7 Chú ý Khi định Khoản Tài Khoản Kế Toán Lưỡng Tính

Tài khoản kế toán lưỡng tính là những tài khoản có thể có số dư cuối kỳ bên nợ mà cũng có thể có số dư cuối kỳ bên có. Trong khi các tài khoản khác chỉ được dư nợ hoặc dư có hoặc không có số dư cuối kỳ. Vậy tài khoản lưỡng tính gồm những tài khoản nào? 7 chú ý khi định khoản tài khoản kế toán lưỡng tính là gì?

Điển hình về tài khoản lưỡng tính là các tài khoản công nợ, thể hiện quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tượng bên ngoài như: thanh toán với khách hàng: TK 131- Phải thu của khách hàng, thanh toán với người bán: TK 331- Phải trả cho người bán …  Công dụng của các tài khoản nhóm này giúp cho đơn vị  nắm được tình hình thanh toán công nợ và kiểm soát được việc thực hiện kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn một cách không hợp lý. Kết cấu chung của các tài khoản dạng này như sau:

–          Số dư đầu kỳ:

+ Bên Nợ: Số chênh lệch nợ phải thu lớn hơn nợ phải trả đầu kỳ

Hoặc + Bên Có: Số chênh lệch nợ phải trả lớn hơn nợ phải thu đầu kỳ

–          Số phát sinh trong kỳ:

+ Bên Nợ: gồm nợ phải thu tăng lên trong kỳ, nợ phải trả giảm đi trong kỳ

+ Bên Có: gồm nợ phải thu giảm đi trong kỳ, nợ phải trả tăng lên trong kỳ

–          Số dư cuối kỳ:

+ Bên Nợ: Số chênh lệch nợ phải thu lớn hơn nợ phải trả cuối kỳ

Hoặc + Bên Có: Số chênh lệch nợ phải trả lớn hơn nợ phải thu cuối kỳ

Cách hướng dẫn về nội dụng, kết cấu và ghi chép đối với nhóm tài khoản này ở Chế độ kế toán hiện hành khiến nhiều người làm kế toán hiểu nhầm dẫn đến việc sử dụng tài khoản chưa đúng. Ví dụ như, với tài khoản 131- Phải thu của khách hàng, nhiều người làm kế toán lầm tưởng tài khoản này chỉ theo dõi nợ phải thu khách hàng (quan hệ chủ yếu trong thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng) và số dư của tài khoản này chủ yếu ở bên Nợ phản ánh số còn phải thu khách hàng, hãn hữu mới có hiện tượng số dư bên Có thể hiện số tiền khách hàng đã ứng trước nhưng chưa lấy hàng hoặc chưa được sử dụng dịch vụ lao vụ của doanh nghiệp. Do đó trong cách hạch toán trên tài khoản tổng hợp 131- Phải thu của khách hàng, họ phản ánh trên Sổ Cái tài khoản này số dư  2 bên trong trường hợp tồn tại cả khách hàng thiếu nợ doanh nghiệp và cả khách hàng đã ứng trước tiền cho doanh nghiệp mà chưa lấy hàng; khi  lập Bảng Cân đối tài khoản số dư đầu kỳ hoặc cuối kỳ của tài khoản 131– Phải thu của khách hàng được phản ánh ở cả 2 cột Nợ và Có. Khi được hỏi cách tính ra số dư cuối kỳ để ghi vào Sổ Cái tài khoản này (Sổ tổng hợp) thì hầu hết kế toán viên sử dụng số liệu tổng cộng từ các Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu của khách theo đối tượng khách hàng. Sau đó sử dụng luôn số liệu trên Bảng Cân đối tài khoản để vào Bảng Cân đối kế toán, số dư cột Nợ vào nội dung chỉ tiêu Phải thu khách hàng – Phần tài sản, và số dư cột Có vào nội dung chỉ tiêu Người mua trả tiền trước – Phần nguồn vốn. Cách làm này, thoạt nhìn thấy khá hợp lý và không vi phạm nguyên tắc bù trừ khi thiết lập các chỉ tiêu trên Bảng Cân đối kế toán. Tuy nhiên cách làm này sẽ vi phạm thủ tục kiểm tra đối chiếu việc ghi chép vào các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết. Sự vi phạm này được khắc phục nếu doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán với chương trình nhập liệu và ghi sổ đồng bộ giữa ghi Sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết, song nếu sử dụng kế toán thủ công hoặc bán thủ công thì sai sót rất dễ xảy ra nếu trong quá trình ghi đơn vào các Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu của khách theo đối tượng khách hàng có sai phạm (bỏ sót nghiệp vụ hoặc ghi sai số tiền, sai cột … vv …). Lúc này các khâu kiểm soát rất khó phát hiện ra chỗ sai vì việc đối chiếu giữa ghi đơn trên sổ chi tiết và ghi kép trên sổ tổng hợp không hiệu quả  nếu kế toán lấy số liệu từ sổ chi tiết sau khi khoá để ghi vào sổ tổng hợp.

Để khắc phục những sai sót trên chúng ta cần có cách hiểu và sử dụng đúng bản chất các tài khoản lưỡng tính vừa giúp đưa ra các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính trung thực, đúng đắn, không vi phạm các nguyên tắc lập báo cáo, đồng thời vẫn phải đảm bảo việc kiểm soát hoạt động ghi chép vào tài khoản kế toán, bởi chức năng của kế toán không phải chỉ là thông tin mà còn là kiểm tra. Do vậy, người làm kế toán cần quan tâm đến 7 chú ý khi định khoản tài khoản kế toán lưỡng tính sau:

Thứ nhất, chúng ta không nên bị  “đánh lừa” bởi tên tài khoản, ví dụ như nhóm tài khoản thanh toán với khách hành hoặc người bán thực chất phải có tên là “Thanh toán với đối tượng xxx”, ví dụ như tài khoản 131– Thanh toán với khách hàng, tài khoản 331 – Thanh toán với người bán … Như vậy trong thanh toán với đối tượng khách hàng tồn tại cả nợ phải thu và nợ phải trả là thường xuyên và đương nhiên, tương tự đối với thanh toán với nhà cung cấp hoặc đối tượng khác cũng như vậy.

 Thứ hai, trên tài khoản tổng hợp theo dõi toàn bộ các khoản thanh toán với tất cả các đối tượng khách hàng, thì khi khoá sổ chỉ tồn tại một số dư mà thôi, cụ thể với tài khoản 131- Thanh toán với khách hàng là số dư sau khi đã bù trừ giữa nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả khách hàng (khách hàng trả thừa hoặc khách hàng ứng trước tiền). Nguyên tắc bù trừ áp dụng khi lập Báo cáo tài chính để giúp cho ra thông tin trung thực và minh bạch nhất có thể; trong khi công dụng của tài khoản tổng hợp theo dõi công nợ khách hàng là đưa ra cái nhìn bao quát chung tình hình chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn trong thanh toán với tất cả khách hàng nên việc bù trừ là có thể chấp nhận được. Hơn nữa, người sử dụng thông tin kế toán chưa thể và không cần nhìn trên tài khoản tổng hợp để ra quyết định kinh tế.

Thứ ba, việc ghi trên sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái tài khoản 131- Thanh toán với khách hàng) và ghi trên sổ kế toán chi tiết (từng Sổ chi tiết tài khoản 131- Thanh toán với khách hàng theo đối tượng khách hàng) diễn ra song hành. Tức là khi có nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi kép vào hệ thống sổ tổng hợp và ghi đơn vào sổ chi tiết đối tượng tương ứng.

Thứ tư, cuối kỳ khi tiến hành khoá sổ kế toán, việc tính toán diễn ra độc lập ở từng loại sổ, và trên mỗi sổ phản ánh tài khoản dù là tổng hợp hay chi tiết chỉ tồn tại một số dư ở một bên theo nguyên lý chung hạch toán kế toán là chênh lệch giữa tổng tiền bên Nợ và tổng tiền bên Có (không phân biệt số dư đầu kỳ hay phát sinh trong kỳ).

Thứ năm, sau khi khoá sổ cần lập Bảng chi tiết số phát sinh tài khoản để kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi chép trên các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời. Số liệu tại dòng tổng cộng của Bảng này được đối chiếu với số liệu tổng cộng phát sinh và tính số dư cuối kỳ trên tài khoản tổng hợp xem có phù hợp hay không.

Thứ sáu, cuối kỳ để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp và lấy căn cứ để xây dựng các Báo cáo tài chính, kế toán cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh trong tháng của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp, bảng này chính là Bảng cân đối tài khoản, và số liệu để vào bảng này lấy từ tài khoản tổng hợp như: TK 131- Thanh toán với khách hàng hoặc tài khoản 331 – Thanh toán với người bán …

Thứ bảy, để lập Bảng cân đối kế toán mà không vi phạm nguyên tắc bù trừ, số liệu liên quan đến nhóm tài khoản lưỡng tính phải lấy từ tài khoản chi tiết. mà theo quan điểm của tác giả là có thể sử dụng Bảng chi tiết số phát sinh sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra đối chiếu giữa ghi chép vào tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Như vậy, khi lập Bảng này kế toán cần lưu ý tại dòng tổng cộng là số liệu cộng theo cột của tất cả các đối tượng, vì thế dòng tổng cộng cột “Số dư đầu kỳ” hoặc “Số dư cuối kỳ” có thể có cả 2 bên Nợ và Có. Khi đối chiếu với tài khoản tổng hợp phải bù trừ số liệu của 2 bên.