Bài 3: Quản Lý Hộp Thư Của Bạn Về Dung Lượng Và Lưu Trữ Outlook 2010

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu về mục quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ trong microsoft outlook 2010.

1. Xác định kích thước hộp thư và làm giảm dung lượng

a. Dung lượng của Email

Một số dịch vụ email hoặc các nhà cung cấp hệ thống quản trị viên sẽ không cho phép bạn gửi hoặc nhận Email có dung lượng lớn, do vậy cần phải quản lý dung lượng của Email.

b. Xem dung lượng hộp thư

Click phải vào thư mục > Properties

Hiển thị hộp thoại Properties

 

Để nhanh chóng tìm kích thước của hộp thư riêng của bạn, sử dụng cửa sổ danh mục chính để chuyển sang thư mục xem kích cỡ: nhấn vào mục Folder Sizes.

Bạn có thể xem được dung lượng của các thư mục mà bạn đã lưu. Thông thường dung lượng được tính bằng kilobyte (KB). Các mối quan hệ giữa kilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng một đơn vị đo lường, bạn có thể đổi các thông số đó với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte.

1.024 Megabyte = 1 Gigabyte.

c. Kiểm tra dung lượng các thư mục bằng Mailbox Cleanup

Bạn có thể xem dung lượng các thư mục trong Mailbox Leanup.Vào tab File->Info-> Chọn Cleanup Tools->Mailbox Cleanup. Hộp thoại Mailbox Cleanup sẽ hiện ra.

Click chọn View Mailbox Size…

 

d. Lưu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa

Sau khi xem qua dung lượng của các Email, bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lượng lớn thường bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu cần để lưu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thư. Bạn sử dụng Lưu tập tin đính kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lưu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn.

Sau khi đã lưu các tệp đính kèm, bạn có thể xóa các Email không cần thiết đó.

Trước khi bắt đầu lưu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng, phải nhớ vị trí đã lưu để sau này người dùng có thể xem lại các tài liệu đó. Để lưu tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau:

1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm.

2 Nhấn vào Tab File

3 Sau đó bạn chọn Save attachments.

4 Chọn đường dẫn để lưu tập tin, sau đó nhấp Ok

e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thư

Mỗi khi bạn xóa một email, nó đi vào thư mục Deleted Items.Khi xoá nhiều thì thư mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lượng, do đó cần phải làm sạch thư mục Deleted Items cũng như dung lượng của toàn hộp thư. Bởi vậy, nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thư.

Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thư mục Deleted Items, bạn sẽ thấy các Email xóa bên ngoài. Nhấp chuột vào các Email này, nhấn chuột phải chọn Delete.

Ngoài ra bạn có thể xoá vĩnh viễn các Email bằng lệnh. Bạn nhấn chuột phải vào thư mục Deleted Items chọn Empty Folder, chọn Ok. Vậy là tất cả các Email trong thư mục Deleted Items đã được xoá ra khỏi hộp thư của bạn.

f. Tác dụng của Junk Mail

Junk Mail có tác dụng lọc thư rác (Spam mail), giúp cho ta phân loại được thư rác như các thư quảng cáo, .... Junk Mail cũng là nơi chứa các thư rác đó. Junk Mail không muốn các Email rác nằm lẫn lộn với các Email cần thiết.

Thư rác hay spam đang ngày càng trở thành một vấn đề nghiêm trọng và nếu bạn càng phụ thuộc vào thư điện tử bao nhiêu thì nó càng gây khó chịu cho bạn bấy nhiêu. Bạn xác định khối lượng lọc mà bạn cần và bất cứ thứ gì mà Outlook cho là spam sẽ được đưa vào bộ lọc Junk Mail Filter để xem xét. Bạn cũng có thể thiết lập một danh sách an toàn để bạn có thể bổ sung các địa chỉ thư điện tử từ những nguồn tin cậy vào đó. Nếu một thư điện tử từ một nguồn tin cậy tình cờ chui vào trong thư mục Junk, việc bổ sung người gửi đó vào danh mục an toàn Safe List rất dễ dàng.

 

2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân

a. Căn bản về kho lưu trữ

 

Email tự động lưu trữ vào hộp thư cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sử dụng lệnh AotoArchive thì các Email sẽ từ hộp thư của bạn sẽ tự di chuyển vào thư mục, thư mục đó gọi là thư mục tự lưu trữ.

1 Nhấn Browse… để chọn thư mục lưu trữ, chọn OK.

2 Email đang di chuyển vào trong hộp thư.

3 Và Email được lưu vào thư mục tự lưu trữ.

Thư mục con trong hộp thư sẽ được tự động tạo ra trong thư mục lưu trữ.

b. Lưu các email vào thư mục cá nhân

Bạn muốn có một thư mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn, điều đó tương tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thư mục cá nhân, bạn tạo tập tin riêng cho mình. Sau khi bạn đã tạo ra thư mục cá nhân và cách di chuyển các tập tin vào thư mục cá nhân này.

c. Cách tạo các thư mục cá nhân

Để sử dụng một thư mục tập tin cá nhân, trước tiên bạn cần phải tạo ra nó. Để tạo thư mục cá nhân bạn làm theo các bước sau:

1 Chọn file sau đó nhấn vào Info chọn Account Settings

2 Bạn chọn tiếp Tab Data Files

3 Chọn Add, nhập tên

4 Thư mục cá nhân của bạn đã được tạo ra như hình dưới.

d. Cách chọn các subfolder trong thư mục cá nhân

Sau khi bạn tạo xong thư mục cá nhân, bạn có thể tạo thêm các thư mục con subfolder trong thư mục cá nhân. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mục chính:

Nhấn chuột phải vào thư mục My Outlook Data File(1) chọn New Folder.

Đặt tên cho thư mục vừa tạo, nhấn OK.

Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thư mục cá nhân của bạn.

e. Di chuyển Email vào thư mục cá nhân

Sau khi bạn đã tạo xong các thư mục con trong thư mục các nhân. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thư mục con, bạn làm theo các bước sau:

1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder

2 Bạn chọn thư mục con trong thư mục cá nhân và nhấn OK.

Những cách khác để di chuyển các Email vào thư mục cá nhân là dùng phương pháp kéo thả.

Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thư mục con trong thư mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất hiện trong thư mục cá nhân.

f. Lưu trữ emai ra ổ đĩa

Thông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân. Nhưng các thư mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa.

File > Info > Account Settíng

 

Tab Data Files > chọn dòng muốn lưu trữ hoặc di chuyển > Open File Location

Chọn Move this file hoặc Copy this file

Lưu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn, thì bạn mới dùng công cụ này.

g. Phân loại thư

Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.

Bước tiếp theo, bạn chọn :

1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email.

2 Chọn Rules.

Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc.

Ở đây ta chọn Select Folder

Chọn thư mục đã được tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thư mục khác, rồi nhấn OK

Trong mục  "Move the item to folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn.

Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên khi nhấn vào nút Advanced Options.

Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email

Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thư

Chọn điều kiện loại trừ cho quy tắc nhận thư

Đặt tên và nhấn Finish để hoàn thành. Bây giờ, thư của các bạn sẽ được tự động chuyển vào từng thư mục nhất định.

Các thao tác khác:

Trong hộp thoại Rules and Alerts

- Change Rule: chỉnh sửa điều kiện.

- Copy Rule: sao chép điều kiện

- Delete: xóa điều kiện

- Run Rules Now: thực hiện ngay một điều kiện nào đó.

3. Lưu trữ các thư từ cũ

a. Làm quen với AutoArchive

Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách nhấp chuột vào File chọn Options.

 

Nhấp chuột vào Advanced và sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive Settings.

 

Hộp thoại Auto Archive hiển thị.

1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thư tùy theo số ngày bạn chọn. (Và nếu bạn không thích AutoArchive, bạn có thể không chọn nó).

2 Số lượng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive sẽ chạy.

b. Xác định Email cũ trong AutoArchive

Với AutoArchive, mỗi lần Email bị di chuyển sẽ nhận được một thông báo kiểm tra. Tuy nhiên, đôi khi bạn không nhận được thông báo kiểm tra, do AutoArchive được cài đặt mặc định. Sau khi di chuyển thì những Email đó được cho là cũ và bạn có thể thay đổi điều này.

Đối với một số người Email có vẻ cũ sau khi hai tuần, nhưng đối với người khác thì có thể là 2 tháng. Bạn là một được quyết định và bạn có thể làm được điều này trên một cơ sở cho mỗi thư mục nếu bạn muốn.

g. Lưu trữ Calendar

AutoArchive có nhiều tác dụng ngoài việc lưu trữ các Email. AutoArchive còn lưu trữ được các nhiệm vụ đặt trong Calendar hoặc các thư mục trong nó. Và cũng giống như cách điều chỉnh cài đặt cho Email.

 

Click phải vào Calendar muốn lưu trữ, chọn Properties.

Chọn Tab AutoArchive, bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt cho các Calendar.

 

Khi mở các thư mục được lưu dưới dạng file PST bân nên lưu ý. Một khác biệt lớn giữa file PST với các loại file khác là bạn không thể mở một tập tin PST bằng cách dùng chuột double-click vào file này. Nếu bạn thử, bạn sẽ thấy một thông báo tương tự với hình trên.

Tags: microsoft outlook 2010outlook 2010outlooktự học outlooktìm hiểu outlookgửi thư outlookcông cụ outlooktiện ích outlooklưu trữ emaillưu trữ trong outlook