Biểu Mẫu đánh Giá Nhân Viên Theo KPI Hiệu Quả - HrOnline

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI có thể giúp các nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, những biểu mẫu đánh giá này chưa thực sự mang lại hiệu quả cao, khiến khá nhiều nhà quản trị gặp phải khó khăn trong việc xác định tính chính xác và liên tục của việc đánh giá KPI nhân viên. Cùng HrOnline tìm hiểu kỹ hơn về KPI và cách đánh giá KPI hiệu quả trong phần dưới đây nhé!

Cuộc chiến cạnh tranh thị phần trên thị trường chưa bao giờ là hết “HOT”. Chính vì vậy, việc quản lý, đo lường hay đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên chính là mục tiêu hàng đầu, nằm trong mọi chiến lược phát triển doanh nghiệp. Sự ra đời của các chỉ số KPI (Key Performance Indicator) cũng chính là thước đo rõ ràng nhất, khẳng định tầm quan trọng của việc đánh giá hiệu suất công việc của đội ngũ nhân sự.

Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI hiệu quả 

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, tức là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI được thể hiện thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng. Đối với mỗi phòng ban như marketing, nhân sự hay kinh doanh, chỉ số KPI là khác nhau được xây dựng phù hợp với đặc thù riêng của từng phòng ban. Trong doanh nghiệp, KPI thường được xây dựng ở nhiều cấp độ khác nhau để vừa làm mục tiêu, vừa làm thước đo để đo tiến độ và kết quả công việc. 

Khái niệm KPI là gì?

Đặc trưng của KPI bao gồm:

• Định lượng, được đo lường bằng số liệu cụ thể
• Diễn ra thường xuyên theo chu kỳ, có sự biến đổi linh hoạt khi đã đạt được các mục tiêu KPI cũ, chuyển đổi lên các mục tiêu KPI cao hơn. Thường một chu kì KPI sẽ diễn ra theo tuần, theo tháng hoặc quý… tùy theo đặc thù của từng phòng ban
• Chỉ số KPI luôn gắn liền với một nhân viên hoặc một bộ phận cụ thể và sự thành công khi đạt được KPI là yếu tố then chốt liên quan trực tiếp đến việc đánh giá năng lực chủ thể.

Tại sao cần có chỉ số KPI

Việc đánh giá các chỉ số KPI là một công việc thiết yếu, cần có trong một doanh nghiệp để nhà quản trị có thể dễ dàng nắm bắt, đánh giá năng lực, cơ hội của nhân viên trong doanh nghiệp. Dựa vào báo cáo KPI mà các nhà quản trị sẽ quyết định thăng chức hay chấm dứt hợp đồng đối với nhân sự của mình. Vì vậy mà KPI đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý nhân sự, tránh lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc đối với những nhân sự yếu kém, đồng thời trọng dụng được những nhân tài tiềm năng cho sự phát triển lâu bền của doanh nghiệp. Cùng điểm qua 2 lợi ích quan trọng nhất khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp sau đây:

Đối với lãnh đạo và các cấp quản lý

• Theo dõi được chi tiết hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch, chính xác. Thông qua đó, có những chế độ lương, thưởng, kỷ luật phù hợp đối với từng công, nhân viên
• Nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện các đầu việc đã được lên kế hoạch sẵn
• Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng như kỳ hạn

Đối với nhân viên

• Cập nhật tiến độ công việc so với mục tiêu đã đề ra
• Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu nhanh chóng, vượt chỉ tiêu đề ra
• Phát hiện các vấn đề trong quá trình thực hiện công việc, từ đó có những biện pháp kịp thời nhằm cải thiện kết quả

Những sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI

• KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Dù hiểu rõ định nghĩa mục tiêu của KPI là gì, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn mắc lỗi trong việc đề xuất KPI không liên kết chính xác với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Mỗi một phòng ban hay cá nhân đều có một KPI riêng biệt. Chẳng hạn như: bảng đánh giá KPI của kế toán sẽ khác với bảng đánh giá KPI của phòng Sale. 

Việc lập KPI cần phải xây dựng dựa trên những mục tiêu mang tính chiến lược của từng phòng ban. Khi xây dựng và đánh giá KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể, có thể khiến cho doanh nghiệp lãng phí nguồn nhân lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng. Một số ví dụ có thể kể đến như: Mục tiêu của phòng kinh doanh là tăng doanh thu trong một tháng thì KPI đặt ra cần liên quan đến “Tỷ lệ chuyển đổi tin nhắn của khách hàng thành đơn mua hàng”, còn những chỉ số KPI như “Số người like bài viết, số lượt truy cập fanpage” cũng quan trọng nhưng không phải chỉ số chính mà doanh nghiệp cần quan tâm.

Những sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI

• Chỉ tập trung vào một KPI kết quả mà bỏ qua các KPI bổ trợ

“KPI kết quả” tuy là rất quan trọng trong quá trình đánh giá năng lực của nhân viên hay phòng ban. Tuy nhiên, nếu chỉ để tâm đến “KPI kết quả” cần đạt được mà không có những biện pháp thúc đẩy các mục tiêu “KPI bổ trợ” sẽ khiến cho mục tiêu KPI chính bị mơ hồ, mông lung. từ đó khó có thể đạt được những kết quả như kỳ vọng của doanh nghiệp đặt ra. Chẳng hạn, mục tiêu của doanh nghiệp là tăng lượt thích fanpage lên 20% so với tháng trước. Đối với mục tiêu này, doanh nghiệp cần đan xen vào fanpage nhưng bài viết viral nhằm mục đích thu hút, tăng tương tác với khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chạy quảng cáo để tăng sự tiếp cận đến với khách hàng hơn. Thông qua đó, KPI có doanh nghiệp đặt ra sẽ dễ đạt được mục tiêu hơn qua fanpage.

• Xây dựng KPI cố định, không linh hoạt

Một sai lầm nghiêm trọng trong việc xây dựng KPI của doanh nghiệp đó là thường xuyên giữ nguyên KPI cố định. Việc này sẽ khiến cho nhân viên trong doanh nghiệp mất động lực khi làm việc, dẫn đến sự trì trệ khi bắt đầu một dự án hay KPI mới. Ví dụ như: Doanh nghiệp đặt ra chỉ tiêu trong 1 tháng tăng số lượt like fanpage lên 20%. Tuy nhiên chỉ sau nửa tháng, số liệu này đã hoàn toàn đạt được và có xu hướng vượt qua chỉ tiêu. Với trường hợp này, đề xuất các nhà quản trị cần có các chế độ khen thưởng cho phòng ban Marketing và nhanh chóng đề ra chỉ tiêu KPI mới giúp nhân viên vẫn giữ nguyên được phong độ làm việc.

Một số sai lầm trên tuy không lớn nhưng vẫn ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động năng suất của doanh nghiệp. Vì vậy mà doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể, chi tiết đối với từng trường hợp và từng phòng ban riêng biệt nhằm thu được kết quả kỳ vọng. Dùng biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI là phương pháp hiệu quả. Tuy nhiên, đây vẫn là một phương pháp thủ công. Vì vậy việc sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự đang là sự lựa chọn số 1 của nhiều doanh nghiệp. Nổi bật là HrOnline với tính năng “đánh giá KPI”, tích hợp các ưu điểm nổi bật của một quá trình đánh giá năng lực nhân viên và hiệu suất công việc.

Đánh giá KPI hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Dùng biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI không là chưa đủ. Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, việc dùng một phần mềm quản lý nhân sự thay thế là biện pháp tối ưu hơn rất nhiều. Với tính năng “đánh giá KPI”, HrOnline giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc đánh giá năng suất, hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua một số tính năng nổi bật như:

• Phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhân viên

HrOnline cho phép doanh nghiệp có thể điều chỉnh trạng thái thêm, sửa và xóa tiêu chí đánh giá tại doanh nghiệp một cách linh hoạt. Đồng thời, cho phép tạo thông tin liên quan đến nhóm đánh giá và hệ số đánh giá. Ngoài ra, phần mềm còn cập nhật những ghi chú liên quan đến nội dung đánh giá nhân sự một cách nhanh chóng.

• Lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng để đánh giá nhân viên

Từ việc hỗ trợ xây dựng kế hoạch đánh giá nhân sự tại doanh nghiệp đến hiển thị trạng thái liên quan đến kế hoạch đánh giá như: tạo mới, đã duyệt, chờ duyệt… Thông qua đó, cập nhật chi tiết số đối tượng, số người và số tiêu chí đánh giá giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc xem xét, đánh giá nhân sự. Ngoài ra, phần mềm còn hiển thị chi tiết thời gian và tiến độ của việc hoàn thành kế hoạch đánh giá giúp doanh nghiệp theo dõi nhanh chóng, chính xác.

• Tạo phiếu đánh giá linh hoạt và trả kết quả đánh giá nhanh chóng

Thông qua tính năng tạo phiếu đánh giá, mọi thông tin về mã phiếu, kỳ đánh giá, số đối tượng… sẽ được hiển thị chi tiết đầy đủ. Thông qua đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, cập nhật chi tiết về kết quả của từng nhân viên để chấm điểm trung bình và xếp loại kết quả đánh giá theo từng tiêu chí.

Đánh giá KPI hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Để đạt được hiệu quả cũng như đánh giá chính xác năng lực nhân sự của doanh nghiệp, dùng biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI kết hợp cùng phần mềm quản lý nhân sự HrOnline sẽ là biện pháp tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp. Ngoài tính năng đánh giá KPI, HrOnline còn tích hợp nhiều tính năng nổi bật khác như truyền thông nội bộ, quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo, chấm công GPS… Với rất nhiều ưu điểm vượt trội, HrOnline là công cụ giúp quản lý nhân sự không còn là vấn đề đau đầu đối với nhiều doanh nghiệp. Liên hệ HrOnline để biết thêm thông tin chi tiết và được tư vấn miễn phí nhé!