Các Mâu Thuẫn ĐIỂN HÌNH Khi Làm Việc Nhóm Và Cách Xử Lý

Mâu thuẫn giữa các thành viên khi làm việc nhóm là một vấn đề phổ biến, gần như có thể xảy ra ở bất cứ nhóm làm việc nào. Mâu thuẫn kéo dài có thể ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc của nhóm, vì vậy, việc giải quyết nhanh chóng các mâu thuẫn, bất đồng giữa các thành viên là việc làm tối quan trọng để hoạt động của nhóm được diễn ra trơn tru, nhịp nhàng. Bài viết này tiết lộ các loại xung đột phổ biến thường xảy ra trong một nhóm làm việc và hướng dẫn cách để giải quyết chúng.

Mục lục

• Các loại mâu thuẫn phổ biến trong nhóm làm việc
  • Mâu thuẫn thực chất
  • Mâu thuẫn cảm xúc
• Nguyên nhân chung của mâu thuẫn
• Mâu thuẫn có ảnh hưởng tới nhóm làm việc thế nào?
• Cách tiếp cận và giải quyết mâu thuẫn
  • Chiến lược thua – thua
  • Chiến lược thắng – thua
  • Chiến lược thắng – thắng
  • Vai trò của người lãnh đạo trong điều phối và xử lý mâu thuẫn nhóm

Các loại mâu thuẫn phổ biến trong nhóm làm việc

Mâu thuẫn trong nhóm làm việc có thể hiểu là những điểm khác biệt về quan điểm, nhận thức, ý thức về một vấn đề nào đó. Những khác biệt này có thể diễn biến thành các tương tác đối kháng, trong đó một bên cố gắng ngăn chặn hành động hoặc quyết định của bên khác.

Những mâu thuẫn có thể xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình hoạt động nhóm, mâu thuẫn có tính hai mặt: chúng có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả công việc của nhóm nhưng trong nhiều trường hợp, mâu thuẫn thúc đẩy nhóm hoạt động hiệu quả hơn.

Các loại mâu thuẫn thường thấy trong các nhóm làm việc gồm:

Mâu thuẫn thực chất

Những bất đồng nảy sinh từ những thứ như mục tiêu, nhiệm vụ và việc phân bổ nguồn lực của nhóm. Phần lớn, các mâu thuẫn này xuất phát từ nguyện vọng được đóng góp bản thân vào công việc chung của nhóm. Mỗi người sẽ có một quan điểm khác nhau về các chức năng cơ bản của nhóm như mục tiêu nhóm hoạt động là gì? Kết quả nhóm muốn hướng tới như thế nào? Cách thức triển khai các công việc của nhóm hay nên phân vai trò, nhiệm vụ các thành viên trong nhóm ra sao?…

Ví dụ, khi quyết định cách theo dõi một dự án, một kỹ sư phần mềm có thể muốn sử dụng một chương trình phần mềm nhất định cho giao diện người dùng và khả năng tùy biến của nó. Người quản lý dự án có thể muốn sử dụng một chương trình khác vì nó tạo ra các báo cáo chi tiết hơn. Mâu thuẫn sẽ nảy sinh nếu không bên nào sẵn sàng nhường bước hoặc thỏa hiệp về lập trường của mình.

Mâu thuẫn cảm xúc

Đây là những vấn đề nảy sinh từ những thứ cảm xúc như ghen tị, bất an, khó chịu, đố kỵ hoặc khác biệt trong tính cách. Đôi khi những cảm giác này len lỏi xuất hiện, đôi lúc bùng lên dữ dội mà nguyên cớ lại rất khó để làm rõ. Mâu thuẫn tình cảm xảy ra khi hai người dường như luôn thấy mình có quan điểm đối lập và khó che giấu thù hận cá nhân. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến mâu thuẫn cảm xúc trong nhóm làm việc là sự đối lập trong phong cách làm việc. Bạn là người làm việc cần sự tập trung, tĩnh lặng khác với một người thích làm việc ồn ào, sôi nổi.

Nguyên nhân chung của mâu thuẫn

Một số nguyên nhân phổ biến của xung đột tiêu cực trong nhóm được xác định như sau:

1/ Mâu thuẫn trong nhóm làm việc thường phát sinh khi các thành viên trong nhóm tập trung vào các vấn đề cá nhân (cảm xúc) hơn là các vấn đề công việc (thực chất). Trong khi tất cả mọi người đang vô cùng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm thì một thành viên lại có xu hướng ỷ lại, phụ thuộc, ưu tiên các vấn đề cá nhân lên trước dẫn đến các thành viên khác cảm thấy sự thiếu công bằng và nếu vấn đề này không được giải quyết, tinh thần làm việc của nhóm có thể ảnh hưởng dến hiệu suất.

2/ Cá nhân hoá công việc của nhóm: Một người chỉ luôn chăm chăm xử lý công việc theo cách của mình và cho rằng cách làm của mình là tốt nhất cho công việc của nhóm, không cần đưa ra bàn luận, tham khảo ý kiến của mọi người. Điều này sẽ khiến các thành viên khác cảm thấy sự đóng góp của họ không có giá trị, hoặc cá nhân đó sẽ bị tách biệt khỏi nhóm, mỗi người một phách ảnh hưởng đến mục tiêu chung của nhóm.

3/ Cạnh tranh về các nguồn lực: Việc phân chia thông tin, tiền bạc, nguồn cung cấp hoặc khả năng tiếp cận công nghệ, cũng có thể gây ra xung đột.

4/ Sự cố trong giao tiếp: Xung đột trong giao tiếp là một nguyên nhân phổ biến dẫn đến mâu thuẫn khi làm việc nhóm.

5/ Các các thành viên trao đổi, nhận xét, ý kiến của nhau một cách thẳng thắn nhưng tinh tế là chìa khoá để đạt được hiệu quả thống nhất quan điểm và ngăn chặn xảy ra các xung đột trong giao tiếp. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả là kỹ năng mà các thành viên trong nhóm luôn cần trau dồi trong quá trình làm việc nhóm. Không thể không kể đến những khác biệt về văn hoá, vùng miền, tín ngưỡng… cũng có thể dẫn đến xung đột trong nhóm, vấn đề này yêu cầu các thành viên sự chấp nhận và hiểu biết để giảm thiểu những khác biệt dẫn đến mâu thuẫn

6/ Ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài: Tinh thần đồng đội có thể xuống thấp vì các điều kiện công việc bên ngoài chẳng hạn như tin đồn cắt giảm nhân sự hoặc lo ngại rằng đối thủ cạnh tranh đang đánh bại họ để tiếp cận thị trường. Người quản lý cần hiểu những điều kiện bên ngoài nào đang ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm.

Mâu thuẫn có ảnh hưởng tới nhóm làm việc thế nào?

Mâu thuẫn nhóm cũng có thể tạo ra kết quả tích cực khi xung đột tập trung vào các vấn đề thực chất. Xung đột có thể khơi dậy những ý tưởng mới và tạo ra sự sáng tạo. Khi một vấn đề có nhiều ý kiến, quan điểm thì càng dễ để thảo luận, tìm ra ý tưởng tốt nhất.

Mặt khác, khi mọi người cảm thấy không cần tranh luận, luôn đồng ý thì những ý tưởng mới sẽ không thể xuất hiện. Thông thường khi các cá nhân sợ đi ngược lại những gì mà hầu hết các thành viên trong nhóm – đặc biệt là các thành viên lãnh đạo nghĩ. Mâu thuẫn lúc này ở một mức độ nào đó giúp giảm tâm lý suy nghĩ theo đám đông và buộc nhóm phải đưa ra các lựa chọn dựa trên việc đưa ra quyết định hợp lý.

Sự đa dạng góc nhìn mang lại lợi ích cho nhóm làm việc, sự kết hợp giữa các ý tưởng và ý kiến ​​sẽ cải thiện hiệu suất của nhóm và việc ra quyết định. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều xung đột và luôn luôn phải dừng lại để giải quyết, thành viên trong nhóm trở nên kém hài lòng và ít động lực hơn sẽ ảnh hưởng xấu đến nhóm.

Cách tiếp cận và giải quyết mâu thuẫn

Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm làm việc có thể là nhiệm vụ của mỗi thành viên và vai trò của người lãnh đạo nhóm là không thể thiếu. Các mâu thuẫn nên được giải quyết tức thời, sớm nhất từ khi nó mới nhen nhóm trong nhóm làm việc của bạn, ngăn chặn sự phát triển đến mẫu thuẫn gay gắt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm.

Có các cách tiếp cận và xử lý mâu thuẫn trong nhóm làm việc như sau:

Chiến lược thua – thua

Cách giải quyết này có thể được áp dụng với các mâu thuẫn nhỏ, mâu thuẫn liên quan đến cảm xúc… Chiến lược thua- thua có thể thực hiện bằng cách né tránh hoặc thoả hiệp.

Khi những lý do nhỏ gây ra những khác biệt giữa các thành viên thì việc phớt lờ và chấp nhận nó cũng là một cách giải quyết. Người quản lý cũng có thể muốn tránh xung đột nếu cô ấy muốn các thành viên trong nhóm tự mình xử lý nó một cách không chính thức khi xung đột đó không ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của nhóm.

Thỏa hiệp có thể là một cách tiếp cận hiệu quả

• khi lý lẽ của cả hai bên đều có cơ sở như nhau.
• khi những người tham gia có địa vị khá bình đẳng.
• khi cả hai bên đều sẵn sàng từ bỏ một thứ gì đó.
• khi thời gian hoặc hiệu quả là một yếu tố.

Việc thoả hiệp này có thể cần đến vai trò của một vị trọng tài, thường những người lãnh đạo của nhóm cần đứng ra để đưa ra sự thống nhất giữa các thành viên, mặc dù các thành viên đều không đạt được sự hài lòng 100%. Thực tế, cách giải quyết theo chiến lược phớt lờ hay thoả hiệp chỉ giải quyết êm xuôi vấn đề nhất thời, không tìm ra cốt lõi, bản chất để xử lý triệt để vấn đề.

Chiến lược thắng – thua

Sự đấu tranh đến cùng của một bên cho đến khi bên đối lập chịu chấp nhận hoặc sự áp đặt của cấp thống trị trong nhóm với các thành viên trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi cần hành động nhanh chóng, dứt khoát khi mâu thuẫn của các thành viên kéo dài, có nguy cơ gây rắc rối cho công việc nhóm. Tuy rằng, đây là cách làm không được ưa chuộng bởi có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần của đội nhóm khi nhu cầu được nói ra, được khắng định giá trị của một bên không được đáp ứng.

Chiến lược thắng – thắng

Biện pháp này yêu cầu các thành viên tích cực, đồng lòng ngồi lại xác định vấn đề cốt lõi gây mâu thuẫn. Người quản lý sẽ đứng ra lắng nghe tất cả ý kiến, quan điểm của các thành viên, nắm đầy đủ các thông tin để hiểu rõ vấn đề gây mâu thuẫn nhóm.

Khuyến khích các thành viên tôn trọng ý kiến cá nhân của nhau, và nhấn mạnh việc hướng tới mục tiêu chung của nhóm để tìm cách giải quyết mâu thuẫn.

Người lãnh đạo sẽ đưa ra các câu hỏi và tập trung vào vấn đề cần giải quyết hơn là cố tranh cãi để vùi dập ý kiến của một trong hai bên. Sau khi thống nhất được giải pháp, đội nhóm sẽ tiến hành triển khai và theo dõi việc thực hiện.

Đây là cách làm được khuyến khích áp dụng để tìm ra cốt lõi của mâu thuẫn và giải quyết chúng hiệu quả. Phương pháp này đòi hỏi vai trò của người điều phối xử lý mâu thuẫn và thái độ hợp tác của các thành viên trong nhóm, luôn hướng tới mục tiêu là làm sao để đạt được lợi ích cao nhất cho công việc của nhóm.

Vai trò của người lãnh đạo trong điều phối và xử lý mâu thuẫn nhóm

Kỹ năng xử lý, giải quyết xung đột trong nhóm là vô cùng cần thiết đối với một người lãnh đạo nhóm:

Luôn biết cách phát hiện và chú ý đến những mâu thuẫn thực chất, có khả năng thúc đẩy hiệu quả hoạt động của nhóm. Hiểu được tầm quan trọng của những mâu thuẫn cơ bản có tiềm năng cải tiến, tăng sức sáng tạo của hoạt động nhóm là điều mà nhà quản lý nên lưu tâm và khuyến khích nhân viên của mình nên bày tỏ quan điểm, dù nó có thể đi ngược với số đông.

Yêu cầu sự chuyên nghiệp ở nhân viên với khả năng tự giải quyết các xung đột cảm xúc của bản thân, tránh để những mâu thuẫn vô ích ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất của cả đội.

Khả năng lắng nghe và đánh giá công tâm với ý kiến của tất cả các thành viên trong đội. Sự thiên vị hay thiếu sáng suốt của người lãnh đạo là liều thuốc độc với hoạt động nhóm, khiến các thành viên cảm thấy đóng góp của họ không được đánh giá đúng giá trị và sẽ không còn động lực cũng như khả năng rời bỏ nhóm cao.

Xây dựng uy tín cá nhân, tạo dựng sự tin tưởng ở cấp dưới hoặc các thành viên trong nhóm nơi mình là điều các nhà quản lý luôn luôn muốn trau dồi. Bạn là thuyền trưởng, muốn lèo lái con thuyền đến đích nhanh nhất thì không thể thiếu được sự đồng lòng, niềm tin của các thuyền viên.

Qua các nội dung trên, phần nào chúng ta đã hiểu thêm về những mâu thuẫn có thể xảy ra khi làm việc nhóm cũng như vai trò và cách để giải quyết chúng hiệu quả. Hi vọng, nội dung này hữu ích cho bạn để hoạt động mô hình đội nhóm hiệu quả nhất.

Theo: Modafinilvn.com