9 điều Cần Lưu ý để Viết Email Một Cách Chuyên Nghiệp

Đã bao giờ bạn suy nghĩ về nội dung trình bày email của bạn khi gửi tới khách hàng chưa? Cách viết email chuyên nghiệp – Bạn đã viết email một cách chuyên nghiệp? Đừng bỏ qua yếu tố tưởng như nhỏ nhặt này. Bởi sẽ có vô số hàng triệu khách hàng đang đánh giá tác phong làm việc của bạn qua cách trình bày email đấy. Từ đó mà đưa ra kết luận về văn hóa công ty bạn như thế nào. Ngay bây giờ, hãy đọc bài viết này của Top Marketing để bắt đầu viết email một cách chuyên nghiệp nhé.

Một số lỗi gửi email kém chuyên nghiệp cần tránh

Trong một cuộc trò chuyện, bạn điều chỉnh âm điệu, nét mặt, cử chỉ và tư thế của mình để phù hợp với hoàn cảnh. Bạn làm điều này bởi vì người ta thường có xu hướng phản ứng cách mà bạn nói nhanh hơn những gì bạn truyền đạt. Email là một cuộc nói chuyện gián tiếp. Nó hiệu quả, nhưng cũng dễ phản tác dụng nếu người ta không chú ý đến cách sử dụng.

Do đó, chúng ta cần biết đến 3 lỗi gửi email thiếu chuyên nghiệp cần tránh dưới đây:

1. Gửi thư ở chế độ CC và trả lời tất cả thư đến

Chế độ CC cần thiết cho những trường hợp khi tất cả mọi người đều cần biết đến một thông tin cụ thể. Nhưng nó sẽ trở thành sự phiền toái nếu bị sử dụng quá mức.

Khi ai đó gửi email cho bạn cùng với một nhóm người khác. Bạn nghĩ rằng mọi người trong nhóm đều cần nhận lời phản hồi từ bạn với nội dung chỉ để “cảm ơn”? Chắc chắn là không.

Hãy thiết lập sự chuyên nghiệp cho email của bạn khi gửi CC. Hãy chọn lọc người nhận cần thiết để thêm vào tùy chọn này của bạn. Nếu bạn có điều gì đó để nói, tốt hơn là gửi riêng tư cho người gửi ban đầu. Và để cho người đó quyết định xem nhóm cũng nên biết điều này hay không.

2. Viết dòng chủ đề khẩn cấp tạo cảm giác kém chuyên nghiệp cho email

Các dòng chủ đề khẩn cấp không nên cho vào trong giao tiếp email. Nếu bạn đang có vấn đề quan trọng, hãy nhấc điện thoại lên và gọi cho người đó. Ghi một tiêu đề khẩn cấp thường tạo cảm giác tiêu cực, kém chuyên nghiệp.

Chìa khóa để tránh các chủ đề “Khẩn cấp” là gây chú ý:

• Thứ nhất, nếu vấn đề có thể xử lý bằng hình thức khác ngoài email, thì đó là cách bạn phải làm. Chẳng hạn như gọi điện trực tiếp.
• Thứ hai, nếu không thể, thì vấn đề nằm ở khả năng tạo ra một chủ đề gây chú ý. Nếu bạn cần nhận phản hồi sớm, hãy gửi mail với chủ đề “Anh/Chị [Ho Ten] cần phản hồi ngày hôm nay“. Điều này vừa thể hiện tính cấp bách mà không tạo ra sự thô lỗ, tuyệt vọng.

3. Sự phản hồi tiêu cực

Khi bạn cần đưa ra ý từ chối với những từ ngữ tiêu cực như “không”, “không thể”, “sẽ không” hoặc “không thể”, hãy cố biến chúng thành những điều tích cực. Thay đổi này làm biến đổi toàn bộ giai điệu của tin nhắn.

Ví dụ Thay vì nói rằng “Em không thể đáp ứng yêu cầu giảm giá của anh/chị“, Hãy nói, “Lần tiếp theo, khi sản phẩm có chương trình ưu đãi phù hợp với anh/chị, em sẽ cập nhật thông tin tới anh/chị sớm nhất…”.

9 điều cần lưu ý để trình bày email một cách chuyên nghiệp

1. Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp
2. Đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp
3. Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết
4. Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
5. Những lưu ý khi đính kèm File
6. Chữ ký cá nhân
7. Hãy dùng font chữ cổ cổ điển
8. Nhập địa chỉ email của người nhận là bước cuối cùng
9. Một số chú ý khác

Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

Đừng bỏ qua lời chào ở đầu mỗi email ngay cả khi bạn chỉ trả lời các email trước. Bạn có thể cân nhắc những lời chào phù hợp từng đối tượng : Dear, Anh/ Chị… Thân mến, Kính gửi…

Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước. Thậm chí icon tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.

Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”.

Bên cạnh đó bạn nên sử dụng dấu câu đúng vị trí theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản.

Đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn sử dụng email công ty để trao đổi với khách hàng, sẽ không có gì đáng ngại. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng email cá nhân, hãy lưu ý tên email đã thể hiện tính chuyên nghiệp chưa.

Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@… hay lytieulong@… Nó rất trẻ con và không phù hợp với môi trường chuyên nghiệp.

Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Bạn có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@…Ví dụ: minh.nguyen@gmail.com. Đây là bước đầu để bạn viết email chuyên nghiệp hơn đấy.

Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Viết email chuyên nghiệp khi bạn tập trung vào những vấn đề cần giải đáp tới khách hàng. Tránh sự dài dòng, lạc đề, gây dàn trải. Khi diễn giải các khúc mắc, bạn có thể trình bày tách riêng từng vấn đề dưới hình thức nhóm (list). Điều này giúp khách hàng nhanh chóng hiểu được bạn đang trao đổi về vấn đề gì.

Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

Tiêu đề cần đúng chủ đề để cho người đọc nắm rõ vấn đề chính trong nội dung email. Ngoài ra, cần viết hoa chữ cái đầu và kiểm tra đúng chính tả trước khi bấm nút Gửi.

Những lưu ý khi đính kèm File

Nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh). Nếu có nhiều file, bạn nên nén lại theo định dạng .zip (không nên dùng .rar).

Chú ý việc đặt tên file: Cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file cần đính kèm.

Chữ ký cá nhân thể hiện cách viết email chuyên nghiệp

Chữ ký là yếu tố cung cấp thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của bạn. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác để đối tác có thể liên lạc ngay với bạn khi cần.

Hãy dùng font chữ cổ điển

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email nên để font chữ có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 14pt và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.

Nhập địa chỉ email của người nhận là bước cuối cùng

Bạn sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành ngay cả khi mọi người đang trả lời thư. Tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ người nhận. Sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành đầy đủ nội dung. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận một email chưa hoàn chỉnh hoặc chưa đính kèm file cần thiết.

P/S: Một số chú ý khác để trở thành người viết email chuyên nghiệp

Nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh tồn đọng quá nhiều email không cần thiết. Ngoài ra, nếu dung lượng email bị đầy, hòm mail của bạn sẽ không nhận được thêm email gửi tới.

Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian. Hãy gửi một email thông báo bạn đã nhận được email của đối tác. Đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check email trong một ngày hay thường xuyên. Bạn cần thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động để thông báo không có trong văn phòng hoặc sẽ phản hồi lại khách hàng sớm …vv…

Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của Top khi viết email giao dịch với khách hàng. Nếu bạn đang cần gửi email số lượng lớn. Thay vì gửi thủ công, bạn có thể tham khảo phần mềm gửi mail Top Email Marketing nhé.

Chúc bạn thành công !

5/5 - (1 bình chọn)

• About the Author
• Latest Posts

About Nguyễn Hà

"Không có phần mềm marketing tốt nhất, chỉ có phần mềm marketing phù hợp nhất" - Ha Nguyen

• Hướng dẫn sử dụng phần mềm TOP CRM - Tháng Năm 27, 2024
• Chính sách mới của Google về việc gửi email hàng loạt tới tài khoản Gmail - Tháng Hai 15, 2024
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm Top Zalo Support - Tháng Ba 17, 2023
• Cách tối ưu Zalo cùng Top Zalo Support - Tháng Ba 14, 2023
• Hướng dẫn thiết kế hình ảnh trong email marketing - Tháng Mười Hai 21, 2022
• SMTP Server là gì và nó có phải là một Mail Server ? - Tháng Mười Hai 19, 2022
• Quy tắc cho content marketing - Tháng Mười Hai 14, 2022
• Ý nghĩa của màu sắc trong thiết kế logo - Tháng Mười Một 14, 2022
• Cập nhật các xu hướng SEO mới nhất lên Top Google - Tháng Mười 31, 2022
• Facebook Video Marketing: 5 Mẹo tạo nội dung video hấp dẫn - Tháng Mười 14, 2022

Comments

comments