Các Bước Thực Hiện 5S Hiệu Quả - Việt Quality

5,514

Mỗi tổ chức sẽ có cách giới thiệu về 5S khác nhau. Thậm chí là trong cùng một tổ chức thì cũng có thể khác nhau tại mỗi phòng ban, bộ phận (sản xuất, văn phòng, bộ phận bán hàng…). Ví dụ như:

• 5S để xây dựng nền tảng cho sản xuất JIT – Just In Time
• 5S để xây dựng nền tảng cho bảo trì năng suất toàn diện TPM – Total Productive Maintenance.
• 5S để tạo không khí cho kiểm soát chất lượng toàn diện TQC – Total Quality Control
• 5S thông qua chiến lược thẻ đỏ là giải pháp cho việc quản lý hàng tồn kho…

Nhìn chung, 5S được định hướng là để hỗ trợ cho một cái gì đó (hệ thống JIT chẳng hạn). Cho nên, khi giới thiệu, chúng ta nên làm nổi bật vị trí, vai trò của 5S đối với sự xúc tiến đó. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn các bước hướng dẫn thực hiện 5S có thể áp dụng cho hầu hết các trường hợp đã nêu.

Bước 1: Thành lập đội 5S

Những câu như chiến dịch 5S hay chiến lược 5S hẳn đã quá quen thuộc khi nói đến việc thực hiện các hoạt động 5S tại nhà máy cũng như khối văn phòng. Tuy nhiên, để đi đến bước này thì trước hết tổ chức cần phải thiết lập đội 5S. Là nhóm chịu trách nhiệm cho việc phát động, xúc tiến, thực hiện cũng như theo dõi việc thực hiện. Và tốt nhất là cần có sự tham gia, dẫn dắt của một hoặc vài quản lý cấp cao của tổ chức ở trong đó. Nếu không, sẽ như rắn không đầu, khó mà thành công được.

Bước 2: Thiết lập kế hoạch xúc tiến 5S

Khi nói đến việc lập một kế hoạch, sẽ có nhiều người thắc mắc rằng: Bao lâu là đủ? Cụ thể như “Nếu chúng tôi thực hiện 5S trong 6 tháng liền thì có đủ không?” Vâng, xin thưa rằng không ạ. Việc thực hiện 5S không bao giờ là kết thúc. Hãy thử nghĩ đến việc là bạn tắm gội mỗi ngày, và thực hiện trong 6 tháng rồi ngưng thì có được không? Tương tự như vậy, 5S là việc thực hiện liên tục, đều đặn ngày qua ngày miễn là tổ chức còn tồn tại, còn hoạt động, thì 5S còn cần được thực hiện.

Tuy nhiên, không có nghĩa là 5S cứ y chang như vậy mà duy trì năm này qua tháng nọ. Mà nó cần được cập nhật phù hợp cùng với sự thay đổi của tổ chức. Ví dụ như có dòng sản phẩm mới đòi hỏi thiết bị dây chuyền mới cần bố trí, có công nhân viên mới… Khi đó, 5S hiện tại có thể sẽ bị lỗi thời, không còn phù hợp. Vậy nên, việc cập nhật, cải tiến liên tục để 5S bắt nhịp với những thay đổi của tổ chức là rất quan trọng. Chính vì vậy, kế hoạch xúc tiến 5S nên được thiết lập theo từng thời đoạn, phù hợp với tổ chức. Thường là kế hoạch 1 năm hoặc 2 năm là đẹp.

Bước 3: Khởi xướng chiến dịch 5S

Sau khi có đội 5S cũng như kế hoạch xúc tiến 5S rồi, thì bước tiếp theo chính là thông báo sự bắt đầu của chiến dịch 5S. Việc thông báo ở đây không chỉ đơn thuần là để thông tin cho một sự bắt đầu. Mà còn để thể hiện cái khí thế, nhiệt huyết của những người dẫn đầu chiến dịch, đặc biệt là của lãnh đạo và các quản lý cấp cao của tổ chức.

Cho nên, một cuộc họp trực tiếp giữa các lãnh đạo, đội 5S và toàn thể công nhân viên là cực kỳ cần thiết. Trường hợp nếu tổ chức có quá nhiều người, không thể họp như nêu trên, thì có thể tổ chức họp giữa ban lãnh đạo, các đội trưởng đội 5S với các quản lý của tất cả những phòng ban tổ chức.

Bước 4: Đào tạo nội bộ

Việc đào tạo (ý thức) nội bộ giúp giải quyết được những câu hỏi của đa số công nhân viên như là “5S là gì?”, “Tại sao tôi phải làm 5S?”, “Nó giúp ích được gì cho tôi hay công việc của tôi?”, “Làm như thế nào?”… Hơn nữa, đây là bước cần thiết để cho mọi người biết được 5S quan trọng như thế nào đối với sự tồn tại và phát triển lâu dài của tổ chức. Đây cũng là nền tảng để mọi người ý thức tham gia cũng như thực hiện và duy trì 5S về sau. Một số điểm lưu ý ở bước này là:

• Việc đào tạo cần được thực hiện liên tục và cũng cố định kỳ
• Không nên quá cầu toàn tại một thời điểm
• Khu vực làm việc cá nhân là nơi khởi nguồn cho việc thực hiện 5S
• Khuyến khích tinh thần tự giác
• Khuyến khích tinh thần xây dựng và cải tiến

Bước 5: Thực hiện 5S

Nhiều trường hợp thực hiện 5S thất bại ngay sau khi thực hiện xong “chiến lược thẻ đỏ”. Sau khi gắn thẻ đỏ cho những thứ không cần thiết hoàn tất. Kết quả của việc này được công bố, mọi người nghĩ rằng vậy là xong rồi. Nhưng thực tế là không phải. Đấy mới chỉ là 1 phần mà thôi, mới chỉ là điều kiện để thực hiện các S tiếp theo. Cho nên, cần triển khai và đảm bảo các S được thực hiện liên tiếp và đầy đủ.

Bước 6: Đánh giá và theo dõi 5S

Sau khi thực hiện xong, nếu chỉ dừng ở đó rồi thôi thì đảm bảo với các bạn là sẽ giống như việc kéo căng sợi dây chun (thun), buông tay ra, nó lại trở về hình dáng ban đầu. Làm 5S cũng vậy, nếu không duy trì, thì sẽ lại đâu vào đấy. Vậy nên, việc theo dõi, đánh giá 5S là cực kỳ quan trọng. Chẳng hạn như tổ chức thi đua 5S có thưởng, kiểm tra 5S định kỳ…

Thêm vào đó, theo tinh thần cải tiến liên tục và như có đề cập ở bước 2, thì 5S cũng cần được cập nhật, cải tiến nhằm phù hợp với sự thay đổi cũng như sự phát triển của tổ chức. Khi đó, hãy lặp lại bước 4 và 5 như một vòng lặp cải tiến liên tục cho 5S.

Ái Lê

Share this:

• Click to share on Twitter (Opens in new window)
• Click to share on Facebook (Opens in new window)
• Click to share on LinkedIn (Opens in new window)

Related