Các Khoản Nợ Tiềm Tàng (Contingent Liabilities) - Góc Học Tập

Một số khoản nợ phải trả có thể phát sinh từ các nghiệp vụ kinh tế trong quá khứ nếu trong tương lai có một số sự kiện xảy ra. Những khoản nợ loại này được gọi là nợ tiềm tàng (Contingent Liabilities). Những khoản nợ tiềm tàng này liên quan đến các nghiệp vụ sau: Bảo hành (Warranties), kiện tụng (Litigation), Phiếu mua hàng (Coupons).

Điều kiện để ghi nhận một khoản nợ tiềm ẩn là:

• Khoản nợ này có thể xảy ra (probable) và
• Có thể ước tính được một cách hợp lý (reasonably estimated).

Ví dụ minh họa:

Công ty HP khi bán máy tính thường bảo hành sản phẩm trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày bán. Theo kinh nghiệm và số liệu trong quá khứ thì chi phí bảo hành thường chiếm 5% doanh thu. Doanh thu trong tháng Bảy của HP là $1M.

Điều này có nghĩa là HP sẽ ước tính chi phí bảo hành trong vòng 90 ngày cho những sản phẩm đã mua trong tháng Bảy sẽ là $50,000 ($1M*5%). Do đó, vào ngày 31/7 HP phải thông báo cho cổ đông của HP biết là rất có thể HP sẽ phải chịu chi phí bảo hành cho những sản phẩm đã bán trong tháng Bảy. Và vì thế HP phải thực hiện bút toán điều chỉnh để ghi chép khoản nợ có thể phải thực hiện trong tương lai này. Bút toán điều chỉnh này thể hiện sự tương thích giữa chi phí có thể xảy ra với doanh thu tạo ra trong tháng Bảy. (Để có doanh thu trong tháng Bảy là $1M, doanh nghiệp có thể phải chịu chi phí bảo hành sản phẩm là $50,000).

Bút toán điều chỉnh (1) ngày 31/7 ghi chép chi phí bảo hành có thể xảy ra đối với những sản phẩm đã được HP bán trong tháng Bảy

Nợ TK Chi phí bảo hành SP                        $50,000

(Product Warranty Expense)                     

            Có TK Phí Bảo hành SP phải trả                 $50,000  

                (Product Warranty Payable)             

                           Chi phí bảo hành sp bán trong tháng Bảy        

                                               

CP Bảo hành SP                     Phí Bảo hành SP phải trả

150,000 ½                               28,000   ½50,000 1

3 18,000½                              

                                                                                                4 22,000½

                                                                                               5    2,000½       

 

Để cung cấp dịch vụ bảo hành, HP luôn dự trữ sẵn các bộ phận, linh kiện, phụ kiện thay thế để dùng khi bảo hành sản phẩm. Khi bảo hành sản phẩm, HP sẽ sử dụng các bộ phận, linh kiện, phụ kiện thay thế này để thay thế cho sản phẩm bảo hành và khi thực hiện việc bảo hành thì xem như nghĩa vụ nợ bảo hành của HP sẽ giảm xuống tương ứng với chi phí (cost) của các bộ phận, phụ kiện thay thế đó. Giả sử trong tháng Tám, công việc bảo hành đã thực hiện có trị giá $8,000.

Bút toán (2) thực hiện ngày 31/8 như sau:

Nợ TK Phí bảo hành SP phải trả    $8,000

            Có TK Vật liệu bảo hành                $8,000

Chi phí thay thế theo điều kiện bảo hành sản phẩm

Trong tháng Chín, chi phí phụ kiện thay thế cho việc bảo hành tiếp tục phát sinh một khoản là $18,000.

Bút toán (3) thực hiện ngày 30/9 như sau:

Nợ TK Phí bảo hành SP phải trả    $18,000

            Có TK Vật liệu bảo hành                $18,000

Trong tháng Mười, chi phí phụ kiện thay thế cho việc bảo hành tiếp tục phát sinh một khoản là $22,000.

Bút toán (4) thực hiện vào ngày 31/10 như sau:

Nợ TK Phí bảo hành SP phải trả    $22,000

            Có TK Vật liệu bảo hành                $22,000

Vào cuối mỗi kỳ bảo hành (3 tháng) HP phải thực hiện bút toán điều chỉnh tài khoản Nợ phải trả (Phí bảo hành sản phẩm phải trả) và tài khoản Chi phí bảo hành sản phẩm để phản ảnh chính xác công việc bảo hành đã thực hiện như thế nào. Nếu nhìn vào số dư của tài khoản Phí Bảo hành SP phải trả (Payable Warranty Payable) ta thấy vẫn còn $2,000.  Điều này chứng tỏ là HP đã dự tính chi phí bảo hành trong tháng Bảy nhiều hơn thực tế phát sinh. Bởi vì đến cuối tháng Mười, chúng ta không còn nghĩa vụ phải cung cấp miễn phí dịch vụ bảo hành cho sản phẩm đã bán trong tháng Bảy (doanh thu phát sinh trong tháng Bảy), do đó, chúng ta phải đóng tài khoản Phí Bảo hành SP phải trả (Product Warranty Payable) này. Và vì chúng ta đã ước tính quá cao cho chi phí bảo hành nên bây giờ chúng ta phải thực hiện bút toán điều chỉnh giảm tài khoản Chi phí bảo hành (Product Warranty Expense).

Bút toán (5) thực hiện vào ngày 31/1 như sau:

Nợ TK Phí bảo hành SP phải trả    $2,000

            Có TK Chi phí bảo hành sản phẩm                        $2,000

Khóa sổ tài khoản bảo hành sản phẩm bán trong tháng Bảy

Lưu ý:

Bút toán này sẽ làm dư nợ trên tài khoản Phí bảo hành sản phẩm phải trả (Product Warranty Payable) bằng 0 và sẽ điều chỉnh chi phí bảo hành dự kiến bằng đúng với chi phí bảo hành thực tế.

Trường hợp chúng ta đã dự kiến chi phí bảo hành thấp hơn so với thực tế, chúng ta sẽ thực hiện bút toán ngược lại.