Bộ Chứng Từ Hóa đơn đầu Vào Gồm Những Gì? Hướng Dẫn Cách Sắp ...

Chuyên gia hóa đơn điện tử Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được nhiều DN FDI tin dùng

• Giới thiệu
• Tính năng
• Kinh nghiệm
• Sản phẩm
  • Dịch vụ Truyền nhận và lưu trữ dữ liệu HĐĐT eTVAN
  • Dịch vụ quản lý hóa đơn đầu vào
• Tin tức
• Tra cứu
  • Tra cứu hóa đơn
  • Hàng hóa không giảm thuế
• Tiện ích
• Hỗ trợ
  • Tài liệu hướng dẫn
  • Video hướng dẫn
  • FAQ
  • Văn bản
  • Mẫu hóa đơn
  • Tải phần mềm
  • Liên hệ

• Giới thiệu
• Tính năng
• Kinh nghiệm
• Sản phẩm +
  • Dịch vụ Truyền nhận và lưu trữ dữ liệu HĐĐT eTVAN
  • Dịch vụ quản lý hóa đơn đầu vào
• Tin tức
• Tra cứu +
  • Tra cứu hóa đơn
  • Hàng hóa không giảm thuế
• Tiện ích
• Hỗ trợ +
  • Tài liệu hướng dẫn
  • Video hướng dẫn
  • FAQ
  • Văn bản
  • Mẫu hóa đơn
  • Tải phần mềm
  • Liên hệ
• Tìm kiếm

Phía Bắc: 1900.4767

Phía Nam: 1900.4768

Đăng nhập Trang chủ Tin tức Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì? Hướng dẫn cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ mua vào khoa học Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì? Hướng dẫn cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ mua vào khoa học Bởi: Einvoice.vn - 13/09/2021 Lượt xem: 152294

Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện mua nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định,... Kế toán cần nắm được một bộ chứng từ đầy đủ gồm những giấy tờ nào để kiểm tra, đảm bảo việc mua bán hợp lệ, hợp pháp. Đồng thời, việc lưu trữ các chứng từ này cũng cần được thực hiện khoa học, hợp lý để phục vụ cho các nghiệp vụ hạch toán kế toán, kiểm tra sau này.

Mục Lục 1. Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì? 1.1. Trường hợp mua hàng hóa trong nước 1.2. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa 1.3. Trường hợp mua sắm tài sản cố định 2. Hướng dẫn sắp xếp, lưu trữ bộ chứng từ hóa đơn đầu vào 2.1. Hệ thống lưu trữ hợp đồng 2.2. Hệ thống sắp xếp, lưu trữ hóa đơn đầu vào và một số chứng từ kế toán

1. Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì?

Trong quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định,... tùy từng trường hợp mà kế toán cần lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào.

1.1. Trường hợp mua hàng hóa trong nước

Đối với hàng hóa mua trong nước, bộ chứng từ kế toán bắt buộc bao gồm:

- Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán) giữa hai bên.

- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào.

- Chứng từ thanh toán cho người bán:

+ Phiếu chi: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán dưới 20 triệu đồng.

+ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

- Phiếu nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc tài sản cố định,....

Ngoài bộ chứng từ bắt buộc, một số trường hợp sẽ phải kèm theo bộ chứng từ kế toán bao gồm:

- Biên bản bàn giao hàng hóa.

- Phiếu xuất kho của bên bán.

- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán giữa hai bên.

>> Có thể bạn quan tâm: Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào.

1.2. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa

Một bộ chứng từ mua vào của hoạt động nhập khẩu hàng hóa bao gồm:

- Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Nếu hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan thì cần cung cấp tờ khai hải quan trong bộ chứng từ.

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

- Hóa đơn thương mại.

- Chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu.

- Phiếu nhập kho.

1.3. Trường hợp mua sắm tài sản cố định

Đối với chi phí mua sắm tài sản cố định, hồ sơ, chứng từ mua hàng sẽ gồm:

• Hợp đồng mua bán tài sản cố định.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua tài sản cố định.
• Hóa đơn mua vào.
• Biên bản bàn giao tài sản cố định.
• Chứng từ thanh toán.

Trường hợp này, nếu là hoạt động xây dựng cơ bản cần có thêm:

• Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng.
• Biên bản bàn giao công trình, nghiệm thu công trình.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn sắp xếp, lưu trữ bộ chứng từ hóa đơn đầu vào

Sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán sao cho hợp lý, khoa học là điều quan trọng đối với người làm kế toán.

Ngoài mục đích lưu trữ đơn thuần thì đây sẽ là việc giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra khi cần để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp.

2.1. Hệ thống lưu trữ hợp đồng

Đối với hợp đồng, kế toán cần sắp xếp, lưu trữ như sau:

• Lưu trữ toàn bộ hợp đồng gốc có dấu đỏ tại Phòng Kế toán.
• Sắp xếp, phân loại theo từng dự án, từng nội dung công việc theo từng folder có ghi chú tên dự án ở gáy.
• Nếu hợp đồng có 2 bản gốc trở lên thì phòng Kế toán giữ một bộ, các bộ gốc còn lại có thể lưu ở bộ phận khác phụ trách công việc liên quan.
• Nếu hợp đồng chỉ có một bản gốc thì bản gốc đó lưu trữ tại Phòng Kế toán, các phòng khác nếu cần lưu trữ thì sử dụng bản sao.
• Các bộ phận khác không được mượn hợp đồng bản gốc mang ra ngoài phạm vi phòng kế toán, trường hợp đặc biệt cần có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ với một số chứng từ sau:

• Tờ trình, kế hoạch, các bộ hồ sơ liên quan đến phê duyệt hợp đồng.
• Các phụ lục hợp đồng ký thêm.
• Phiếu chi, ủy nhiệm chi photo theo từng lần thanh toán.
• Biên bản giao - nhận hàng hóa, nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng,...
• Chứng từ nộp thuế (Nếu có).
• Hóa đơn đỏ, bản sao phiếu xuất - nhập kho.
• Bảng tính lãi vay,...

2.2. Hệ thống sắp xếp, lưu trữ hóa đơn đầu vào và một số chứng từ kế toán

Khi lưu trữ hóa đơn mua vào, kế toán cần lưu ý:

• Kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Lưu trữ từng loại hóa đơn và chứng từ kèm theo, cụ thể như dưới đây.

Phiếu nhập kho lưu cùng các chứng từ:

• Hóa đơn đầu vào.
• Biên bản giao hàng.
• Hợp đồng mua hàng.
• Đề nghị mua hàng.

Phiếu chi, ủy nhiệm chi lưu trữ cùng:

• Đề nghị thanh toán, tạm ứng đã phê duyệt.
• Bản kế hoạch các khoản mục duyệt chi.
• Hóa đơn, chứng từ gốc kèm theo.
• Các khoản chi theo Quyết định.
• Xác nhận trả nợ gốc và lãi của ngân hàng nếu là các khoản vay,...

Các phiếu kế toán lưu trữ cùng:

• Đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng đã phê duyệt.
• Hóa đơn chứng từ bản gốc.
• Bảng phân bổ, trích hao về doanh thu, chi phí hoặc khấu hao tài sản.
• Các quyết định của Giám đốc, đề nghị của Phòng Kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ,...
• Bảng phân bổ tiền lương, chi phí,...

Trên đây là hướng dẫn kế toán xác định bộ chứng từ hóa đơn đầu vào. Đây là nghiệp vụ quan trọng làm căn cứ xác minh tính hợp lệ, hợp pháp cho các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán cần nắm được các quy định về một bộ chứng từ đầy đủ, đồng thời cần lưu trữ, sắp xếp các chứng từ đúng quy định để phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra, thống kê… của doanh nghiệp.

Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900.4767, Miền Nam - Miền Trung: 1900.4768.

Các tin tức liên quan:

Ký hợp đồng điện tử, đẩy mạnh nền kinh tế số “thời Covid”

30/08/2021-3541 lượt xem

Lập báo cáo thuế là gì? Các loại báo cáo thuế phải nộp hàng tháng, hàng quý

07/09/2021-34471 lượt xem

Hướng dẫn doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN cho cộng tác viên năm 2021

09/09/2021-45694 lượt xem

Hóa đơn đầu vào quý trước chưa kê khai xử lý như thế nào?

10/09/2021-23701 lượt xem

Về trang trước

• 

Tin tức nổi bật

1

Quy định về đơn vị tiền tệ trong kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

2

Danh mục và Biểu mẫu chứng từ kế toán mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026

3

Chính thức: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm không phải nộp thuế

4

So sánh Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC: Những khác biệt nổi bật trong chế độ kế toán doanh nghiệp

5

Hà Nội triển khai ứng dụng AI hỗ trợ hơn 350.000 HKD khai thuế và chuyển đổi mô hình doanh nghiệp

Xem nhiều nhất

Luật Thuế Giá trị gia tăng chính thức có hiệu lực từ 01/7/2025

02/01/2025 - 185503 lượt xem

Từ 1/7/2025, mua hàng dưới 20 triệu thanh toán tiền mặt sẽ không được khấu trừ thuế GTGT

30/06/2025 - 174472 lượt xem

Mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025

18/03/2025 - 163961 lượt xem

Hướng dẫn tra cứu thuế TNCN Etax Mobile của Tổng cục Thuế

12/02/2025 - 157630 lượt xem

• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 

Sản phẩm

• Giới thiệu chung

• Tính năng

• Kinh nghiệm triển khai

Khách hàng

• Liên hệ

• FAQ

Hỗ trợ

• Hướng dẫn sử dụng

• Mẫu hóa đơn

• Văn bản

• Tra cứu

Sản phẩm khác

• Phần mềm hải quan điện tử ECUS

• Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử eBH

• Phần mềm thuế điện tử ETAX

• Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice

• Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice

• Phần mềm Hợp đồng điện tử iContract

• Dịch vụ chữ ký số công cộng ECA

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN

• Phần mềm quản lý bán hàng TruePos

Trụ sở chính

Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội

024.3754.5222 Trung tâm lập trình

Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội

024.3754.5222 Chi nhánh 1 TP.HCM

33A, đường Cửu Long, phường Tân Sơn Hoà, Thành phố Hồ Chí Minh

028.3547.0355 Chi nhánh 2 TP.HCM

B4-08 Toà nhà BICONSI số 215A, đường Yersin, phường Thủ Dầu Một, Thành phố Hồ Chí Minh

027.4384.8886 Chi nhánh Đồng Nai

595, đường Đồng Khởi, khu phố 8, phường Tân Triều, tỉnh Đồng Nai

025.1887.1868 Chi nhánh Đà Nẵng

Tầng 4 - Tòa nhà EVNGENCO 2, số 143, đường Xô Viết Nghệ Tĩnh, phường Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng

023.6386.8363

© Bản quyền thuộc về TSD CO.,LTD. All rights reserved.

Đóng lại ×

Đăng ký nhận tư vấn

Họ & tên * Mã số thuế * Email * Điện thoại * Vui lòng chọn khu vực * Miền Bắc Miền Trung Miền Nam Nội dung Nhập lại Đăng ký Đóng lại ×

Đăng ký sử dụng

Họ & tên * Email * Điện thoại * Vui lòng chọn khu vực* Miền Bắc Miền Trung Miền Nam Mã số thuế Tên doanh nghiệp Nội dung Mã giới thiệu Mã kiểm tra * RefreshInput symbols Tôi đồng ý với chính sách bảo mật Nhập lại Đăng ký Điều khoản bảo mật & Thu thập thông tin Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của bạn. Khi đăng ký thông tin vào form, bạn đồng ý với các điều khoản sau: Mục đích thu thập thông tin Dữ liệu của bạn được sử dụng để cung cấp dịch vụ, hỗ trợ khách hàng và cải thiện trải nghiệm của bạn. Phạm vi sử dụng dữ liệu Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cần thiết để hỗ trợ đăng ký và phục vụ khách hàng như tên, số điện thoại, email và thông tin khác (mã số thuế, đơn vị, người đại diện…) Dữ liệu này sẽ được bảo mật theo chính sách của chúng tôi. Bảo mật thông tin Chúng tôi không chia sẻ thông tin cá nhân với bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của bạn, trừ trường hợp cơ quan thực hiện pháp luật yêu cầu. Bạn có quyền yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân bất cứ lúc nào. Chấp nhận