9 Bước Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Bài Bản Tối ưu Nguồn Nhân Lực

Một quy trình tuyển dụng nhân sự bài bản và hiệu quả là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian “đãi cát tìm vàng”; thu hút, sàng lọc và giữ chân những ứng viên ưu tú với ngân sách hữu hạn; đồng thời xây dựng thương hiệu uy tín trong mắt nhân viên và khách hàng. 

Vậy làm sao để thiết kế một sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn xác? Hay quy trình tuyển dụng nhân sự gồm những bước cơ bản nào? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi.

I/ Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì? 

Quy trình tuyển dụng nhân sự bao gồm chuỗi các hoạt động được thực hiện xuyên suốt bắt nguồn từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đánh giá, tuyển chọn, thử việc, đánh giá và ra quyết định tuyển dụng chính thức…nhằm mục đích tìm ra những ứng viên phù hợp với vị trí công việc, cống hiến và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. 

Một quy trình tuyển dụng có thể diễn ra trong thời gian ngắn hay dài, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, đặc thù ngành nghề, vị trí cần tuyển dụng, các yêu cầu công việc đi kèm. 

II/ Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự với doanh nghiệp

Xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp: 

• Thu hút hàng loạt các ứng viên tiềm năng, tạo dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.
• Kế hoạch tuyển dụng kỹ lưỡng giúp sàng lọc, lựa chọn ứng viên nhanh chóng và hiệu quả. Các bộ phận có liên quan phối hợp nhuần nhuyễn, trôi chảy. 
• Phản ánh mức độ chuyên nghiệp của tổ chức, góp phần đưa thương hiệu của doanh nghiệp tới gần hơn với ứng viên và khách hàng. 
• Gia tăng sự gắn kết, tạo động lực thúc đẩy nhân sự cống hiến nhiệt tình, giữ chân nhân tài ở lại với doanh nghiệp.
• Góp phần cải thiện hiệu suất làm việc của nhân sự nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung..

III/ Gợi ý 9 bước quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn xác

1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự hoàn chỉnh 

Để có cái nhìn tổng quan hơn về dòng chảy của quy trình tuyển dụng cũng như các bộ phận tham gia trong đó, thì sơ đồ dưới đây sẽ giúp CEO hình dung rõ ràng hơn. Theo đó, về cơ bản quy trình tuyển dụng nhân sự gồm 9 bước chính: 

• Đề xuất tuyển dụng
• Xem xét, phê duyệt
• Thông báo tuyển dụng
• Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và thi tuyển
• Phỏng vấn, đánh giá
• Tuyển chọn
• Học việc, thử việc
• Đánh giá
• Kết thúc tuyển dụng

Các bước này tác động bổ trợ qua lại lẫn nhau và có thể do một hay nhiều bộ phận phụ trách. Việc của nhà quản trị là duy trì sao cho các bước diễn ra liền mạch, thống nhất đảm bảo các khâu diễn ra xuyên suốt và có kết quả tốt nhất sau khi kết thúc quy trình. 

2. Chi tiết 9 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự 

Bước 1: Đề xuất tuyển dụng

Đây là bước mở màn trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Căn cứ vào định biên nhân sự đã được phê duyệt và nhu cầu cần bổ sung nhân sự tại phòng ban, trưởng bộ phận phụ trách sẽ lên kế hoạch đề xuất tuyển dụng thêm nhân sự nếu cần và trình lên ban Giám đốc cùng bộ phận Nhân sự để phê duyệt. 

Bước 2: Xem xét, phê duyệt

Trường hợp đề xuất tuyển dụng nằm trong định biên nhân sự, Trưởng phòng nhân sự sẽ xác nhận và chuyển đề xuất đó cho nhân viên tuyển dụng thực hiện các bước tiếp theo của quy trình, đồng thời thông tin lại với phòng ban đã đề xuất để nắm được tiến độ thực hiện. 

Nếu đề xuất nằm ngoài định biên, Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm trao đổi và thẩm định lại nhu cầu thực tế của bộ phận đề xuất và trình Giám đốc Nhân sự/Ban Giám đốc phê duyệt bổ sung nhân sự mới theo đề xuất. 

• Nếu đề xuất tuyển dụng ngoài định biên được duyệt, Trưởng phòng nhân sự chuyển đề xuất tuyển dụng cho nhân viên tuyển dụng thực hiện các bước theo quy trình, đồng thời thông tin lại với bộ phận đề xuất để nắm được tiến độ thực hiện. 
• Nếu đề xuất tuyển dụng ngoài định biên không được duyệt, Trưởng phòng nhân sự cũng thông báo lại với bộ phận đề xuất để nắm được thông tin.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Sau bước xét duyệt là đến bước thông báo tuyển dụng. Việc đăng tuyển này dựa trên 2 hình thức chính là đăng tuyển nội bộ và đăng tuyển bên ngoài. Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 hoặc kết hợp cả 2 hình thức nói trên để tăng hiệu quả tuyển dụng. Cần lưu ý rằng, nội dung thông báo cần phải chứa đầy đủ những thông tin cơ bản về số lượng nhân sự cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu công việc, hồ sơ.

Đăng tuyển nội bộ

• Sử dụng trong trường hợp ưu tiên các ứng viên là nhân viên trong doanh nghiệp và có nguyện vọng ứng tuyển vào các vị trí theo thông báo tuyển dụng nội bộ được dán trên thông báo chung hoặc qua email nội bộ. 
• Sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển nội bộ, phòng Nhân sự sẽ xem xét hồ sơ cũng như quá trình công tác của ứng viên (để đánh giá năng lực, kết quả công việc, ý chí phấn đấu..) để chọn ra ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng. 
• Sau bước tìm kiếm những ứng viên nội bộ, nếu số lượng ứng viên đảm bảo thì chuyển đến bước tuyển chọn, đưa vào danh sách ứng viên phỏng vấn tuyển dụng. Nếu không có, hoặc không có đủ số lượng ứng viên thì tìm thêm ứng viên từ nguồn bên ngoài.

Đăng tuyển bên ngoài 

Các hình thức đăng tuyển từ nguồn bên ngoài, doanh nghiệp có thể tận dụng như:

• Tận dụng mạng lưới nhân sự do cán bộ nhân viên trong Công ty giới thiệu.
• Đăng tuyển trên website, diễn đàn tuyển dụng, các trang mạng xã hội lớn như Facebook, Linkedin..
• Liên hệ trực tiếp với các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề.
• Đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông khác.
• Đối với một số vị trí nhân sự trung/cao cấp đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao, khó tìm thì doanh nghiệp có thể liên hệ với một số công ty tư vấn, dịch vụ nguồn nhân lực hoặc các bên headhunt để đạt được hiệu quả tốt nhất. 

Bước 4: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và thi tuyển

Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Nhân viên tuyển dụng thực hiện tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên hồ sơ bản cứng hoặc bản mềm để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với các yêu cầu dựa trên Bản mô tả công việc.

Sau khi hoàn thành khâu sàng lọc hồ sơ, nhân viên tuyển dụng lập Danh sách ứng viên tham gia tuyển dụng.

Thi tuyển 

Tùy vào từng vị trí, yêu cầu trong bảng mô tả công việc, nhân viên tuyển dụng sẽ xếp lịch làm bài thi kiểm tra trình độ chuyên môn của các ứng viên. Lưu ý với hình thức thi tuyển, nhân viên nhân sự phụ trách cần:  

• Lập danh sách ứng viên tham gia thi tuyển theo từng vị trí, chức danh. 
• Thông báo thời gian và địa điểm thi tuyển cho ứng viên trước ít nhất là 02 ngày so với ngày thi dự kiến.
• Nhân viên tuyển dụng kết hợp cùng trưởng bộ phận chuyên môn chuẩn bị Đề thi kiểm tra, sao lưu đề thi, chuẩn bị địa điểm và các công tác hậu cần để tổ chức buổi thi tuyển. 
• Sau khi kết thúc thi tuyển, tổ chức chấm điểm, lập bảng điểm thi của các ứng viên.

Bước 5: Phỏng vấn

Bước phỏng vấn này nhằm đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh, phương diện trình độ và khả năng tiếp cận công việc. Quy trình phỏng vấn thường diễn ra theo trình tự như sau: 

• Hội đồng Tuyển dụng (có thể gồm nhân viên tuyển dụng, phụ trách bộ phận phòng ban liên quan, ban giám đốc – trong trường hợp tuyển dụng nhân sự cấp cao) tiến hành hội ý trước về kịch bản phỏng vấn, lựa chọn các câu hỏi phỏng vấn, tình huống phỏng vấn ứng viên.
• Tiến hành phỏng vấn ứng viên để lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu trong bản mô tả công việc của vị trí tuyển dụng.
• Hội đồng tuyển dụng điền đầy đủ thông tin, nội dung phỏng vấn vào từng phiếu phỏng vấn, đánh giá cho từng ứng viên để làm căn cứ cho quyết định tuyển dụng sau này. 
• Cuối buổi phỏng vấn, Hội đồng tuyển dụng bàn bạc, thống nhất, lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu đề ra. 

Phỏng vấn có thể diễn ra trong 1, 2 thậm chí là 3 vòng, nhưng thông thường chỉ với các vị trí cấp cao, đòi hỏi chuyên môn thì mới diễn ra nhiều hơn 1 vòng và có sự tham dự của ban lãnh đạo. 

Bước 6: Tuyển chọn

Nhân viên tuyển dụng tập hợp danh sách ứng viên trúng tuyển, Phiếu đánh giá phỏng vấn và biên bản phỏng vấn trình Ban Giám đốc phê duyệt. 

Nếu kết quả sau tuyển chọn có số lượng ứng viên đạt không đủ so với yêu cầu thì quay lại thực hiện Bước 3. 

Sau khi danh sách ứng viên trúng tuyển được duyệt, Nhân viên tuyển dụng thông báo cho từng ứng viên qua điện thoại, kèm email và thông báo nội bộ…..

Lưu ý: 

• Các ứng viên sau khi trúng tuyển phải hoàn thiện hồ sơ theo quy định của Công ty, bộ phận nhân sự có trách nhiệm thông báo ngày, giờ, địa điểm hoàn thiện hồ sơ và tham gia đào tạo hội nhập, tiếp nhận thử việc. 
• Nhân viên tuyển dụng kết hợp với Phòng Nhân sự, các phòng ban liên quan, đơn vị tiếp nhận nhân sự mới để tiến hành các thủ tục tiếp nhận nói trên.

Bước 7: Học việc/Thử việc

Ứng viên sau khi trúng tuyển sẽ được đào tạo hội nhập theo Quy trình đào tạo của doanh nghiệp. 

Phòng Nhân sự giải đáp thắc mắc cho nhân viên trúng tuyển về các vấn đề có liên quan như thông báo nghĩa vụ và quyền lợi của nhân viên trong thời gian thử việc, thời gian thực hiện đào tạo, chính sách nhân sự liên quan.. 

Phòng Nhân sự đồng thời có trách nhiệm thực hiện các thủ tục ký hợp đồng thử việc/học việc theo Quy định của Luật về Hợp đồng lao động.

Bước 8: Đánh giá học việc/thử việc

Trước khi kết thúc thời hạn thử việc, người phụ trách tiến hành thủ tục đánh giá thử việc cho nhân viên, hướng dẫn nhân viên tự đánh giá và liên hệ quản lý trực tiếp của nhân viên đó đánh giá lại. 

• Trưởng/Giám đốc bộ phận sẽ xem xét, đánh giá lại và đưa ra ý kiến sau cùng. 
• Với một số vị trí cấp cao đặc thù, TGĐ/P.TGĐ sẽ xem xét, đánh giá thêm.

Bước 9: Kết thúc tuyển dụng

Nếu đánh giá thử việc đạt thì tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức. 

Nếu đánh giá chưa đạt có thể thỏa thuận thử việc tiếp hoặc chấm dứt hợp đồng thử việc và tiếp tục tìm ứng viên mới. 

IV/ Những biểu mẫu cần thiết trong quy trình tuyển dụng 

Phiếu đề xuất tuyển dụng mẫu 

Thông báo tuyển dụng

Thư mời phỏng vấn

Bảng đánh giá thử việc

V/ Sodes – Công cụ chuẩn hóa quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp

Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp củng cố sức mạnh nội tại của mình. Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng có thể xây dựng một quy trình chuẩn chỉnh ngay từ đầu, thậm chí là phải loay hoay tìm kiếm, đập đi xây lại rất nhiều lần. 

Thấu hiểu điều đó, thông qua BỘ TÀI LIỆU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC – Sodes cung cấp cho mọi CEO giải pháp quản trị nhân sự tổng thể từ A-Z, tích hợp hệ thống các quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự, phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban… Từ đó, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng nói riêng và quy trình quản trị nhân sự nói chung, sở hữu đội ngũ nhân viên hùng mạnh, thúc đẩy hiệu suất và chất lượng công việc gia tăng vượt bậc. 

Bên cạnh đó, BỘ TÀI LIỆU còn tích hợp hàng loạt các công cụ hữu ích khác bao gồm: 

• [60+ file] mẫu sơ đồ tổ chức phòng ban chi tiết cho từng loại hình doanh nghiệp.
• Hệ thống 200+ file mô tả công việc chuẩn xác làm cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, xây dựng cơ chế lương thưởng, đánh giá nhân viên.. 
• [180+ file] Nội quy – quy chế quy định chi tiết về các chính sách nhân sự, quy định về an toàn lao động, bảo mật thông tin…
• Các phương pháp mô hình cải tiến quy trình quản lý trong doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có. 

Xem demo bộ tài liệu tại: https://sodes.vn/quytrinhquanly/01