Kanban Là Gì? Cách Triển Khai Kanban Trong Quản Lý Công Việc

Kanban có nguồn gốc từ Toyota vào năm 1990, sử dụng trong sản xuất và kỹ thuật. Những công nhân đã dùng thẻ hoặc bảng treo lên giá đỡ để nhắc nhở công việc cần làm lẫn nhau. Ngày nay, chúng ta quen thuộc bằng hình ảnh các tờ giấy note đầy màu sắc.

Vậy Kanban là gì? Phương pháp này được triển khai cụ thể ra sao? Đồng thời, doanh nghiệp nhận lại lợi ích gì khi sử dụng phương pháp quản lý công việc kiểu Nhật này? Sau đây là tất tần tật những giải đáp của Vuiapp.vn về Kanban, mời các bạn cùng theo dõi.

Kanban là gì?

Kanban đầu tiên được phát triển bởi Taiichi Ohno - một kỹ sư công nghiệp và doanh nhân. Ông làm việc cho ô tô Toyota tại Nhật Bản vào đầu năm 1940. Khi đó, phương pháp tạo ra như hệ thống lập kế hoạch đơn giản, nhằm quản lý công việc.

Phương pháp Kanban ứng dụng tại nhà máy sản xuất Toyota

Thêm nữa, còn một lý do khác là hoạt động của nhà máy của Toyota không bằng đối thủ Mỹ. Sau khi tìm ra cách, đơn vị đã đạt được hệ thống kiểm soát sản xuất linh hoạt. Trong thời gian vừa phải, năng suất tăng đồng thời giảm nguyên liệu tồn kho tốn nhiều chi phí.

Từ đó trở đi, phương pháp Kanban đã trở nên phổ biến, hiệu quả trong nhiều dây truyền sản xuất. Ngày nay, thuật ngữ này được hệ thống định nghĩa lại một cách cụ thể và dễ hiểu. Đơn thuần, đây là công cụ trực quan để quản lý công việc xuyên suốt đến khi hoàn thành.

Phương pháp xác định các nút thắt tiềm ẩn trong quy trình, chỉ ra hướng khắc phục vấn đề. Nhờ vậy, người thuộc dự án có thể hạn chế công việc đang làm trong khi vẫn tối đa hóa hiệu quả. Đồng nghĩa mọi bước sản xuất đã được tinh gọn, bạn biết tạo ra cái gì, bao nhiêu, khi nào.

Các lợi ích của phương pháp Kanban là gì?

Việc sử dụng đúng Kanban để kiểm soát và quản lý công việc không phải là điều dễ dàng. Điều này đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng, tổ chức cần nỗ lực đạt được. Điển hình như: Cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, dây chuyền sản xuất đạt kỷ luật lao động cao,...

Lợi ích của phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Tuy nhiên, bên cạnh những yêu cầu khắt khe đó, lợi ích của phương pháp cũng xứng đáng không ngờ như:

• Tiết kiệm tối đa nguyên liệu, vật tư trong cả dây chuyền sản xuất.
• Đảm bảo độ chính xác của các thành phẩm hoàn thiện hàng loạt.
• Nhiệm vụ kết thúc đúng tiến độ, không bị trễ hợp đồng.
• Tối ưu phân công lao động do đó vòng đời sản phẩm quay nhanh.
• Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật cao, liên kết các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
• Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả, mang tính trách nhiệm cao.
• Nâng cao hiệu suất lao động và ý thức công việc của nhân viên.

Nguyên tắc Kanban

Kanban là một hệ thống kéo công việc thay vì các nhiệm vụ được giao từ cấp trên. Trước khi áp dụng bạn cần phải hiểu các nguyên tắc cơ bản:

• Phương pháp không yêu cầu liệt kê nội dung chi tiết việc đang làm. Tất cả có thể đưa thẳng vào quy trình sản xuất. Điều này giúp người dùng duy trì công việc hiện có, làm đến đâu họ linh động chuyển biến đến đó.
• Tôn trọng vận hành, trách nhiệm hiện tại, không nên thay đổi tổ chức đột ngột ngay từ đầu. Vì tất cả đều có giá trị và đáng được bảo tồn. Thay vào đó, Kanban khuyến khích đổi mới theo chiều hướng gia tăng để tránh cảm xúc phản kháng.
• Tác động hành vi của lãnh đạo ở tất cả các cấp, thúc họ đưa ra quyết định kịp thời. Ví dụ: Thành viên thuộc thứ hạng thấp nhất trong nhóm có ý tưởng sáng tạo, cần được ghi nhận và chấp nhận. Cấp trên nên nuôi dưỡng tư duy cải tiến liên tục để nhân viên đạt được hiệu suất tối ưu.

Cách triển khai Kanban vào luồng quản lý công việc

Khi ứng dụng phương pháp Kanban, bạn sẽ tối đa hóa khối lượng công việc của mình. Đặc biệt, tình trạng xử lý hạng mục chồng chéo lên nhau cũng tránh hẳn hoàn toàn. Vì thế, bạn hãy áp dụng nhanh mô hình này theo cách như sau:

Hiển thị các phần công việc

Các đội nhóm triển khai nhiệm vụ bằng cách tạo một bảng Kanban, hiển thị các cột và thẻ. Về cơ bản nhất có thể chia thành 3 phần:

Cách thức triển khai phương pháp Kanban

• To do list - việc cần làm, tất cả các công việc chưa bắt đầu. Bạn phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc thẻ giấy khác nhau. Sau đó, dán chúng vào cột này.
• On going- phần thể hiện những việc đang thực hiện.
• Done list – việc đã hoàn thành. Người dùng sẽ chuyển nhiệm vụ làm xong trong cột thứ ba sang bốn. Tiếp đến, lập lại vòng trình tự như ban đầu.

Mỗi nhiệm vụ chiếm một thẻ Kanban, được di chuyển trên bảng, tiến triển qua từng trạng thái. Trong trường hợp lý tưởng, các nhiệm vụ tiến hành trơn tru, khớp nối đến chặng hoàn thành. Đôi khi trên thực tế sẽ xuất hiện những điểm nghẽn và cản trở dòng chảy.

Thực hiện hệ thống kéo

Thông thường, nhóm công việc quá tải hay bị trì hoãn trong quy trình làm việc. Phần việc của bạn xuất hiện liên tục và không có gì thực sự hoàn thành. Do đó, Kanban đưa vào triển khai là một cách tốt nhằm cân bằng vấn đề này.

Hệ thống kéo có nghĩa là các thành viên sẽ lấy công việc từ Kanban board để giải quyết. Ban quản lý xác định mức ưu tiên của nhiệm vụ bằng cách đặt nó vào cột "To do list". Khi nhóm có chỗ trống cho công việc mới, họ sẽ kéo phần đó vào trong quá trình.

Cách tiếp cận trên cho phép ban lãnh đạo sắp xếp lại mọi thứ đến thời điểm bắt đầu. Vì thế, bạn luôn làm việc với những gì quan trọng trước tiên. Đây là cách hiệu quả để duy trì khả năng thích ứng theo thay đổi của thị trường.

Giới hạn thời gian hoàn thành

Khâu giới hạn công việc tiến hành - WIP giúp điều chỉnh nhu cầu khách hàng cùng năng lực sản xuất. Chúng ngăn không cho nhiệm vụ ngày một chồng chất. Đồng thời, đội ngũ tập trung hoàn thành những vấn đề cũ hơn là bắt đầu cái mới.

Hình ảnh minh họa Kanban board - hiển thị rõ trình tự và diễn tiến công việc

Tất cả công việc vì thế không bị trì hoãn hoặc bỏ rơi suốt quy trình. Ngoài ra, các giới hạn Work in Progress sẽ đảm bảo người đảm nhận luôn có việc để làm.

Lưu ý khi áp dụng phương pháp Kanban

Khi Kanban được đưa vào quản lý công việc, có một số lưu ý giúp bạn tối ưu phương pháp này:

• Về màu sắc thẻ: Lựa chọn màu khác nhau để liên tưởng đến từng loại công việc. Lý do vì chúng thể hiện mức độ khẩn cấp hay ưu tiên. Ví dụ: Màu đỏ là khẩn cấp, màu vàng ưu tiên thứ hai, màu xanh mức bình thường.
• Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột "To do list" để giúp bạn tập trung tốt. Đặc biệt, bản thân không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
• Mỗi cuối tuần hãy thu gom những tấm giấy ở cột “Hoàn thành” để thấy mình làm việc hiệu quả ra sao. Đồng thời khích lệ ý chí “chiến đấu" của bản thân cho tuần tiếp theo.

Tình trạng đa nhiệm có thể khiến bạn rối trí khi quá tải công việc. Giờ đây hãy xử lý chúng thật dễ dàng bằng phương pháp trên. Những dự án càng nhiều nhiệm vụ và nhân lực, Kanban càng chứng minh được hiệu quả rõ rệt.

Hy vọng qua bài viết trên đây từ Vuiapp.vn, quý độc giả đã hiểu rõ hơn về Kanban. Chúc bạn sắp tới ứng dụng thật hiệu quả và thành công!