Bảng Kanban – Phương Pháp Trực Quan để Quản Lý Công Việc Hiệu Quả

Soạn hành trang

97 Bình luận

Bảng kanban – Phương pháp trực quan để quản lý công việc hiệu quả

Chủ đề

• Hiểu bản thân
• Soạn hành trang
• Đi đến đích

bài viết nổi bật

7 điều bạn có thể làm khi không muốn làm gì cả

7 điều bạn có thể làm khi không muốn làm gì cả

Mục tiêu là gì? (Và vì sao nhiều người không hạnh phúc với mục tiêu của mình)

Mục tiêu là gì? (Và vì sao nhiều người không hạnh phúc với mục tiêu của mình)

6 bước để ngưng trì hoãn

6 bước để ngưng trì hoãn

Rèn luyện mindful (chánh niệm) qua một bài tập nhỏ

Rèn luyện mindful (chánh niệm) qua một bài tập nhỏ

5 thói quen thay đổi cuộc sống

5 thói quen thay đổi cuộc sống Share0 Tweet0 Share0 Share0 Tweet0 Share0

Bảng kanban (Kanban board) là phương pháp trực quan để quản lý công việc cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách hiệu quả. Kanban giúp bạn sắp xếp công việc khoa học, tránh đa nhiệm, trì hoãn. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cụ thể cách áp dụng kanban vào việc quản lý cá nhân ngay hôm nay.

More...

Nếu bạn cảm thấy cuộc sống cá nhân hay công việc của mình dồn cục. Bạn cứ nhảy hết việc này qua việc khác trong ngày mà không xong gì cả. Hay bạn thấy mình lạc lối mò mẫm không đạt được kết quả mong muốn. Hãy thử áp dụng một phương pháp quản lý công việc hiệu quả của người Nhật - bảng Kanban.

Đơn giản, trực quan, và dễ sử dụng. Kanban giúp cho việc lên kế hoạch, thực hiện và theo dõi mục tiêu của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Cùng tìm hiểu nhé!

Giới thiệu phương pháp Kanban

Kanban, tiếng Nhật có nghĩa là "bảng hiệu", được xây dựng bởi Taiichi Ohno - một kỹ sư của Toyota. Kanban bắt nguồn là một hệ thống sắp xếp công việc trực quan nằm tăng hiệu suất trong xưởng sản xuất công nghiệp. Nhờ bảng Kanban, các công việc trong mỗi quy trình được thể hiện rõ ràng cho tất cả các nhân công và kỹ sư. Từ đó, mỗi người nắm rõ công việc của mình ở quá khứ, hiện tại và tương lai.

Tuyệt vời là, Kanban không chỉ có tác dụng trong xưởng công nghiệp. Hàng ngàn người trên khắp thế giới đang sử dụng bảng Kanban mỗi ngày để quản lý công việc của mình hiệu quả. Bạn cũng hoàn toàn có thể áp dụng Kanban ngay hôm nay để săp xếp công việc dễ dàng hơn.

Kanban - phương pháp quản lý công việc trực quan

Nói một cách đơn giản, Kanban là một bảng quản lý toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng: To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã làm). Mỗi cột như vậy lại bao gồm nhiều công việc. Mỗi công việc được viết trên một thẻ và được xếp theo tình trạng công việc đó (như hình dưới).

Bảng Kanban đơn giản, trực quan bởi chỉ cần liếc mắt một cái là bạn biết công việc cần làm là gì, cái nào trước cái nào sau, và ưu tiên hiện tại thế nào. Chính sự đơn giản và dễ nhìn này tạo nên sự đơn giản hoá cho bộ não về lộ trình tới mục tiêu của bạn.

Tại sao Kanban hiệu quả

Thứ nhất, phương pháp này giúp bạn trực quan hoá công việc. Mọi thứ rõ ràng. Bạn có bao nhiêu việc, đã làm bao nhiêu, còn bao nhiêu, nhìn một phát là thấy hết.

Chính cái nhìn toàn cảnh này giúp bạn biết khối lượng công việc và tình trạng hiện tại. Thậm chí, nếu bạn sử dụng quen, nhìn vào Kanban bạn sẽ biết được vấn đề mình đang đối mặt để đạt được mục tiêu này là gì.

Ví dụ nhé, nếu công việc của bạn ứ đọng tại To Do, có nghĩa là rất nhiều thẻ nhiệm vụ ở đó, đặc biệt là trong khoảng thời gian dài. Điều đó có nghĩa hoặc là project của bạn quá lớn, hãy chia nhỏ thành các mục tiêu nhí (milestone). Dùng Kanban để quản lý milestone hiện tại thay vì toàn project để đỡ thấy ngộp công việc.

Hoặc giả cột Doing của bạn quá nhiều, mà không có cái nào dời qua cột Done được, thì bạn đang gặp vấn đề đa nhiệm (multitasking). Đa nhiệm là việc bạn làm tùm lum thứ cùng lúc mà không xong việc nào. Bạn cũng biết não người không được thiết kế cho đa nhiệm. Chúng ta chỉ có thể tập trung một vấn đề tại một thời điểm. Việc nhảy qua nhảy lại quá nhiều thứ như vậy chỉ khiến bạn bận rộn mà không hiệu quả. Giải pháp đơn giản là hãy dời tất cả Doing về To Do. Rồi chọn ra 1 đến 2 việc để làm hiện tại và dời chúng về lại Doing. Chỉ sau khi làm xong bạn hãy tiếp tục những việc khác.

Cuối cùng, Kanban giúp bạn giảm trì hoãn. Một trong những nguyên nhân của trì hoãn là nỗi sợ. Sợ không điểu khiển được hết mọi việc. Sợ sai lầm. Sợ thất bại. Với phương pháp Kanban, thay vì đối diện với cả một project lớn, bạn chỉ cần hoàn thành một công việc duy nhất tại cột Doing. Điều đó dễ thực hiện hơn nhiều. Chính vì thế, nó mang lại cho bạn tự tin thực hiện.

Và cảm giác dời một công việc từ Doing sang Done chắc chắn là liều năng lượng tuyệt vời để bạn tiếp tục với các công việc mới!

Cách sử dụng bảng Kanban

Để sử dụng bảng Kanban hiệu quả, bạn hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn ra một (hoặc nhiều) project bạn muốn dùng Kanban

Nếu bạn mới bắt đầu, hoặc muốn thử nghiệm độ hiệu quả của Kanban trong đời sống của mình, hãy chọn một project bạn hoàn thành trước. Project này có thể là việc học ở trường, trong công ty, hoặc một mục tiêu bạn muốn đạt được.

Lưu ý là Kanban sử dụng tốt cho những loại "mục tiêu kết quả", thay vì "mục tiêu thói quen". Tức là nếu mục tiêu của bạn là "uống 2 lít nước mỗi ngày" hoặc "tập thể dục hằng tuần", bạn nên sử dụng một phương pháp khác. Nhưng nếu bạn muốn "vẽ một Mind Map tổng kết kiến thức bạn biết về sinh học", hoặc "xây dựng một resume mới" thì Kanban sẽ rất tốt cho bạn.

2. Viết ra tất cả công việc bạn cần làm để đạt được mục tiêu đó

Bước này hay được gọi là brainstorm hoặc brain dump ấy. Bạn không cần nghĩ nhiều về việc nó có cần thiết không. Có làm được liền không. Có cần chia nhỏ hơn không. Những cái đó đều không quan trọng.

Đơn giản là cứ viết và viết. Tất cả những công việc bạn nhớ ra là mình cần hoặc đang thực hiện để đạt được mục tiêu. Hãy cứ viết hết xuống.

3. Chọn lọc và sắp xếp công việc vào các cột

Sau khi bạn làm xong bước 2, hãy nghỉ ngơi một chút. Rồi nhìn lại các công việc mình vừa viết ra, và trước hết hãy chọn lọc.

Bạn có thật sự cần phải làm việc đó để đạt mục tiêu? Nếu không, hãy bỏ nó đi.

Việc này có đủ rõ ràng để thực hiện? Nếu chưa, hãy chỉnh sửa. Ví dụ, nếu bạn viết là "gửi hàng" thì có thể tới lúc đó bạn lại phải tìm các thông tin liên quan cho nó. Hãy sửa thành "gửi gói hàng màu hồng từ địa chỉ A đến địa chỉ B bằng Vietpost" chẳng hạn.

Việc này có đủ cụ thể để thực hiện? Nếu chưa, hãy chia nhỏ ra. Ví dụ, nếu bạn viết là "làm báo cáo" thì sẽ không cụ thể lắm. Bạn có thể sửa thành 5 bước "lên dàn ý báo cáo", "tìm thông tin cho báo cáo", "viết báo cáo", "hiệu chỉnh báo cáo" và "nộp báo cáo".

Sau khi đã chọn ra các công việc rõ ràng, cụ thể và giúp bạn đạt được mục tiêu. Hãy bỏ chúng vào các cột liên quan.

Bước nào bạn đã làm rồi? Bỏ hết vào cột Done.

Bước nào bạn đang làm? Bỏ vào Doing.

Những bước còn lại? Bỏ vào To Do.

4. Đánh giá lại tổng quan project và các công việc

Hãy nhìn lại toàn bộ bảng Kanban của bạn sau khi đã sắp xếp các cột. Đánh giá xem mọi thứ đã được ghi nhận chưa? Có điều gì cần thêm bớt không?

Đặc biệt, nếu cột Doing của bạn có quá nhiều thì hãy dời bớt sang To Do. Mỗi thời điểm, hãy chỉ để 1-2 công việc thôi. Sau khi hoàn thành chúng thì hãy tiếp tục những công việc khác. Ít, mà hiệu quả.

5. Bắt tay vào thực hiện

Dễ ợt! Chọn một việc trong cột Doing, và tập trung hoàn thành nó. Sau khi "xử lý" xong hết cột Doing, tự hào sang chảnh lấp lánh dời chúng qua Done.

Tiếp tục chọn 1-2 công việc từ To Do sang Doing. Và lặp lại.

Nếu bạn thấy mình làm cả mấy ngày mà không xong được một công việc trong Doing, hãy đánh giá lại. Bạn gặp những khó khăn gì? Giải quyết ra sao? Đôi khi bạn nhận ra mình cần chia nhỏ công việc hiện tại thành nhiều công việc nhí khác để thực hiện từng cái một.

Áp dụng phương pháp Kanban như thế nào

Vì Kanban chỉ cần 3 cột To Do, Doing và Done cùng các thẻ nhiệm vụ trong mỗi cột. Bạn có thể lựa chọn các hình thức khác nhau để áp dụng phương pháp này. Tuỳ thuộc vào sở thích của bạn. Ở đây Tú giới thiệu đến bạn 4 cách thức phổ biến và hiệu quả nhất nhé:

Sử dụng giấy bút

Nếu bạn có sử dụng planner hoặc bullet journal, đơn giản hãy thêm một trang cho kanban. Dùng 2 trang giấy để kẻ 3 cột, sau đó thực hiện các bước trên để điền các công việc vào. Bạn có thể sử dụng bút tẩy được, bút chì hay sticky note nhỏ. Như vậy các công việc sẽ dễ chỉnh sửa và di chuyển qua các cột hơn.

(Nguồn: InkbyJeng)

Sử dụng sticky-note hoặc bảng bút lông

Ngoài ra, nếu bạn có khoảng không gian đủ lớn, bạn có thể tạo một bảng Kanban trong phòng mình. Ngày Tú ở Singapore, Tú đã sử dụng Kanban (có thay đổi chút đỉnh) để quản lý những mục tiêu mình muốn đạt được.

Bạn có thể mua một cái bảng lớn và dùng bút lông để lập bảng Kanban như khi dùng giấy bút.

Hoặc bạn có thể dùng một bảng xốp hoặc một tờ giấy lớn, kẻ các cột To Do, Doing và Done lên đó. Sau đó viết các công việc phải làm lên sticky note. Nhớ là một tờ note chỉ viết duy nhất một công việc thôi nhé. Sau đó hãy lọc ra những công việc thật sự quan trọng mà bạn cần làm. Cuối cùng là dán chúng lên đúng cột của mình và theo dõi mỗi ngày nhé.

Sử dụng Excel

Nếu bạn thích quản lý công việc trên máy tính một cách đơn giản, hãy dùng Excel cho Kanban. Tạo ra 3 cột trong cùng 1 sheet, và điền các công việc cần làm vào. Mỗi ngày, hãy kéo các công việc cần làm sáng cột Doing, và tập trung vào chúng cho đến khi thực hiện xong.

Bạn cũng có thể dùng Google Sheet để có thể sync với tất cả thiết bị điện tử. Như vậy, bạn có thể sử dụng ở bất kì đâu.

Tuy nhiên, Tú không quá khuyến khích sử dụng Excel cho việc này. Đơn giản vì để hết công việc lên Excel nhìn khá là "văn bản" và "máy móc". Niềm hứng khởi từ cái nhìn tổng quan rớt đi nhiều vì giờ trông chúng như một vạn công việc bạn cần làm đầy chán nản. Nếu bạn thích Excel, ít nhất hãy format các cột, tạo các màu sắc cho công việc để chúng trở nên sinh động hơn nhé.

Sử dụng Trello

Nếu bạn thích dùng máy tính, và chịu khó học cách sử dụng phần mềm mới, hãy thử Trello. Trello được thiết kế theo phương pháp Kanban - quản lý công việc bằng bảng và các thẻ nhiệm vụ.

Nói gọn thì Trello có được tất cả lợi ích của việc làm Kanban trên Excel. Sync giữa các thiết bị, kéo thả dễ dàng, tạo nhiều bảng Kanban cùng lúc. Hơn thế nữa là vô cùng đơn giản, đẹp và dễ sử dụng.

Hơn thế nữa, Trello có thêm nhiều tính năng khác, như đặt deadline, giao nhiệm vụ cho cá nhân, tạo checklist, v.v... Nếu công việc của bạn phức tạp và chồng chất, Trello sẽ giúp bạn quản lý được tất cả.

Nhưng đó cũng chính là lý do Tú không quá thích dùng Trello. Đôi khi, Trello hơi dài dòng không cần thiết để quản lý công việc, nếu bạn đã hiểu rõ mình cần làm gì. Vì vậy, hãy đánh giá độ lớn và phức tạp để đạt được mục tiêu của bạn. Và sử dụng Trello phù hợp nhé.

Tạo bảng Kanban của riêng mình

Kanban bao gồm 3 cột To do, Doing và Done. Nhưng bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa chúng cho phù hợp với mục đích của mình. Ví dụ:

• Tạo bảng Kanban để ghi chú những điều bạn muốn học: To Learn, Learning, Got it!
• Tạo bảng Kanban cho bucket list của bạn: Việc tôi muốn làm, Việc tôi thực hiện trong năm nay, Việc tôi đã làm được

Bạn cũng có thể tạo mỗi bảng Kanban cho một project của mình. Hoặc một bảng Kanban lớn cho tất cả project bạn đang thực hiện. Khi ấy, hãy nhớ sử dụng màu sắc khác nhau cho các project khác nhau để dễ quản lý nhé.

Giờ thì hãy thử áp dụng một tháng và xem liệu đây có phải là phương pháp quản lý công việc bạn đang tìm kiếm không nào!

Có thể bạn thích:

10 chiến lược để đọc nhiều sách hơn

10 chiến lược để đọc nhiều sách hơn

Làm sao để làm việc hiệu quả hơn?

Làm sao để làm việc hiệu quả hơn?

Cảm ơn Tú đã có một bài chia sẽ và hướng dẫn rất ý nghĩa với mình.

Reply

• Rất vui vì Bảo thấy bài viết có giá trị đến bạn.

  Reply

Bài chia sẻ rất hay, cám ơn em nhé!

Reply

• Cám ơn anh đã đọc bài viết ạ ?

  Reply

Rất bổ ích. Cảm ơn tác giả!

Reply

Cảm ơn tác giả rất nhiều !

Reply

best time to take cialis

best time to take cialis

Reply

cialis online from canada

cialis online from canada

Reply

what pharmacy carries greenstone xanax

what pharmacy carries greenstone xanax

Reply

towne pharmacy tramadol

towne pharmacy tramadol

Reply

buy viagra online canada pharmacy

buy viagra online canada pharmacy

Reply

cost for viagra prescription

cost for viagra prescription

Reply

maryland board of pharmacy

maryland board of pharmacy

Reply

viagra rx online

viagra rx online

Reply

buy viagra online 100mg

buy viagra online 100mg

Reply

viagra 100 mg tablet price

viagra 100 mg tablet price

Reply

sildenafil 20 mg tablet coupon

sildenafil 20 mg tablet coupon

Reply

generic cialis tadalafil 20 mg from india

generic cialis tadalafil 20 mg from india

Reply

cialis over the counter usa

cialis over the counter usa

Reply

gabapentin exhaustion

gabapentin exhaustion

Reply

metronidazole disposal

metronidazole disposal

Reply

valtrex complications

valtrex complications

Reply

tamoxifen prodej

tamoxifen prodej

Reply

glucophage australia

glucophage australia

Reply

celexa lasix

celexa lasix

Reply

rybelsus tablets for weight loss

rybelsus tablets for weight loss

Reply

semaglutide 5ml vial

semaglutide 5ml vial

Reply

can zoloft cause high blood pressure

can zoloft cause high blood pressure

Reply

metronidazole kinetics

metronidazole kinetics

Reply

liquid cephalexin

liquid cephalexin

Reply

lexapro side effects first week

lexapro side effects first week

Reply

cymbalta fatigue does it go away

cymbalta fatigue does it go away

Reply

levofloxacin vs keflex

levofloxacin vs keflex

Reply

wiki escitalopram

wiki escitalopram

Reply

can i take tylenol with ciprofloxacin

can i take tylenol with ciprofloxacin

Reply

cephalexin 250 mg/5ml susp dosage for child

cephalexin 250 mg/5ml susp dosage for child

Reply

bactrim forte

bactrim forte

Reply

amoxicillin allergy

amoxicillin allergy

Reply

flexeril and xanax

flexeril and xanax

Reply

citalopram withdrawal symptoms

citalopram withdrawal symptoms

Reply

what is diclofenac

what is diclofenac

Reply

contrave vs ozempic

contrave vs ozempic

Reply

sulfa allergy and flomax

sulfa allergy and flomax

Reply

ddavp iv dose

ddavp iv dose

Reply

diltiazem reviews

diltiazem reviews

Reply

depakote side effects bipolar

depakote side effects bipolar

Reply

baby aspirin for dogs

baby aspirin for dogs

Reply

amitriptyline for fibromyalgia

amitriptyline for fibromyalgia

Reply

allopurinol 100mg

allopurinol 100mg

Reply

augmentin while breastfeeding

augmentin while breastfeeding

Reply

can you overdose on baclofen

can you overdose on baclofen

Reply

bupropion for bipolar

bupropion for bipolar

Reply

celebrex for osteoarthritis

celebrex for osteoarthritis

Reply

robaxin 750 mg

robaxin 750 mg

Reply

how does remeron work in the brain

how does remeron work in the brain

Reply

arcoxia lactose

arcoxia lactose

Reply

repaglinide brand names in india

repaglinide brand names in india

Reply

acarbose formel

acarbose formel

Reply

ezetimibe diarrhoea

ezetimibe diarrhoea

Reply

what is protonix 40 mg used for

what is protonix 40 mg used for

Reply

synthroid skip

synthroid skip

Reply

does venlafaxine make you sleepy

does venlafaxine make you sleepy

Reply

tamsulosin arrhythmia

tamsulosin arrhythmia

Reply

seroquel vs abilify

seroquel vs abilify

Reply

sitagliptin gfr 30

sitagliptin gfr 30

Reply

tizanidine anxiety

tizanidine anxiety

Reply

cialis online pills

cialis online pills

Reply

best place to buy levitra online

best place to buy levitra online

Reply

sildenafil viagra

sildenafil viagra

Reply

best online pharmacy wellbutrin

best online pharmacy wellbutrin

Reply

levitra pills

levitra pills

Reply

difference between cialis and tadalafil

difference between cialis and tadalafil

Reply

ivermectin uk buy

ivermectin uk buy

Reply

ivermectin 9 mg tablet

ivermectin 9 mg tablet

Reply

stromectol without prescription

stromectol without prescription

Reply

tadalafil 20mg how long before sex

tadalafil 20mg how long before sex

Reply

ivermectin 3

ivermectin 3

Reply

valtrex and alcohol

valtrex and alcohol

Reply

can trazodone kill a dog

can trazodone kill a dog

Reply

does keflex have sulfa

does keflex have sulfa

Reply

what happens if you stop taking tamoxifen for a week

what happens if you stop taking tamoxifen for a week

Reply

does metformin cause hair loss

does metformin cause hair loss

Reply

can you drink alcohol on doxycycline

can you drink alcohol on doxycycline

Reply

ciprofloxacin and alcohol affect

ciprofloxacin and alcohol affect

Reply

what pain reliever can i take with lisinopril

what pain reliever can i take with lisinopril

Reply

viagra online buy

viagra online buy

Reply

medical pharmacy south

medical pharmacy south

Reply

sildenafil

sildenafil

Reply

does sildenafil work

does sildenafil work

Reply

save rx discount pharmacy

save rx discount pharmacy

Reply

can cialis lower blood pressure

can cialis lower blood pressure

Reply

buying levitra

buying levitra

Reply

cheap online levitra

cheap online levitra

Reply

expired sildenafil

expired sildenafil

Reply

cialis vs viagra price

cialis vs viagra price

Reply

what pharmacy has oxycodone in tampa

what pharmacy has oxycodone in tampa

Reply

script pharmacy

script pharmacy

Reply

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Vòng Tròn Cuộc Sống

Nhận NGAY quà tặng dành cho bạn

Đánh giá hiện trạng và lên kế hoạch cho cuộc đời mình.

Nhận eBook của bạn >> Đóng hộp thoại

Phiên làm việc đã hết hạn

Hãy đăng nhập lại. Trang đăng nhập sẽ được mở trong cửa sổ mới. Sau khi đăng nhập, bạn có thể đóng cửa sổ và quay lại trang hiện tại.

>