BÀI TIỂU LUẬN áp DỤNG 5s Tại NGÂN HÀNG SACOMBANK - 123doc

Các lí thuyết cơ bản về 5S 1.1 Khái niệm 5S 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lƣợng xuất phát từ quanđiểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹ

BÀI TIỂU LUẬN

ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG SACOMBANK (65 Nguyễn Trãi – Phước Tân – Nha Trang)

Nha Trang - 2020

quanh dù cho sự giúp đỡ đó là ít hay nhiều, trực tiếp hay gián Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu làm tiểu luận đến nay, em đã nhận được sự quan tâm, chỉ bảo, giúp đỡ của thầy

cô, gia đình và bạn bè xung quanh Với tấm lòng biết ơn vô cùng sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến quý Thầy Cô của trường, đã cùng dùng những tri thức và tâm huyết của mình để có thể truyền đạt cho chúng em trong vốn kiến thức quý báu suốt thời gian học tập tại trường

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Thầy Lê Hồng Lam đã tận tâm chỉ bảo hướng dẫn emqua từng buổi học, từng buổi nói chuyện, thảo luận về học phần Quản trị và điều hành vănphòng Nhờ có những lời hướng dẫn, dạy bảo đó, cung cấp thêm cho em kiến thức để hoàn thành bài tiểu luận này một cách tốt nhất Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy

Bài tiểu luận được thực hiện trong thời gian có hạn và vốn kiến thức còn hạn hẹp Do vậy,không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy để bài tiểu luận hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

II Nội dung 2

1 Các lí thuyết cơ bản về 5S 2

1.1 Khái niệm 5S 2

1.2 Lịch sử phát triển của 5S 2

1.3 Các thành phần của 5S 3

1.3.1 Seiri (Sàng lọc) 3

1.3.2 Seiton (Sắp xếp) 3

1.3.3 Seiso (Sạch sẽ) 4

1.3.4 Seiketsu (Săn sóc) 4

1.3.5 Shiketsuke (Sẵn sàng) 4

1.4 Các bước triển khai 5S 5

1.5 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S 8

1.6 Mục tiêu chính của 5S 9

1.7 Lợi ích của 5S 9

1.8 Ý nghĩa của hoạt động 5S 10

1.9 Yếu tố cơ bản để thực hiện 5S thành công 10

2 Chương trình 5S tại ngân hàng Sacombank 11

2.1 Vài nét về Ngân hàng Thương mại Sài Gòn Thương Tín (Sacombank) 11

2.2 Chương trình 5S tại ngân hàng Sacombank 13

2.2.1 Hiện trạng Ngân hàng Sacombank 13

2.2.1.1 Hiện trạng về ngân hàng 13

2.2.2.1 Xây dựng kế hoạch 14

2.2.2.2 Thực hiện 5S 14

2.2.3 Đánh giá công tác triển khai 16

2.2.3.1 Phạm vi đánh giá 17

2.2.3.2 Đối tượng đánh giá 17

2.2.3.3 Thời điểm đánh giá 17

2.2.3.4 Phương pháp đánh giá 17

2.2.4 Kết quả thực hiện 18

2.2.4.1 Đánh giá chung 18

2.2.4.2 Mặt hạn chế 18

2.2.4.3 Nguyên nhân 18

III Kết luận 20

I Lời mở đầu

Với xu thế phát triển chung của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp ngàycàng trở nên thích nghi, nhanh chóng hội nhập hơn với sự sôi động, nhộn nhịp của thịtrường Đặc biệt, khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọng củanền kinh tế thế giới thì vấn đề cạnh tranh để tồn tại và đào thải ra khỏi nền kinh tế giữacác doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ hơn Mỗi doanh nghiệp, để tồn tại, nâng cao khảnăng cạnh tranh, phát triển bền vững thì phải có hướng đi riêng của mình Và đối với nềnthị trường cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì chỉ có mộtcách duy nhất chính là cung cấp các sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng.Doanh nghiệp có thể xây dựng, áp dụng bất kì phương pháp nào để nâng cao, cải tiến chấtlượng đáp ứng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, kinh doanh với bất kì hình thức nào, đầu

tư công nghệ, thiết bị ra sao thì con người vẫn là yếu tố quan trọng, đây là nhân tố quyếtđịnh đem lại sựn thành công cho doanh nghiệp Tại Nhật Bản, từ lâu đã xuất hiện phongtrào mô hình 5S Xuất phát từ triết lí con người là trung tâm của mọi sự phát triển “Nếulàm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thầncủa người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn” Môhình 5S như một nền tảng áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng Hiện nay cónhiều quốc gia áp dụng mô hình này, trong đó các doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đã vàđang thực hiện mô hình này trong việc quản lý chất lượng, và Ngân hàng Thương mại SàiGòn Thương Tín (Sacombank) là một trong số đó áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp

II Nội dung

1 Các lí thuyết cơ bản về 5S

1.1 Khái niệm 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lƣợng xuất phát từ quanđiểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thìtinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụngmột hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S là chữ cái đầu của các từ:

- Theo tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

- Theo tiếng Việt: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng

- Theo tiếng Anh: sort, set in order, shine, standardize, sustain

5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trường làm việc

Phương châm của 5S là “Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của bạn ngăn nắp sạch sẽ thìtại sao không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và ngăn nắp như ở nhà”

Tại các công ty thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao

- Tại Singapore:

5S được bắt đầu tại một công ty mẫu trong Dự án Năng suất JICA vào năm 1986

Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới ủy ban 5S Hiện nay nó đạt cấp độ cao ở rấtnhiều tổ chức

Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành công trong những giai đoạn đầu nhưng sau đótrở nên hời hợt, hình thức và không hữu ích do áp dụng sai.

- Tại Việt Nam:

5S được áp dụng thàh công tại Hà Nội, Quy Nhơn, Tp Hồ Chí Minh trong nhiều ngànhnghề khác nhau, như: y tế, khách sạn, một số ngành sản xuất như in ấn,

1.3 Các thành phần của 5S

1.3.1 Seiri (Sàng lọc)

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết để làm cho môitrường làm việc trở nên gọn gàng hơn Có nghĩa là xem xét các khoản vật xung quanh,chia làm các khoản vật thường dùng và các khoản vật không thường dùng

- Các khoản vật không thường dùng:

+ không cần dùng và có thể thanh lí ngay: đối với loại này tổ chức cần có kế hoạchthanh lí và đặc biệt chú ý đến trách nhiệm của người thanh lí

+ các khoản vật chờ thanh lí: tổ chức có trách nhiệm lưu giữ các khoản vật này1.3.2 Seiton (Sắp xếp)

Sắp xếp là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể dễ tìm thấy và nhanhchóng, đảm bảo hiệu năng khi sử dụng

Các lưu ý khi sắp xếp:

- Bố trí các khoản vật tùy theo tần số sử dụng Tần số sử dụng càng cao khoản vậtcàng được bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấp bố trí càng xa nơi làmviệc

- Khi sắp xếp các thể thêm nhãn mác vào các khoản vật Ví dụ như các khoản vậtnào hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác so với các khoản vật sử dụngvới tần số thấp.

- Khi đặt các khoản vật cần lưu ý tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận.Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật cho các thành viên được biết khoan vật đó đượclưu trữ chỗ nào

1.3.3 Seiso (Sạch sẽ)

Sạch sẽ nghĩa là môi trường làm việc phải luôn vệ sinh chứ không phải đợi đến bẩn mớibắt đầu vệ sinh Một khi mọi thứ đã sắp đặt theo đúng trật tự cần phải duy trì nơi làm việcluôn sạch sẽ Cần phải quét dọn rác, bụi bẩn, lau sàn và máy móc thiết bị bới vì việc nàycũng giúp chúng ta kiểm tra trạng thái hoạt động vủa chúng, phát hiện sớm các chi tiết bấtthường Mặt khác, môi trường làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chất lượng, đội chínhxác công việc

Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, nhữngngười vệ sinh ở tổ chức chịu trách nhiệm ở nơi công cộng, còn những khu làm việc cácnhân nên để các nhân tự phụ trách

1.3.4 Seiketsu (Săn sóc)

Săn sóc nghĩa là giữ gìn nơi làm việc lun ngăn nắp Khi ta đã loại bỏ những thứ vô ích,sắp xếp và dọn dẹp sạch sẽ vị trí cần làm việc thì cần phát triển công việc này thành thóiquen thường xuyên Để duy trì nề nếp cần có một số khẩu hiệu, bảng biểu một cách sinhđộng để nhắc nhở của một người

Để không lãng phí những nổ lực đã bỏ ra, không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được3S nói trên Hãy tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp nơi làm việc và cần

có lịch làm vệ sinh, phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng để mọingười tích cực tham gia thực hiện 5S

1.3.5 Shiketsuke (Sẵn sàng)

Sẵn sàng nghĩa là duy trì nội dung quy định một cách chặt chẽ Mục tiêu là duy trì nộidung, quy chế để hệ thống 5S luôn được mọi người tôn trọng, tránh trở lại tình trạng bữabộn, thiếu ngăn nắp Những điều đã quy định cần được mọi người thực hiện một cáchnghiêm túc theo phân cấp: Ai làm? Làm những việc gì? Thời gian cần tiến hành côngviệc? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng và cụ thể.

Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lésống Không có cách nào thúc ép việc thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hiện nó chotới khi mà mọi người đều yêu 5S Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi ngườithấy không thể thiếu 5S Muốn vậy cần phải xem nơi làm việc như ngôi nhà thứ 2 của mỗingười Hãy cố gắng làm cho nơi làm việc dễ chịu, thoải mái như ở nhà

1.4 Các bước triển khai 5S

Cũng giống như các hệ thống quản lý khác, chúng ta cần tuân thủ theo chu trình Plan –

Do – Check – Action (PDCA) Việc thực hiên 5S có thể tiến hành theo 3 giai đoạn baogồm sáu bước Giai đoạn 1 là chuẩn bị, thứ 2 là triển khai và thứ 3 là kiểm tra đánh giá

- Bước 1: Chuẩn bị

Bước chuẩn bị là rất quan trọng trong việc thực hiện các dự án cải tiến Nếu không chuẩn

bị tốt thì thất bại là điều hiển nhiên Quá trình chuẩn bị gồm có:

+ cán bộ lãnh đạo phải hiểu rỏ nguyên lý và lợi ích 5S

+ tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng hoạt động 5S

+ cam kết thực hiện 5S

+ thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S

+ chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S

+ đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện

+ chuẩn bị kế hoạch thực hiện 5S ( thời gian, nội dung công việc, trách nhiệmngười hay đơn vị thực hiện…)

Nội dung chính là tổ chức bộ máy thực hiện 5S và lập kế hoạch Bộ máy này cần có sựtham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các bộ phận có liên quan Một trong nhữngyếu tố quan trọng giúp dự án thành công là sự cam kết của lãnh đạo – giúp đảm bảonguồn lực trong suốt quá trình thực hiện

- Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo

Đây là hoạt động nhằm chính thức khởi động chương trình 5S, thể hiện sự cam kết củalãnh đạo và cho mọi người thấy sự quan trọng của hoạt động Nội dung chính:

+ thông báo chính thức về chương trình 5S

+ trình bày mục tiêu của chương trình 5S (quan trọng)

+ công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân côngnhóm / cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể

+ lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản tin, + tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người

- Bước 3: toàn bộ nhân viên thực hiện tổng vệ sinh

Thông thường, hoạt động này diễn ra ngay sau khi lãnh đạo cao nhất tuyên bố về việcthực hiện 5S và các nội dung liên quan:

+ tổ chức “ngày tổng vệ sinh” – vừa thực hiện 5S vừa giúp mọi người gần nhauhơn

+ chia vùng, phân công nhóm tổ chức – tất cả mọi người đều phải tham gia ngay cảlãnh đạo

+ cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết

+ sàng lọc mọi thứ không cần thiết

+ duy trì ít nhất 2 lần mỗi năm

- Bước 4: Thực hiện Seiri

Cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những thứkhông cần thiết Lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S cần đi xem xét xung quanh chỗ làmviệc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết để loại bỏ những thứ không cần thiết Đồng thờicần tìm ra các yếu tố gây ra sự xuất hiện của chúng để từ đó có biện pháp và kế hoạchngăn ngừa sự tái diễn

Nguyên nhân xuất hiện những thứ không cần thiết:

+ thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh

+ đặt số lượng lớn nguyên vật liệu

+ tích trữ nguyên vật liệu quá lâu

+ vị trí lưu kho không thích hợp hoặc phương pháp lưu kho không hiệu quả

+ đặt hàng chồng chéo

+ hư hỏng do xếp dỡ không đúng

+ máy móc và thiết bị lạc hậu

- Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

Hãy thực hiện các công việc này hàng ngày nhằm tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn.Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm thiểu thờigian tìm kiếm và lấy ra Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra mộitrường thoải mái, đảm bảo sức khỏe Seiton là việc bố trí những đồ vật cần thiết một cáchgọn làm sao cho dễ lấy

Các nguyên tắc về Seiton:

+ tuân thủ phương pháp vào trước, ra trước để lưu kho các đồ vật (FIFO)

+ mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

+ tất cả các đồ vật và vị trí của chúng nên được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệthống

+ đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn để giảm thiểu thời gian tìm kiếm

+ đặt các đồ vật sao cho chúng có thể được xử lý và vận chuyển dễ dàng

Những điều cần lưu ý khi thực hiện Seiso:

+ xác định đối tượng của Seiso (vệ sinh cái gì?)

+ trách nhiệm thuộc về ai?

+ các trang thiết bị cần thiết cho việc vệ sinh

+ phương pháp làm vệ sinh

+ tiến hành thực hiện

Thực hiện đúng Seiri – Seiton – Seiso làm cho nơi làm việc ngăn nắp và sạch sẽ, điều nàyđược gọi là Seiketsu Cuối cùng là thực hiện Shitsuke: tạo cho mọi người thói quen tuânthủ các quy định tại nơi làm việc cũng như tính tự giác cao khi tham gia hoạt động 5S.Khi mọi người cùng nhau thực hiện thường xuyên Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu, họ sẽhình thành thói quen và dần dần nó sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong công việcthường ngày của họ

- Bước 6: Đánh giá định kỳ 5S

5S là một hoạt động lâu dài, cần duy trì thường xuyên và nâng cao do đó việc đánh giáđịnh kỳ là vô cùng cần thiết Nội dung chính:

+ lập kế hoạch đánh giá và khích lệ 5S

+ cán bộ đánh giá thường xuyên đánh giá hoạt động 5S

+ phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban

+ trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S

+ tổ chức tham quan và tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác

1.5 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke có mối quan hệ mật thiết với nhau Khi thực hiệnchương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Seiri để loại bỏ những vật không cần thiếthoặc di dời những vật không cần thiết nhưng tần suất sử dụng không cao

Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì những công việc sau tiếp theo của Seiton sẽ được thuậnlợi hơn và hiệu quả hơn Seiton chỉ thực hiện khi Seire được thực hiện xong Seiton thựchiện sắp xếp những việc sau khi đã được sáng lọc kĩ càng

Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty Việc giữgìn vệ sinh sạch sẽ và việc sắp xếp gọn gàng có thể được thực hiện song song nhưng sựgọn gàng sữ giúp cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện hơn và hiệu quả hơn

Sau khi thực hiện xong công việc 3S đầu tiên, cần phải thực hiện công việc sàng lọc, sănsóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3S đầu,muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Seiketsu

Kết hợp với thực hiện Shiketsuke có thể thực hiện Seiketsu cho công ty nhằm tạo ra mộtthói quen 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S được thực hiện ở mứccao

1.6 Mục tiêu chính của 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc

và nâng cao năng suất doanh nghiệp

Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua cáchoạt động thực tế

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

1.7 Lợi ích của 5S