BPM Business Process Management Là Gì Và Vai Trò

Business Process Management là gì đã trở thành câu hỏi không thể bỏ qua trong vận hành doanh nghiệp. Khi thực sự hiểu về khái niệm này, những nhà lãnh đạo sẽ tìm ra phương pháp quản lý tối ưu nhất.

Vậy cần hiểu về Process Management như thế nào cho đúng? Phương pháp có thực sự đem tới lợi ích đáng kể không? Bạn đọc sẽ biết điều này từ những phân tích dưới đây của Vuiapp.vn. Cách giải thích cũng vô cùng dễ hiểu, giúp độc giả nhanh chóng nắm bắt được vấn đề cốt lõi.

Business Process Management là gì?

Business Process Management (BPM) có nghĩa là phương pháp quản lý quy trình kinh doanh, được thiết kế với mục đích mô hình hóa, phân tích, đo lường, cải tiến, tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh trong hoạt động của công ty.

BPM được hiểu là quản lý quy trình nghiệp vụ

Để làm được điều này cần có sự kết hợp của công nghệ và chuyên môn. Quy trình chỉ có thể hiệu quả và tối ưu hơn với sự tham gia của lực lượng nhân sự gồm:

- Quản lý và nhân viên của bộ phận kinh doanh.

- Nhân viên phụ trách các mảng chuyên biệt.

- Bộ phận IT.

Nhờ đó, giá trị doanh nghiệp nâng lên đáng kể. Đây là điều tất yếu vì năng suất cải thiện, hiệu quả nhân viên cao và dịch vụ khách hàng tốt. Không dừng lại ở đó, chi phí cũng giảm đi trong khi lợi nhuận lại tăng lên. Những điều này được thừa hưởng từ việc cải thiện quy trình làm việc.

Chu trình khép kín của Business Process Management

Việc dừng lại ở Business Process Management là gì chưa đủ để hiểu một cách toàn diện. Bạn cần phải biết chu trình này hoạt động với những bước như thế nào. Theo đó, BPM được chia làm các giai đoạn chính với nhiệm vụ sau đây.

Business Process Management chia nhỏ làm các giai đoạn

Giai đoạn	Nhiệm vụ
Thiết kế	Xác định quy trình đang tồn tại và phác họa trên mô hình. Để thực hiện được, bước này cần bao gồm một chuỗi hoạt động: - Phân luồng quy trình xử lý. - Xác định yếu tố có liên quan trong phạm vi. - Đưa ra thông báo. - Xác định thủ tục vận hành tiêu chuẩn. - Nhiệm vụ.
Mô hình hóa	- Những yếu tố được phác họa trong bước trên được chuyển vào phần mềm BPM. - Bộ phận phụ trách bắt tay vào vận hành thử nghiệm.
Thực thi	- Đưa quy trình vào trong môi trường thực tế của tổ chức/doanh nghiệp. - Cụ thể hơn là vào các hoạt động vận hành thường nhật.
Giám sát	- Theo dõi quá trình xử lý của từng nghiệp vụ. - Tập hợp thông tin cũng như số liệu thống kê liên quan đến hiệu suất. - Phát hiện điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý. - Tìm ra điểm khác biệt giữa mô hình và hiện thực.
Tối ưu hóa	- Tiến hành phân tích thông số trong giai đoạn giám sát. - Cải thiện những điểm yếu trong bước trên. - Tìm kiếm cơ hội để giảm chi phí hoặc cải thiện quy trình. - Đây được coi là bước quan trọng nhất trong việc đem lại hiệu quả và giá trị cho doanh nghiệp.
Thiết kế lại	- Tận dụng triệt để mọi kết quả đã chỉ ra trong phần tối ưu hóa. - Thiết kế lại và bắt đầu vòng lặp chu trình như trên.

9 điểm nổi bật BPM đem lại cho doanh nghiệp

Dựa trên cơ sở Business Process Management là gì, bạn sẽ biết ưu điểm đem lại từ phương pháp này. Dưới đây là 9 vai trò quan trọng nhất, tạo nên sự khác biệt của BPM. Vuiapp.vn sẽ đi sâu vào phân tích để độc giả tiếp cận dễ dàng hơn.

Phản ứng nhanh nhạy

Phản ứng nhanh nhạy chính là yếu tố làm nổi bật lên Business Process Management là gì. Trong quá trình vận hành, tổ chức liên tục phải đối mặt với sự thay đổi. Điều này có thể bắt nguồn từ:

Linh hoạt và nhanh nhạy chính là điều mà Business Process Management là gì muốn nói đến

- Các quy định mới.

- Nhu cầu thị trường.

- Sự xuất hiện của các phương thức làm việc mới lạ.

Tuy nhiên, nhờ phản ứng linh hoạt và nhanh nhạy của BPM, điều này không còn là cản trở. Bên cạnh đó, sự thích ứng này luôn đảm bảo tiêu tốn chi phí ở mức tối thiểu.

Nâng cao hiệu suất

Trong vòng đời của một quy trình thông thường có rất nhiều yếu tố mang tính lặp. Dựa trên giải thích Business Process Management là gì, bạn sẽ nhận ra tác động tích cực đến điều này. BPM tạo điều kiện thuận lợi cho khả năng làm việc tự động hóa.

Phương pháp cũng loại bỏ điểm nghẽn tại nút thắt cổ chai và bước không cần thiết. Cải tiến cho phép nhân viên dành thời gian để xử lý hoạt động khác. Bởi lẽ, các chức năng thông thường đều được thực hiện không cần con người. Lợi ích này dẫn tới tăng năng suất, giảm lãng phí.

Tuân thủ và minh bạch

Trong định nghĩa Business Process Management là gì đã nói tới sự tham gia giữa các bên. Vì thế, BPM đảm bảo mọi người sẽ tuân thủ quy định đề ra một cách nhanh chóng. Tình trạng chậm trễ nhờ đó cũng được ngăn chặn.

Tính minh bạch còn thể hiện qua việc mọi nhân viên đều giám sát được công việc chung. Các hoạt động trở nên rõ ràng, hiệu quả và hạn chế “góc khuất”.

Sự hài lòng của nhân sự

Với BPM, nhiều hoạt động không cần thiết được loại bỏ. Điều này giúp cho đội ngũ nhân sự tập trung 100% sức lực vào các khâu tạo ra lợi nhuận. Họ dành ra nhiều thời gian hơn cho tiếp cận thông tin, đổi mới và sáng tạo. Bởi lẽ, công việc mang tính lặp đã được tự động hóa như đã nói.

Nhân viên cảm nhận được giá trị mà họ tạo ra cho công việc

Khi nhân viên cảm thấy đạt được nhiều thành tựu, họ thỏa mãn hơn với chức vụ hiện tại. Đó cũng là tiền đề cho sự gắn bó dài lâu và phát triển ổn định cho doanh nghiệp.

Tập trung vào khách hàng

Business Process Management đã đem con người và công nghệ lại gần nhau hơn. Sự kết hợp của hai trí thông minh này giúp mọi quy trình được xử lý gọn gàng, năng suất. Qua đó, nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào khách hàng bởi lẽ:

- Khả năng phản hồi đề xuất và nhu cầu tốt hơn.

- Xây dựng giải pháp đem đến sự tiện lợi cho khách hàng.

- Tùy chỉnh và đáp ứng theo mong muốn rất nhanh chóng.

Tính nhất quán

Trong phần giải thích chu trình Business Process Management là gì đã gợi mở đến lợi ích này. Mỗi tác vụ sẽ được thực hiện theo cách mà nó đã được lên kế hoạch và thiết kế. Vì thế, mọi hoạt động là nhất quán, dưới sự giám sát tổng quan.

Khi xảy ra các tình huống ngoại lệ, các phản ứng cũng sẽ được kích hoạt. Điều làm nhằm đảm bảo quy trình luôn được xử lý thích hợp và đồng bộ.

Khả năng đo lường

Ưu điểm này xuất phát từ việc giải thích Business Process Management là gì. Tất cả các quy trình đều đo lường được từ đầu tới cuối. Nó cũng có khả năng so sánh với kết quả mong đợi ban đầu. Thông qua đó, những nhà lãnh đạo giám sát, quản lý con người và hoạt động tốt hơn.

Dễ dàng đo lường giúp xác định hiệu quả công việc chính xác hơn

Điều này càng trở nên mạnh mẽ khi BPM được tích hợp với công nghệ. Thông qua đó, nhiều lợi ích khai thác thêm bao gồm:

- Cung cấp các công cụ báo cáo/phân tích hiện đại.

- Hỗ trợ nhân sự đưa ra quyết định chính xác hơn.

- Hợp lý hóa quy trình.

- Định lượng các quy trình này có đang thực sự giúp ích cho công việc hay không.

Có thể thấy đây là phương pháp quan trọng, doanh nghiệp nên sớm tìm cách tiếp cận. Những sự gia tăng về hiệu suất, lợi nhuận và sự thỏa mãn chính là ưu điểm của BPM. Vuiapp.vn hy vọng bài viết đã giúp độc giả có đánh giá khách quan về Business Process Management là gì.