Cách Quản Lý Hộp Thư Gmail Của Bạn Hiệu Quả Hơn - Business

Là một người kinh doanh nhỏ bạn trả lời qua thư điện tử. Thư của bạn bao gồm các yêu cầu cho công việc, hóa đơn, thắc mắc của khách hàng, và nhiều vấn đề khác nữa. Chắc chắn rằng bạn sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian với các thư này.

Nhưng bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian với những thư điện tử đó. Bao nhiêu lần bạn đã tìm kiếm hộp thư Gmail của bạn để tìm một thư bị mất? Bạn đã bao giờ đặt thư trong nhãn sai? Có thể bạn tình cờ xóa một thư quan trọng. Nếu bạn đã lãng phí thời gian với tất cả các email này, không chỉ có mình bạn như vậy.

Nếu bạn có thể tìm hiểu cách tốn ít thời gian hơn vào email và hoàn thành công việc nhiều hơn cùng thời điểm thì sẽ thế nào? Với Gmail, bạn có thể quản lý hộp thư của bạn được hiệu quả hơn. Bạn có thể cải thiện hộp thư của bạn để có thể tìm thấy thư một cách nhanh chóng. Bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về một tin nhắn bị mất một lần nữa.

Nhu cầu email của tất cả mọi người là khá khác nhau. Một khi bạn hiểu cách hoạt động của Gmail bạn có thể lọc ra và chọn các tính năng làm việc tốt nhất cho bạn.

Những gì bạn sẽ tìm hiểu trong bài hướng dẫn này là quản lý hộp thư đến trong Gmail

Trong hướng dẫn này, tôi giải thích cách để quản lý hộp thư Gmail của bạn cho hiệu quả tối đa. Tôi sẽ bắt đầu bằng cách đi qua một số khái niệm email cơ bản giống như thư mục, nhãn và các tab. Sau đó tôi sẽ cung cấp cho bạn các hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hộp thư Gmail của bạn một cách hiệu quả bằng cách sử dụng nhãn và tab.

Trước khi chúng ta bắt đầu, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về cách để lọc và ngăn chặn email không mong muốn trong Gmail hoặc xem lại hướng dẫn hữu ích này về ưu tiên email.

• Truyền thông Cách ưu tiên cho các email mà bạn phản hồi David Masters

1. Sự khác biệt giữa một nhãn, một thư mục và một Tab trong Gmail

Trước khi bạn có thể sử dụng tốt hộp thư Gmail của bạn, bạn cần phải hiểu một số khái niệm cơ bản. Thư mục, nhãn và tab trong email có một số điểm tương đồng. Nhưng chúng cũng có một số điểm khác biệt quan trọng. Hãy xem các phân tích ở mỗi khái niệm.

1. Thư mục là gì?

Nhiều hệ thống email được dựa trên hệ thống thư mục. Bạn tạo ra các thư mục đóng vai trò rất giống với những hộp các tông thật mà bạn có thể lưu trữ nó trong tủ hồ sơ văn phòng của bạn. Trong một thư mục trên hệ thống email, bạn có thể sử dụng các thư mục để lưu trữ những thứ có liên quan.

Giống như các hộp các tông trong văn phòng của bạn, ngay khi một thư được đặt trong một thư mục thì chỉ được đặt ở một nơi. Gmail không phải là hệ thống email dựa trên thư mục

2. Nhãn là gì?

Gmail là một hệ thống email dựa trên nhãn. Gần như tất cả những gì bạn thường sẽ xem một thư mục trong hệ thống email khác là một nhãn trong Gmail. Đó bao gồm: Inbox, Trash, Spam và Draft, về mặt kỹ thuật chúng là các nhãn trong Gmail.

Nhãn xuất hiện ở bên trái màn hình Gmail của bạn. Chúng cũng xuất hiện ở bên trái của mỗi dòng chủ đề Gmail khi đóng và bên dưới dòng tiêu đề khi mở thư Gmail.

Các nhãn giống như các thư mục, chúng có thể được dùng để nhóm các tin nhắn có liên quan. Một điểm khác biệt quan trọng giữa các thư mục và các nhãn là một tin nhắn có thể có nhiều hơn một nhãn.

Nhãn Gmail có một số tính năng tiện dụng. Chẳng hạn, chúng có thể được tô màu. Phần sau, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng chức năng quản lý hộp thư đến trong Gmail.

Cũng có một cách sử dụng tạo nhãn Gmail giống như một thư mục. Tôi cũng sẽ giải thích cách làm đó.

Tab là gì?

Khái niệm cuối cùng bạn cần hiểu trước khi bạn có thể quản lý hộp thư đến trong Gmail là các Tab và tương tác với các loại nhãn. Categories xuất hiện  phía bên trái của màn hình Gmail với các nhãn khác. Tab xuất hiện trên đầu trang của màn hình Gmail.

Gmail cung cấp cho bạn với các tab được xác định trước với năm loại:

1. Primary - đây là nơi bạn sẽ nhận được hầu hết các thư của bạn. Khi bạn mở Gmail, tab này được mở.
2. Social - nếu bạn bật chức năng nhận thông báo từ phương tiện truyền thông xã hội hoặc sử dụng các trang mạng xã hội khác, những thư này ở đây.
3. Promotions - thư điện tử quảng cáo đi vào tab này và tiểu mục.
4. Updates - Các nội dung được thông báo như hóa đơn và các xác nhận ở đây.
5. Forums - nếu bạn bật thông báo, những thư này sẽ ở đây từ các diễn đàn thảo luận và danh sách mail.

Khi bạn nhận được một tin nhắn phù hợp với một trong 5 tab kể trên, Gmail sẽ tự động gửi thư đó đến tab và nhãn thích hợp.

Những thư này cũng gộp trong nhãn Categories dưới nhãn phụ thích hợp.

Theo mặc định, những thư được gửi đến một tab sẽ bỏ qua tab Primary và Inbox của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn xem các thư này nên kiểm tra các tab khác thường xuyên.

Bây giờ, chúng ta tìm hiểu mỗi thành phần của hộp thư là như thế nào, hãy tìm hiểu làm thế nào để sử dụng chúng để quản lý Gmail.

2. Cách sử dụng nhãn

Bước 1. Tạo một nhãn

Bạn có thể tìm thấy công cụ tạo Label bên dưới nhãn Circles trên thanh bên trái của màn hình Gmail. Bạn có thể cần phải bấm vào More để xem nó.

Để tạo ra một nhãn mới, bấm vào tùy chọn Create new label. Hộp New Label hiển thị.

Gõ tên nhãn mà bạn tạo trong trường Please enter a new label name. Nếu bạn muốn tạo một nhãn mới dưới một nhãn khác, nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Nest label under. Nhấp vào mũi tên ở trường bên phải và chọn tên của nhãn từ trình đơn thả xuống. Nhấn vào nút Create để tạo nhãn mới.

Bước 2. Gắn nhãn vào email

Để áp dụng một nhãn hiệu hiện vào email mới, lần đầu tiên mở email. Nhấp vào biểu tượng Label (nó trông giống như một nhãn) ở trên cùng của email để mở một trình đơn thả nhãn xuống.

Nhấp vào tên nhãn mà bạn muốn áp dụng cho email. Bạn cũng có thể nhấp vào các tùy chọn Create new để mở hộp New Label và tạo ra một nhãn mới cho email.

Bước 3. Tô màu một nhãn

Một cách tuyệt vời để quản lý hộp thư của bạn là áp dụng màu cho các nhãn bạn đã tạo. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xem làm thế nào các thư được dán nhãn trong nháy mắt.

Khi bạn trượt con trỏ của bạn lên bên phải của nhãn mà bạn muốn áp dụng màu sắc, bạn sẽ nhận thấy một mũi tên xuống.

Trong ví dụ về nhãn mới ở trên, Project Merger chưa được áp dụng màu. Để tô màu nó, tôi nhấp vào mũi tên để hiển thị một trình đơn thả xuống. Nhấp vào mũi tên bên phải của tùy chọn Label color để mở bảng màu  Label color.

Nhấp vào màu bạn chọn để áp dụng nhãn.

Bước 4. Cách quản lý nhãn Gmail

Ở dưới cùng của Labels bạn sẽ thấy tùy chọn Manage Labels. Bạn có thể bấm vào More để xem nó.

Nếu bạn nhấp vào tùy chọn này, màn hình Labels Settings sẽ xuất hiện. (Bạn cũng có thể truy cập màn hình Labels Settings bằng cách nhấp chọn biểu tượng Settings và sau đó nhấp Settings>Labels hoặc nhấp biểu tượng Labels ở trên của một thư đã mở và nhấp tùy chọn Manage labels.

Sử dụng thanh cuộn bên phải của màn hình để di chuyển qua danh sách các nhãn.

Ở phía trên mà hình Label Settings, bạn sẽ thấy System labels. Hệ thống nhãn Gmail này đã được thiết kế gồm: Inbox, Sent Mail, Drafts, Spam và Trash.

Bên dưới System labels, bạn sẽ tìm thấy nhãn Categories. Nếu bạn sử dụng mạng xã hội Google+, vòng tròn xã hội sẽ xuất hiện bên dưới. Ở phía dưới, bạn sẽ thấy các nhãn bạn đã thêm.

Bên cạnh mỗi System label, bạn sẽ thấy hai hay ba tùy chọn bên dưới tiêu đề Show in label list. Một trong hai tùy chọn, show và hide, cho phép bạn quyết định nhãn nào xuất hiện trong danh sách nhãn trên Gmail. Nếu tùy chọn show được chọn, nhãn sẽ được thấy trong danh sách. Nếu chọn hide thì nó không được hiển thị. Một vài nhãn có một tùy chọn thứ ba, show if unread.

Nhãn Categories, vòng tròn Google+ và những nhãn mà bạn thêm vào cũng có một cột Show in message list. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn các thư với những nhãn này. Ngoài ra, những nhãn mà bạn đã thêm có một cột Actions cho phép bạn để loại bỏ một nhãn hoặc chỉnh sửa nhãn (đổi tên).

Bước 5. Cách sử dụng nhãn như thư mục 

Một số nhãn đã được thiết lập giống như các thư mục. Chẳng hạn, nhãn Spam bỏ qua Inbox và tab Primary

Đồi với hầu hết những nhãn khác, sử dụng biểu tượng Move to (nó giống như một thư mục) để sử dụng như một thư mục. Bắt đầu mở một thư. Nhấp vào biểu tượng Move to để hiển thị Move to từ trình đơn thả xuống.

Chọn nhãn mà bạn muốn di chuyển thư từ danh sách. Những thư di chuyển từ Inbox và tab Primary và vào nhãn mà bạn đã chọn.

Lưu ý: Nếu thư có hai nhãn, thư sẽ vẫn xuất hiện dưới nhãn thứ hai đó ngay cả khi bạn đã sử dụng Move to đến trình đơn thả xuống để di chuyển nó. Trong ví vụ trên, thư được dán nhãn Project ABC và Project Merger. Nếu tôi sủ dụng tùy chọn Move to để di chuyển nó dưới Project Merger, nó sẽ vẫn xuất hiện trong nhãn Project ABC. Tuy nhiên, nó sẽ không xuất hiện trong Inbox của bạn.

Bước 6. Tối ưu hóa  hộp thư đến trong Gmail với nhãn

Bây giờ bạn hiểu làm thế nào để sử dụng nhãn, bạn có thể quản lý hộp thư Gmail của bạn bằng cách kết hợp các tính năng sau đây:

• Thêm nhãn mới để các thư nhóm lại với nhau.
• Tô màu nhãn đối với tin nhắn quan trọng để dễ dàng tìm thấy chúng.
• Ẩn những thư gắn nhãn mà bạn không cần hiển thị.

3. Cách sử dụng các tab

Bước 1. Vô hiệu hóa một Tab

Bạn không cần phải sử dụng năm tab mặc định trong hộp thư đến. Nếu bạn không thích chúng, bạn có thể vô hiệu hóa chúng. (Tab duy nhất bạn không thể vô hiệu hóa là tab Primary).

Để vô hiệu hóa một tab, bấm vào biểu tượng Settings (nó trông giống như một bánh răng) ở góc trên bên phải của màn hình Gmail. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào Configure inbox. Cửa sổ Select tabs to enable hiện lên.

Để vô hiệu hóa một tab, bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh các tab và nhấp vào nút Save. Đối với tôi, nó có ý nghĩa để hủy kiểm tra hộp kiểm bên cạnh tab Forums. Tôi không có thiết lập bất kỳ thông báo của diễn đàn và tab đó là luôn luôn trống.

Cẩn thận. Nếu bạn vô hiệu hóa một tab mà thư đầy, những thư đó sẽ hiển thị trong Inbox dưới tab Primary.

Để cho phép một tab mà bạn đã vô hiệu hóa, quay lại cửa sổ Select tabs to enable và kiểm tra lại hộp kiểm bên cạnh tab name. Nhấp nút Save lần nữa.

Bước 2. Hiện các thư gắn dấu sao từ các tab

Bạn cũng có thể sử dụng cửa sổ Select tabs to enable để hiển thị thư được gắn dấu sao trong Inbox của bạn dưới tab Primary. Điều này có thể giúp bạn không bỏ soát một thông điệp quan trọng mà bạn muốn theo dõi.

Để kích hoạt tính năng này, nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Include starred in Primary. Nhấp vào nút Save. Để tắt tính năng kích hoạt  bằng hủy chọn hộp kiểm và bấm vào nút Save một lần nữa.

Bước 3. Tối ưu hóa hộp thư Gmail của bạn với các tab

Làm thế nào có thể hiểu các tab giúp bạn thiết lập hộp thư đến trong Gmail?

Trước tiên, bạn có thể vô hiệu hóa bất kỳ tab mà bạn hiện không sử dụng thường xuyên để hộp thư đến ít lộn xộn. Một số người dùng không thích tính năng các tab và vô hiệu hóa tất cả các tab ngoại trừ tab Primary.

Tiếp theo, bạn có thể sử dụng tính năng Show Starred Messages để đánh dấu thư mà bạn muốn theo dõi. Một khi các tính năng được kích hoạt, thư gắn dấu sao xuất hiện trong hộp thư của bạn làm bạn ít khi quên chúng.

4. Cách sử dụng cài đặt hộp thư đến để chuyển đổi sang một hộp thư đến cổ điển

Nếu bạn đang sử dụng một hộp thư đến mà không có tab, bạn có thể sử dụng màn hình Inbox Settings để thiết lập trong Gmail.

Chú ý: Nếu bạn không sử dụng hộp thư đến dạng cổ điển, bạn có thể bỏ qua phần này.

Bước 1. Truy cập vào màn hình cài đặt hộp thư đến

Để truy cập màn hình Inbox Settings, từ màn hình chính của Gmail. Nhấp vào biểu tượng Settings ở bên phải. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào Settings > Inbox. Màn hình Inbox Settings xuất hiện.

Như bạn có thể thấy, mặc định bao gồm 5 tab mặc định.

Bước 2. Thay đổi loại hộp thư đến

Để sắp xếp hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào mũi tên cạnh từ Default. Một trình đơn thả xuống.

Tất cả các tùy chọn trên trình thả xuống khác nhau, tùy chọn Default nằm trong năm tab mặc định khác.

Nhiều hộp thư đến dạng cổ điển hiển thị các tin nhắn chưa đọc ở trên cùng của hộp thư đến. Nếu đây là những gì bạn muốn, hãy nhấp vào tùy chọn Unread first và nhấp vào nút Save Changes.

Các tin nhắn Unread (chưa đọc) hiển thị ở trên cùng của hộp thư đến theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất. Dưới đây là một tùy chọn hộp thư đến gọi là  Everything Else. Hộp thư đến của bạn được phân chia thành hai phần.

Các tùy chọn khác không mặc định cũng chia ra hộp thư của bạn. Dưới đây là những gì bạn sẽ nhìn thấy với mỗi tùy chọn này.

• Quan trọng nhất - Ở phía trên, bạn sẽ thấy thư Gmail mà cho rằng nó là quan trọng. Ở phía dưới, bạn sẽ thấy Everything else.
• Gắn dấu sao đầu tiên - Ở phía trên bạn sẽ nhìn thấy Starred messages. Ở phía dưới, bạn sẽ thấy Everything else.
• Hộp thư ưu tiên - Tùy chọn này chia hộp thư đến của bạn thành bốn lựa chọn. Ở phía trên, bạn sẽ thấy thư Quan trọng và chưa đọc. Tiếp theo bạn sẽ thấy những thư được đánh dấu sao. Lựa chọn thứ ba để trống để bạn có thể tùy chỉnh. Ở dưới, bạn sẽ thấy Everything else.

Nếu bạn quyết định trở về giao diện mặc định của Gmail, hãy chọn Default từ trình đơn thả xuống và nhấp vào nút Save Changes để lưu lại thay đổi.

Bước 3. Cách cài đặt hộp thư để có thể giúp bạn

Di chuyển ra khỏi các cài đặt hộp thư mặc định có thể giúp bạn sử dụng hộp thư của bạn hiệu quả hơn, đặc biệt nếu bạn không thường nhận được tin nhắn nào phù hợp theo một trong các tab mặc định.

Vì tất cả các thư bạn đã không di chuyển theo một nhãn có thể nhìn thấy trong hộp thư đến, việc cấu hình lại các cài đặt có thể giúp bạn tìm các thư có thể thông thường đã vô tình được sắp xếp vào một trong các tab khác.

Việc cấu hình lại hộp thư của bạn có lẽ không phải là cách tốt nhất để sắp xếp email của bạn nếu bạn có rất nhiều danh sách thư, nhận được rất nhiều thông báo từ mạng xã hội hoặc nhận được rất nhiều email quảng cáo.

5. Cách để lưu trữ các tập tin

Một cách để giữ cho hộp thư của bạn gọn gàng là lưu trữ các thư cũ. Dưới đây là những gì bạn cần biết để lưu trữ thư trong Gmail.

Bước 1. Lưu trữ thư

Việc lưu trữ một thư thì rất dễ. Từ màn hình chính của Gmail. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh thư hoặc những thư bạn muốn lưu trữ.

Một menu hiển thị trên các tin nhắn. Nhấp vào biểu tượng Archive (nó giống như một cái hộp) Tin nhắn được chọn đã được lưu trữ.

Bước 2. Tìm kiếm tin nhắn đã lưu trữ 

Hiện có hai cách để tìm một tin nhắn đã lưu trữ:

1. Sử dụng chức năng tìm kiếm của Gmail - kết quả tìm kiếm của Gmail bao gồm tin nhắn đã được lưu trữ. Để tìm hiểu thêm về việc tìm kiếm trong Gmail, hãy xem bài hướng dẫn này, Cách tìm kiếm email của bạn trong Gmail như một chuyên gia.
2. Xem tất cả thư trong nhãn - Nhãn All Mail trong nhãn là chính xác như được thấy. Một nhãn được áp dụng cho tất cả các email.

 Nhãn All Mail thường là ở dưới cùng của danh sách nhãn. Để tìm kiếm tin nhắn đã lưu trữ trong nhãn All Mail, đi đến thanh dưới cùng của Gmail. Bạn có thể nhấp vào More để xem nó. Nhấp All Mail. Di chuyển qua các tin nhắn cho đến khi bạn tìm thấy thư bạn đang tìm kiếm.

Bước 3. Hủy lưu trữ một thư

Nếu bạn vô tình lưu trữ một thư, bạn có thể di chuyển nó về hộp thư đến.

Mở nhãn All Mail. Tìm thư bạn muốn di chuyển lại hộp thư đến. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi thư. Nhấp vào biểu tượng Move to inbox trên các thư.

Khi bạn xem một cuộc hội thoại trong All Mail sau khi chuyển đến Inbox, lưu ý rằng một nhãn Inbox (màu xám) đã được áp dụng cho các thư.

Tóm lại 

Bạn có thể quản lý  hộp thư Gmail của bạn bằng cách sử dụng tab và nhãn. Bạn cũng có thể cấu hình hộp thư của bạn theo cách phù hợp nhất cho bạn.

Là một người kinh doanh sử dụng Gmail, điều quan trọng là phải hiểu được hệ thống Gmail và nhu cầu email của bạn. Khi bạn hiểu cách thức làm việc của Gmail, bạn sẽ biết cách quản lý Gmail để đạt hiệu quả cao nhất khi cần thiết.  Tìm hiểu thêm trong bài viết của chúng tôi về Hướng dẫn cơ bản dành cho người mới bắt đầu sử dụng Gmail.