Các Bước Chuẩn Bị đàm Phán Hợp đồng Ngoại Thương

- Bố trí công việc tiếp cận.

Muốn đàm phán thành công cầìn chuẩn bị tốt các yếu tố sau :

· Ngôn ngữ .

· Thông tin .

· Năng lực của đoàn đàm phán.

· Thời gian và địa điểm đàm phán.

Trong giao dich ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Ðể khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngoại ngữ. Yêu cầu này không có giới hạn, biết càng nhiều ngọai ngữ càng tốt. Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, cán bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh-ngôn ngữ thương mại của toàn cầu. Nhưng dừng lại đó là chưa đủ, tiếp theo còn phải học các ngọai ngữ khác.

Trong trường hợp sử dụng phiên dịch bạn nên nhớ rằng: vấn đề này không đơn giản. Ðể giúp bạn sử dụng phiên dịch tốt, chúng tôi xin giới thiệu với bạn một số kinh nghiệm sau:

· Nói sơ qua trước về chủ đề với người phiên dịch (Nếu là cuộc đàm phán phức tạp, nên ''diễn tập'' lời nói của mình cùng người phiên dịch vài lần trước khi đàm phán).

· Nói rõ và chậm.

· Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương.

· Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thể bị mất.

· Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phút mà không để cho người phiên dịch có cơ hội nói.

· Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang được nói.

· Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghiîa vẫn còn mù mờ.

· Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm.

· Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được .

· Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói.

· Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch.

· Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên có thể kiểm tra các vấn đề hai lần.

· Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý.

· Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ ngơi.

· Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau .

· Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm.

· Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết .

2. Thông tin

Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, dù hoạt động trong lĩnh vực ngọai thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.

Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, ở đây chỉ kể đến những thông tin cơ bản.

a) Thông tin về hàng hóa

Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt hàng định kinh doanh về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa ...của nó ,cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngòai, cách lựa chọn, phân loại.

Bên cạnh , để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản suất.

Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp.

Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.

Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng.

Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ. Còn trong trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.

b)Thông tin về thị trường

- Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình.

- Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v..

- Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính.

- Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự do . . . không ?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt ,.v. v. .)

- Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.

- Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước.

Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến động giá cả .v.v . .

c) Thông tin về thương nhân

- Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty.

- Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia .v .v. .)

- Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh.

- Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn.

- Kinh nghiệm và uy tín.

- Phong tục tập quán trong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã hội.

- Phương hướng phát triển.

Ngoài ra còn thu thập thêm:

+ Thông tin về bản thân công ty mình.

+ Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu . . .

+ Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng, .v. v. .

d) Các biện pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước ngoài

· Nghiên cứu tại bàn (desk research)

Dựa vào các tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường. Ðây là cách nghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng không thể cho kết quả nhanh và độ chính xác không cao.

Các tài liệu thu thập: các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sách chuyên khảo, các bản thống kê, các thông báo của công ty môi giới lớn , các tham tán thương mại ở nước ngoài, thông tin trên Internet.

Chìa khóa giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó. Nhiều đơn vị mới làm xuất nhập khẩu không biết lấy thông tin ở đâu, vậy xin giới thiệu một số nguồn thông tin:

* Các nguồn nội địa:

Ðầu tiên, cần tìm thông tin ngay trong cơ quan của mình, ngay trong tủ sách thương mại của cơ quan (lập tủ sách thương mại một cách khoa học trong mỗi cơ quan là việc ất quan trọng, nên làm và cần làm).

* Những nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan:

- Các Thư viện

- Các cơ quan Chính phủ: Bộ Thương mại, Cơ quan thống kê.

- Các Phòng thương mại.

- Các Hiệp hội thương mại.

- Các Nhà xuất bản.

- Các Viện nghiên cứu.

- Các Ngân hàng.

- Các Tổ chức của người tiêu dùng.

- Các Công ty.

Thu thập được thông tin đã là một việc rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn là phải đánh giá được sự chính xác của thông tin. Ở đây nếu có thể, tất cả các nguồn tin cần kiểm tra chéo qua các nguồn độc lập khác để đảm bảo chính xác.

· Nghiên cứu tại chỗ (field research)

Nghiên cứu trực tiếp ở thiû trường. Phương pháp này phức tạp, tốn kém nhưng có kết quả nhanh chóng, chính xác

Trước khi bắt đầu nghiên cứu tại chỗ cần làm tốt công tác chuẩn bị như:

- Quyết định những mục tiêu nghiên cứu

- Quyết định đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ

- Dự thảo một số câu hỏi.

- Chuẩn bị biểu mẫu

- Sắp xếp các cuộc phỏng vấn.

Ðể thực hiện việc nghiên cứu có thể sử dụng các phương tiện như sau:

- Các cuộc phỏng vấn cá nhân trực tiếp.

- Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại

- Các cuộc thăm dò qua thư từ

- Thăm viếng kho tàng, cửa hàng .v. v. .

Sau các cuộc phỏng vấn viết báo cáo, rồi tiến hành phân tích số liệu thu thập được, rút ra nhận xét, dự báo kết luận.

Ngoài ra còn nhiều phương pháp khác như: bán thử, sử dụng gián điệp kinh tế .v .v. .

Trong thực tế, để đạt được kết quả cao, người ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp trên.

e) Lập phương án kinh doanh

Có những người không hiểu, hoặc cố tình không hiểu về nền kinh tế thị trường. Họ cho rằng: ở đây hoàn toàn không có kế hoạch. Chính quan điểm sai lầm đó đã dẫn đến hai khuynh hướng kinh doanh trái ngược nhau. Khuynh hướng thứ nhất: làm thụ động, như người lần mò trong bóng đêm, gặp khách hàng đến đặt hàng thì làm, đang làm ăn tốt nếu khách hàng hủy hợp đồng thì hàng bị tồn kho, vốn ứ động và kết cục đen tối là phá sản. Khuynh hướng thứ hai: làm ăn theo kiểu "chụp giựt", thấy người khác có mối hàng thì "xông" vào tìm mọi thủ đoạn để cướp (thường bắt đầu bằng sự cạnh tranh về giá), cách làm giẫm đạp lên nhau, tự giết nhau này chỉ có lợi cho người nước ngoài. Như vậy, cả hai cách làm này đều không thể chấp nhận được. Phải đặt ra chiến lược hàng hóa thị trường dài lâu, tự chủ trong doanh nghiệp của mình.

Ðể quen dần với cách làm này trước hết hãy tập lập các phương án kinh doanh. Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh.

Một dự án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.

Ðể xây dựng dự án kinh doanh cần tiến hành các bước sau:

. Bước 1: Ðánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh.

. Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế)

. Bước 3: Ðề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: - sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng, với giá cả bao nhiêu, - sẽ thâm nhập vào thị trường nào? Mua (bán) với ai ? . . .

. Bước 4: Ðề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ, để đạt tới những mục tiêu đề ra. Bao gồm những biện pháp trong nước (như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, tăng giá thu mua . . .) và những biện pháp ở ngoài nước như: đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý . . .

. Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu. . Những chỉ tiêu chủ yếu là: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoàn vốn . v.v. . 3. Năng lực cán bộ đàm phán

. Thành phần đàm phán: Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lãnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Xét về lâu dài, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mình, các công ty Việt Nam, nhất thiết phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích đáng nhằm giải quyết vấn đề chuyên gia kể trên.