Booking Note Là Gì? Những điều Cần Biết Về Booking Note

Booking note là gì? Quy trình lấy Booking note từ các hãng tàu thủy như thế nào? Và các lưu ý quan trọng cần quan tâm khi lấy Booking note. Tất tần tật những thông tin về Booking note sẽ được Phước Tấn đề cập trong bài viết sau đây. Theo dõi để có thêm những thông tin hữu ích cho mình nhé!

Booking note là gì?

Để hiểu được Booking note là gì? Trước tiên bạn phải phân tích rõ cụm từ này.

• Booking: Là thao tác đặt chỗ mà chủ hàng sẽ là người đứng ra đặt chỗ với các hãng tàu, đây sẽ là cách giúp chủ hàng có thể giữ được một vị trí cho hàng hóa của mình khi gửi hàng bằng tàu vận chuyển. Thông thường quá trình booking sẽ được Forwarder đảm nhận, thông qua việc họ liên lạc và lấy thông tin trực tiếp từ các hãng tàu hoặc airline. Việc booking không quá khó khi thực hiện, tuy nhiên để tìm được tàu phù hợp và book thì bạn cần phải tìm hiểu kỹ trước khi book. Hầu hết các nhà xuất khẩu sẽ giao công việc này cho một Forwarder để thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện booking.
• Note: Chính là việc ghi chú một điều gì đó.

Vậy Booking note là gì? Booking note được hiểu một cách đơn giản là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng để vận chuyển hàng hóa. Booking note còn được hiểu là Việc lưu khoang/Giấy lưu cước.

Khi doanh nghiệp thực hiện thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì quá trình thuê này còn được gọi là lưu khoang. Sau đó chủ hàng và người đại diện từ phía hãng tài sẽ làm việc cùng nhau để lập một đơn lưu khoang còn được gọi là Booking note để giữ chỗ trên tàu.

🔎Xem Thêm: HBL là gì? Phân biệt giữa HBL và MBL trong vận đơn hàng hóa

Một số thông tin trên Booking Note

• Số booking (Booking no)
• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
• Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)
• Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa
• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (với hàng FCL),
• Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL)
• Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển

Giải thích một số khái niệm trên Booking Note

1. Giờ cắt máng: Hay còn gọi là closing time, là thời hạn cuối cùng bạn phải bàn giao hàng cho cảng để cảng xếp lên tàu. Quá thời hạn trên thì sẽ phải đi chuyến sau, còn gọi là “rớt tàu”. Tuy nhiên vẫn có thể có một số ngoại lệ, đó là giao hàng trễ hơn khoảng vài giờ so với closing time, đó là do các forwarder xin được hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút, bởi họ thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu.
2. VGM cut-off time: Xuất phát từ công ước SOLAS, yêu cầu hàng hóa trước khi xếp lên tàu phải có xác nhận về khối lượng, trong 1 chứng từ gọi là Phiếu VGM. Do vậy, hàng hóa muốn được lên bắt buộc phải trình một phiếu VGM này trước một thời điểm cụ thể nào đó, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time). Nôm na là như vậy.
3. Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển): Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI, hãng tàu sẽ yêu cầu shipper gửi SI để dựa vào đó mà phát hành vận đơn (bill of lading). Nếu SI phát hành muộn thì shipper có thể sẽ bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không phát hành được bill of lading.

Quy trình lấy Booking note từ các hãng tàu

Quá trình lấy Booking note có thể tự mình thực hiện hoặc thông qua forwarder. Thông thường cách làm phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng là thực Booking note thông qua forwarder. Do đó quy trình lấy Booking note sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1:

Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ trực tiếp liên hệ với các forwarder để thực hiện quy trình booking tàu cho hàng hóa của mình. Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm:

• Cảng đi, cảng đến
• Số lượng, khối lượng
• Loại cont
• Ngày dự định đi
• Yêu cầu về chỗ cấp cont, rỗng- hạ cont
• Về free time cảng đi cảng đến…

Các thông tin này sẽ giúp cho quá trình booking được dễ dàng và nhanh chóng hơn.

🔎Xem thêm: In Mã Vạch Hải Quan ? Các Bước in Mã Vạch Hải Quan Và Cách Đăng Ký

Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết forwarder sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi chọn được tàu đơn vị sẽ liên hệ với bên hãng tàu và bên khách hàng để thống nhất mức giá cước và thực hiện gửi booking request đến các hãng tàu để đặt chỗ.

Bước 2:

Khi nhận được thông tin booking request hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp với yêu cầu thì sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu đó.

Thông tin có trên Lệnh cấp container rỗng bao gồm: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( closing time), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)),…

Bước 3:

Qua forwarder khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng để đóng và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Lúc này nhân viên sẽ nhận được lệnh và cấp container rỗng theo lệnh để đi đóng hàng.

🔎Xem Thêm: Bill of lading là gì?

Các lưu ý khi lấy Booking note

Một số lưu ý khi lấy Booking note mà bạn cần quan tâm, cụ thể:

• Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn rằng hàng hóa mình chuẩn bị đã đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và kéo đi.
• Cần chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho hàng lên tàu sớm nhất có thể.
• Để có thể chủ động hơn trong việc book tàu bạn cần tìm một forwarder để thực hiện công việc Booking note, bởi họ là những người thông thạo trong việc này vì thế sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.
• Tìm kiếm những đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

🔎Xem thêm: Xuất nhập khẩu là gì?

Mong rằng với những thông tin hữu ích về Booking note mà Phước Tấn chia sẻ ở bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn ít nhiều trong quá trình tìm hiểu về Booking note là gì?. Chúc bạn chọn đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chất lượng.