Booking Note Là Gì? Quy Trình Thực Hiện Lấy Booking Note

Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, đơn vị xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ để việc vận chuyển hàng hóa của mình dễ dàng và thuận lợi hơn. Và một trong những giấy tờ cần thiết trong quá trình vận chuyển hàng hóa là Booking note. Vậy booking note là gì? Quy trình thực hiện lấy booking note ra sao? Và cần lưu ý gì khi lấy booking note? Tất cả những thông tin về Booking note sẽ được Nhựa Sài Gòn đề cập trong bài viết dưới đây!

Tóm tắt nội dung

Khái niệm booking note là gì?

Trước khi tìm hiểu booking note là gì, trước tiên ta sẽ phân tích chi tiết cụm từ này.

• Booking là việc thực hiện đặt chỗ trước với hãng tàu để giữ một vị trí cho hàng hóa của mình đối với tàu vận chuyển đó. Thông thường, việc booking này sẽ do Forwarder đảm nhận, thông qua việc họ liên lạc và lấy trực tiếp từ hãng tàu hoặc airline. Thực chất việc booking không khó, nhưng để tìm được một hãng tàu phù hợp và book tàu đúng thời điểm thì bạn cần phải tìm hiểu kỹ trước khi book. 
• Note: Việc ghi chú lại một điều gì đó

Như vậy, Booking note là một hình thức ghi lại việc đặt chỗ hãng tàu cho một chuyến hàng vận chuyển. Booking note còn được gọi là việc lưu khoang hay giấy lưu cước.

Khi doanh nghiệp thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì việc này gọi là lưu khoang. Sau đó, chủ lô hàng và đại diện hãng tàu sẽ làm việc với nhau để lập ra một đơn lưu khoang (booking note) để giữ chỗ trên tàu.

Một số thông tin trên Booking Note

• Số hiệu booking (Booking No)
• Tên tàu – số chuyến (Name of Vessel/Voyage No)
• Dự kiến thời gian tàu chạy và tàu đến (ETD, ETA)
• Số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa
• Tên cảng xếp, cảng dỡ, cảng chuyển tải (nếu có)
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng xuống (đối với hàng FCL)
• Địa điểm kho đóng hàng và thời hạn đóng hàng (đối với hàng LCL)
• Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Thông tin của hãng tàu vận chuyển

Các bước thực hiện lấy Booking note

Việc thực hiện lấy booking note có thể do chủ hàng tự thực hiện booking hoặc thông qua forwarder. Thông thường, việc thực hiện booking sẽ do forwarder làm, với các bước cụ thể như sau:

Bước 1

Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, sẽ liên hệ với forwarder để thực hiện việc booking tàu. Khi liên hệ, chủ hàng cần cung cấp các thông tin cho forwarder, bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng hàng hóa, lại container chứa hàng, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp container rỗng – hạ container, về free time cảng đi cảng đến… để thuận tiện cho việc booking.

Forwarder sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau khi lựa được tàu vận chuyển, forwarder sẽ liên hệ với hai bên là hãng tàu và khách hàng để thống nhất cước phí và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ.

Bước 2

Hãng tàu sẽ đến kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt hàng phù hợp với yêu cầu booking của khách hàng, hãng tàu sẽ cấp booking, gửi booking confirmation và packing list, theo form của hãng. 

Đây chính là Lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu. Các thông tin được cấp trên Lệnh cấp container rỗng gồm có: Số booking, tên tàu, tên cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( closing time)…

Bước 3

Thông qua forwarder, khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng hóa để đóng hàng và làm thủ tục hải quan. Khi đó, chủ hàng sẽ nhận được lệnh và cấp container theo lệnh và lấy container rỗng để đi đóng hàng.

• Xem thêm Mẫu Hợp Đồng Vận Chuyền Hàng Hóa Mới Nhất Hiện Nay

Một số lưu ý khi lấy Booking note

• Đảm bảo hàng hóa đã được chuẩn bị, sẵn sàng gửi đi, chỉ chờ container rỗng đến đóng hàng và kéo hàng đi. 
• Bạn nên chủ động về giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và bố trí cho hàng lên tàu sớm. Trên thực tế, việc trễ tàu, rớt tàu xảy ra thường xuyên, do hàng hóa không đến được hoặc thủ tục không xong kịp trước giờ cắt máng.
• Để chủ động trong việc book tàu, đa số các chủ hàng hiện nay sẽ tìm cho mình 1 forwarder để thực hiện việc này, họ sẽ giúp chủ hàng lựa chọn được tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.
• Sử dụng pallet nhựa để quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng, an toàn

Mong rằng với những thông tin hữu ích mà Nhựa Sài Gòn chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về booking note là gì. Hãy theo dõi những bài viết tiếp theo của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!