Bài Giảng Tin Học đại Cương: Microsoft Excel - TaiLieu.VN

MICROSOFT EXCEL

Dùng để soạn thảo các văn bản có tính chất là bảng tính. Start / Programs / Microsoft Excel

Địa chỉ ô hiện hành Thanh nội dung của ô

Tên Cột

Tên Hàng

Tên trang bảng tính

KHÁI NIỆM CƠ BẢN

 Tập tin Bảng tính - WorkBook (*.XLS)  Trang Bảng tính - Sheet (Sheet)  Cột và Hàng - Row & Column (A,B,C, … -

1,2,3, …)

 Ô và Vùng - Cell & Reference (A1,B5, … -

A1:B10, C5:C15, …)

 Địa chỉ: dùng để xác định vị trí của ô hoặc vùng [!][!]||

|

CÁC BƢỚC THỰC HIỆN BẢNG TÍNH

1. Xác định kích thƣớc giấy in. 2. Nhập số liệu thô và thực hiện các

phép tính cho bảng.

3. Các công cụ chuyên dùng. 4. Định dạng bảng tính.

In bảng tính.

5. 6. Một số công cụ khác.

1. Xác định kích thƣớc giấy in

File / Page Setup…

2. Nhập dữ liệu thô và … Các Loại dữ liệu

 Loại Văn bản (text)  Loại Số (Number)  Loại Ngày – Giờ (Date – Time)  Loại Luận Lý (Logical)  Loại Biểu thức tính toán (Expression)

2. Nhập dữ liệu thô và …

Các phép toán dùng trong biểu thức

 Phép toán số học: + - * / % ^  Phép toán so sánh: < >= =  Phép toán nối chuỗi: &  Các hàm thƣờng dùng:  Cú pháp tổng quát: ([])  Danh sách các hàm thƣờng dùng

2. Nhập dữ liệu thô và …

Sao chép (di chuyển) dữ liệu

 Địa chỉ tƣơng đối và tuyệt đối.  Sao chép Đặc biệt (Edit / Paste

Special...)

2. Nhập dữ liệu thô và … Nhập dữ liệu tự động

 Xác định vùng nhập.  Edit/Fill/Series…

 Tạo dãy dữ liệu  Tools/Option…

2. Nhập dữ liệu thô và …

Xóa (Thêm) nội dung bảng tính

 Xóa ô trong bảng tính  Xóa dòng  Xóa cột  Xóa trang bảng tính  Thêm ô  Thêm dòng  Thêm cột  Thêm trang bảng tính

2. Nhập dữ liệu thô và … Đặt tên ô hoặc vùng

 Di chuyển con trỏ đến ô hoặc đánh dấu

khối vùng cần đặt tên.

 Chọn Insert/Name

Nhập tên mới

3. Các công cụ chuyên dùng

(Các chức năng của thực đơn Data)

 Nhập dữ liệu cho bảng tính (Form).  Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự (Sort).  Rút trích dữ liệu (Filter).  Tính toán theo nhóm dữ liệu (SubTotal).  Tạo phần giải thích cho ô hoặc cột/dòng dữ liệu

(Validation).

 Tạo bảng dữ liệu theo công thức (Table).  Tạo bảng thống kê chéo (Pivot).  Tổng hợp số liệu từ nhiều bảng (Consolidate).  Một số hàm về CSDL.

3. Các công cụ chuyên dùng (Data) Xét bảng tính quản lý Thu – Chi

 Di chuyển con trỏ vào trong

 Di chuyển con trỏ vào trong

 Nhập dữ liệu  Sắp xếp nội dung

bảng tính.

bảng tính.

 Chọn Data/Form…

 Chọn Data/Sort…

 Các ô có công thức Excel

 Excel cho phép tối đa là 3

 Chú ý:  Chú ý:

sẽ tự động tính.

khoá sắp xếp.

 Khoá sau chỉ có tác dụng

khi nội dung khoá kế trƣớc trùng nhau.

3. Các công cụ chuyên dùng (Data)

Data / Filter

 Lọc dữ liệu

 Với các điều kiện đơn giản:  Mang tính chất là tìm kiếm.  Chọn Data/Filter/AutoFilter …

 Với các điều kiện phức tạp (Advanced Filter)  Lập bảng điều kiện: bao gồm hai phần nội dung:

 Phần tên điều kiện.  Phần nội dung điều kiện.

3. Các công cụ chuyên dùng (Data) Xét bảng tính quản lý Thu – Chi

 Ví dụ: Trích các CTPS với loại tiền là VND của các Khách hàng hoặc

Nhà cung cấp.  Biểu thức toán:

(LOAITIEN=“VND”) AND (MAKH=“KH*” OR MAKH=“NC*”)

 Lập bảng điều kiện:

3. Các công cụ chuyên dùng (Data)

Data / Subtotal…

 Dùng để thực hiện các phép toán SUM, COUNT, MAX, MIN trên từng nhóm trong

CSDL.

 Di chuyển con trỏ vào vùng dữ liệu.  Chọn Data/SubTotal …

 Chú ý: Nội dung phải đƣợc sắp xếp theo nhóm trƣớc khi thực hiện chức năng này.

Đếm số chứng từ phát sinh theo từng loại tiền

3. Các công cụ chuyên dùng

Data/Table …

 Chức năng Table dùng để tạo bảng số

liệu theo công thức có sẳn.

 Có hai loại công thức: Loại một biến và

loại hai biến.

3. Các công cụ chuyên dùng (Data)

Chức năng Pivot Table

 Dùng để tạo các

Loại Tiền

TênKH USD VND X N.V.A

X

X

X

N.V.B

bảng số liệu thống kê với một số tính chất:  Page  Column  Row  Data

………

 Xét ví dụ Thu-Chi, tạo bảng thống kê theo mẫu sau:

3. Các công cụ chuyên dùng (Data)

Chức năng Consolidate

 Dùng để tổng hợp số liệu từ nhiều bảng tính có cấu trúc giống nhau.

 Xét ví dụ

•Tên cột. •Thứ tự các cột.

3. Các công cụ chuyên dùng (Data)

Các hàm thƣờng dùng

 Cú pháp tổng quát:

(,,)

 Trong đó:

 : địa chỉ bảng dữ liệu bao gồm cả tên cột.  : là số thứ tự của cột trong CSDL dùng để

tính toán.

 : lập bảng điều kiện tƣơng tự trong phần

Advanced Filter.

 Một số hàm thƣờng dùng

4. Định dạng bảng tính

 Nội dung thực đơn  Chèn hình ảnh

(Insert/Picture…)

 Chức năng

Tools/AutoCorrect Options

 Kiểm tra công thức

Tools/Formula Auditing …

Format.  Cell  Row  Column  Sheet  AutoFormat  Conditional Formatting  Style

 Chức năng

Tools/Option….

5. In nội dung bảng tính

File/Print …

6. Một số công cụ khác

 Vẽ đồ thị.  Tạo Macro đơn giản.