Hướng Dẫn Cách Xử Lý Tài Khoản Lưỡng Tính “ Vừa Có Số Dư Bên Nợ ...

• 13/08/2021
• Trinh Nga
• tài khoản lưỡng tính;xử lý tài khoản;hướng dẫn cách xử lý;

HƯỚNG DẪN CÁCH XỬ LÝ TÀI KHOẢN LƯỠNG TÍNH “ VỪA CÓ SỐ DƯ BÊN NỢ, VỪA CÓ SỐ DƯ BÊN CÓ”

1. TK 131 phải thu khách hàng:

• TK 131 “Số dư Nợ” Khi khách hàng mua, nhưng chưa thanh toán:

Dư Nợ 131 = Mã số 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu

• TK 131 “Số dư Có” Khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho Doanh nghiệp (Mình) những chưa lấy hàng nên để treo

Bên Có = Mã số 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả.

2. TK 331 phải trả người bán:

• TK 331 “Số dư Nợ” Khi ứng trước tiền mua hàng cho người bán:

Dư Nợ 131 = Mã số 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu

• TK 331 “Số dư Có” Đi mua hàng nợ Bên bán treo

Bên Có = Mã số 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả

• Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng; Nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận của hai bên rồi mới được phép cấn trừ công nợ của nhau => Cuối năm làm Giấy xác nhận công nợ đối chiếu giữa hai bên.
• Thủ tục cấn trừ công nợ giữa hai đối tượng vừa là người mua đồng thời cũng là người bán:

+ Bảng đối chiếu công nợ. + Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ với nhau. + Hoạch toán: Nợ 331/Có TK 131* => Để cấn trừ công nợ lẫn nhau.

• Cuối năm phải lập biên bản đối chiếu công nợ với các Doanh nghiệp Mua và Bán hàng có ký tá đóng đấu xác nhận của hai bên => Việc này đặc biệt quan trọng nếu Doanh nghiệp nào có Bên kiểm toán vào kiểm tra hồ sơ Doanh nghiệp => Những Doanh nghiệp nào có Bên kiểm toán kiểm tra thì Doanh nghiệp này cuối năm sẽ làm Bảng đối chiếu công nợ Fax và gửi sang Bên kiểm toán đóng dấu xác nhận rồi mới lên Báo cáo tài chính năm => Đây là tính thận trọng cần thiết trong nghề nghiệp.
• Nếu trên Bảng tổng hợp công nợ Tài khoản 131 và Tài khoản 331: Vừa có số dư Bên Nợ + Số Dư Bên Có; Trong khi xem Bảng cân đối phát sinh lại chỉ có Số dư một bên => Chứng tỏ kế toán đã không hiểu tính chất lưỡng tính của hai Tài khoản này nên mới để cấn trừ nhau.
• Khi thanh tra thuế tại Doanh nghiệp thường cán bộ thuế thường hay chú ý Bên Có Tài khoản 131 và Bên Có Tài khoản 331:

+ Bên Có Tài khoản 131 phải xem tại sao chưa xuất hóa đơn?Ví dụ: Nếu là Doanh nghiệp Xây dựng: Đã nghiệm thu giai đoạn và Chủ đầu tư đã thanh toán nhưng Doanh nghiệp vẫn chưa xuất hóa đơn => Sẽ bị truy hồi tố lại thời điểm nghiệm thu để tính doanh thu và thuế GTGT.Nếu là công trình tư nhân thì có thể nhờ ký lại biên bản nghiệm thu còn nếu là của công trình nhà nước thì vạn sự khó cứu vãn vì mỗi lần thanh toán giai đoạn đều có hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ thanh toán qua kho bạc => Nên khó có thể có phương án xử lý tốt hơn được. + Bên Có Tài khoản 331: Dùng phương án thanh toán chuyển khoản để được khấu trừ thuế.* Chú ý:- Trước năm 2014 hóa đơn thông thường hay hóa đơn VAT :=> Nếu có giá trị lớn hơn 20.000.000 VNĐ thì phải chuyển khoản mới được khấu trừ nếu không chuyển khoản được, thanh toán bằng tiền mặt thì vẫn là chi phí hợp lý.- Từ ngày 1/1/2014 hóa đơn thông thường hay hóa đơn VAT => Nếu có giá trị lớn hơn 20.000.000 VNĐ thì phải chuyển khoản mới được khấu trừ và được tính vào chi phí hợp lý (Căn cứ Theo Luật số 32/2013/QH13, Nghị định số 218/2013/NĐ-CP, Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

3. Ngoài ra còn có một số tài khoản tương tự:Tài khoản đầu 1:TK 138: Phải thu khác Tài khoản đầu 3:TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà NướcTK 334: Phải trả cho Người lao độngTK 338: Phải trả khác Tài khoản đầu 4:Tài khoản 421: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối. Có thể có số dư Nợ hoặc số dư Có. (Đây là 1 Tài khoản đặc biệt)Số dư bên Nợ: Số lỗ hoạt động kinh doanh chưa xử lý.Số dư bên Có: Số lợi nhuận sau thuế chưa phân phối hoặc chưa sử dụng. 4. Những loại TK tài sản (Tài khoản đầu 1) chỉ có số dư bên Nợ nhưng tài khoản (131, 138) lại có số dư bên Có khi: - Khách hành trả thừa và đặt trước tiền mua hàng (TK 131)- Số tiền thu thừa của đối tượng đang chờ xử lý (TK 138) 5. Những tài khoản Nguồn vốn (TK đầu 3) thường chỉ có số dư bên Có nhưng những TK như ( 331, 333, 334, 338) lại có số dư bên Nợ khi: - Đặt trước tiền hàng cho nhà cung cấp (TK 331)- Trả tiền thừa tiền cho nhà cung cấp (TK 331)- Trả nhầm lương cho nhân viên A sang nhân viên B qua tài khoản ngân hàng nhưng tổng sổ tiền không thay đổi (TK 334)- Thừa thuế (TK 333)- Kiểm kê phát hiện thừa hàng hóa (TK 338).

Nguồn: Tổng hợp