Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Và Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất quan trọng, giúp bạn làm việc theo trình tự, khoa học và chất lượng công việc cũng sẽ cao hơn. Vậy phải lên kế hoạch như thế nào, thực hiện theo các bước nào để bảng kế hoạch mang lại hiệu quả như mong muốn? Chefjob.vn sẽ giúp bạn hiểu hơn vấn đề này.

Một kế hoạch chi tiết sẽ thể hiện công việc cụ thể bạn cần làm trong khoảng thời gian nhất định để hoàn thành mục tiêu đề ra trước đó. Bạn có thể chưa vội thành công nhờ bản kế hoạch đó, nhưng hãy nhớ rằng những người thành công đều có kế hoạch cho từng dự án của họ. Vậy, một bản kế hoạch như thế nào mới hoàn hảo và đủ điều kiện để bạn hiện thực hóa mục tiêu của mình?

Bạn đã lên kế hoạch công việc cho năm 2019?

Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc

Một kế hoạch công việc cần được đầu tư xây dựng, sắp xếp trình tự chi tiết. Nhờ vậy, bạn biết mình cần làm gì trong thời điểm nào, hỗ trợ quản lý thời gian, đầu tư thực hiện công việc đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Việc lên kế hoạch cho phép bạn kiểm soát và phân bổ tài chính phù hợp. Dù kế hoạch có thể thay đổi đôi chút vì một vài lý do khách quan nhưng bạn chỉ cần chỉnh sửa chứ không phải làm lại từ đầu.

Lập kế hoạch làm việc cho năm 2019 như thế nào?

Xác định mục tiêu

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu cho năm 2019 dựa trên năng lực và hoàn cảnh hiện tại của bản thân. Bạn lưu ý không nên đề ra mục tiêu quá cao, tránh tình huống không thực hiện được sẽ làm bạn mất niềm tin vào việc lập kế hoạch dài hạn.

Lên danh sách công việc cần làm

Trước khi bắt tay vào làm, bạn cần lên danh sách công việc mình sẽ làm hàng ngày. Bảng kế hoạch công việc cần được thể hiện tính chất riêng của từng hạng mục (tính khẩn cấp, quan trọng, cần nhiều/ ít thời gian hoàn thành…).

Tải ngay: Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày

Thiết lập deadline tương ứng

Sau khi đã có danh sách công việc, bước tiếp theo là thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục. Mục tiêu này có thể là deadline hoàn thành công việc, kết quả bạn cần đạt được. Mục tiêu cần phù hợp với khả năng bạn có thể đáp ứng để hạn chế tình huống không hoàn thành được.

Sắp xếp công việc theo từng mức độ quan trọng để dành thời gian phù hợp cho từng việc

Sắp xếp trình tự công việc

Từ danh sách công việc đã thiết lập, bạn cân nhắc, sắp xếp lại thứ tự công việc, ưu tiên việc cấp bách, quan trọng làm trước. Việc sắp xếp giúp bạn kiểm soát mức độ công việc, tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn lực cho những việc quan trọng.

Xem ngay: Bí Quyết Nào Rút Ngắn Thời Gian Làm Việc Hiệu Quả?

Tập trung tối đa vào công việc

Sự tập trung là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của mỗi người. Điều đó không có nghĩa bạn chỉ chăm chú vào làm việc mà quên đi những vấn đề xung quanh. Sự tập trung nên được phát huy khi làm việc để hoàn thành đúng tiến độ, tránh lãng phí vào những hạng mục không quan trọng.

Linh hoạt thực hiện kế hoạch

Lên kế hoạch công việc là sự khái quát để bạn hình dung về khối lượng, thời gian làm việc còn trên thực tế sẽ có một số việc phát sinh cần giải quyết. Vì vậy, khi lập kế hoạch, bạn luôn phải dành ra một khoảng thời gian dự phòng hợp lý cho công việc ngoài dự kiến. Trong quá trình thực hiện, nếu có công việc phát sinh, bạn nên xem xét yếu tố cấp bách, quan trọng để quyết định thời gian tiến hành.

Kiểm tra việc thực hiện

Sau một ngày, bạn có thể dành ra vài phút để đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm, bạn đã thực hiện công việc gì, gặp khó khăn ở đâu và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau? Việc kiểm tra tiến độ giúp bạn kịp thời phát hiện ra điểm bất hợp lý trong bảng kế hoạch và điều chỉnh lại.

Ghi nhận thành công của bản thân

Sau mỗi lần hoàn thành đúng tiến độ công việc, hoặc đạt được kết quả như mong đợi, hãy tự khích lệ, ghi nhận thành công của mình. Đây còn là động lực mạnh mẽ để bạn tiếp tục thực hiện kế hoạch dài hạn và sẵn sàng lên một kế hoạch khác cho thời gian tới.

Bạn nên thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các công việc theo kế hoạch để có điều chỉnh hợp lí

Những người thành công luôn nắm chắc kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Với 8 bước lên kế hoạch mà Chefjob vừa chia sẻ, bạn có thể linh hoạt áp dụng phù hợp với hoàn cảnh hiện tại để nhanh chóng đạt hiệu quả nhé.

Tin liên quan

“Kim Chỉ Nam” Cho Người “Mắc Cạn” Kỹ Năng Tổ Chức Công Việc

Kỹ Năng Sắp Xếp, Quản Lý Công Việc Hàng Ngày Hiệu Quả