi làm việc.
• Xây dựng hình ảnh đẹp cho văn phòng và cho công ty.

4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công Chương trình 5S là gì?

Sự thành công của bất cứ hệ thống nào cũng dựa trên các yếu tố về con người, 5S cũng không ngoại lệ. 4 yếu tố cơ bản cho hoạt động 5S công ty thành công:

1.Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ:

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

2. Bắt đầu bằng đào tạo:

Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.

3. Mọi người cùng tự nguyện tham gia:

Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.

4. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn:

Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Chương trình 5S thực hiện tại nơi làm việc của công ty như thế nào?

1. Seiri (Sàng lọc)

a. Định nghĩa

• Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết theo một tiêu chuẩn đề ra.
• Loại bỏ những thứ không cần thiết, chỉ giữ lại thứ cần thiết và những thứ không chắc chắn là cần thiết hay không.
• Xác định số lượng đúng và đủ cho nhu cầu sử dụng.

b. Phương pháp thực hiện Seiri

Bước 1: Cùng đồng nghiệp quan sát khu vực làm việc, bàn làm việc, tủ… Bước 2: Xác định những thứ cần thiết, những thứ không cần thiết và những thứ không biết là cần thiết hay không. Bước 3: Hành động:

• Đối với thứ không cần thiết => Loại bỏ khỏi khu vực làm việc.
• Đối với thứ không biết là cần hay không => dán thẻ màu vàng. Nếu trong thời gian quy định (có thể 1 tuần, 1 tháng) mà không sử dụng đến thì tiến hành loại bỏ, hoặc cất vô tủ đồ.
• Đối với thứ cần thiết=>sẽ tiến hành sắp xếp ở S2

c. Lợi ích khi thực hiện Seiri

• Giảm diện tích cất giữ, khu vực làm việc
• Giảm tủ đựng hồ sơ và các tủ khác
• Giảm các dụng cụ không cần thiết
• Giảm chi phí văn phòng
• Giảm số lượng các dụng cụ
• Giảm chi phí văn phòng

2. Seiton (Sắp xếp)

a. Định nghĩa

Là sắp xếp các vật dụng một cách gọn gàng và dễ cho việc sử dụng.

b. Phương pháp thực hiện Seiton

Việc sắp xếp tuân thủ các quy tắc sau đây:

• Vật dụng thường xuyên sử dụng để gần trong tầm với của tay.
• Vật dụng ít sử dụng hơn sẽ để xa hơn tầm với của tay.
• Vật lâu lâu mới sử dụng sẽ cất vô tủ đựng.
• Sắp xếp các vật dụng theo nhóm.
• Quy định vị trí để vật dụng cụ thể.
• Lập danh mục các dụng cụ.

c. Lợi ích khi thực hiện Seiton

• Giảm thời gian làm việc
• Giảm thời gian kiểm tra các vật dụng
• Giảm thiểu sự mất mát
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn

3. Seiso (Sạch sẽ)

a. Định nghĩa

Là vệ sinh sạch sẽ các thiết bị dụng cụ trong văn phòng bao gồm cả việc sạch sẽ cả thân thể lẫn tâm hồn người thực hiện.

b. Phương pháp thực hiện Seiso (Sạch sẽ)

Bước 1: Phân chia khu vực chịu trách nhiệm cho từng cá nhân trong phòng ban. Bước 2: Tiến hành vệ sinh các thiết bị, dụng cụ. Bước 3: Tiến hành các cải tiến. Bước 4: Lập tiêu chuẩn cho từng thiết bị, dụng cụ.

c. Lợi ích khi thực hiện Seiso

• Giảm các hư hỏng cho các thiết bị và dụng cụ.
• Tạo môi trường làm việc trong lành, sạch sẽ.
• Tạo sự thoải mái cho người sử dụng.
• Tạo hình ảnh đẹp cho nhà máy, công ty.

4. Seiketu (Săn sóc)

a. Định nghĩa

Duy trì 3S đầu tiên một cách hiệu quả.

b. Phương pháp thực hiện Seiketu

• Lập tiêu chuẩn các hoạt động
• Lập kế hoạch thực hiện theo tiêu chuẩn
• Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S
• Xây dựng nền văn hóa thực hiện thông qua các hoạt động thúc đẩy

c. Lợi ích khi thực hiện Seiketu

Các tiêu chuẩn S1 đến S3 sẽ được tiêu chuẩn hóa và hình thành các tài liệu hướng dẫn để đi tới S5

5. Sitsuke (Sẵn sàng)

a. Định nghĩa

Thực hiện đào tạo tiêu chuẩn thực hiện cho tất cả các cá nhân, thành viên trong phòng. Từ đó tạo nên thói quen, quy định nguyên tắc thực hiện.

b. Phương pháp thực hiện Sitsuke

• Lên kế hoạch đào tạo
• Chuẩn bị các tư liệu đào tạo
• Tiến hành đào tạo
• Đánh giá sau đào tạo

c. Lợi ích thực hiện Sitsuke

Tạo thói quen, sự tự giác trong việc thực hiện 5S.

Tuy nhiên, một điều quan trọng khi thực hiện hoạt động 5S là phải hiểu được những ý chính (Key point) để thực hiện một cách chính xác, phù hợp với mục tiêu của cá nhân, tổ chức khi thực hiện hoạt động 5S trong văn phòng và nơi làm việc.

 Một cuốn sách nói về quá trình áp dụng 5S tại một bệnh viện của tác giả Nguyễn Thế Anh nhà xuất bản Văn Hóa- Văn nghệ. Các bạn có thể tham khảo tại đây.