Cách Lập Sơ đồ Quy Trình Kinh Doanh - Simple Page

4/5 - (4 votes)

Tất cả chúng ta đều biết rằng hình ảnh như sơ đồ và sơ đồ là cách tốt nhất để đơn giản hóa và truyền đạt thông tin phức tạp như luồng quyết định.

Nhưng bạn nên cân nhắc điều gì khi lập bản đồ quy trình kinh doanh?

Những loại sơ đồ nào phù hợp nhất với những loại quy trình nào?

Làm thế nào để bạn thiết kế một sơ đồ quy trình vừa dễ hiểu và hấp dẫn?

Đó là những gì chúng ta sẽ làm trong ngày hôm nay.

Trong hướng dẫn này, SimplePage sẽ chia sẽ một số vấn đề về kỹ thuật sơ đồ quy trình kinh doanh. Chúng tôi sẽ trau dồi các nguyên tắc cơ bản của việc thiết kế hình ảnh đẹp mắt để truyền đạt các quy trình của bạn một cách hiệu quả.

>> Nhập mã giảm giá 30% SimplePage tháng này: KTAMSP55

Mục lục bài viết

• Lập bản đồ quy trình kinh doanh là gì?
• Sơ đồ quy trình để làm gì?
• Các loại quy trình kinh doanh (+ ví dụ và mẫu sơ đồ quy trình)
• Cách lập bản đồ quy trình kinh doanh: ký hiệu sơ đồ quy trình
• Cách lập bản đồ quy trình kinh doanh: các phương pháp hay nhất và mẹo thiết kế

Lập bản đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập bản đồ quy trình kinh doanh đề cập đến việc phân tích và ghi lại một quy trình được thực hiện trong tổ chức của bạn.

Lập bản đồ có thể tập trung vào chế độ xem cấp cao của các bộ phận chuyển động chính hoặc mô tả các chi tiết thực tế của một quy trình làm việc cụ thể.

Kết quả của hoạt động lập bản đồ quy trình là một sơ đồ quy trình.

Sơ đồ quy trình kinh doanh sử dụng hình ảnh để thể hiện một loạt các bước có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn, giống như hướng dẫn này để đánh giá các ứng viên tiềm năng:

Sơ đồ quy trình kinh doanh theo truyền thống là sơ đồ quy trình, nhưng loại sơ đồ quy trình kinh doanh bạn sản xuất nên được chọn dựa trên:

• Các thông tin mà bạn cần để lập bản đồ (có thể bao gồm các bước, con người, hệ thống, dữ liệu, đầu vào, đầu ra, quyết định, hay những hành động có liên quan đến quá trình này)
• Các mục đích của sơ đồ
• Đối tượng bạn đang giao tiếp

Landing page đẹp miễn phí tại SimplePage.vn

Các loại sơ đồ quy trình kinh doanh bao gồm:

• Lưu đồ (các biến thể bao gồm sơ đồ bơi, sơ đồ SIPOC và lưu đồ cấp cao)
• Sơ đồ tư duy
• Xử lý đồ họa thông tin
• Sơ đồ quy trình làm việc
• Bản đồ hành trình của khách hàng
• Sơ đồ ca sử dụng
• và hơn thế nữa…

Nhưng chúng ta đừng vượt lên chính mình. Tại sao doanh nghiệp lại tạo sơ đồ quy trình?

Sơ đồ quy trình để làm gì?

Doanh nghiệp được xây dựng xung quanh những người có nền tảng, vai trò và trách nhiệm khác nhau cùng làm việc trên các quy trình chung. Sơ đồ quy trình thực sự có thể giúp xây dựng sự hiểu biết chung về các quy trình thiết yếu này.

Sơ đồ quy trình có thể giúp đảm bảo một nhiệm vụ được thực hiện theo cùng một cách theo thời gian và trong một nhóm. Họ có thể thúc đẩy tính minh bạch và giúp tăng cường sự liên kết trong một tổ chức.

Sơ đồ quy trình có thể là hướng dẫn cấp cao, giống như bản đồ tư duy chiến lược tiếp thị này được sử dụng để xây dựng sự liên kết giữa nhóm tiếp thị và nhóm sản phẩm:

Hoặc chúng có thể hoạt động như một kế hoạch chi tiết từng bước giúp nhân viên thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như hướng dẫn khắc phục sự cố CNTT này:

Sơ đồ quy trình có thể đóng một vai trò trong việc tối ưu hóa và truyền đạt thông tin về bất kỳ quy trình nội bộ nào, đặc biệt là đối với các quy trình phức tạp, thay đổi thường xuyên hoặc liên quan đến nhiều người. Một số ví dụ bao gồm:

• Điều chỉnh tổ chức theo các định hướng chiến lược mới
• Đào tạo nhân viên về các quy trình phức tạp để đảm bảo tuân thủ và chính xác
• Giới thiệu nhân viên mới
• Lập kế hoạch quy trình làm việc cho các dự án mới
• Tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại và giảm dư thừa

Sơ đồ quy trình cũng có một vị trí trong việc cải thiện giao tiếp bên ngoài. Chúng có thể được sử dụng để cung cấp cái nhìn tổng quan về dịch vụ của bạn cho khách hàng tiềm năng, giúp hướng dẫn khách hàng thông qua một hệ thống phức tạp và làm cho thông tin kỹ thuật dễ tiếp cận hơn với đối tượng không phải là kỹ thuật.

Nói một cách đơn giản: các doanh nghiệp sử dụng sơ đồ quy trình để duy trì và cải thiện chất lượng và hiệu quả công việc – để phân tích, tối ưu hóa và giao tiếp về các quy trình tại nơi làm việc.

Các loại quy trình kinh doanh (+ ví dụ và mẫu sơ đồ quy trình)

Chúng ta hãy xem xét một số loại quy trình kinh doanh cần được xem xét để tối ưu hóa và lập tài liệu.

Quy trình kinh doanh được phân thành 3 loại:

• Quy trình hoạt động: những quy trình này trực tiếp cung cấp giá trị cho khách hàng và là cốt lõi cho việc cung cấp dịch vụ kinh doanh (ví dụ: phát triển sản phẩm, mua sắm)
• Các quy trình hỗ trợ: các quy trình này không trực tiếp tạo ra thu nhập, nhưng hỗ trợ các quy trình hoạt động (ví dụ: tuyển dụng, trả lương)
• Các quy trình quản lý: các quy trình này tập trung vào giám sát và nâng cao hiệu quả trong các quy trình hoạt động và hỗ trợ (ví dụ: hoạch định chiến lược, đánh giá hiệu suất của nhân viên )

Các quy trình này có thể được chia nhỏ hơn nữa theo vai trò. Đây là danh sách nhanh (đọc để biết các ví dụ và mẫu):

• • Nguồn nhân lực: quy trình giới thiệu nhân viên , quy trình tuyển dụng, quy trình kỷ luật nhân viên, hướng dẫn sàng lọc sơ yếu lý lịch, quy trình phỏng vấn
  • Tài chính: lập kế hoạch, lập ngân sách, dự báo, báo cáo (Đối với các mẫu như thế này, bạn có thể bắt đầu với phần mềm Venngage for Finance để thiết). 
  • Quản lý: hoạch định chiến lược, đánh giá hiệu suất, quản trị công ty
  • Bán hàng: tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đủ điều kiện khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, kết thúc
  • Dịch vụ & Hỗ trợ khách hàng : quy trình tự phục vụ của khách hàng, khắc phục sự cố, quản lý cộng đồng
  • Sản xuất & Vận hành: mua lại và quản lý cung ứng

Mẫu landing page nội thất tinh tế chuyển đổi cao

Lưu đồ quản lý quy trình nhân sự

Tài liệu quy trình là không thể thiếu đối với nghề nhân sự. Đối với các trách nhiệm như tuân thủ, tuyển dụng và sa thải, điều quan trọng là phải tuân thủ các quy trình.

Tài liệu quy trình có thể giúp các chuyên gia nhân sự:

• Truyền đạt các chính sách và quy trình của công ty trong toàn bộ tổ chức
• Nhân viên tham gia nhanh chóng và hiệu quả
• Đảm bảo quy trình tuyển dụng công bằng và nhất quán
• Tăng cường học tập để đào tạo nhân viên và phát triển kỹ năng

Ví dụ, một bản đồ tư duy như hình dưới đây có thể là một cách dễ dàng để làm rõ và truyền đạt các chính sách và quy trình của công ty trên nhiều phòng ban.

Lưu đồ cũng có thể giúp trong quá trình tuyển dụng để đảm bảo việc tuyển dụng diễn ra công bằng và nhất quán. Một chuyên gia nhân sự có thể ghi lại các quy trình riêng biệt cho trước, trong và sau cuộc phỏng vấn ứng viên hoặc cung cấp mọi thứ trong một bản tóm tắt duy nhất, như đồ họa thông tin về quy trình tuyển dụng này:

Tương tự, chuẩn hóa (và truyền đạt) quy trình đánh giá hiệu suất của bạn sẽ giúp đặt ra kỳ vọng của nhân viên, do đó, không có gì ngạc nhiên khi đến thời điểm đánh giá hàng năm.

Mẫu landing page giáo dục khóa học chuyên nghiệp

Khi giới thiệu nhân viên mới, có một bộ quy trình được lập thành văn bản để tuân theo có thể giúp các học viên đi đúng hướng và có động lực khi bắt kịp các quy trình của tổ chức. Xem xét theo dõi việc hoàn thành từng bước giới thiệu bằng danh sách kiểm tra quy trình giới thiệu:

Chia nhỏ từng quy trình chính mà nhân viên cần học thành các bước cụ thể trong đồ họa thông tin tóm tắt (như hình dưới đây) cũng sẽ giảm bớt căng thẳng cho các nhân viên khác, những người sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý những công việc đòi hỏi cách tiếp cận thực hành.

Các tài liệu đào tạo này cũng có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các nhân viên hiện tại, những người cũng cần nâng cao kỹ năng của họ.

Tạo landing page miễn phí với SimplePage

Biểu đồ quy trình chăm sóc sức khỏe và bản đồ hành trình của bệnh nhân

Cũng giống như các chuyên gia nhân sự, các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chủ yếu dựa vào các quy trình để giữ cho các tổ chức hoạt động trơn tru.

Lập sơ đồ quy trình có thể giúp các chuyên gia chăm sóc sức khỏe:

• Giao tiếp với bệnh nhân: giúp bệnh nhân hiểu các lựa chọn của họ và đưa ra quyết định sáng suốt
• Sự tuân thủ của nhân viên: giúp các học viên tuân thủ các phương pháp hay nhất
• Cải tiến chất lượng: phân tích dòng người, dịch vụ và thông tin qua trung tâm chăm sóc sức khỏe

Lưu đồ có thể là một cách dễ dàng, đáng tin cậy để cho phép bệnh nhân đưa ra quyết định sáng suốt về sức khỏe của họ mà không cần trợ giúp thực hành.

Trong sơ đồ chăm sóc sức khỏe dưới đây, độc giả được hướng dẫn về các kết quả có thể xảy ra và được hướng dẫn dựa trên các kết quả khác nhau. Một sơ đồ như thế này có thể giúp người dùng nhanh chóng truy cập vào các dịch vụ họ cần.

Lưu đồ và đồ họa quy trình có thể hữu ích cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe cũng như cho bệnh nhân.

Ví dụ, đồ họa quy trình từ Hiệp hội ù tai Hoa Kỳ dưới đây phác thảo các bước tiếp nhận cần thiết cho bệnh nhân bị ù tai.

Loại đồ họa thông tin về quy trình này giúp đảm bảo bệnh nhân được tiếp cận với các dịch vụ họ cần, mà không gây quá nhiều gánh nặng cho nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

15 mẫu landing page bất động sản kinh điển tối ưu nhất tại SimplePage hỗ trợ quảng cáo chuyển đổi hiệu quả

Lập bản đồ hành trình của bệnh nhân để cải thiện chất lượng

Lập bản đồ quy trình cũng đóng vai trò trung tâm trong nhiều sáng kiến ​​cải tiến chất lượng chăm sóc sức khỏe, liên quan đến việc phân tích và tối ưu hóa các quy trình nội bộ để nâng cao chất lượng chăm sóc cho bệnh nhân.

Ví dụ, vạch ra luồng người, thông tin và dịch vụ trong suốt hành trình của bệnh nhân, có thể làm nổi bật các lĩnh vực cần cải thiện, như thể hiện trong sơ đồ chăm sóc sức khỏe bên dưới.

Nó có thể cho thấy rằng thủ tục đăng ký mất quá nhiều thời gian hoặc thông tin bệnh nhân cần phải chuyển qua nhiều hệ thống để đến nơi cần đến.

Bạn có thể bắt đầu xây dựng bản đồ hành trình bệnh nhân của riêng mình từ một sơ đồ luồng đơn giản như bên dưới:

Ví dụ về quy trình quản lý

Một phần quan trọng của lãnh đạo và quản lý liên quan đến việc giám sát và giám sát các quy trình, và chỉnh sửa các nhân viên không phù hợp với quy trình.

Nhân viên thực thi và người quản lý có thể sử dụng bản đồ tư duy, như bản đồ bên dưới, để lập kế hoạch và sau đó truyền đạt chiến lược về cách một tổ chức hướng tới việc đạt được các mục tiêu dài hạn.

Mặc dù người quản lý có thể trình bày loại chiến lược này trong một cuộc họp chung tay, nhưng việc bàn giao một sơ đồ quy trình hoặc tiến trình như dưới đây (với nhiều chi tiết hơn có thể được đề cập trong một cuộc họp ngắn) có thể giúp nhân viên đi đúng hướng về sau.

Sau đó, khi cần đánh giá hiệu suất của công ty và nhân viên, tài liệu quy trình này giúp bạn dễ dàng so sánh các bước đã thực hiện với những bước đã được lên kế hoạch ban đầu. Nếu có sự khác biệt, các giải pháp có thể được đưa vào chiến lược cho năm sau.

Tạo Landing Page miễn phí cùng SimplePage 

Lưu đồ quản lý

Một người quản lý đang ủy quyền một số việc ra quyết định cho các báo cáo trực tiếp của họ có thể lo lắng về chất lượng của việc ra quyết định giảm sút.

Cung cấp cho nhân viên sơ đồ cây quyết định có thể làm giảm bớt lo lắng này đồng thời khiến nhân viên cảm thấy tự tin trong công việc.

Lưu đồ cũng có thể giúp người quản lý vạch ra các quy trình mới trước khi triển khai chúng trong tổ chức của họ. Lập bản đồ quy trình có thể giúp các nhà quản lý hiểu và chuẩn bị cho những phụ thuộc của sự thay đổi đó.

Bắt đầu lập kế hoạch cho các quy trình của bạn với một biểu đồ luồng đơn giản hoặc mẫu sơ đồ cây như sau:

Ví dụ về sơ đồ quy trình làm việc

Sơ đồ quy trình làm việc, giống như sơ đồ nhưng hiển thị các hành động của một người, hoàn hảo để lập bản đồ các luồng người dùng.

Ví dụ: sơ đồ quy trình làm việc này hiển thị đường dẫn của một khách hàng xử lý một khoản thanh toán trên một trang web.

Sơ đồ như thế này có thể giúp nhóm hỗ trợ khách hàng hiểu cách hỗ trợ khách hàng gặp sự cố trong quy trình, giúp đảm bảo rằng khách hàng đang giải quyết vấn đề của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Sơ đồ quy trình làm việc cũng giúp người quản lý dự án theo dõi các mốc quan trọng của dự án và các sản phẩm được giao để đảm bảo dự án được giao đúng thời hạn.

Cách lập bản đồ quy trình kinh doanh: ký hiệu sơ đồ quy trình

Có một số tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau mà bạn có thể sử dụng để chỉ định ý nghĩa cho các ký hiệu được sử dụng để lập sơ đồ các quy trình, bao gồm:

• • Ngôn ngữ mô hình thống nhất (UML): một tập hợp các ký hiệu được sử dụng trong phát triển phần mềm để hình dung thiết kế của hệ thống
  • Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) : một tập hợp các ký hiệu được thiết kế để hình dung các quy trình kinh doanh
  • Lưu đồ của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO): một tập hợp các ký hiệu cho các lưu đồ, với các quy ước cho các loại lưu đồ cụ thể, bao gồm cả dữ liệu, hệ thống và chương trình.

Vấn đề với các hệ thống này là chúng dựa vào đối tượng của bạn để hiểu các tiêu chuẩn cụ thể này.

Vì mục tiêu của việc lập sơ đồ thường là để hỗ trợ giao tiếp giữa các nhóm người có nền tảng kiến ​​thức khác nhau, tốt hơn hết bạn nên chỉ dựa vào một vài hình dạng phổ biến nhất sẽ dễ hiểu đối với hầu hết khán giả.

Dưới đây là các hình dạng phổ biến nhất được sử dụng trong loại sơ đồ quy trình phổ biến và hữu ích nhất, sơ đồ:

• • Hình chữ nhật (hoạt động): được sử dụng để biểu thị một bước, nhiệm vụ hoặc hoạt động được thực hiện bởi một người
  • Kim cương (quyết định): được sử dụng để đại diện cho một điểm quyết định, nơi dòng chảy sẽ phân nhánh thành hai hoặc nhiều đường
  • Mũi tên (dòng chảy): dùng để chỉ thứ tự của các sự kiện
  • Pill (bắt đầu / kết thúc): được sử dụng để đại diện cho một trình kích hoạt bắt đầu hoặc kết thúc một quy trình

Hãy xem cách bạn có thể sử dụng bốn biểu tượng này để hình dung các quy trình phức tạp cho bất kỳ đối tượng nào.

Tạo bio page tiktok miễn phí tại Biopage.vn

Cách lập bản đồ quy trình kinh doanh: các phương pháp hay nhất và mẹo thiết kế

Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Trước khi bắt tay vào thiết kế tài liệu cuối cùng mà bạn muốn trình bày cho nhóm, khách hàng hoặc khách hàng của mình, hãy dành một chút thời gian suy nghĩ về những gì bạn muốn hiển thị, bất kỳ lý do nào.

Cân nhắc thông tin bạn muốn truyền đạt:

• Bạn có muốn xác định các vai trò hoặc nhân sự chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể?
• Bạn có muốn cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về một quy trình để làm điểm khởi đầu cho một nhân viên mới không?
• Bạn có muốn thông báo mỗi phần của quy trình sẽ mất bao lâu?
• Bạn có muốn làm nổi bật các điểm quan trọng trong quá trình hay đầu vào và đầu ra là gì không?
• Bạn có muốn giúp một nhân viên hoàn thành một công việc cụ thể?

Một bản đồ tư duy, giống như bản đồ bên dưới, có thể là tốt nhất để truyền đạt chiến lược cấp cao:

Lịch trình có thể hiển thị thông tin tương tự, nhưng sẽ chuyển trọng tâm sang khoảng thời gian hoặc ngày:

Lưu đồ là lựa chọn linh hoạt nhất và thường dễ sử dụng nhất vì chúng được hiểu rộng rãi.

Chúng là tiêu chuẩn vàng khi nói đến giao tiếp các quy trình với nhiều đường dẫn và dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với mức độ chi tiết bạn cần cho bất kỳ quy trình nào.

Thật dễ dàng để thêm các lớp thông tin bổ sung như những người chịu trách nhiệm cho một tập hợp con nhiệm vụ nhất định hoặc thời gian một tập hợp nhiệm vụ có thể mất.

Tạo Landing Page miễn phí cùng SimplePage 

Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán để có giao diện sạch sẽ và chuyên nghiệp

Sơ đồ quy trình có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn và khó theo dõi, đặc biệt là những sơ đồ có nhiều bước và điểm quyết định.

Bạn có thể giữ cho sơ đồ của mình trông sạch sẽ bằng cách:

• Giữ cho các hình dạng có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau
• Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng một vị trí trên hình dạng cho mỗi bước
• Sử dụng khoảng cách nhất quán (trừ khi bạn muốn chỉ ra các nhóm, như ví dụ bên dưới)
• Sắp xếp các luồng từ các điểm quyết định một cách nhất quán (nghĩa là không ở bên trái, có ở bên phải)
• Giảm số lượng khúc cua và góc trong đường kết nối

Nếu bạn tuân theo các nguyên tắc này, ngay cả một sơ đồ quy trình phức tạp cũng có thể trông chuyên nghiệp và dễ làm theo.

Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

Một trong những nguyên tắc giao tiếp bằng hình ảnh quan trọng nhất là sử dụng màu sắc và hình ảnh để phục vụ một mục đích, không chỉ là trang trí.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với một sơ đồ quy trình sẽ được tham chiếu thường xuyên và cần được hiểu trong nháy mắt.

Cân nhắc sử dụng các màu tương phản như đỏ và xanh lá cây hoặc cam và xanh lam để phân biệt giữa dòng chảy tích cực và tiêu cực (và hiển thị các bước đều đặn bằng màu trung tính), như thể hiện trong sơ đồ quyết định dưới đây:

Bạn cũng có thể thêm các biểu tượng để làm rõ hoặc thu hút sự chú ý đến các bước chính hoặc để làm cho thiết kế hấp dẫn hơn, như trong ví dụ đồ họa thông tin về quy trình này :

Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin

Một mẫu lưu đồ cơ bản có thể cung cấp một điểm khởi đầu tuyệt vời cho thiết kế cuối cùng của bạn, nhưng nó có thể không bao gồm các yếu tố cho mọi thứ bạn cần giao tiếp.

Bạn có thể sử dụng các yếu tố như đường viền, hình dạng và mốc thời gian để chuyển đổi bất kỳ sơ đồ cơ bản nào thành sơ đồ trực quan hóa thông tin phức tạp hơn.

Ví dụ: bằng cách thêm đường viền hoặc hình nền vào lưu đồ, bạn có thể tạo một sơ đồ đường bơi, như ví dụ dưới đây, làm rõ trách nhiệm của các nhóm khác nhau trong cùng một quy trình.

Tương tự như vậy, bằng cách thêm một cái gì đó như dòng thời gian (bạn có thể lấy từ mẫu dòng thời gian ) vào lưu đồ, bạn có thể tăng tính hữu ích của sơ đồ và tránh rắc rối khi tạo và chia sẻ một tài liệu riêng biệt.

Bao gồm nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

Nếu bạn đang sử dụng bất kỳ ký hiệu nào không chuẩn hoặc không dễ hiểu, đừng quên thêm nhãn hoặc thêm chú thích cho người đọc của bạn.

Mặc dù người đọc của bạn chắc chắn có thể suy luận dựa trên nội dung, nhưng sơ đồ của bạn sẽ dễ sử dụng hơn (và nắm bắt nhanh hơn) nếu bạn rõ ràng bất cứ khi nào bạn có thể.

Điều đó có nghĩa là gắn nhãn bất kỳ luồng nào ra khỏi các điểm quyết định, nếu bạn có chúng, như nhãn “cao” và “thấp” trong lưu đồ này:

Dịch từ Venngage

Tạo Landing Page miễn phí cùng SimplePage 

Nhập mã giảm giá 30% SimplePage tháng này: KTAMSP55

=> Bạn cần hỗ trợ : 

LIÊN HỆ ADMIN => ZALO