Cách Lập Kế Hoạch Công Việc Hiệu Quả, Gia Tăng Hiệu Suất Làm Việc

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng mong muốn có thể hoàn thành công việc đúng deadline, thậm chí là trước deadline để đạt được những thành tựu nhất định và có thời gian nghỉ ngơi? Nhưng thực tế rất nhiều người vẫn đang bị công việc bám đuổi và cảm thấy mệt mỏi với những deadline đã quá hạn mà chưa hoàn thành. Nguyên nhân có thể là do họ chưa biết cách lập kế hoạch công việc hiệu quả.

Nếu bạn cũng đang gặp tình trạng trên và muốn cải thiện năng suất làm việc, thì bài viết này là dành cho bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn biết:

• Lý do nên lập kế hoạch cho công việc
• Cách lập kế hoạch công việc giúp bạn x2 năng suất làm việc!

Nhưng trước tiên, hãy tìm hiểu xem:

Lập kế hoạch công việc là gì?

Lập kế hoạch công việc là cách bạn liệt kê danh sách công việc cần làm theo tuần, tháng, quý, năm,... đi kèm thời gian cần hoàn thành. Nếu lập kế hoạch cho một nhóm, sẽ có thêm phần ai là người chịu trách nhiệm cho từng công việc.

Với bản kế hoạch này, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì, hoàn thành trong thời gian nào để từ đó sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, phù hợp.

Vì sao nên lập kế hoạch công việc?

Việc lập kế hoạch công việc giúp bạn hình dung được khối lượng và danh sách công việc cần làm, hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc chồng chéo khi thực hiện. Khi hệ thống được như vậy, bạn sẽ sắp xếp công việc hợp lý hơn, hoàn thành đúng deadline và có thời gian trống để xử lý các tình huống phát sinh hoặc nghỉ ngơi.

Với doanh nghiệp, việc lập kế hoạch giúp họ bám đuổi mục tiêu theo đúng lộ trình, quản lý và giám sát việc thực hiện theo đúng tiến độ.

Những nội dung cần có trong bảng kế hoạch công việc

Vì bảng kế hoạch công việc là tài liệu được lập sẵn, giúp bạn đo lường tiến độ thực hiện và tình trạng hoàn thành, do đó, khi lập bảng này bạn cần:

• Danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện;
• Đặt mục tiêu thời gian hoàn thành cụ thể cho từng đầu việc;
• Xác định trách nhiệm của người thực hiện nếu có từ 2 người cùng tham gia vào bảng kế hoạch;
• Ngân sách cụ thể nếu phát sinh chi phí.

Hướng dẫn cách lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết!

Bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau lập kế hoạch công việc theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu công việc

Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn đo lường hiệu quả công việc cũng như biết được việc thực hiện công việc đó là cần thiết hay không?

Hãy trả lời câu hỏi: Vì sao bạn cần làm việc này? Hay làm việc này có giúp bạn hoàn thành công việc không? Để từ đó biết được mức độ quan trọng và tiến hành xác định quỹ thời gian dành cho công việc ấy.

Bước 2: Lập danh sách những việc cần làm

Tiếp theo, chúng ta sẽ tiến hành liệt kê những việc cần làm để hoàn thành mục tiêu đã đề ra ở trên. Ví dụ, nếu bạn cần hoàn thành việc đặt bài PR cho doanh nghiệp trên báo A trong tuần này, hãy hãy liệt kê xem để hoàn thành được công việc này bạn cần làm những gì?

Đó có thể là:

• Chuẩn bị bài PR hoặc thuê ngoài;
• Liên hệ với anh X ở báo A để đặt vấn đề đặt bài PR và xin báo giá;
• Gửi sếp xem xét báo giá và chốt với anh X nếu sếp đồng ý với báo giá.
• Kiểm tra bài đã đăng trên báo A để đảm bảo nội dung đúng với bài đã gửi;
• Gửi sếp xem, duyệt bài đã đăng và thanh toán cho anh A.

Đừng ngại liệt kê hết những việc nhỏ vì danh sách này càng chi tiết càng tốt, vì nó giúp bạn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu một cách dễ dàng hơn.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Như đã chia sẻ ở bài Kỹ năng quản lý thời gian, chúng ta nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo những việc quan trọng được hoàn thành trước, những việc ít quan trọng có thể thực hiện vào thời gian rảnh.

Việc sắp xếp ưu tiên như vậy là yếu tố quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong quá trình lập kế hoạch công việc. Vì nó giúp bạn tập trung và hoàn thành tốt những việc quan trọng, không lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết.

Bước 4: Xác định thời gian hoàn thành và người thực hiện

Để hoàn thành theo đúng như dự định, bạn sẽ phải có deadline cụ thể cho từng công việc một. Hãy dựa vào đặc thù của loại công việc cần làm và những người liên quan đến công việc đó để xác định thời gian hoàn thành khả thi. Bởi đôi khi công việc không phụ thuộc hoàn toàn vào bạn, mà nó còn liên quan đến nhiều người khác.

Bên cạnh đó, nếu bạn lập kế hoạch với người khác, hãy phân việc thật rõ ràng, cụ thể để tránh những mâu thuẫn phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Bước 5: Liên tục kiểm tra việc thực hiện và thay đổi nếu cần thiết

Đừng quên kiểm tra lộ trình thực hiện công việc liên tục để biết bạn có đang hoàn thành như kế hoạch không? Bởi kế hoạch sẽ mãi chỉ là kế hoạch nếu nó không được cập nhật, điều chỉnh thường xuyên.

Hơn nữa, khi theo sát quá trình thực hiện, bạn sẽ nhận thấy kế hoạch đã thực sự phù hợp với thực tế hay chưa. Phần nào trong kế hoạch đang được lên theo ý muốn chủ quan của bản thân khiến tiến trình gặp khó khăn. Rồi từ đó, chúng ta tiến hành điều chỉnh và rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Bên cạnh đó, nên dành thời gian cần thiết cho những sự cố phát sinh ngoài ý muốn và sẵn sàng thay đổi kế hoạch nếu thấy cần thiết.

Công cụ lập kế hoạch công việc

Tin vui dành cho bạn là hiện nay chúng ta có rất nhiều công cụ lập kế hoạch công việc để đơn giản hóa các thao tác và tiết kiệm đáng kể thời gian. Dưới đây là một số công cụ để bạn tham khảo và lựa chọn sử dụng:

1. Trello

Trello là một trong những phần mềm hỗ trợ lên kế hoạch công việc hiện đại, chi tiết và dễ sử dụng nhất hiện nay. Với Trello, bạn có thể tạo nhiều không gian làm việc, nhiều dự án và nhập danh sách công việc cần dưới dạng checklist để dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện.

Chưa hết, bạn còn có thể giao nhiệm vụ cho người khác một cách dễ dàng hoặc thêm thẻ để phân loại công việc. Thiết nghĩ, dù muốn lập kế hoạch công việc cho cá nhân hay cho đội nhóm thì Trello cũng là sự lựa chọn số 1 bạn nên cân nhắc sử dụng.

Xem cách sử dụng Trello tại: https://trello.com/vi/guide/

2. Evernote

Evernote giúp bạn ghi lại tất cả ý tưởng, kế hoạch dưới dạng ghi chú một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Dù ở bất cứ đâu, sử dụng bất cứ thiết bị gì như máy tính, điện thoại, ipad thì bạn cũng có thể quản lý công việc một cách dễ dàng, giao nhiệm vụ cho mọi người qua email chỉ với vài thao tác trên Evernote.

Những gì bạn note lại sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị sử dụng và bạn hoàn toàn có thể lưu chúng cả khi đang offline.

Xem chi tiết tại: https://evernote.com/

3. Asana

Asana là công cụ lập kế hoạch khá phổ biến tại các doanh nghiệp bởi nó sở hữu nhiều tính năng ưu việt. Người dùng có thể tạo lập và quản lý danh sách công việc một cách đơn giản, thuận tiện. Cụ thể là bạn có thể: Tạo danh sách công việc và chia sẻ nó với đồng nghiệp; Nhắc nhở những công việc cần phải làm trong ngày để đảm bảo chúng không bị bỏ sót; cập nhật và kiểm soát công việc dễ dàng. Link truy cập Asana: https://asana.com/

Tham khảo bảng kế hoạch công việc mẫu

Chắc chắn nếu chỉ đọc bài viết này, bạn sẽ còn nhiều bỡ ngỡ và chưa biết bắt đầu từ đâu, vì thế chúng tôi đã chuẩn bị một bảng kế hoạch công việc mẫu để bạn tham khảo. Hãy click vào link dưới đây để xem chi tiết, bạn có thể sử dụng luôn mẫu này hoặc dựa vào đó để tự xây dựng bảng kế hoạch công việc cho riêng mình:

Link tải bảng kế hoạch công việc mẫu

KFC đang tuyển dụng nhiều vị trí ở khối nhà hàng và khối văn phòng, xem chi tiết » TẠI ĐÂY