Cách Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán Khoa Học Dành Cho Dân Kế Toán

Có thể bạn quan tâm

Trang chủ
Kinh nghiệm Kế toán tổng hợp
Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho dân kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho dân kế toán

Lưu trữ chứng từ kế toán khoa học là yêu cầu cần thiết đối với kế toán. Hiện nay có rất nhiều cách lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau. Tuy nhiên, mỗi cách lưu trữ chứng từ kế toán sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm, được áp dụng nhiều nhất hiện nay. Với cách lưu trữ chứng từ kế toán này, công việc Kế toán của bạn sẽ bớt vất vả hơn.

>>>>> Bài viết liên quan: 11 việc cần làm trước khi quyết toán thuế

1. Cách lưu trữ tờ khai thuế GTGT

Kế toán lưu trữ bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:

Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra.

Lưu ý: Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này. Đến khi quyết toán thuế, sẽ không phải làm lại.

2. Cách lưu trữ các tờ khai thuế khác:

Các tờ khai thuế khác như thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm

Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.

3. Cách lưu trừ chứng từ ngân hàng:

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay

• Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý

Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.

• Đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.

Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu chế biến, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.

4. Cách lưu trữ Phiếu thu, chi tiền

Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi:

Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:

Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)

5. Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:

Cụ thể:

Phiếu nhập kho:

+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)

+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo. Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….

6. Cách lưu trữ hợp đồng mua vào bán ra

Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.

- Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán của DN. Trong trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì Phòng Kế toán sẽ giữ 1 bản, bản còn lại có thể lưu tại các bộ phận khác theo yêu cầu.

- Hợp đồng được tập hợp và phân loại theo từng dự án, Kế toán cần tạo Folder lưu trữ riêng và dán tên dự án ở gáy để dễ tổ chức, theo dõi.

- Kế toán không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài để tránh tình trạng mất chứng từ gốc.

- Kế toán lưu hợp đồng kinh tế đồng bộ cùng các tài liệu sau:

cach-luu-tru-chung-tu-ke-toan-khoa-hoc-danh-cho-ke-toan

Hình ảnh Trung tâm đào tạo kế toán tổng hợp thực hành Lê Ánh

Cách lưu trữ chứng từ kế toán

Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)
Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....
Hợp đồng gốc
Các phụ lục ký thêm
Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH
Các biên bản thoả thuân khác nếu có
Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan

7. Cách lưu trữ chứng từ lương

Kế toán theo dõi, sắp xếp chứng từ lương như sau:

- Hàng năm, kế toán tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm

- Để dễ theo dỗi, Kế toán dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương trong năm đó.

- Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu bao gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo (nếu thanh toán qua ngân hàng), các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động. Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động.

8. Cách lưu trữ sổ sách kế toán

Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.

9. Cách lưu trữ hồ sơ tài sản cố định

Tờ trình được phê duyệt mua TS

Các QĐ phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu của DN
Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán
Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản
Biên bản giao nhận TS giữa bên bán và DN
Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
Mã tài sản theo sổ sách kế toán
Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
Thẻ theo dõi tài sản cố định
Bộ hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
QĐ luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
Các chứng từ khác liên quan.

Cách lưu trữ Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:

- Hồ sơ của từng nhân viên;

- Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)

- Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương

- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động

- Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng …..

Cách lưu trữ chứng từ thanh toán

10. Các phiếu chi, UNC lưu cùng:

Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một kế hoạch tổng thể đã được phê duyệt thì cần kèm theo bản photo của kế hoạch đó ở mỗi lần chi và có bản ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thế.
Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

11. Các phiếu thu, giấy báo có lưu cùng:

Hợp đồng bán hàng
Hóa đơn GTGT
Các chứng từ khác liên quan

12. Cách lưu trữ chứng từ công nợ

Kế toán lưu trữ hồ sơ công nợ theo một folder riêng và chia thành các file như sau:

Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ
Các quyết định xử lý công nợ
Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ

Trên đây là 12 bộ hồ sơ thông dụng và cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn tự tin trong việc lưu trữ chứng từ kế toán, từ đó giúp công việc kế toán trở lên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Sai sót hay gặp trong kế toán hàng tồn kho

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Bạn có thể tham khảo khóa học kế toán cho người chưa biết gì do giảng viên là kế toán trưởng tại kế toán Lê Ánh để được hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc

Từ khóa liên quan: Lưu trữ chứng từ kế toán, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học , khoa hoc xuat nhap khau

Kinh nghiệm Kế toán tổng hợp

Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán mua hàng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán CPSX và tính GTSP
Kế toán Bán hàng và xác định KQKD
Lập và phân tích báo cáo tài chính
Tài sản cố định
Tất tần tật về Hóa Đơn Điện Tử

Khóa học

Khóa học Nguyên Lý Kế Toán Thực Tế Cho Người Mất Gốc

Khóa học kế toán tổng hợp thực hành

Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Online

Khóa Học Kế Toán Thuế Cho Người Mới Bắt Đầu

Khóa Học Kế Toán Thuế Chuyên Sâu

Khóa học chứng chỉ kế toán trưởng

Khóa học tài chính cho người không chuyên

Khóa Học Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nước Ngoài FDI

Khóa Học Kế Toán Cho Chủ Doanh Nghiệp

Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp - Kế Toán Lê Ánh

Khóa Học Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể

Khóa Học Kế Toán Sản Xuất

Khóa Học Kế Toán Xây Dựng

KHÓA HỌC CertIFR Online

Khóa Học DipIFR Online

Khóa Học Chuyển Đổi Báo Cáo Tài Chính Từ VAS Sang IFRS

Khóa học ôn thi chứng chỉ hành nghề kế toán

Khóa Học Ôn Thi Chứng Chỉ Đại Lý Thuế

Khóa Học Kế Toán Cho Doanh Nghiệp (Đào Tạo In-house) Online & Offline

Khóa Học Quản Lý Tài Chính Cá Nhân Bền Vững

Khóa Học Kế Toán Online Đóng Gói

Khóa Học Kế Toán Quản Trị

Khóa học phân tích đầu tư chứng khoán

Khóa Học Nghiệp Vụ Xuất Nhập Khẩu Thực Tế

Khoá học thực hành quản trị hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Khóa Học C&B – Tiền Lương Và Phúc Lợi

Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội

Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Trong Quản Trị Nhân Sự

Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành Cao Cấp

Khóa Học Kế Toán Theo Chuẩn Mực Quốc Tế IAS/IFRS

Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành Trên Phần Mềm Fast

Khóa Học Quản Lý Tài Chính Cá Nhân Cho Trẻ Em

Khóa Học Soát Xét, Nhận Diện Rủi Ro Báo Cáo Tài Chính Và Tối Ưu Quyết Toán Thuế

Fanpage Kế toán Lê Ánh

Bài viết mới nhất workshop-thang-11

WORKSHOP THÁNG 11/2024: Kế Toán Toàn Cầu Cùng IFRS - Cơ Hội Vàng Cho Sự Nghiệp

Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN): Hướng Dẫn Từ A Đến Z

Vòng Quay Khoản Phải Thu Là Gì? Cách Tính Và Ý Nghĩa

Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN): Tất Tần Tật Thông Tin Cần Biết

Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT) Là Gì? Tìm Hiểu Từ A Đến Z

Khóa Học Kế Toán Ngân Sách Xã Phường,Thị Trấn

Vòng Quay Tổng Tài Sản Là Gì? Cách Tính Và Ý Nghĩa

Chỉ Số ROE Là Gì? Hướng Dẫn Đánh Giá ROE Đúng Cách

5.0 (0 lượt đánh giá) Viết đánh giá

5 0%
4 0%
3 0%
2 0%
1 0%

Đánh giá

Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho kế toán

Rất tệ Tệ Tạm ổn Tốt Rất tốt Tôi sẽ giới thiệu cho bạn bè và người thân Gửi ảnh thực tế ( tối đa 3 ảnh) Gửi đánh giá Bình luận

Vui lòng bổ sung thông tin

Gửi

Các Loại Hợp Đồng Góp Vốn và Cách Soạn Thảo Chi Tiết

Các loại hợp đồng góp vốn là một phần không thể thiếu trong quá trình hợp tác kinh doanh, đặc biệt khi các bên muốn kết hợp nguồn lực tài chính và tài sản để đạt được mục tiêu ...

Hàm Ngày Tháng Năm Trong Excel – Cách Dùng Và Ví Dụ Thực Tế

Các hàm ngày tháng năm trong Excel là công cụ quan trọng giúp xử lý nhanh chóng dữ liệu liên quan đến thời gian. Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các ...

Cách Dùng Hàm Nhân (Hàm PRODUCT) Trong Excel

Hàm PRODUCT trong Excel giúp bạn dễ dàng tính tích của nhiều giá trị cùng lúc, đặc biệt hữu ích trong các bài toán tính nhân nhiều cột hoặc phạm vi dữ liệu. Bài viết này, Kế Toán ...

Hàm COUNTA Trong Excel - Cách Dùng Qua Ví Dụ Thực Tế

Hàm COUNTA trong Excel giúp đếm số ô có chứa dữ liệu, bao gồm cả văn bản và số, rất hữu ích trong việc quản lý và phân tích dữ liệu. Bài viết này, Kế Toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi ...

Hàm IFERROR Là Hàm Gì? Cách Dùng Và Ứng Dụng

Hàm IFERROR trong Excel là công cụ hữu ích giúp xử lý lỗi trong công thức, hiển thị kết quả thay thế để bảng tính dễ hiểu và chuyên nghiệp hơn. Bài viết này, Kế Toán Lê Ánh sẽ ...

Cách Dùng Hàm INDEX Trong Excel Để Tìm Kiếm Chính Xác

Hàm INDEX trong Excel là công cụ mạnh mẽ giúp tìm kiếm và trích xuất dữ liệu một cách chính xác. Khi kết hợp với hàm MATCH, nó trở thành phương pháp tìm kiếm đa năng, linh hoạt và ...

Hàm FREQUENCY Trong Excel - Công Cụ Thống Kê Tần Suất Hiệu Quả

Hàm FREQUENCY trong Excel là công cụ hữu ích để thống kê tần suất xuất hiện của các giá trị trong dữ liệu. Bài viết này Kế Toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm FREQUENCY, ...

bao-cao-thuong-nien-la-gi-cach-lap-va-phan-biet-voi-bao-cao-tai-chinh

Báo Cáo Thường Niên Là Gì? Cách Lập Và Phân Biệt Với Báo Cáo Tài Chính

Báo cáo thường niên là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà doanh nghiệp phát hành hàng năm, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh và chiến lược phát ...

Khám phá nhiều chủ đề khác

Tài Sản Cố Định Kế Toán Mua Hàng Kế Toán Thuế GTGT Kế Toán Thuế TNCN Kế Toán Thuế TNDN Kinh Nghiệm Excel Lý Thuyết Kế Toán Kế Toán Vốn Bằng Tiền Kế Toán CPSX Và Tính GTSP Hoá Đơn Điện Tử Lập Và Phân Tích BCTC Kế Toán Tiền Lương

Đăng ký khóa học

Đăng ký khóa học ngay hôm nay để nhận được nhiều phần quà hấp dẫn

Hotline: 0904848855

Họ tên*

Họ tên là bắt buộc !

SĐT*

Số điện thoại là bắt buộc !

Số điện thoại sai định dạng !

Email*

Email là bắt buộc !

Email sai định dạng !

Khóa học Chọn khóa học Khóa học kế toán tổng hợp thực hành Khóa Học Kế Toán Thuế Chuyên Sâu Khóa Học Nghiệp Vụ Xuất Nhập Khẩu Thực Tế Khóa học Nguyên Lý Kế Toán Thực Tế Cho Người Mất Gốc Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp - Kế Toán Lê Ánh Khóa Học Kế Toán Online Đóng Gói Khóa học chứng chỉ kế toán trưởng Khoá học thực hành quản trị hành chính nhân sự chuyên nghiệp Khóa học tài chính cho người không chuyên Khóa học ôn thi chứng chỉ hành nghề kế toán Khóa học phân tích đầu tư chứng khoán Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Online Khóa Học Soát Xét, Nhận Diện Rủi Ro Báo Cáo Tài Chính Và Tối Ưu Quyết Toán Thuế Khóa Học Kế Toán Quản Trị Khóa Học Kế Toán Cho Chủ Doanh Nghiệp Khóa Học Kế Toán Sản Xuất Khóa Học Kế Toán Xây Dựng Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành Cao Cấp Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Trong Quản Trị Nhân Sự Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành Trên Phần Mềm Fast Khóa Học Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể Khóa Học Kế Toán Cho Doanh Nghiệp (Đào Tạo In-house) Online & Offline Khóa Học Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nước Ngoài FDI Khóa Học Quản Lý Tài Chính Cá Nhân Bền Vững Khóa Học Quản Lý Tài Chính Cá Nhân Cho Trẻ Em Khóa Học C&B – Tiền Lương Và Phúc Lợi Khóa Học Kế Toán Theo Chuẩn Mực Quốc Tế IAS/IFRS Khóa Học Kế Toán Thuế Cho Người Mới Bắt Đầu Khóa Học Ôn Thi Chứng Chỉ Đại Lý Thuế KHÓA HỌC CertIFR Online Khóa Học DipIFR Online Khóa Học Chuyển Đổi Báo Cáo Tài Chính Từ VAS Sang IFRS

Bạn chưa chọn khóa học !

Địa điểm Chọn địa điểm Học online tương tác trực tiếp với giảng viên P268, P639, Toà nhà Vân Nam Building, 26 Đường Láng, HN (Trụ Sở Chính) Lầu 2, 520, CMT 8, Phường 11, Quận 3, TPHCM 155 Võ Thị Sáu, Phường 6, Quận 3. TPHCM 357 Lê Hồng Phong , Phường 2, Quận 10, TPHCM 133/1A, Chương Dương, P Linh Chiểu, Q Thủ Đức, TPHCM 51 Quan Nhân, P Nhân Chính, Q.Thanh Xuân, Hà Nội 29 Vũ Phạm Hàm, P Yên Hòa, Q Cầu Giấy, Hà Nội 8 Phan Văn Trường, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội Tầng 2, toà nhà 520 Cách Mạng Tháng 8, Phường 12, Quận 3 Lầu 7, toà STA số 618, Đường 3-2, Quận 10, TP.HCM 473 Nguyễn Trãi, P Thanh Xuân, Q Thanh Xuân, HN P1502 CT1 Ngô Thì Nhậm, P Hà Cầu, Q Hà Đông, HN 99 Nguyễn Phong Sắc, Q Cầu Giấy, HN 70 Nguyễn Văn Cừ, P Hồng Hải, TP Hạ Long, Quảng Ninh 52 Đ. Hùng Vương, Sở Dầu, Hồng Bàng, Hải Phòng 262 Ngô Quyền, P Tân Bình, TP Hải Dương 18 Phan Thanh Tài, Q Hải Châu, TP Đà Nẵng Lô 45, Đường N2, Kp Thống Nhất, Dĩ An, Bình Dương 36A Trường Sơn, Phường 2, Q Tân Bình, HCM 22 Đ. Nguyễn Lương Bằng, Phú Nhuận, Huế, Thừa Thiên Huế 59A Cách Mạng Tháng Tám, P Cái Khế, Q Ninh Kiều, TP Cần Thơ Ghi chú Đăng ký Gửi thông tin thành công !! Đã xảy ra lỗi, vui lòng thử lại sau !! Đăng ký khóa học