GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ...

Tải bản đầy đủ (.doc) (10 trang)

1. Trang chủ
>>
2. Khoa học xã hội
>>
3. Xã hội học

GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (212.37 KB, 10 trang )

GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5STẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG..........................................................4I. ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................................4II. NHỮNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.........................................................52.1 Cơ sở lý luận của vấn đề.........................................................................................52.3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề........................................................62.3.1 Thực hiện đào tạo, giới thiệu, tuyên truyền ...................................................62.3.2 Tổ chức nhân sự điều hành..............................................................................72.3.3 Nội dung thực hiện...........................................................................................72.4 Các điều kiện để tổ chức thực hiện.........................................................................8III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................................91. Kết luận.....................................................................................................................92. Kiến nghị.................................................................................................................10PHỤ LỤC........................................................................................................................11Phụ lục 1. Dự trù tài chính..........................................................................................11Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức Ban chỉ đạo 5S...................................................................11.....................................................................................................................................11Phụ lục 3. Phân công khu vực thực hiện....................................................................12STT..............................................................................................................................12Khu vực phụ trách.......................................................................................................12Đơn vị thực hiện..........................................................................................................12Phụ trách......................................................................................................................12Khu vực tầng 4............................................................................................................12Hồi.............................................................................................................................12Phịng tiểu học, phịng ở,cầu thang 2..........................................................................12Phịng tiểu học, DA TKK...........................................................................................12Phòng THPT, cầu thang 1...........................................................................................12Phòng THPT................................................................................................................12Phòng dự án.................................................................................................................12DATKK.......................................................................................................................12Nhà vệ sinh, ................................................................................................................12Phòng TH, TrH, Da.....................................................................................................12Hội trường tầng 4, cầu thang 3...................................................................................12Văn phòng...................................................................................................................12Khu vực tầng 3............................................................................................................12An................................................................................................................................12Phòng mầm non, cầu thang 2......................................................................................12Phòng mầm non..........................................................................................................12Phòng Thanh tra, cầu thang 1,2..................................................................................12Phòng Thanh tra..........................................................................................................12Phòng KHTC, cầu thang 1..........................................................................................12Phòng KHTC...............................................................................................................12Phòng GDTX..............................................................................................................12Phòng GDTX..............................................................................................................12Nhà vệ sinh..................................................................................................................12MN,TTr, KHTC,GDTX..............................................................................................12 Phịng Khuyến học......................................................................................................12Khuyến học.................................................................................................................12Phịng các phó giám đốc.............................................................................................12Hà, Sử, Võ, Liên.........................................................................................................12Khu vực tầng 2............................................................................................................12Phương........................................................................................................................12Phòng Tuyển sinh, Cầu thang 2..................................................................................12Hùng............................................................................................................................12Phòng CVP..................................................................................................................12Hà, Phương..................................................................................................................12Phịng PGĐ..................................................................................................................12Hà, Dựng.....................................................................................................................12VP Đảng uỷ, cầu thang 1............................................................................................12Hà................................................................................................................................12VP cơng đồn..............................................................................................................12Hà, CĐ ngành..............................................................................................................12Kho lưu trữ..................................................................................................................12Thảo.............................................................................................................................12Phòng TCCB...............................................................................................................12TCCB...........................................................................................................................12Nhà vệ sinh , cầu thang 3............................................................................................12Hà................................................................................................................................12Hội trường tầng 2........................................................................................................12Hà................................................................................................................................12Phòng Giám đốc..........................................................................................................12Hà, Soòng....................................................................................................................12Khu vực tầng 1............................................................................................................12Thường........................................................................................................................12Phòng đ/c Thường.......................................................................................................12Thường........................................................................................................................12Phịng đ/c Quang.........................................................................................................12Quang..........................................................................................................................12Phịng bảo vệ...............................................................................................................12Bảo vệ..........................................................................................................................12Phịng chun viên......................................................................................................12Thơng...........................................................................................................................12Phịng 1 cửa, sảnh.......................................................................................................12Ngân............................................................................................................................12Phòng GDCN..............................................................................................................12GDCN..........................................................................................................................12Kho..............................................................................................................................12KHTC..........................................................................................................................12Đánh máy....................................................................................................................12Minh............................................................................................................................12Nhà xe.........................................................................................................................12Lái xe...........................................................................................................................12Sân trước sau...............................................................................................................12Bảo vệ, tạp vụ..............................................................................................................12giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 2 giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 3 Tên đề tàiGIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5STẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANGI. ĐẶT VẤN ĐỀ5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sảnxuất của doanh nghiệp. 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp)Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Khái niệm 5S được bắtnguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các cơng ty,trong đó có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S khơng chỉ đơn thuần dừng lại ở việcnâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổicách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong cơng việc vàphát huy vai trị của hoạt động nhóm.Lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động củacác văn phịng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanhnghiệp. Theo đánh giá của các chuyên gia Trung tâm năng suất Ma-lai-xi-a, việc tổchức thực hiện quy trình 5S rất đơn giản, chi phí thấp mà lại đem lại hiệu quả côngviệc rất lớn trong các cơ quan hành chính nhà nước và việc sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp.Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồvật. Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống.Hoạt động duy trì phịng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể.Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đốivới người lao độngRõ ràng việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cảitiến tính sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến cácquan hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằmnâng cao hiệu suất công việc.Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phịng sạch sẽ, hiệu quả cơng việc tăngcao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cảithiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, cơng nhân hạnh phúc. Hãy làm theochương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!Trong những năm qua, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang luôn luôn thực hiệnnghiêm túc các hoạt động trong chương trình thực hiện cải cách hành chính. Trongnhững năm qua, đơn vị ln thực hiện tốt các hoạt động : cải cách về thể chế, tổ chứcbộ máy, nâng cao chất lượng đội ngũ; cải cách tài chính cơng; hiện đại hố nền hànhchính nhà nước. Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã tích cực thực hiện các hoạt độngứng dụng cơng nghệ mới trong các hoạt động quản lý và thực hiện các hoạt độngchuyên môn của đơn vị. Nổi bật là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVNISO 9001:2000 đã được xây dựng và áp dụng tại đơn vị. Ứng dụng các công nghệthông tin vào các hoạt động quản lý và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Lãnh đạo đơnvị luôn luôn quan tâm đến điều kiện công tác, đời sống của cán bộ nhân viên.Tuy nhiên, vấn đề quản lý cơng sở cịn nhiều vướng mắc. Từ việc phân côngphân nhiệm cho từng thành viên, trang bị tài sản thiếu đồng bộ. nhằm nâng cao hiệuquả, năng suất, chất lượng công việc, tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứngkhởi cho người lao động, hay nói cách khác là để tạo nền tảng cơ bản để thực hiện cáchệ thống đảm bảo chất lượng thì việc thực hiện chương trình 5S tại Sở giáo dục và đàotạo là điều hết sức cần thiết.giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 4 II. NHỮNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất pháttừ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng,tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiệncho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.Với thực trạng môi trường làm việc là :- Thơng thường nơi làm việc của bạn (văn phịng, nhà xưởng) có nhiều giấy tờ,tài liệu, hồ sơ bề bộn và lộn xộn ( thiếu sự sắp xếp- SEITON)- Tại văn phòng, tủ tài liệu càng ngày chúng ta càng thấy đầy và chật chội.Chiếc cặp chúng ta một vài tháng khơng lục lại sẽ thấy nó đầy lên ; Đồ dùng cũ, hỏngkhông được loại bỏ chiếm dụng khơng gian của văn phịng ( thiếu sự sàng lọc –SEIRI).- Môi trường làm việc thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phịng tại những chỗ ítsử dụng đến ( thiếu sự sạch sẽ - SEISO).- Việc sắp xếp thiếu quy củ tiếu sự Săn sóc, giữ gìn - SEIKETSU .Kết quả:- Có những thứ (đồ dùng, tài liệu, hồ sơ..) khi cần thì tìm khơng ra nhưng khikhơng cần thì lại thấy ( thiếu sự sẵn sàng - SHITSUKE ).Từ thực tế trên là năm thiếu dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, ảnh hưởng đếnnăng xuất, chất lượng, tư tưởng làm việc của mỗi người. Công sở thiếu đi một lề lốitác phong làm việc khoa học, hiện đại, ảnh hưởng đến mục tiêu chính sách đặt ra là "Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả".Ngày nay 5S được xem là một khái niệm có khả năng ứng dụng rộng khắp trongbất kỳ ngành nghề nào và bất kỳ ở một cơ quan nào. Trong chương trình thực hiệnviệc cải cách hành chính, 5s là một nhân tố khơng thể thiếu để góp phần tích cực chocác lĩnh vực cải cách hành chính.Triết lý của 5S là để có thể đạt được cấp độ cao về chất lượng, độ an toàn vànăng suất, tổ chức cần phải tạo ra một môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Ngượclại, một nơi làm việc hỗn loạn, mất trất tự khơng những khơng khuyến khích nhân viênlàm việc tốt mà còn kềm hãm những nỗ lực nhằm cải thiện hiệu quả làm việc.5S phải là một chương trình có tính chất tồn đơn vị và địi hỏi sự ủng hộ mạnhmẽ của toàn thể ban lãnh đạo. Nếu như chỉ áp dụng một phần 5S, hoặc chỉ thực hiện ởmột vài bộ phận trong cơng ty thì lợi ích của 5S sẽ không được thể hiện đầy đủ. Hơnthế nữa, việc áp dụng 5S cần phải được thực hiện liên tục và bền vững. 5S đòi hỏi phảiliên tục theo dõi việc tuân thủ. Nếu chỉ xem việc thực hiện 5S như là một dự án, nghĩalà có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, thì 5S coi như thất bại, bởi vì nhân viên sẽ quaylại tình trạng mất trật tự như lúc ban đầu một cách dễ dàng. 5S không chỉ là sự thay đổivà cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới chonhân viên và làm cho tất cả nhân viên thấm nhuần kỷ luật. 5S có tính hỗ trợ cho, nếukhơng phải là điều kiện tiên quyết đối với, các chương trình cải tiến chất lượng. Kếtquả và lợi ích của các chương trình này khơng thể bền vững nếu như nơi làm việc củanhân viên là dơ bẩn và mất trật tự.Nếu nơi làm việc là nơi khách hàng dễ thấy hoặc được thể hiện ngay ở khu vựcdịch vụ khách hàng, thì chương trình 5S có thể nâng cao sự hài lịng của khách hàngvà hình ảnh cơng ty. Ngay nay, hoạt động của bộ phận hỗ trợ/hành chính được hợpnhất với hoạt động của bộ phận tiền sảnh/giao dịch khách hàng, cả về mặt vật lý cũngnhư về cảm quan. Ngày nay, khách hàng được phép hoặc được khuyến khích quan sátgiải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 5 “nhà bếp” để đóng góp ý kiến. Sự hiện diện của 5S và mức độ thực hiện cần phải đượccác bên hữu quan nhận biết2.2 Thực trạng của vấn đềSở giáo dục và đào tạo Hà Giang được xây dựng và sử dụng một trụ sở làm việc4 tầng. Bố trí sắp xếp cho 9 phịng ban, với 52 cán bộ cơng chức làm việc. Trải quaq trình thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo, cùng với sựphát triển của giáo dục và đào tạo Hà Giang là sự phát triển vượt bậc cả về quy mô vềsố lượng và chất lượng theo yêu cầu của ngành giáo dục, là yêu cầu việc giải quyết cáccơng việc ngày càng nhiều, địi hỏi đáp ứng về tránh nhiệm chuyên môn, điều kiệnlàm việc ngày càng lớn.Tuy nhiên, việc triển khai các hoạt động quan tâm đến mơi trường, điều kiệnlàm việc cịn hạn chế, chưa đúng mức.Công tác vệ sinh chưa được chăm lo thường xuyên. Trang thiết bị, đồ dùngchưa được sắp xếp một cách thống nhất, đồng bộ và bất hợp lý.Những vấn đề trên tồn tại một cách cố hữu, bị tác động và hình thành do cácnguyên nhân sau:- Việc bố trí nhân sự, cơ cấu tổ chức chưa đồng bộ.- Cơ sở vật chất được đáp ứng không được xuất phát từ nhu cầu công việc màđược trang bị từ yêu cầu trước đó.- Việc thực hiện các chuẩn quy trình cơng việc chưa được xác định rõ ràng. Khixây dựng được chuẩn quy trình cơng việc thì điều kiện thực hiện, môi trường làm việclại không đáp ứng được.- Các yêu cầu về quản lý công sở, tài sản cơng chưa thực hiện tốt dẫn đến tìnhtrạng khơng thực hiện được sắp xếp – sàng lọc.- Đôi lúc thiếu sự quan tâm của cán bộ quản lý bộ phận.- Quan điểm, cách suy nghĩ, thói quen làm việc của mỗi cá nhân.2.3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề2.3.1 Thực hiện đào tạo, giới thiệu, tuyên truyềnĐào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S, cung cấpcho họ những phương pháp thực hiện. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọingười sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S. Chương trình 5S là mộtchương trình của tồn đơn vị, với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đâylà một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việcvà nâng cao năng suất. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thơng qua chương trình 5S.- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông quacác hoạt động thực tế.- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.Tổ chức học tập một số mơ hình thực hiện điển hình tại các cơ quan quản lý cóchức năng thực hiện các dịch vụ tương đương. Ví dụ : mơ hình 5S tại Sở khoa học vàcơng nghệ Hà Giang.Xác định cho mọi người cùng chuẩn bị bắt tay thực hiện 5S với 6 bước:Bước 1: Chuẩn bịBước 2: Thơng báo chính thức của giám đốcBước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinhBước 4: Bắt đầu bằng sự Sàng lọcBước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngàygiải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 6 Bước 6: Đánh giá định kỳ2.3.2 Tổ chức nhân sự điều hànha. Ban chỉ đạo :Thành lập được một Ban chỉ đạo với các thành viên là cán bộchủ chốt của các bộ phận cơng tác, 1 đồng chí lãnh đạo cao nhất là trưởng ban, thườngtrực điều hành là Chánh văn phịng.Yếu tố số 1 của sự thành cơng của 5S là lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điềukiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnhđạo. Lãnh đạo cần hình thành các nhóm cơng tác và chỉ đạo thực hiện. Do vậy, Banchỉ đạo là một thành viên đắc lực của lãnh đạo cao nhất.Bên cạnh ban chỉ đạo triển khai thực hiện chương trình, một hoạt động khôngthể thiếu được và là Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trìvà cải tiến 5S là đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyếnkhích các hoạt động 5S.Mục đích chính của việc đánh giá là:- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S;- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S;- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hồn thành tốt cơng việc và nhânrộng sáng kiến;- Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiếnthích hợp.b. Nhóm chun gia đánh giá : Để có thể thực hiện cơng tác đánh giá 5S, đơn vịcần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyêngia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S,cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánhgiá là hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung và yêu cầu củathực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S đồng thời phảihiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộphận. Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xâydựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phịng ban, chuẩn bị các nguồn lực vàthời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọngnhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thơng qua việc chụp ảnhnhững khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứngkhách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quátrình cải tiến sau này.2.3.3 Nội dung thực hiệnCông việc của 5S la thực hiện 5 bước cụ thể sau :Bước 1, seiri, nghĩa là sàng lọc: cụ thể là phân biệt vật dụng nào là cần thiết vàvật dụng nào là không cần thiết tại nơi làm việc và cất dọn những vật dụng không cầnthiết. Cất dọn trong giai đoạn seiri nghĩa là hoàn trả những vật dụng đó cho chủ nhânđích thực, di chuyển chúng đến những khu vực lưu trữ xa hơn và rẻ hơn, bán hay tặngcho, hoặc giải pháp cuối cùng là hủy và vứt chúng đi. Điều đặc biệt quan trọng tronggiai đoạn seiri là loại bỏ sự hỗn độn và tạo ra không gian trống quý giá để chuẩn bị chobước tiếp theo.Giai đoạn này tổ chức đồng bộ, huy động mọi cá nhân của tất cả các phòng banthực hiện tập trung. Để thực hiện được sàng lọc cần phải bố trí được khơng gian chưađồ tạm thời, vì khi đó cả 4 tầng nhà sẽ có rất nhiều đồ dùng, thiết bị ( gọi là rác vănphòng) chưa thể giải phòng, loại bỏ ngay được.giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 7 Bước thứ 2, seiton, là sắp xếp: xếp đặt những gì cịn lại sau khi đã áp dụng bướcseiri, hoặc xếp đặt những gì cần thiết tại nơi làm việc. Điều này có nghĩa là sắp xếpmọi vật vào đúng vị trí của chúng, giống như ở thư viện. Seiton còn liên quan đến việcdán nhãn, ghi ký hiệu cho từng vật dụng tại nơi làm việc như các dụng cụ, hồ sơ, thiếtbị và vật dụng văn phòng. Mọi Hồ sơ, tài liệu cần có nhãn một cách hệ thống. Sắpxếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm. Đặt các thứ để mọi ngườidễ dàng tìm kiếm và lấy ra.Một nơi làm việc trật tự và có tổ chức là sự sẵn sàng cho bước thứ 3.Bước thứ 3, seiso, nghĩa là làm sạch: làm vệ sinh và loại bỏ rác ruởi, bụi bặm vànhững vật lạ khác ra khỏi nơi làm việc để tạo ra một không gian ngăn nắp, sạch sẽ.Bước này bao gồm việc quét dọn, sơn phết và các hoạt động sửa sang khác. Sau khi đãthực hiện ba bước S đầu tiên này, thì hai bước S sau được thực hiện để duy trì mơitrường làm việc mới.Giữ vệ sinh, ngăn nắp sao cho khơng có bụi bẩn. Đừng đợi đến khi mọithứ bẩn! Hãy làm Seiso hàng ngày. Xác định rõ trách nhiệm thực hiện Seisotừng khu vực. Đừng bao giờ vứt rác, hãy tạo thành thói quen của bạn! Kết hợpgiữa làm vệ sinh và kiểm tra.Bước thứ 4, seiketsu: nghĩa là tiêu chuẩn hóa, hoặc định ra các quy trình để tấtcả nhân viên phải thực hiện và tuân thủ. Ví dụ, đặt ra quy định về việc hủy bỏ cái gì,khi nào và như thế nào trong khi thực hiện bước seiri. Đặt ra quy định về việc lưu trữhồ sơ ở đâu và như thế nào, việc mượn và hoàn trả hồ sơ như thế nào, và trả lại vị trícũ như thế nào. Bước này hết sức thuận lợi tại Sở, đây là bước tác động trực tiếp đếnHệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2000. Giúp cho việc pháthiện sự không phù hợp của hệ thống và thực hiện các quy trình phịng ngừa cải tiến.Bước này cũng quy định cụ thể việc vệ sinh nơi làm việc khi nào và như thế nàovà ai sẽ làm những công việc đó. Một quy định 5S có hiệu quả tại sở Khoa học côngnghệ là phân công khu vực vệ sinh cụ thể, kết quả là công tác vệ sinh được thực hiệnthường xuyên một cách tự giác.Bước thứ 5, shitsuke là bước cuối cùng, hoặc còn gọi là bước huấn luyện và kỷluật. Nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, được huấn luyện kỹ lưỡng về các nguyêntắc và quy định về 5S để giúp họ dễ thực hiện và tuân thủ. Kỷ luật về việc thực hiện 5Sđược thấm nhuần tới mức sao cho nhân viên không thể trở lại lề thói (khơng hay) trướcđây.2.4 Các điều kiện để tổ chức thực hiệnĐiều kiện thứ nhất : Toàn bộ cơ quan phải thống nhất cùng nhau thực hiện. Mọingười cùng tự nguyện tham gia vào thực hiện 5S: Bí quyết thành cơng khi thựchiện 5S là tạo ra một mơi trường thích hợp khuyến khích mọi người tham gia.Sự quyết tâm phải là của mỗi cá nhân, mỗi cá nhân phải xác định “ Khơng aisăn sóc nơi làm việc của mình tốt nhất và hợp lý hơn chính bạn” .Điều kiện thứ hai : Lãnh đạo ln cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyếtcho sự thành công khi thực hiện 5S là sự quan tâm và ủng hộ của lãnh đạo.Điều kiện thứ ba : Đáp ứng được điều kiện thời gian, nhân lực, vật lực.Điều kiện thứ tư : 5S phải được duy trig thường xuyên, liên tục. Lặp lạivòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại khơngngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý.giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 8 III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ1. Kết luậnHiện nay, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã hoàn thành việc xây dựngvà đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000.Tuy nhiên còn gặp rất nhiều trở ngại do chưa hiểu biết và thực hiện 5S. 5S lànền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từquan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thốngđãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn vàtạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng.Tuy nhiên cũng không thể coi 5S chỉ đơn thuần là thực hiện công tác làmvệ sinh truyền thống . Có 3 lý do giải thích như sau :Lý do đầu tiên là trong khi làm vệ sinh truyền thống thường là làm chonhà cửa nhà xưởng trở nên sạch đẹp trước mắt người khác, như khách thămchẳng hạn, thì 5S lại đi xa hơn việc gây ấn tượng với người khác và tập trungnhiều hơn vào việc tạo nên một môi trường làm việc thuận tiện giúp nhân viêncó thể đạt được mức độ cao hơn về chất lượng sản phẩm mà họ cung cấp cũngnhư về năng suất tại nơi làm việc.2. Lý do thứ hai đó là 5S bắt đầu bằng việc dọn dẹp và tổ chức lại, trongkhi làm vệ sinh truyền thống thì bắt đầu và kết thúc bằng việc làm sạch nơi làmviệc. Thật ra, quan trọng và khó khăn nhất là ở hai bước đầu, seiri và seiton.Sàng lọc và sắp xếp địi hỏi phải có quyết tâm cao và cần có sự thay đổi về chínhsách, trong khi seiso, bước dễ hơn, chỉ cần cây chổi và bàn tay. 5S không bắtđầu bằng việc làm vệ sinh, tức là seiso, mà bước này chỉ được thực hiện sau khiđã loại trừ các vật dụng không cần thiết ở bước seiri và đã sắp xếp các vật dụngở đúng vị trí ở bước seiton. Nếu như chúng ta sắp xếp những vật dụng chưađược sàng lọc và tệ hơn nữa là làm vệ sinh cả những vật dụng không cần thiếtthì thật là vơ nghĩa.3. Lý do thứ ba là làm vệ sinh truyền thống chỉ khởi động khi có ngunnhân bên ngồi hoặc dun cớ nào đó, ví dụ như khách đến thăm, nhân viên vàkhách hàng than phiền, tai nạn gia tăng hoặc nơi làm việc đã trở nên mất trật tự.Vấn đề là nếu như khơng có sự hiện diện của những nguyên nhân hay duyên cớđó thì làm vệ sinh truyền thống có nghĩa là khơng làm gì cả. Trong khi đó 5S làmột chương trình có tính liên tục và khơng địi hỏi phải có các ngun nhân bênngồi để kích hoạt. 5S được thực hiện cho dù nơi làm việc sạch sẽ hay dơ bẩn,cho dù có khách đến thăm hay khơng. Một đơn vị đạt tiêu chuẩn 5S là ln lnở tình trạng sẵn sàng đón khách giống như phịng trưng bày sản phẩm mà khơngcần phải thơng báo trước dưới hình thức lịch hẹn hoặc đăng ký đến thăm. Nơilàm việc đạt tiêu chuẩn 5S khơng chỉ là đẹp bề ngồi hoặc chỉ nhằm phơ bày chongười khác ngắm nhìn, mà quan trọng hơn, đó là một nơi làm việc dễ chịu, thíchthú. 5S làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêudùng thời gian thức ở nơi làm việc nhiều hơn là ở nhà. 5S phát triển niềm hãnhdiện và tinh thần đồng đội. Đồng thời 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễdàng quản lý và giám sát bởi vì khơng cịn những vật thừa, lộn xộn gây cản trởgiải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 9 cho hoạt động. Sự lệch chỗ, vấn đề khó khăn và hành vi khơng tn thủ sẽ dễthấy bởi vì mọi người đã biết, mà không cần phải hỏi, vị trí của từng vật dụng.Làm thế nào để biết được bạn đang thực hiện 5S hoặc bạn đã đạt đến giaiđoạn nào trong chương trình này? Có một quy tắc định chuẩn 5S được gọi làquy tắc 30 giây. Quy tắc này phát biểu rằng trong vòng 30 giây bạn phải có khảnăng lấy được bất kỳ vật dụng, hồ sơ, công cụ, báo cáo, hoặc tài liệu nào. Nếukhông thực hiện được thì có nghĩa là nơi làm việc của bạn là bừa bãi không gọngàng ngăn nắp. Bạn hãy thử cuộc trắc nghiệm đơn giản này và đo thời gian thựchiện xem sao. Chương trình 5S và quy tắc 30 giây vẫn áp dụng được trong thờiđại điện tử ngày nay. Nếu bạn không thể truy xuất được một tập tin hoặc tài liệuđiện tử trong vòng 30 giây thì có nghĩa là hệ thống lưu trữ thơng tin của bạn làlộn xộn và vô tổ chức, và bạn cần phải làm “vệ sinh” ngay cả với hệ thống lưutrữ điện tử của mình.2. Kiến nghị2.1 Đối với lãnh đạo sở : Thường xuyên quan tâm và chỉ đạo bố trí nguồnnhân lực, đáp ứng tinh thần, vật chất để tổ chức thực hiện.Đối với cán bộ công chức trong đơn vị : Cần xác định rõ ý nghĩa, nộidung chương trình 5S. Nhận thức đầy đủ các cách thực hiện và tuân thủ mọi sựphân công chỉ đạo của Ban chỉ đạo. Xác định được thực hiện 5S là đem lại lợiích cơng tác cho chính bản thân mình.Đối với Ban chỉ đạo, Nhóm chun gia đánh giá : Xây dựng kế hoạchmột cách khả thi, xác định được đầy đủ các quy trình thực hiện, quy trình đánhgiá. Đề xuất các biện pháp khen thưởng, động viên kịp thời. Xây dựng đượcphong trào thi đua giữa các bộ phận, từng cá nhân.Đối với các phòng chức năng : Cần đưa ra những giải pháp thực hiện vàsự hỗ trợ kịp thời các điều kiện để khắc phục khó khăn hạn chế những hạn chếrủi ro khi thực hiện chương trình. Có sự phân cơng trách nhiệm, cho từng thànhviên của đơn vị, tăng cường kiểm tra để có thể chấn chỉnh, nhắc nhở kịp thời.giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 10 PHỤ LỤCPhụ lục 1. Dự trù tài chínhPhụ lục 1. Sơ đồ tổ chức Ban chỉ đạo 5Sgiải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 11 Phụ lục 3. Phân công khu vực thực hiệnSTTKhu vực phụ tráchKhu vực tầng 4Phòng tiểu học, phòng ở,cầu thang 2Phòng THPT, cầu thang 1Phòng dự ánNhà vệ sinh,Hội trường tầng 4, cầu thang 3Khu vực tầng 3Phòng mầm non, cầu thang 2Phòng Thanh tra, cầu thang 1,2Phòng KHTC, cầu thang 1Phịng GDTXNhà vệ sinhPhịng Khuyến họcPhịng các phó giám đốcKhu vực tầng 2Phòng Tuyển sinh, Cầu thang 2Phòng CVPPhòng PGĐVP Đảng uỷ, cầu thang 1VP cơng đồnKho lưu trữPhịng TCCBNhà vệ sinh , cầu thang 3Hội trường tầng 2Phòng Giám đốcKhu vực tầng 1Phòng đ/c ThườngPhòng đ/c QuangPhòng bảo vệPhòng chuyên viênPhòng 1 cửa, sảnhPhòng GDCNKhoĐánh máyNhà xeSân trước sauĐơn vị thực hiệnPhụ tráchHồiPhịng tiểu học, DA TKKPhịng THPTDATKKPhịng TH, TrH, DaVăn phòngAnPhòng mầm nonPhòng Thanh traPhòng KHTCPhòng GDTXMN,TTr, KHTC,GDTXKhuyến họcHà, Sử, Võ, LiênPhươngHùngHà, PhươngHà, DựngHàHà, CĐ ngànhThảoTCCBHàHàHà, SoòngThườngThườngQuangBảo vệThôngNgânGDCNKHTCMinhLái xeBảo vệ, tạp vụgiải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà GiangTrang 12

Tài liệu liên quan

• Các giải pháp về phía sử dụng vốn của ngành Giáo dục và Đào tạo
  • 80
  • 568
  • 1
• Giải quyết sai phạm trong chỉ định thầu mua sắm thiết bị (máy vi tính) tại Sở giáo dục và Đào tạo tỉnh Cao Bằng
  • 17
  • 3
  • 38
• ĐỀ THI CHỌN HỌC SINH GIỎI TỈNH CẤP THPT NĂM HỌC 2012-2013 MÔN TIẾNG PHÁP LỚP 11 - SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ TĨNH
  • 11
  • 809
  • 6
• Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo thành phố hải phòng
  • 20
  • 717
  • 0
• Tài liệu SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ TĨNH TRƯỜNG THPT LÊ HỮU TRÁC IĐÊ THI THỬ ĐẠI HỌC-CAO ĐẲNG LẦN INĂM 2013 Môn: ĐỊA LÍ pot
  • 4
  • 474
  • 0
• Tài liệu SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ TĨNH TRƯỜNG THPT LÊ HỮU TRÁC IĐÊ THI THỬ ĐẠI HỌC-CAO ĐẲNG LẦN I NĂM 2013 Môn: ĐỊA LÍ pot
  • 4
  • 488
  • 0
• SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẮC GIANG ĐỀ CHÍNH THỨC- HƯỚNG DẪN CHẤM BÀI THI KỲ THI CHỌN HỌC SINH GIỎI CẤP TỈNH MÔN THI: SINH HỌC - LỚP 12 ppt
  • 6
  • 842
  • 2
• BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI Sở Giáo Dục và Đào Tạo Hưng Yên
  • 9
  • 1
  • 4
• đề tài nghiên cứu và ứng dụng dotnetnuke để xây dựng hệ thống quản lý công chức và viên chức tại sở giáo dục và đào tạo tỉnh quảng nam
  • 91
  • 1
  • 3
• giải quyết sai phạm trong chỉ định thầu mua sắm thiết bị (máy vi tính) tại sở giáo dục và đào tạo tỉnh phú thọ
  • 17
  • 1
  • 8

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(207.5 KB - 10 trang) - GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG Tải bản đầy đủ ngay ×