Chứng Từ Là Gì? Các Loại Chứng Từ Kế Toán Cần Biết

Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp như thế nào? Quý Doanh Nghiệp hãy cùng tìm hiểu khái niệm và các loại chứng từ trong Kế Toán trong bài viết này nhé!

Chứng từ là gì?

Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.

Chứng từ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực kế toán, được dùng làm căn cư để ghi vào sổ kế toán về các giao dịch của doanh nghiệp.

Chứng từ thể hiện các thông tin được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động và giá trị.

Chứng từ kế toán phải thể hiện được các nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên, số hiệu của chứng từ;

– Ngày lập chứng từ;

– Thông tin của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;

– Thông tin của cá nhân, đơn vị nhận chứng từ;

– Nội dung phát sinh chứng từ (chứng từ lập ra để ghi nhận điều gì);

– Tổng số tiền của chứng từ, số lượng, đơn giá, số tiền của đối tượng đưa ra giao dịch;

– Chữ ký, họ tên, con dấu của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ, người kiểm duyệt và các bên liên quan.

Chứng từ trong tiếng Anh là gì?

Chứng từ	“License”
Chứng từ kế toán	“Financial paper”
Phiếu thu	“Receipts”
Hàng hóa	“Goods”
Thanh toán	“Pay”

Phân loại chứng từ

– Dựa vào hình thức thể hiện thì chứng từ có 2 loại là:

+ Chứng từ bằng giấy: chứng từ bằng giấy hợp lệ khi có nội dung thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc hoặc hướng dẫn.

+ Chứng từ điện tử: được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính hoặc trên các vật mang tin.

– Dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ thì chứng từ bao gồm:

+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ được Nhà nước quy định về mẫu, chỉ tiêu phản án và phương pháp lập.

+ Chứng từ hướng dẫn: là chứng từ được Nhà nước hướng dẫn một số nội dung, doanh nghiệp có thêm nội dung tùy theo đặc thù quản lý, tùy theo nhu cầu sử dụng.

Ngoài ra, việc phân loại chứng từ còn dựa trên nhiều căn cứ khác nhau như: dựa trên mức độ phản ánh trên chứng từ (chứng từ tổng hợp, chứng từ gốc), dựa trên địa điểm lập chứng từ (chứng từ trong, chứng từ ngoài).

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là giấy tờ hoặc những vật mang thông tin liên quan làm căn cứ ghi sổ kế toán, để phản ánh nghiệp vụ tài chính- kinh tế được phát sinh và hoàn thành thực tế.

Ví dụ

Ví dụ thường thấy về loại chứng từ này như: Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất- nhập kho, Biên lai thu tiền, Biên bản bàn giao tài sản, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn mua hàng hóa, Hóa đơn giá trị gia tăng,…

Những chứng từ trên không chỉ sử dụng cho nghiệp vụ kế toán, mà các cá nhân, tổ chức thông thường khi sử dụng dịch vụ cũng có thể yêu cầu xuất chứng từ.

Ví dụ: Khi đi ăn tại nhà hàng, khách hàng có thể yêu cầu nhà hàng đó xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) khi họ sử dụng dịch vụ ăn uống. Và hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này là 10% VAT.

Nội dung của một bản chứng từ kế toán

Hiện nay theo quy định của Luật Kế toán thì một chứng từ kế toán sẽ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
• Ngoài ra, người lập chứng từ có thể dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và đối tác, khách hàng mà có thể bổ sung thêm một số thông tin cần thiết và mang tính pháp lý chặt chẽ hơn.

Ví dụ người lập chứng từ có thể bổ sung một số thông tin như sau:

• Thời gian bảo hành sản phẩm, máy móc hay thiết bị…
• Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng, internet banking, ứng dụng momo…
• Giai đoạn thực hiện thanh toán theo hợp đồng, thỏa thuận…
• Quan hệ của chứng từ đối với các loại chứng từ khác, sổ sách kế toán, tài khoản.
• Định mức nghiệp vụ hoặc quy mô kế hoạch.

Các loại chứng từ kế toán

Tùy theo cách phân loại, chứng từ kế toán có những loại sau đây:

a/ Phân loại dựa vào công dụng

+ Chứng từ mệnh lệnh: Loại chứng từ này mục đích chính là truyền đạt thông tin chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên đến các bộ phận để thực hiện.

+ Chứng từ chấp hành: Loại chứng từ này, ghi nhận thông tin nghiệp vụ kinh tế nhất định đã được hoàn thành trong thực tế.

+ Chứng từ thủ tục: Loại chứng từ này nhằm tổng hợp hay phân loại các thông tin, nghiệp vụ liên quan đến đối tượng của kế toán, qua đó tạo điều kiện ghi sổ sách kế toán và đối chiếu tài liệu kèm theo.

+ Chứng từ liên hợp: Loại chứng từ này mang đặc điểm cơ bản của những loại chứng từ như chứng từ tổng hợp với chứng từ thủ tục hoặc kết hợp các loại chứng từ với nhau.

b/ Phân loại theo cách thức lập ra chứng từ

+ Chứng từ nhiều lần: Đây là loại chứng từ để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế được thực hiện liên tiếp và nhiều lần. Sau mỗi lần lập chứng từ, các giá trị được thể hiện trong chứng từ đó sẽ cộng dồn cho đến giới hạn đã xác định và chuyển vào sổ kế toán.

+ Chứng từ một lần: Là loại chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế chỉ thực hiện một lần và chuyển luôn vào sổ kế toán.

c/ Phân loại theo trình tự lập ra chứng từ

+ Chứng từ gốc: Là loại chứng từ lập trực tiếp khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã được hoàn thành.

+ Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua đó giảm nhẹ công tác kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi vào sổ sách.

d/ Phân loại dựa vào hình thức thể hiện của chứng từ

+ Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện bằng dữ liệu điện tử và được mã hóa riêng bằng dãy ký tự. Chứng từ điện tử sẽ không bị thay đổi khi qua dịch hay truyền qua mạng máy tính hoặc những vật chứa thông tin như bảng từ, thẻ thanh toán online,…

+ Chứng từ giấy: Đây là loại chứng từ được ghi nhận bằng giấy (bản cứng) chứng minh nghiệp vụ kinh tế hoàn thành hay có phát sinh mà không ghi nhận qua dữ liệu điện tử.

Ngoài những cách phân loại phổ biến nêu trên, chứng từ còn được phân loại dựa trên mục đích như chứng từ dùng cho công việc lập báo báo tài chính, chứng từ để hoàn thiện quyết toán thuế.

Bên cạnh đó, còn được phân loại theo nghiệp vụ của kế toán như chứng từ dùng trong nghiệp vụ lương, chứng từ của mua bán hàng hóa, chứng từ về tài sản doanh nghiệp,…

Chứng từ hợp lệ là gì?

Những yếu tố đáp ứng chứng từ hợp lệ:

Thứ nhất: Tính pháp lý

Chứng từ được coi là đảm bảo tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Đây là biện pháp ngăn ngừa tranh chấp giữa các bên.

Nếu có tranh chấp thì các tài liệu sẽ là bằng chứng, cơ sở pháp lý để xác định đúng sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi được.

Thứ hai: Tính đúng pháp luật

Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân theo quy định của pháp luật về hình thức và nội dung theo đúng loại chứng từ.

Ví dụ, chứng từ không có nội dung giao dịch và không ghi rõ giá giao dịch thì chứng từ đó không được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp.

Thứ ba: Tính trung thực

Chứng từ ghi chép sự việc một cách khách quan, sự việc phải có thật, không bịa đặt để làm căn cứ chứng minh các giao dịch kinh tế trong hoạt động của nhà nước và doanh nghiệp.

Thứ tư: Tính rõ ràng

Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, không dùng từ nhiều nghĩa để tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có trong việc xem xét và sử dụng chứng từ.

Tìm hiểu Chứng từ điện tử là gì?

Trong quá trình xây dựng một xã hội điện tử, các giao dịch điện tử đang nhanh chóng thay thế cho các giao dịch bằng giấy tờ truyền thống.

Một trong các ngành năng động nhất về áp dụng giao dịch điện tử là ngành Tài chính, trong đó có cơ quan Thuế. Trong giao dịch điện tử của ngành Tài chính, tại một số văn bản pháp quy, khái niệm về “chứng từ điện tử” có một vài khác biệt.

Xin điểm lại để biết và hiểu cho chuẩn, áp dụng cho đúng với từng lĩnh vực liên quan.

Trong lĩnh vực thuế, theo Thông tư 110/2015/TT-BTC, Điều 3, Khoản 2 và Điều 7, Khoản 1 hướng dẫn:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử để thực hiện các thủ tục đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế và tra cứu thông tin của người nộp thuế, thông báo của cơ quan thuế đối với người nộp thuế. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy.

Điều 7. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử gồm:

a) Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

b) Chứng từ nộp thuế điện tử: giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng.

c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.

Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.”

Trong Luật quản lý thuế số 38/2019, đã tách riêng hóa đơn điện tử (Điều 89) và chứng từ điện tử (Điều 94). Về chứng từ điện tử, Điều 94 Khoản 1 quy định:

“1. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử khi thực hiện các thủ tục về thuế hoặc các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước và các loại chứng từ, biên lai điện tử khác.”

Căn cứ theo Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Như vậy, chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử.

Các quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Mục 2: Quy định về chứng từ điện tử, một số nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

Định dạng chứng từ điện tử

Theo các thông tin trên, chứng từ điện tử gồm biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Tại Điều 33 của Nghị định này, định dạng của các loại chứng từ này được quy định chi tiết:

Định dạng biên lai điện tử

Biên lai điện tử bao gồm các loại tại Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này và cần tuân thủ theo nguyên tắc về định dạng:

Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (viết tắt của cụm từ “eXtensible Markup Language” – tạm dịch là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng), được tạo ra với mục đích chủ yếu là chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

Biên lai điện tử sử dụng định dạng văn bản XML.

Định dạng biên lai điện tử bao gồm hai thành phần: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu của chữ ký số.

Tổng cục Thuế xây dựng và công bố các thành phần định dạng của biên lai điện tử và cung cấp các công cụ hiển thị nội dung biên lai điện tử.

Định dạng của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sử dụng chứng từ thuộc Điểm a, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này theo hình thức điện tử cần đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Khoản 1, Điều 32 Nghị định này, cụ thể gồm:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự.
• Thông tin người nộp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người nộp thuế; Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Quốc tịch.
• Thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ thuế và số thu nhập được nhận sau thuế.
• Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên và chữ ký người trả thu nhập.

Lưu ý: Chứng từ điện tử và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ các nội dung của chứng từ, đảm bảo không gây ra hiểu nhầm, hiểu sai lệch, người sử dụng có thể đọc bằng các phương tiện điện tử.

Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Hướng dẫn đăng ký sử dụng biên lai điện tử được quy định tại Điều 34 của Nghị định này. Điều kiện đăng ký là các tổ chức thực hiện thu các loại phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử:

Tổ chức đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

Thời gian xét duyệt hồ sơ:

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

Sau khi làm thủ tục gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, tổ chức cần lưu ý:

Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức được quy định tại Khoản 1 Điều này bắt buộc phải hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Trường hợp thay đổi thông tin trên biên lai điện tử: Gửi Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Ý nghĩa và tầm cần thiết của chứng từ với doanh nghiệp

Vậy cụ thể hơn ý nghĩa của chứng từ là gì? Chứng từ giúp hoàn thiện các nghiệp vụ kế toán một cách phù hợp, chính xác, minh bạch.

Chứng từ giúp ghi lại mọi giao dịch liên quan đến dòng tiền của doanh nghiệp. Từ đó hỗ trợ kế toán và các bên thực hiện các công việc về khấu trừ, hoàn thuế. Đây cũng được coi là tài liệu nhằm truyền đạt các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ giữa các cấp của doanh nghiệp.

Chất lượng hoạt động của nghiệp vụ kế toán có được đảm bảo hay không cũng phụ thuộc nhiều và chứng từ. Vì vậy khi đã hiểu được chứng từ là gì, mọi nhân viên đều phải cẩn thận tuyệt đối với những nội dung bên trong chứng từ.

Chứng từ còn là căn cứ để doanh nghiệp làm các nghiệp vụ về đóng thuế cho nhà nước. Vì vậy đây được coi là một loại tài liệu bắt buộc phải có trong mọi giao dịch.

Bài viết vừa chia sẻ khái niệm Chứng Từ là gì? Nếu quý Doanh Nghiệp có thắc mắc về các loại chứng từ xin liên hệ với chúng tôi qua SĐT: 0932 780 176 tư vấn để được hỗ trợ nhanh và sớm nhất nhé.